Avez-vous perdu vos reçus ? Pouvez-vous toujours demander des crédits de taxe sur les intrants GST/QST ?

De nombreux propriétaires d'entreprise du Québec, consultants, entrepreneurs, détaillants, travailleurs autonomes et startups sont amenés à faire face à la même situation stressante : reçus perdus. Que les reçus aient été égarés, estompés, accidentellement supprimés ou jamais collectés, une documentation manquante peut compromettre vos crédits de taxe d'entrée GST/QST (ITCs/ITRs) et entraîner des refus de remboursement ou des audits.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez toujours être en mesure de réclamer des crédits si vous suivez les procédures correctes.

Ce guide explique quoi faire lorsque des reçus sont manquants, quelles alternatives Revenu Québec accepte et comment protéger vos demandes lors de la vérification ou de l'audit.

Étape 1 — Comprendre ce que la loi exige

Pour réclamer des ITCs/ITRs, vous devez avoir :
• une facture valide
• le nom légal du fournisseur
• les numéros d'enregistrement GST/QST
• la date de la facture
• la description des biens ou services
• la GST/QST facturée séparément
• preuve de paiement (dans de nombreux cas)

Des reçus manquants affaiblissent votre demande, mais ne l'éliminent pas toujours selon les circonstances.

Étape 2 — Essayez de récupérer les reçus originaux

La plupart des reçus manquants peuvent être remplacés. Mackisen aide les clients à obtenir :
• des factures en double de la part des fournisseurs
• des reçus SaaS et logiciel réémis
• des déclarations des entrepreneurs
• des résumés de facturation mensuels
• des factures de processeurs de paiement
• des réconciliations de log de carburant et de véhicule

Les fournisseurs sont habitués à de telles demandes, surtout les comptables, les plateformes logicielles, les ateliers de réparation et les grossistes.

Étape 3 — Utilisez une documentation alternative (si autorisé)

Si la facture originale ne peut pas être récupérée, Revenu Québec peut accepter :
• des relevés bancaires
• des relevés de carte de crédit
• des confirmations de virement
• des relevés de compte du fournisseur
• des chèques annulés
• preuve de paiements récurrents

Important :
Ces documents justificatifs ne remplacent pas une facture manquante dans tous les cas, mais ils renforcent la demande d'ITCs/ITRs.

Étape 4 — Confirmer si le fournisseur était enregistré

Même avec une documentation alternative, le fournisseur doit être :
✓ enregistré pour la GST (pour les ITCs)
✓ enregistré pour la QST (pour les ITRs)

Sinon, aucun crédit ne peut être réclamé, même si vous avez payé des taxes.

Un CPA vérifie l'enregistrement via :
• registre GST/HST de l'ARC GST/HST
• registre TVQ de Revenu Québec

Étape 5 — Documenter les efforts pour récupérer les reçus

Pour la protection en cas d'audit, les entreprises devraient conserver :
• des courriels demandant des duplicata de reçus
• les réponses des fournisseurs
• des notes sur les tentatives de récupération de documents

Cette preuve montre la bonne foi et réduit la probabilité de refus.

Étape 6 — Reconstruire soigneusement les horaires d'ITC/ITR

Lorsque des reçus sont manquants, un CPA reconstruit :
• les calculs fiscaux
• les montants de crédit admissibles
• les allocations professionnelles vs personnelles
• les catégories à taux zéro et exemptées

Une reconstruction appropriée évite les réclamations excessives, principale cause de refus de remboursement.

Étape 7 — Expliquer les reçus manquants dans les réponses de vérification

Si Revenu Québec demande une documentation, votre CPA :
• fournira toutes les preuves disponibles
• inclura une lettre d'explication claire
• fera référence à la législation pour la documentation alternative
• démontrera que la dépense est légitime
• montrera que la taxe a réellement été payée

Une réponse professionnelle augmente considérablement l'acceptation.

Étape 8 — Corriger le système qui a causé des reçus manquants

La plupart des situations de reçus perdus surviennent parce que :
• aucun système de reçu numérique n'est utilisé
• les factures papier s'accumulent
• les abonnements récurrents ne sont pas téléchargés
• les relevés de carte de crédit ne sont pas réconciliés
• la comptabilité n'est effectuée qu'annuellement

Mackisen met en œuvre :
• des outils de capture de reçus numériques
• des dossiers de fournisseurs
• des listes de vérification de documents mensuels
• des imports de factures automatisés
• des systèmes de stockage organisés prêts pour l'audit

Cela empêche le problème de se reproduire.

Ce que vous ne pouvez pas réclamer sans reçu

Certaines dépenses exigent une facture, sans exceptions :
• repas et divertissements
• services de sous-traitance
• services professionnels
• achats d'équipement
• réparations de véhicules
• tout montant supérieur à 30 $ sans documentation peut être contesté

Revenu Québec est strict mais raisonnable lorsque des documents alternatifs appropriés existent.

Histoires de clients réels

Un consultant a perdu 8 mois de reçus SaaS. Mackisen les a récupérés auprès des fournisseurs et a récupéré l'ITCs/ITRs complet.

Un entrepreneur a perdu des factures papier dans une inondation. La documentation alternative et les confirmations des fournisseurs ont permis d'accepter les crédits.

Un détaillant n'a utilisé que des relevés bancaires pendant des années. Mackisen a reconstruit la documentation et a évité un refus de remboursement lors de la vérification.

Questions fréquentes

Les relevés bancaires peuvent-ils à eux seuls suffire ?
Non, mais ils aident à renforcer le dossier lorsqu'ils sont combinés avec d'autres documents.

Que se passe-t-il si le fournisseur refuse de réémettre les reçus ?
Votre CPA peut intensifier la demande et rassembler des preuves alternatives.

Les reçus manquants vont-ils déclencher un audit ?
Uniquement si une action proactive récurrente ou mal expliquée réduit le risque.

Puis-je réclamer des ITCs/ITRs passés rétroactivement ?
Oui, dans les limites de temps légales, si la documentation est reconstruite.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à récupérer la documentation manquante, à reconstruire des dossiers GST/QST à l'abri des audits et à sécuriser des crédits d'entrée même lorsque des reçus sont perdus.