Les bases de la comptabilité pour les travailleurs indépendants et les freelances – Un guide complet par un cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Les bases de la comptabilité pour les travailleurs indépendants au Canada sont essentielles pour maintenir votre

entreprise conforme, rentable et prête pour un audit. De nombreux freelances commencent leurs activités

sans un système de comptabilité approprié—reliant leur mémoire, des reçus éparpillés,

ou un seul compte bancaire où les transactions professionnelles et personnelles se mélangent. Ces habitudes

mènent à des déductions oubliées, des déclarations fiscales inexactes, des reçus perdus et des audits de l'ARC.

Que vous soyez consultant, créateur de contenu, entrepreneur, artisan, conducteur de covoiturage

ou freelance en ligne, une comptabilité appropriée vous assure de suivre chaque dollar gagné

et chaque dépense que vous pouvez légalement déduire. Ce guide explique comment mettre en place un

système de comptabilité simple, quels enregistrements conserver, comment suivre les revenus et les dépenses, et

comment rester organisé, afin que le temps des impôts soit sans stress.

Cadre juridique et réglementaire

Les obligations comptables pour les travailleurs indépendants et les freelances au Canada relèvent de la

Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur la taxe d'accise pour la TPS/TVH, et des exigences de tenue de

registres de l'ARC. Selon l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu, tous les travailleurs autonomes

doivent tenir des livres et des enregistrements complets qui « permettent de déterminer les taxes à payer ».

L'ARC exige des travailleurs indépendants de conserver des reçus, des factures, des contrats,

des relevés bancaires, des dossiers de dépôts, des journaux de kilomètres, une documentation sur la TPS/TVH, et

des documents justificatifs pour toutes les dépenses revendiquées. Ces enregistrements doivent être conservés pendant

au moins six ans après la fin de l'année fiscale. En vertu de la Loi sur la taxe d'accise, les enregistrés à la TPS/TVH

doivent conserver chaque facture qui soutient les crédits de taxe sur les intrants (CTI). Les freelances

doivent déclarer tous les revenus d'entreprise sur le formulaire T2125 de la déclaration de revenus personnelle, et

des dossiers incomplets mènent souvent à des dépenses refusées. Ce cadre juridique exige

une comptabilité précise et cohérente pour tous les Canadiens travailleurs autonomes.

Principales décisions judiciaires

Plusieurs jugements de la cour soulignent l'importance d'une comptabilité appropriée pour les contribuables travailleurs

autonomes. Dans Sowrey c. Canada, l'ARC a refusé des dépenses d'affaires parce que

le contribuable n'avait pas fourni de reçus ; la cour a confirmé le refus, indiquant que

les dépenses non documentées ne peuvent pas être revendiquées. Dans Black c. Canada, le contribuable

a tenté de revendiquer des dépenses en utilisant des estimations et des relevés bancaires sans reçus détaillés.

La cour a statué que l'ARC avait eu raison de refuser ces dépenses. Dans No. 704739

Alberta Ltd. c. Canada, la cour a souligné que la comptabilité incomplète ou négligente

peut entraîner une réévaluation des revenus basée sur des méthodes d'audit indirectes. Ces décisions

montrent que la comptabilité diligente n'est pas une option—elle est requise par la loi.

Pourquoi l'ARC cible ce problème

L'ARC audite fréquemment les freelances et les travailleurs indépendants parce que les erreurs comptables sont

courantes. L'ARC se concentre sur les contribuables qui :

• mélangent des dépenses personnelles et professionnelles

• revendiquent des dépenses anormalement élevées sans documentation

• déclarent des revenus incohérents par rapport aux moyennes du secteur

• ne peuvent pas produire de factures ou de reçus lors d'une révision

• utilisent fortement des paiements en espèces ou par virement électronique

• sous-estiment les revenus des plateformes en ligne (par exemple, Uber, Lyft, Fiverr, Upwork, Etsy)

L'ARC utilise également le rapprochement de données tierces—comme les enregistrements PayPal, les feuillets T4A, les processeurs de paiement, et le reporting de revenus de plateformes—pour identifier les revenus non déclarés. Une comptabilité inadéquate facilite à l'ARC le refus des dépenses ou la réévaluation des revenus, rendant

les freelances une cible facile pour l'audit.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montreal, nous aidons les travailleurs indépendants à construire des systèmes de comptabilité simples et fiables

adaptés à leur entreprise. Notre stratégie comprend :

• la mise en place d'un compte bancaire professionnel séparé et d'une carte de crédit

• la création d'une routine mensuelle de comptabilité pour le suivi des revenus et des dépenses

• le choix du bon logiciel de comptabilité (par exemple, QuickBooks, Wave, FreshBooks)

• la mise en place de dossiers pour les reçus, factures et contrats

• l'établissement d'un suivi de la TPS/TVH si enregistré

• la formation des clients sur la façon d'organiser les reçus numériques et le stockage cloud

• la constitution de paquets annuels pour soutenir le dépôt du formulaire T2125

• la révision des livres trimestriellement pour identifier les erreurs tôt

Nous offrons aux freelances une approche structurée qui prévient les problèmes avec l'ARC et maximise

les déductions.

Expérience client réelle

Une designer freelance utilisait un compte bancaire personnel pour les revenus et dépenses d'affaires.

L'ARC a lancé une révision et remis en question de nombreuses déductions en raison de transactions mélangées.

Nous avons reconstruit ses dossiers, séparé les coûts d'affaires et créé un système de comptabilité approprié qui a prévenu de futurs audits.

Un autre client—un conducteur de covoiturage—n'avait gardé aucun reçu pour l'essence, l'entretien ou les réparations.

L'ARC a refusé une partie de ses dépenses de véhicule. Nous avons mis en place un journal de kilométrage et

un système de reçus numériques, lui permettant de saisir plus de déductions l'année suivante.

Un consultant a perdu des milliers en dépenses déductibles parce que les reçus se sont estompés ou ont été

jetés. Nous avons introduit la numérisation numérique et le stockage cloud, garantissant des dossiers permanents et

à l'épreuve des audits.

Questions fréquentes

Les freelances demandent souvent si les feuilles de calcul sont acceptables. Oui—si complètes,

organisées et soutenues par des reçus.

D'autres demandent si les relevés bancaires suffisent comme preuve. Non—l'ARC exige des reçus détaillés.

Certains demandent si les reçus numériques sont valides. Oui—l'ARC accepte des copies numériques si

lisibles et complètes.

Une autre question : Ai-je besoin d'un logiciel de comptabilité ? Pas obligatoire, mais fortement

recommandé pour la précision et l'efficacité.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montreal aide

les freelances et les travailleurs indépendants à rester conformes, organisés et efficaces sur le plan fiscal. Que

vous ayez besoin d'un système de comptabilité simple ou d'une comptabilité externalisée complète, notre

équipe d'experts garantit la précision, la transparence et une protection totale de l'ARC.