Explication de la comptabilité de caisse par rapport à la comptabilité d'accumulation

Introduction
Comprendre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement est essentiel pour les propriétaires d’entreprises, les professionnels indépendants, les sociétés, les vendeurs en commerce électronique, les investisseurs immobiliers, les consultants et quiconque responsable des rapports financiers. La méthode comptable que vous choisissez affecte le moment où les revenus sont imposés, quand les dépenses sont déduites, comment les états financiers sont préparés et comment l’ARC et Revenu Québec évaluent la conformité. Choisir la mauvaise méthode peut fausser le bénéfice, créer des problèmes de flux de trésorerie ou déclencher des réévaluations fiscales. Ce guide explique la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement, quand chacune s’applique, quelle méthode l’ARC permet et comment les règles du Québec s’alignent avec les normes fédérales.

Cadre légal et réglementaire
La comptabilité de caisse et la comptabilité d’engagement sont régies par la Loi de l’impôt sur le revenu, les règles de l’ARC concernant les revenus d’entreprise, les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les IFRS pour les sociétés, les Normes comptables pour les entreprises privées (NCE) , les règles de déclaration de la TPS/TVH, la Loi de taxation du Québec, les exigences de déclaration TP-1/TP-80 et les restrictions de l’ARC sur qui peut utiliser la méthode de caisse. L’ARC exige la comptabilité d’engagement pour la plupart des entreprises, avec des exceptions pour certaines professions et les petites entreprises non constituées en société.

La méthode de comptabilité de caisse
Selon la méthode de caisse, les revenus sont enregistrés lorsqu’ils sont effectivement reçus et les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont effectivement payées. La comptabilité de caisse est simple à utiliser et suit les mouvements de trésorerie réels. Exemple:
Vous facturez un client en novembre, mais il paie en janvier. Selon la comptabilité de caisse, les revenus sont reconnus en janvier.
Vous recevez une facture en décembre mais la payez en février. Selon la comptabilité de caisse, la dépense est reconnue en février.

La méthode de comptabilité d’engagement
Selon la méthode d’engagement, les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsqu’ils sont gagnés ou engagés, peu importe quand l’argent est reçu ou payé. Exemple:
Une facture de novembre est reconnue en novembre même si elle est payée plus tard.
Une dépense de décembre est reconnue en décembre même si elle est payée l’année suivante.
La comptabilité d’engagement aligne les états financiers sur la véritable activité économique.

Règles de l’ARC sur la comptabilité de caisse et d’engagement
L’ARC exige que la plupart des entreprises utilisent la méthode d’engagement, y compris:
les sociétés
les partenariats
les fabricants
les détaillants
les grossistes
les vendeurs en commerce électronique
les entreprises de construction
les cabinets professionnels opérant par l’intermédiaire d’une société
La comptabilité de caisse n’est autorisée que pour certaines entreprises non constituées en société et les agriculteurs/pêcheurs. Même lorsqu’elle est autorisée, les entreprises doivent tout de même suivre correctement les règles de la TPS/TVH et de la TVQ.

Qui peut utiliser la méthode de caisse?
L’ARC permet la méthode de caisse principalement pour:
les propriétaires uniques non constitués en société
certaines entreprises agricoles/de pêche
les professionnels (uniquement selon des règles transitoires spécifiques; la plupart doivent désormais utiliser l’engagement)
Pour utiliser la méthode de caisse, l’entreprise doit:
ne pas détenir d'inventaire
ne pas être une société
ne pas être tenue par les normes comptables d’utiliser l’engagement
Si l’entreprise détient un inventaire (vendeurs Shopify, vendeurs Amazon, détaillants, restaurants), la méthode de caisse est généralement interdite.

L’inventaire nécessite une comptabilité d’engagement
Toute entreprise avec un inventaire doit utiliser une comptabilité d’engagement pour:
les ventes
les achats
le coût des biens vendus
l’évaluation des stocks
L’ARC ne permet pas la comptabilité de caisse pour les entreprises basées sur des produits parce que la méthode de caisse ne reflète pas avec précision les variations d'inventaire.

Règles de la TPS/TVH et d’engagement
La TPS/TVH est généralement déclarée sur une base d’engagement, même si l’entreprise utilise la comptabilité de caisse pour l’impôt sur le revenu. Il existe des exceptions, telles que la méthode rapide ou le rapport de la TPS/TVH en espèces pour les petites entreprises. Une fois que le revenu dépasse 1,5 million de dollars, l’engagement pour la TPS/TVH devient obligatoire.

Avantages de la comptabilité de caisse
tenue de livres simple
plus facile à suivre le flux de trésorerie
utile pour les très petites entreprises basées sur des services
les revenus peuvent être différés jusqu’à réception de l’argent
bon pour les entreprises avec des paiements irréguliers
La comptabilité de caisse reflète plus clairement la disponibilité de liquidités.

Inconvénients de la comptabilité de caisse
interdite pour la plupart des entreprises
impossibilité de suivre les créances ou les dettes
l’inventaire ne peut pas être rapporté correctement
états financiers moins précis
ne peut pas être utilisé pour les sociétés
utilisation limitée selon les règles de l’ARC
La comptabilité de caisse sous-estime souvent les revenus et les dépenses en fin d’année.

