LISTE DE CONTRÔLE : DOCUMENTS NÉCESSAIRES POUR UN VÉRIFICATION GST/QST

Lorsque Revenu Québec ou l'ARC lance un audit GST/QST, la première chose que l'auditeur demandera est la documentation. La solidité de vos documents détermine si votre audit se déroule sans accroc ou se transforme en une réévaluation stressante. Les entreprises qui conservent des dossiers complets et bien organisés terminent généralement les audits rapidement avec des ajustements minimaux. Celles qui ont des factures manquantes, des descriptions incomplètes ou des rapports incohérents font souvent face à des crédits de taxe sur les intrants refusés, des ventes imposables recalculées et des intérêts ou pénalités. Ce guide fournit une liste de contrôle complète des documents dont vous avez besoin pour un audit GST/QST, aidant votre entreprise à rester conforme et complètement préparée pour l'examen.

Comprendre exactement ce que les auditeurs recherchent vous aide à organiser vos fichiers à l'avance. Un audit GST/QST est principalement un audit de documentation : l'auditeur vérifie si les chiffres de vos déclarations FPZ-500-V reflètent avec précision vos livres, factures, reçus et activités bancaires. Cette liste de contrôle garantit que chaque document requis est disponible, complet et facile d'accès.

CADRAGE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

En vertu de la Loi sur la taxe d'accise (GST) et de la Loi sur la taxation du Québec (QST), les entreprises doivent conserver des dossiers complets pendant au moins six ans. Ces dossiers doivent soutenir tous les montants déclarés sur les déclarations GST/QST, y compris les ventes imposables, les ventes exonérées, les crédits de taxe sur les intrants, les ajustements, les remboursements et la taxe perçue. Revenu Québec et l'ARC ont le pouvoir légal d'examiner les livres, dossiers et documents de soutien pour vérifier la conformité.

Les factures doivent répondre à des exigences strictes : nom du fournisseur, adresse, numéros d'enregistrement GST/QST, date de la facture, description des biens ou services, montants de la taxe et total à payer. Si les documents ne respectent pas ces exigences, les auditeurs peuvent refuser les crédits de taxe sur les intrants ou recalculer votre responsabilité fiscale.

DECISIONS CLÉS DES TRIBUNAUX

Les tribunaux affirment à plusieurs reprises que les contribuables doivent produire une documentation appropriée pour soutenir les déclarations GST/QST. Dans de nombreux cas, les contribuables ont soutenu que les dépenses étaient légitimes mais manquaient de factures conformes. Les juges ont maintenu les refus de crédits de taxe sur les intrants parce que la documentation ne respectait pas la norme légale requise.

Les tribunaux ont également accepté l'utilisation par les autorités fiscales de méthodes d'audit indirectes, telles que les tests de dépôt bancaire ou les analyses de projection des ventes, lorsque les entreprises n'ont pas conservé de dossiers adéquats. Le message des tribunaux est clair : la documentation appropriée est la responsabilité du contribuable.

POURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC DEMANDENT CES DOCUMENTS

Les auditeurs demandent des documents pour vérifier trois domaines principaux :

• Les ventes imposables sont-elles déclarées correctement ?

• Les crédits de taxe sur les intrants sont-ils valides et soutenus ?

• Les ajustements, remboursements et radiations sont-ils documentés ?

Les signaux d'alerte qui déclenchent des audits lourds en documents incluent des rapports incohérents, de grands remboursements, des résumés de PDV manquants, des écritures de journal inhabituelles, une facturation incomplète ou des écarts entre les déclarations GST/QST et les états financiers. Lorsque la documentation est organisée et complète, le travail de l'auditeur est simplifié, et la révision se termine souvent plus vite.

LISTE DE CONTRÔLE DES DOCUMENTS D'AUDIT GST/QST

Utilisez cette liste pour rassembler tout ce qu'un auditeur peut demander. Organisez les documents par période (mensuelle/trimestrielle) et par catégorie.

1. Déclarations et évaluations GST/QST

• Déclarations FPZ-500-V pour chaque période sous audit

• Avis d'évaluation et d'ajustement

• Copies de toute déclaration modifiée ou correspondance avec Revenu Québec

2. États financiers et livres de comptabilité

• Compte de résultat et bilan pour les périodes d'audit

• Grand livre, balance d'essai et comptes d'impôt détaillés

• Plan des comptes et cartographie des codes fiscaux

3. Documentation des ventes

• Toutes les factures de vente avec montants GST/QST

• Résumés de PDV, rapports Z, rapports de fin de journée

• Rapports de ventes en ligne (Shopify, Amazon, WooCommerce)

• Contrats clients et accords de service

• Livres de reçus pour transactions manuelles ou en espèces

• Notes de crédit émises pour retours, rabais et ajustements de prix

4. Documentation d'achat et de dépenses

• Factures fournisseurs avec numéros d'enregistrement GST/QST

• Reçus pour toutes les dépenses liées aux crédits de taxe sur les intrants

• Contrats, accords et bons de commande

• Factures d'actifs de capital (équipement, véhicules, améliorations)

