Facturer la TPS/TVH et établir des factures correctement

Introduction
Comprendre comment facturer la TPS/TVH et facturer correctement les clients est essentiel pour les entreprises canadiennes, les travailleurs autonomes, les consultants et les professionnels incorporés. Les erreurs dans la facturation de la TPS/TVH entraînent des pénalités de l'ARC ou de Revenu Québec, des crédits de taxe sur les intrants (CTI) refusés, des litiges avec les clients et une exposition à des vérifications. Que vous gériez une petite boutique en ligne, un cabinet de conseil, une entreprise de construction ou toute autre entreprise de services, appliquer correctement les règles de la taxe sur les ventes protège votre entreprise des risques de conformité graves. Le Québec ajoute une couche supplémentaire d'exigences via le système de la TVQ, rendant l'exactitude de la facturation encore plus importante. Ce guide explique tout ce que les entreprises doivent savoir sur la facturation de la TPS/TVH et la facturation correcte des clients, leur permettant de rester conformes, efficaces sur le plan fiscal et à l'abri des vérifications.

Cadre Légal et Réglementaire
La facturation de la TPS/TVH et la facturation correcte des clients sont régies par la Loi sur la taxe d'accise et la Loi sur la fiscalité du Québec. Les entreprises doivent s'enregistrer et facturer la TPS/TVH lorsque :

• elles dépassent le seuil de petit fournisseur de 30 000 $ en revenus imposables mondiaux au cours des quatre derniers trimestres consécutifs, ou
• elles s'attendent à dépasser 30 000 $ en un seul trimestre, ou
• elles exploitent une entreprise de taxi ou de covoiturage (obligatoire, quelle que soit le revenu), ou
• elles s'enregistrent volontairement pour demander des CTI

Une fois enregistrées, les entreprises doivent :

• facturer le bon taux de TPS/TVH en fonction de la province du client
• facturer la TVQ séparément si elles opèrent au Québec
• inclure tous les éléments requis sur les factures
• remettre la taxe de vente à l'ARC et à Revenu Québec
• maintenir une documentation appropriée pour soutenir les taxes facturées

Comprendre comment facturer la TPS/TVH et facturer correctement les clients nécessite une application précise des règles fédérales et provinciales.

Éléments Requis sur une Facture Valide de TPS/TVH
Bien que nous évitions les tableaux, nous listons clairement les composants obligatoires. Une facture valide de TPS/TVH doit inclure :

• le nom légal de l'entreprise du fournisseur
• le numéro d'enregistrement TPS/TVH du fournisseur
• la date de la facture
• le numéro de facture unique
• le nom du client
• la description des biens ou services
• le montant avant taxe
• le montant de TPS/TVH facturé
• le taux de taxe applicable
• le montant total dû

Les factures du Québec doivent également inclure le numéro d'enregistrement de la TVQ et le montant de la TVQ facturé séparément.

Décisions Judiciaires Clés
Les décisions de justice reflètent l'importance de facturer la TPS/TVH et de facturer correctement les clients. Les thèmes clés incluent :

• les entreprises qui ne facturent pas la TPS/TVH demeurent responsables même si les clients ne paient pas
• les CTI peuvent être refusés si les factures manquent d'informations requises
• les factures reconstruites ne sont pas toujours acceptées
• les règles de service interprovinciales doivent correspondre aux directives sur le "lieu de fourniture"
• la TVQ doit être facturée séparément même sur les factures qui incluent la TPS

Dans un cas, une entreprise a tenté d'ajouter rétroactivement la TPS à d'anciennes factures. La cour a statué que la TPS devait être facturée au moment de la vente, pas après. Les décisions du Québec ont également souligné l'importance de la conformité stricte aux règles de facturation de la TVQ.

