Dépenses professionnelles que vous pouvez déduire (et celles que vous ne pouvez pas)

Introduction
Comprendre les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire est essentiel pour chaque propriétaire d'entreprise, travailleur autonome, consultant ou société opérant au Canada. Déclarer les bonnes dépenses réduit le revenu imposable, renforce le flux de trésorerie et maximise l'efficacité fiscale. Cependant, l'ARC a des règles strictes définissant les dépenses d'entreprise admissibles que le Canada autorise, et une mauvaise compréhension de ces règles entraîne des réévaluations, des pénalités ou des déductions refusées. Les entreprises du Québec font face à une couche supplémentaire de règles provinciales qui exigent une classification soigneuse des dépenses. De nombreux entrepreneurs réclament trop de déductions en raison de désinformations, tandis que d'autres en réclament moins parce qu'ils craignent de faire des erreurs. Ce guide décompose les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire et celles que vous ne pouvez pas, aidant les entreprises à rester conformes, à réduire les risques d'audit et à optimiser pleinement leur position fiscale.

Cadre juridique et réglementaire
Les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire relèvent de l'article 18 de la Loi de l'impôt sur le revenu et de sections spécifiques de la Loi sur la taxation du Québec. Seules les dépenses engagées pour générer un revenu d'entreprise sont déductibles. L'ARC définit les dépenses déductibles comme celles qui sont raisonnables et nécessaires à l'entreprise. Les dépenses personnelles ou d'investissement déguisées en dépenses d'entreprise ne sont pas autorisées.

Les dépenses d'entreprise admissibles que le Canada reconnaît comprennent la publicité, les fournitures de bureau, les salaires, les sous-traitants, les services publics, les allocations de bureau à domicile, le loyer, les intérêts, les frais bancaires, l'assurance, les frais de véhicule, les voyages liés à l'entreprise et les frais professionnels.

Les dépenses non déductibles que le Canada interdit comprennent les repas personnels, les vêtements, les amendes, les pénalités, les frais de transport, l'utilisation personnelle de téléphones cellulaires non liés à l'entreprise et les améliorations d'investissement qui doivent être amorties plutôt que déduites. Le Québec applique les mêmes principes fondamentaux mais nécessite un rapport provincial séparé, y compris des ajustements pour les remboursements de taxe sur les intrants liés à la TVQ ou des limitations. Connaître les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire et celles que vous ne pouvez pas assure une conformité appropriée.

Décisions clés des tribunaux
Les tribunaux ont rendu d'importantes décisions qui clarifient les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire. Plusieurs affaires ont abordé la différence entre les dépenses personnelles et les dépenses d'entreprise, confirmant que les contribuables doivent démontrer un lien clair entre la dépense et l'activité génératrice de revenus. Les tribunaux ont statué à plusieurs reprises que les vêtements, les coupes de cheveux, les procédures esthétiques et les repas personnels ne sont pas déductibles même lorsqu'ils sont utilisés "pour l'image de l'entreprise".

Les affaires impliquant des frais de véhicule ont confirmé que le kilométrage doit être correctement suivi et que l'utilisation personnelle/mixte doit être raisonnablement allouée. Les décisions relatives aux voyages ont souligné que les vacances déguisées en voyages d'affaires ne sont pas déductibles. Les tribunaux ont également statué sur des dépenses déraisonnables, renforçant que les déductions doivent être « raisonnables dans les circonstances ». Les décisions du Québec ont également traité des déductions pour bureau à domicile, des demandes de véhicules et des repas. Ces décisions soulignent l'importance de comprendre les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire dans les limites légales.

