Changement de votre nom d'entreprise ou de vos statuts : procédures et considérations fiscales — Cabinet CPA près de chez vous, Montréal

Introduction

Changer le nom d'une société ou modifier ses statuts peut sembler être une simple mise à jour de marque ou un ajustement structurel, mais au Québec, cela nécessite des procédures légales strictes et une planification fiscale minutieuse. Les changements de nom d'entreprise, les modifications de la structure des actions et d'autres modifications des statuts affectent les livres de procès-verbaux, les enregistrements, les comptes fiscaux et parfois même les droits des actionnaires. S'ils ne sont pas correctement gérés, ces changements peuvent entraîner des problèmes de conformité, des dépôts rejetés ou des conséquences fiscales. Ce guide explique comment changer le nom d'une société ou ses statuts en toute sécurité et comment un CPA près de chez vous à Montréal peut vous aider à garantir l'exactitude et la conformité.

Cadre juridique et réglementaire

En vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec (QBCA) et de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (CBCA), les sociétés peuvent modifier leur nom ou leurs statuts par le biais d'un processus de résolution formelle. Les modifications doivent être déposées auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) ou des corporations Canada, et reflétées dans le livre de procès-verbaux de la société, les registres des actions, le certificat de modification et les résolutions d'entreprise. Les changements de nom nécessitent des recherches de nom NUANS ou REQ. Les changements de structure de capital nécessitent l'approbation des actionnaires et des statuts de modification mis à jour. L'ARC et Revenu Québec doivent également être informés pour mettre à jour les comptes fiscaux d'entreprise, les comptes de TPS/TVQ, la paie et les enregistrements d'importation/exportation.

Décisions judiciaires clés

Les tribunaux ont statué que les modifications de statuts mal approuvées ou les changements de nom non documentés peuvent invalider les actions d'entreprise. Les juges ont confirmé que les dividendes, les réorganisations ou les émissions d'actions effectuées sous un nom d'entreprise obsolète ou incorrect peuvent être contestés. Plusieurs décisions soulignent que le fait de ne pas documenter les changements de structure de capital peut entraîner des réévaluations, une inéligibilité au CLNGE, ou la reclassification des dividendes. Les tribunaux soulignent l'importance de la conformité aux lois sur les sociétés et de la documentation appropriée.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec examinent les modifications d'entreprise

Les changements de nom d'entreprise ou de statuts accompagnent souvent des réorganisations, de nouveaux investisseurs, des gelés ou des expansions. L'ARC vérifie si les changements de structure d'actions respectent les règles fiscales, si les résolutions correspondent aux dépôts, si les livres de procès-verbaux reflètent la modification, si les dividendes et les réorganisations sont alignés avec la nouvelle structure, et si les changements de nom ont été correctement signalés. Revenu Québec examine les dépôts REQ, les comptes de TPS/TVQ et les mises à jour de la paie. Des dépôts incorrects ou incomplets créent des risques d'audit.

Raisons de changer le nom ou les statuts de l'entreprise

Rebranding ou restructuration

Un nouveau nom peut signifier une croissance de l'entreprise ou un changement d'opérations.

Création de nouvelles classes d'actions

Necessary pour les gelés successoraux, le partage des revenus, ou l'introduction d'investisseurs.

Consolidation ou simplification des structures d'actions

Réduit la complexité à long terme.

Changement d'adresse du bureau enregistré ou des dispositions concernant les administrateurs

Parfois nécessaire pour des améliorations dans la gouvernance de l'entreprise.

Ajout ou suppression de restrictions sur les transferts d'actions

Souvent ajusté lors de changements de partenariat ou de succession.

Étapes pour changer le nom de votre entreprise

Étape 1 : Recherche de nom

Effectuez une recherche de disponibilité de nom NUANS ou REQ.

Étape 2 : Résolution des administrateurs

Approuvez le changement de nom.

Étape 3 : Déposer les articles de modification

Soumettez les documents de modification au REQ ou à Corporations Canada.

Étape 4 : Mettre à jour les livres de procès-verbaux

Enregistrez le changement dans les règlements, les résolutions et les registres.

Étape 5 : Informer l'ARC et Revenu Québec

Mettez à jour les comptes de TPS/TVQ, la paie et les comptes fiscaux d'entreprise.

Étape 6 : Mettre à jour les banques, les fournisseurs, les contrats et les licences

Tous les documents légaux et financiers doivent refléter le nouveau nom.

Étapes pour modifier les statuts (changements de structure d'actions)

Étape 1 : Rédiger les modifications des statuts

Définir de nouvelles classes d'actions ou des attributs révisés.

Étape 2 : Approbation des actionnaires

Une résolution spéciale est généralement requise.

Étape 3 : Déposer les articles de modification

Soumettez au REQ ou à Corporations Canada.

Étape 4 : Mettre à jour les livres de procès-verbaux et les certificats d'actions

Enregistrez les changements de manière formelle.

Étape 5 : Ajuster la planification fiscale

Assurez-vous que les stratégies de TOSI, CLNGE et de gel sont conformes à la nouvelle structure.

Pièges courants

Résolutions manquantes

Les changements de nom ou de statuts non approuvés sont légalement invalides.

Non mise à jour des livres de procès-verbaux

L'ARC/RQ peut rejeter les positions fiscales si les dossiers d'entreprise sont obsolètes.

Définitions incorrectes de classes d'actions

Des attributs incorrects nuisent à la planification des dividendes ou des gels successoraux.

Manque de mise à jour des comptes fiscaux

L'ARC et le RQ doivent être informés de tous les changements.

Incohérences contractuelles

Les anciens noms d'entreprise sur les contrats peuvent créer des litiges.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous préparons des modifications d'entreprise, rédigeons des résolutions, mettons à jour les livres de procès-verbaux, coordonnons les dépôts auprès du REQ ou de Corporations Canada, ajustons la planification fiscale, et veillons à ce que les comptes de GST/QST et de paie reflètent la nouvelle structure. Notre équipe s'assure que les changements d'entreprise sont légalement valides, fiscalement efficaces et correctement documentés.

Expérience Client Réelle

Une entreprise de Montréal a changé de nom mais n'a pas mis à jour les comptes de l'ARC ; la correspondance fiscale a été perdue, entraînant des pénalités. Nous avons rectifié les dépôts et veillé à ce que tous les systèmes reflètent le nouveau nom. Un autre client a créé de nouvelles classes d'actions pour un gel successoral mais n'a pas mis à jour le livre des procès-verbaux ; l'ARC a contesté les paiements de dividendes. Nous avons reconstruit les dossiers et restauré la conformité.

Questions Fréquemment Posées

Changer le nom de mon entreprise affecte-t-il les impôts ?

Oui. Les comptes de l'ARC et du RQ doivent être mis à jour pour éviter des dépôts manqués.

Dois-je modifier les statuts pour ajouter des classes d'actions ?

Oui. Les classes d'actions doivent être légalement créées.

Puis-je faire un changement de nom moi-même ?

Vous pouvez, mais la documentation et les mises à jour des comptes fiscaux sont complexes.

Un changement de nom affecte-t-il les comptes bancaires ?

Oui, les banques nécessitent une preuve officielle du changement de nom.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience cumulée en CPA, Mackisen CPA Montréal garantit que les changements de nom d'entreprise et les modifications d'articles sont conformes à la loi, entièrement documentés et fiscalement efficaces. Nous protégeons les entreprises des erreurs qui entraînent des pénalités, des litiges ou des problèmes avec l'ARC/RQ.