• Factures et états de sous-traitants

• États mensuels des fournisseurs confirmant les soldes

5. Documents bancaires

• Relevés bancaires pour chaque mois de la période d'audit

• Reçus de dépôt et confirmations de paiement

• Chèques annulés et relevés de transfert électronique

• Rapports de traitement des paiements (Square, Moneris, Stripe, PayPal)

6. Annexes et rapprochements de soutien

• Rapprochement GST/QST collecté vs. remis

• Calendrier de synthèse des crédits de taxe sur les intrants

• Ajustements, radiations et calendriers de créances douteuses

• Rapprochements des revenus (comptabilité vs. PDV vs. dépôts bancaires)

• Rapports d'âge des comptes clients et fournisseurs

7. Dossiers de paie (si applicable)

• Sommaires de paie montrant les remboursements imposables de l'employeur

• Remboursements de dépenses des employés avec répartition GST/QST

• Payments aux entrepreneurs et feuillets T4A/RL-1 si nécessaire

8. Documentation d'inventaire et de coût des marchandises vendues

• Rapports de dénombrement d'inventaire

• Documents d'achat soutenant le coût des marchandises vendues

• Documents d'importation pour les achats transfrontaliers (formulaires CBSA)

9. Documents juridiques d'entreprise

• Statuts de constitution ou enregistrement d'entreprise

• Accords de partenariat ou d'actionnaires

• Baux et contrats de location pour locaux d'affaires

10. Documentation spéciale sur les fournitures
    Si vous fournissez des services ou des biens exonérés, à taux zéro ou partiellement taxables, incluez :

• Mémos de classification

• Documentation de soutien pour les exemptions

• Documents d'exportation (pour les exportations à taux zéro)

• Preuve de livraison pour les exemptions des Autochtones en réserve

11. Communications avec les autorités fiscales

• lettres, courriels et journaux d'appels avec l'ARC/Revenu Québec

• Copies de tout avis d'audit précédent

• Documents de divulgation volontaire (si applicable)

12. Politiques internes et procédures comptables

• Procédures de facturation

• Règles de codage fiscal dans le logiciel comptable

• Procédures de remboursement et notes de crédit

• Documentation de configuration des taxes PDV

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA prépare les entreprises aux audits GST/QST en assemblant des paquets de documentation complets avant l'arrivée de l'auditeur. Nous examinons les factures, rapprochons les comptes GST/QST, vérifions les numéros fiscaux des fournisseurs, et construisons des classeurs ou des dossiers numériques prêts pour l'audit. Notre équipe identifie tôt les zones de documentation faibles et aide les entreprises à corriger ou remplacer les dossiers incomplets avant la soumission.

Au cours de l'audit, nous gérons la communication avec Revenu Québec ou l'ARC, répondons aux demandes de documents, expliquons les écarts et défendons les demandes de crédits de taxe sur les intrants. Après l'audit, nous aidons à mettre en œuvre des contrôles de documentation plus solides pour éviter de futurs problèmes.

EXPÉRIENCE RÉELLE DES CLIENTS

Un détaillant de Montréal a fait face à un audit QST avec des factures fournisseurs manquantes et des résumés de PDV incohérents. Mackisen a reconstruit la documentation manquante, a contacté les fournisseurs pour des factures de remplacement, et a préparé un dossier d'audit complet. L'auditeur a accepté tous les crédits avec des ajustements minimes.

Une entreprise de construction subissant un audit GST/QST avait des factures de sous-traitants incomplètes et risquait de perdre des crédits de taxe sur les intrants significatifs. Mackisen a compilé un soutien approprié, ajouté des détails manquants et préparé des rapprochements qui ont réduit considérablement les ajustements.

Un vendeur en ligne a été audité après de grands remboursements QST. Leurs rapports Shopify ne correspondaient pas à leur logiciel comptable. Mackisen a aligné les données, a réconcilié les différences et a présenté des preuves claires à l'auditeur. Le remboursement a été libéré.

QUESTIONS COURANTES

Que se passe-t-il si je ne peux pas trouver toutes les factures demandées par l'auditeur
Les factures manquantes peuvent entraîner des crédits de taxe sur les intrants refusés. Vous devriez demander des duplicatas auprès des fournisseurs immédiatement.

Les auditeurs acceptent-ils les documents électroniques
Oui. Revenu Québec accepte des PDF correctement organisés, des exportations numériques et des rapports de logiciels comptables.

Combien de temps dois-je conserver des documents
Typiquement six ans, mais plus longtemps si les déclarations antérieures n'ont pas été évaluées ou si une fraude ou une fausse déclaration est suspectée.

Devrais-je fournir tout en même temps
Fournissez ce que l'auditeur demande, mais d'une manière complètement organisée. Un CPA peut aider à gérer le flux de documents.

Puis-je refuser de donner certains documents
Vous pouvez demander des clarifications, mais légalement, vous devez fournir tous les dossiers pertinents à l'audit.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée de CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à préparer une documentation complète et conforme pour les audits GST/QST. Notre équipe s'assure que chaque document est aligné, organisé et prêt à être présenté, vous protégeant des réévaluations et vous aidant à naviguer dans le processus d'audit avec confiance.