Avantages de la comptabilité d’engagement
fournit une position financière précise
associe les revenus et les dépenses aux périodes
acceptée selon les PCGR et les NCE
requise pour les sociétés et la plupart des entreprises
améliore la confiance des prêteurs
fournit de meilleures perspectives de planification à long terme et de rentabilité
suit correctement les créances, les dettes et l’inventaire

Inconvénients de la comptabilité d’engagement
nécessite une tenue de livres plus complexe
nécessite des ajustements de fin d’année
peut créer un revenu imposable avant que de l’argent ne soit reçu
peut rendre la gestion des flux de trésorerie difficile si elle n’est pas surveillée
Cependant, la comptabilité d’engagement est la norme pour les rapports financiers.

Passer de la comptabilité de caisse à la comptabilité d’engagement
Les entreprises peuvent avoir besoin de passer à l’engagement lors de:
la constitution en société
d’une croissance au-delà du niveau de propriétaire unique
la détention d’inventaire
la vente de produits numériques à grande échelle
l’expansion vers plusieurs provinces
L’ARC doit être notifiée lors du changement, et des ajustements peuvent être nécessaires pour éviter le double comptage des revenus.

Exigences spécifiques au Québec
Le Québec suit les règles fédérales pour les méthodes comptables. Les formulaires TP-80 exigent des calculs d’engagement pour le revenu commercial. La déclaration de la TVQ suit également les règles d’encaisse sauf si une exception de petit fournisseur s’applique. Les entreprises du Québec avec un inventaire ou des employés doivent utiliser la comptabilité d’engagement.

Erreurs courantes commises par les propriétaires d’entreprises
mélanger les méthodes de caisse et d’engagement
dégrader les dépenses avant de les engager
ne pas signaler les factures impayées
ne pas ajuster les comptes débiteurs
utiliser la méthode de caisse illégalement tout en détenant de l’inventaire
rapporter incorrectement la TPS/TVH
Ces erreurs déclenchent fréquemment des réévaluations par l’ARC ou l’ARQ.

Positions clés des tribunaux et de l’ARC
Les tribunaux soutiennent constamment l’autorité de l’ARC exigeant la comptabilité d’engagement. Les affaires renforcent que les entreprises basées sur des stocks ne peuvent pas utiliser la comptabilité de caisse. Les publications de l’ARC confirment que la plupart des professions et des sociétés doivent appliquer les règles d’engagement.

Pourquoi l’ARC et Revenu Québec auditent les méthodes comptables
rapports incohérents d’année en année
grandes variations de liquidités
incohérences d'inventaire
rapport incorrect de la TPS/TVQ
créances non déclarées
moment des dépenses inapproprié
L’ARC examine la sélection de la méthode comptable dans le cadre des audits d’entreprise, en particulier pour les entreprises de commerce électronique en pleine croissance et les fournisseurs de services constitués en société.

Stratégie Mackisen
Mackisen CPA détermine la méthode comptable correcte pour votre entreprise, prépare des états financiers basés sur l’engagement, gère la conformité à la TPS/TVQ, restructure les systèmes de tenue de livres, fait passer les entreprises de la comptabilité de caisse à la comptabilité d’engagement, et garantit des dossiers propres et à l’abri des audits. Pour les sociétés, nous appliquons les normes NCE et les ajustements d’engagement requis par les institutions financières et les prêteurs.

Expérience de vrais clients
Un détaillant de Montréal a utilisé la comptabilité de caisse incorrectement et a sous-déclaré ses revenus ; Mackisen a corrigé les déclarations et a évité des pénalités. Un consultant basé sur les services avait besoin d’états d’engagement pour un prêt bancaire ; nous avons préparé des états financiers précis. Un vendeur Shopify a mal calculé l’inventaire et le COGS en raison de la comptabilité de caisse ; nous avons reconstruit des états financiers basés sur l’engagement. Une société mélangeant caisse et engagement a déclenché un audit de l’ARC ; Mackisen a géré les ajustements et a clôturé l’audit avec succès.

Questions courantes
Puis-je choisir la comptabilité de caisse si je suis constitué en société? Non — les sociétés doivent utiliser l’engagement.
L’ARC autorise-t-elle la comptabilité de caisse pour le commerce électronique? Non — l’inventaire nécessite l’engagement.
Dois-je facturer la TPS/TVH en utilisant la méthode de caisse ou d’engagement? Généralement l’engagement sauf si éligible pour le rapport de caisse.
L’engagement est-il meilleur pour les états financiers? Oui.
Puis-je changer de méthode? Oui avec l’approbation de l’ARC et des ajustements.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d’expérience combinée en comptabilité CPA, Mackisen CPA Montréal aide les propriétaires d’entreprises à comprendre la comptabilité de caisse et d’engagement et à choisir la méthode correcte pour la conformité fiscale, l’exactitude financière et la croissance. Notre équipe d’experts garantit un rapport adéquat, une tenue de livres propre et une protection totale lors des audits de l’ARC et de Revenu Québec.