Pourquoi l'ARC cible cette question
L'ARC audite fréquemment les dépenses d'entreprise car les déclarations incorrectes sont courantes et peuvent réduire considérablement le revenu imposable. Les déclencheurs d'audit les plus fréquents comprennent :
• des dépenses de repas et de divertissement excessives
• des demandes de bureau à domicile importantes
• des frais de véhicule sans registres appropriés
• des frais de voyage élevés qui ne sont pas cohérents avec les besoins de l'entreprise
• des entreprises basées sur des liquidités avec une documentation peu claire
• des déductions pour des dépenses de style de vie personnel
• des déductions pour des membres de la famille sans rôles de travail clairs

Les vérificateurs de l'ARC comparent les tendances d'année en année, les moyennes sectorielles et les informations de tiers pour identifier les anomalies. Revenu Québec applique des méthodes d'audit similaires. Étant donné que les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire ont un impact significatif sur le revenu imposable, l'ARC applique une vérification stricte.

Stratégie Mackisen
Mackisen CPA utilise une approche structurée et préventive pour identifier les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire et éliminer celles que vous ne pouvez pas avant le dépôt. Nous examiners chaque catégorie de dépenses, classifions les coûts déductibles par rapport aux coûts non déductibles, et nous assurons que la documentation appropriée existe pour chaque demande.

Pour les frais de véhicule, Mackisen s'assure que les registres de kilométrage, les reçus de carburant et la documentation de location sont conformes aux exigences de l'ARC. Pour les déductions de bureau à domicile, nous calculons les allocations en pieds carrés et confirmons l'éligibilité pour les demandes d'entreprises basées à domicile. Pour le voyage, nous vérifions le but commercial et séparons les composants personnels.

Nous organisons également les systèmes de comptabilité pour catégoriser les dépenses d'entreprise admissibles que le Canada reconnaît, évitant ainsi les mauvaises classifications. Pour les entreprises du Québec, nous gérons la documentation fédérale-provinciale et optimisons le recouvrement de la TVQ. Le résultat est une déclaration propre et conforme, avec des déductions maximales.

Expérience réelle des clients
De nombreux propriétaires d'entreprise viennent chez Mackisen après des examens de l'ARC ou de Revenu Québec déclenchés par des déductions inappropriées. Un client a réclamé 100 % des frais de véhicule sans registre de kilométrage. Mackisen a reconstruit les dossiers de kilométrage, corrigé la déclaration et négocié des pénalités réduites. Un autre consultant a déduit des vacances personnelles en tant que voyage d'affaires. Nous avons corrigé la classification des dépenses et évité un audit complet.

Un professionnel a mal classé les améliorations d'investissement en tant que dépenses d'exploitation. Mackisen a séparé les dépenses d'investissement des dépenses courantes, appliqué la juste allocation de coût d'investissement et évité les pénalités de réévaluation. Un entrepreneur a déduit des vêtements et des repas personnels, croyant qu'ils étaient liés à l'entreprise. Nous avons corrigé les déductions et informé le client des règles de conformité. Ces cas illustrent pourquoi comprendre les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire protège les entreprises de coûteux audits.

Questions fréquentes
Les propriétaires d'entreprise demandent souvent si les repas sont entièrement déductibles. Les repas sont déductibles à 50 % lorsqu'ils sont engagés pour des raisons professionnelles—pas des repas personnels. Une autre question concerne les frais de véhicule. Seul le kilométrage d'utilisation professionnelle est admissible ; le transport quotidien n'est pas déductible.

Beaucoup se demandent si les dépenses de bureau à domicile sont admissibles. Elles le sont si l'espace de travail est utilisé régulièrement et exclusivement pour les affaires. D'autres demandent si des articles personnels utilisés occasionnellement pour l'entreprise peuvent être déduits. En général, ils ne peuvent pas, sauf s'il existe un but commercial clair. Les propriétaires du Québec demandent si les règles provinciales diffèrent. Le Québec suit des règles similaires mais nécessite une documentation provinciale parallèle. Comprendre les dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire évite les malentendus coûteux.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les impôts auxquels elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration de TPS/TVQ ou que vous optimisiez des remboursements pluriannuels, notre équipe d'experts garantit précision, transparence et protection contre les risques d'audit. Lors de l'identification des dépenses d'entreprise que vous pouvez déduire, Mackisen fournit un examen complet de la documentation, une optimisation par catégorie et une planification fiscale stratégique pour aider les entreprises à réduire le revenu imposable de manière sûre et efficace.