Dépenses professionnelles vs personnelles : tracer la ligne – Un guide complet par un cabinet de CPA de Montréal près de chez vous

Pour les Canadiens travailleurs autonomes, identifier correctement les dépenses professionnelles par rapport aux dépenses personnelles est

l'une des parties les plus importantes—et les plus mal comprises—de la conformité fiscale. Beaucoup

de nouveaux freelances supposent que si une dépense "aide l'entreprise", elle doit être déductible.

Mais l'ARC applique des règles strictes concernant ce qui qualifie comme dépense professionnelle, et le mélange

des dépenses personnelles et professionnelles est l'un des moyens les plus rapides de déclencher une révision ou un audit.

Des éléments tels que les épiceries, les vêtements personnels, les repas en famille, les adhésions au foyer, ou

les voyages personnels ne sont jamais déductibles, même si vous avez discuté affaires tout en les faisant.

Prendre incorrectement des dépenses personnelles entraîne des réévaluations, des déductions refusées,

des pénalités, et dans certains cas, l'ARC peut les considérer comme des revenus non déclarés.

Comprendre la différence entre les dépenses professionnelles et personnelles est essentiel pour

chaque entrepreneur, consultant, travailleur à la tâche, et propriétaire unique.

Cadre Juridique et Réglementaire

Les règles de l'ARC en matière de dépenses professionnelles sont régies par la Loi de l'impôt sur le revenu, principalement :

• Article 18(1)(a) — seules les dépenses engagées pour gagner un revenu d'entreprise sont déductibles.

• Article 18(1)(h) — interdit explicitement la déduction des dépenses personnelles ou de subsistance.

• Article 67 — les dépenses doivent être raisonnables par rapport à l'entreprise.

• Exigences en matière de tenue de dossiers — l'ARC exige des propriétaires uniques qu'ils conservent des

reçus, factures et preuves de l'objectif commercial pendant au moins 6 ans.

Les dépenses doivent être directement liées au gain de revenus, pas simplement bénéfiques pour le

propriétaire de l'entreprise. Les vêtements ne sont déductibles que s'ils sont de protection ou spécialisés (p. ex., bottes de sécurité, vêtements médicaux). Les repas sont déductibles uniquement à 50 %, et seulement lorsqu'ils sont clairement liés à l'entreprise.

Les articles personnels—épiceries, cosmétiques, nettoyages à sec, forfaits de téléphone en famille,

vacances, animaux de compagnie, meubles ménagers—ne sont jamais déductibles. Ces règles définissent la ligne légale

entre les dépenses professionnelles et personnelles pour les Canadiens travailleurs autonomes.

Décisions Clés des Cours

Les tribunaux canadiens ont systématiquement confirmé l'approche stricte de l'ARC concernant les déductions de dépenses.

Dans Symes c. Canada, la Cour suprême a statué que les frais de garde d'enfants sont personnels,

pas professionnels, même s'ils permettent au contribuable de travailler.

Dans Black c. Canada, les vêtements personnels, les dépenses de style de vie et les déductions non justifiées

ont été refusés, soulignant que les frais de subsistance personnels ne peuvent pas être réclamés

comme coûts d'affaires.

Dans Youngman c. Canada, l'ARC a soutenu avec succès que le contribuable a reçu un avantage imposable

de l'utilisation personnelle des actifs de l'entreprise—renforçant l'interdiction de déguiser

les dépenses personnelles en dépenses professionnelles.

Ces affaires mettent en évidence que les tribunaux exigent des preuves claires qu'une dépense a été engagée

spécifiquement pour gagner un revenu d'entreprise—pas simplement engagée pendant la gestion d'une entreprise.

Pourquoi l'ARC cible ce problème

L'ARC audite fortement les travailleurs autonomes car les réclamations de dépenses inappropriées sont

courantes. L'ARC se concentre sur :

• des dépenses qui semblent personnelles (vêtements, épiceries, abonnements, électronique de la maison)

• des réclamations pour repas/loisirs élevées par rapport au revenu

• des frais de véhicule réclamés à des pourcentages irréalistes

• des factures de téléphone portable avec des déductions complètes malgré l'utilisation personnelle

• des réclamations de voyage sans documentation d'affaires

• des réclamations de bureau à domicile sans calculs de superficie

• des catégories de dépenses "diverses" ou en lump-sum

L'ARC vérifie également les reçus de point de vente, les relevés bancaires et les transactions par carte de crédit pour

les dépenses personnelles codées comme dépenses professionnelles. Parce que le mélange des dépenses professionnelles et

personnelles gonfle les déductions, l'ARC traite ce domaine comme à haut risque.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les freelances et les propriétaires uniques à établir un système propre,

à l'abri des audits pour séparer correctement les dépenses professionnelles et personnelles. Notre stratégie

comprend :

• analyser votre secteur pour identifier les déductions légitimes

• fournir une liste catégorisée des dépenses admissibles et non admissibles

• mettre en place un compte bancaire professionnel et une carte de crédit dédiés

• enseigner aux clients comment documenter l'objet commercial pour les repas et les voyages

• allouer correctement les dépenses à usage mixte (téléphone portable, bureau à domicile, véhicule)

• rapprocher les crédits d'impôt de taxe d'entrée GST/HST uniquement des dépenses liées à l'entreprise

• revoir les dossiers annuellement pour éliminer les éléments risqués ou non déductibles

• préparer des documents de travail prêts pour l'audit pour le Formulaire T2125

Cette approche élimine le risque lié à l'ARC tout en maximisant chaque déduction à laquelle vous avez légalement

droit de réclamer.

Expérience Client Réelle

Un entrepreneur autonome a déduit 10 000 $ en vêtements, épiceries et décoration intérieure comme

« fournitures d'entreprise ». L'ARC a refusé les déductions et a ajouté des pénalités. Nous avons corrigé la

déclaration, identifié des déductions légitimes et mis en œuvre une politique de dépenses appropriée pour l'avenir.

Un autre client a réclamé 100 % des frais de véhicule et de téléphone portable sans journaux. L'ARC

a refusé la moitié. Nous avons introduit un suivi approprié, permettant des réclamations plus précises et défendables l'année suivante.

Un consultant a déduit des vacances en les appelant « retraites d'affaires ». L'ARC a réévalué

ses réclamations de manière agressive. Nous avons reconstruit ses livres, séparé les voyages personnels, et défendu

les portions commerciales légitimes.

Questions Fréquemment Posées

Les contribuables travailleurs autonomes demandent souvent si « les vêtements de tous les jours utilisés pour le travail » sont

dédictibles. Non — seules les uniformes ou équipements de protection qualifient.

D'autres demandent si les repas lors des réunions avec des clients sont déductibles. Oui — mais uniquement à 50 %,

avec documentation.

Certains demandent s'ils peuvent déduire le loyer s'ils travaillent de chez eux. Seulement la partie à l'usage commercial

calculée selon les règles de l'espace de travail à domicile.

Une autre question : Un ordinateur portable personnel est-il déductible ? Seulement le pourcentage d'usage commercial.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide

les Canadiens travailleurs autonomes à éviter des pénalités coûteuses de l'ARC en maintenant des dossiers d'affaires propres, conformes,

et défendables. Que vous ayez besoin d'aide pour identifier des déductions éligibles, séparer les dépenses, ou préparer le Formulaire T2125, notre équipe d'experts assure précision,

transparence, et protection complète contre le risque de l'ARC.