Introduction

Beaucoup de propriétaires et dirigeants de PME au Québec croient, à tort, que l’incorporation les protège entièrement contre les dettes de leur société. Mais en matière fiscale, les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables de plusieurs dettes : déductions à la source, TPS/TVQ, pénalités, et intérêts. Cette responsabilité demeure même si la société ferme, fait faillite ou subit une mauvaise gestion comptable. Ce guide explique les obligations légales des administrateurs, les risques courants en cas de dettes fiscales, et comment un CPA près de chez vous à Montréal peut vous aider à éviter des conséquences financières sévères.

Cadre légal et réglementaire

Selon la Loi sur l’administration fiscale du Québec (LAF) et la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR), les administrateurs peuvent être personnellement responsables des dettes fiscales suivantes :

• Déductions à la source non remises (impôt, RRQ, RQAP, AE, CNESST)
• TPS et TVQ non remises
• Pénalités et intérêts liés aux remises tardives
• Retenues de salaires non versées au gouvernement
• Avantages imposables non déclarés ou mal administrés

La responsabilité s’applique si l’administrateur a fait preuve de négligence ou d’inaction, ou s’il n’a pas pris des mesures raisonnables pour prévenir le manquement.

Les autorités fiscales peuvent poursuivre un administrateur jusqu’à deux ans après sa démission officielle.

Décisions judiciaires importantes

Les tribunaux ont confirmé à plusieurs reprises que les administrateurs sont responsables même si :

• La comptabilité était déléguée à un employé ou un bureau comptable
• L’entreprise connaissait des difficultés financières
• Les liquidités servaient à payer des fournisseurs avant les taxes
• L’administrateur n’était pas « activement impliqué » dans la gestion quotidienne

Les juges ont précisé que l’administrateur a un devoir de diligence, incluant :

• Vérification régulière des remises
• Mise en place d’un système de conformité
• Réaction rapide dès qu’une anomalie est détectée

La défense de « diligence raisonnable » exige des preuves concrètes, comme des suivis documentés, des avis envoyés aux comptables, ou des mesures correctives immédiates.

Pourquoi l’ARC et Revenu Québec ciblent les administrateurs

Lorsqu’une société accumule des dettes fiscales, les autorités cherchent rapidement à déterminer si les administrateurs ont :

• Retardé ou omis les remises de déductions à la source
• Utilisé les taxes pour financer les opérations
• Exécuté des paiements préférentiels (fournisseurs, salaires, prêts) avant l’État
• Fait faillite pour éviter les dettes fiscales
• Ignoré les avis de cotisation, rappels ou lettres de mise en demeure
• Toléré un manque de tenue de livres

Les vérificateurs analysent les relevés bancaires, les rapports de paie, les livres comptables, les états financiers et les communications internes.

Les principaux risques fiscaux pour les administrateurs

1. Déductions à la source non remises

C’est le risque le plus grave. L’argent retenu sur les salaires appartient au gouvernement.
Si les déductions ne sont pas remises :

• Responsabilité personnelle automatique
• Pénalités importantes
• Intérêts cumulés quotidiennement

Même une courte période de retard peut déclencher une action légale.

2. TPS/TVQ non remises

Encaisser les taxes mais ne pas les remettre est considéré comme une faute grave.
Conséquences :

• Responsabilité personnelle
• Saisie potentielle de biens personnels
• Intérêts rétroactifs
• Vérification complète de la société

Les versements des taxes doivent être prioritaires dans la gestion financière.

3. Absence de tenue de livres ou comptabilité négligée

Sans documents adéquats, les administrateurs ne peuvent pas prouver leur diligence raisonnable.
Risques :

• Redressements
• Pénalités personnelles
• Accusations de négligence grave

Les autorités fiscales considèrent la tenue de livres comme une obligation minimale.

4. Paiements préférentiels

Payer un fournisseur ou rembourser un prêt avant de remettre les taxes peut engager la responsabilité personnelle.

5. Faillite de la société

Même en cas de faillite, les administrateurs demeurent responsables des remises non effectuées.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les administrateurs et dirigeants à :

• Vérifier l’état réel des remises fiscales
• Mettre en place un système de conformité robuste
• Répondre rapidement aux avis de l’ARC et de Revenu Québec
• Corriger les retards de TPS/TVQ et de paie
• Préparer une défense de « diligence raisonnable »
• Réorganiser la structure financière pour éviter les manquements futurs
• Négocier des ententes de paiement lorsque nécessaire

Nous protégeons les administrateurs contre les risques fiscaux personnels et sécurisons la santé financière de la société.

Expérience client réelle

Un administrateur d’une PME en technologie a reçu une cotisation personnelle pour plus de 90 000 $ de déductions à la source non remises. Nous avons démontré qu’il avait pris des mesures raisonnables, corrigé les retards, mis en place un système de paie automatisé et négocié une réduction importante des pénalités.
Dans un autre cas, un restaurateur avait utilisé la TPS/TVQ pour payer les fournisseurs; l’ARC a tenu les administrateurs responsables. Nous avons restructuré la trésorerie et établi un plan de conformité pour éviter les poursuites.

Questions fréquentes

Les administrateurs peuvent-ils vraiment perdre des biens personnels?

Oui. En cas de responsabilité personnelle confirmée, les autorités peuvent saisir des biens personnels.

Comment éviter la responsabilité?

En démontrant une diligence raisonnable : surveillance, documentation, action rapide.

Suis-je responsable des erreurs du comptable?

Oui. L’administrateur demeure responsable ultime.

Une démission me protège-t-elle?

Pas immédiatement. La responsabilité demeure jusqu’à deux ans suivant la démission.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d’expérience combinée, Mackisen CPA Montréal aide les dirigeants à comprendre et gérer leurs responsabilités fiscales, tout en mettant en place des mécanismes de protection efficaces. Nous assurons conformité, prévention des risques et tranquillité d’esprit.