Pourquoi l'ARC Cible ce Problème
L'ARC et Revenu Québec surveillent de près la facturation de la TPS/TVH et la facturation correcte des clients car la non-conformité à la taxe de vente est répandue. Les déclencheurs d'audit courants incluent :

• numéros de TPS/TVQ manquants sur les factures
• facturer le mauvais taux de taxe pour les clients interprovinciaux
• demander des CTI sans documentation appropriée
• grandes divergences entre la TPS collectée et la TPS remise
• ne pas facturer la TPS après avoir dépassé le seuil de 30 000 $
• factures globales avec répartition des taxes peu claire
• dépôts tardifs répétitifs de TPS/TVQ

Les deux autorités fiscales rapprochent les factures, les dépôts bancaires et les déclarations de TPS/TVQ pour détecter des incohérences.

Stratégie Mackisen
Mackisen CPA offre une approche complète et structurée pour facturer la TPS/TVH et facturer correctement les clients :

• déterminer quand l'enregistrement est nécessaire
• valider les numéros de TPS/TVH et de TVQ
• mettre en place des codes de taxe corrects dans les systèmes de facturation (QuickBooks, Xero, Wave)
• appliquer les règles de lieu de fourniture pour les ventes interprovinciales
• préparer des modèles de facture conformes pour le Canada et le Québec
• s'assurer que les plateformes numériques (Shopify, Stripe, Square) facturent la bonne taxe de vente
• corriger les erreurs de facturation passées par des déclarations volontaires
• rapprocher les déclarations de TPS/TVQ avec les dossiers comptables
• former les entreprises sur la documentation appropriée pour les CTI

Nous veillons à ce que tous les aspects de la facturation de la TPS/TVH et de la facturation correcte des clients soient appliqués de manière cohérente et défendable.

Expérience Réelle des Clients
De nombreuses entreprises se tournent vers Mackisen après avoir reçu des critiques ou des pénalités concernant la TPS/TVQ. Un consultant a dépassé le seuil de 30 000 $ et a continué à facturer sans TPS. L'ARC a évalué plus de 6 000 $ de TPS plus intérêts. Mackisen a déposé une déclaration volontaire et a réduit les pénalités.

Un détaillant québécois a indiqué la TPS et la TVQ comme une seule taxe combinée. Revenu Québec a refusé les CTI de la TVQ en raison d'un format de facturation incorrect. Nous avons corrigé toutes les factures et rétabli la conformité.

Une entreprise en ligne a utilisé un logiciel de facturation américain qui ne facturait aucune taxe aux clients canadiens. Mackisen a corrigé les règles de facturation, enregistré la TPS/TVQ et remis les taxes en retard.

Un autre entrepreneur a facturé les mauvais taux de TPS/TVH pour des clients en Ontario et en Alberta. Nous avons mis en œuvre les règles de lieu de fourniture correctes et corrigé toutes les déclarations. Ces exemples montrent pourquoi il est essentiel de facturer la TPS/TVH et de facturer correctement les clients.

Questions Courantes
Les entreprises posent fréquemment des questions :

• Dois-je facturer la TPS/TVH si je suis sous 30 000 $ de revenus ?
Non—sauf si vous exploitez un taxi/covoiturage ou choisissez de vous enregistrer volontairement.

• Si un client est dans une autre province, quelle taxe s'applique ?
Utilisez les règles de lieu de fourniture—basées sur la province du client.

• Ai-je besoin d'un numéro de TPS et d'un numéro de TVQ ?
Les entreprises du Québec ont besoin des deux.

• Puis-je demander des CTI sans reçus ?
Non—une documentation est requise.

• La TPS peut-elle être ajoutée plus tard si j'ai oublié ?
Juridiquement, la TPS doit être facturée au moment de la vente. La facturation rétroactive échoue souvent.

Comprendre ces points clarifie comment facturer la TPS/TVH et facturer correctement les clients.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les taxes auxquelles elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration de TPS/TVQ ou que vous optimisiez des remboursements sur plusieurs années, notre équipe d'experts assure précision, transparence et protection contre le risque d'audit. En facturant la TPS/TVH et en facturant correctement les clients, Mackisen fournit une configuration complète de la taxe de vente, une évaluation de conformité, des modèles de factures et un soutien professionnel pour protéger votre entreprise.