Applications de suivi des dépenses et outils OCR 2025 — Comment automatiser les reçus et les réclamations

La gestion manuelle des reçus est obsolète. En 2025, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les applications de dépenses mobiles révolutionnent la façon dont les entreprises enregistrent, classifient et déduisent les dépenses. L'ARC accepte désormais les reçus numériques sous des normes de documentation strictes. Mackisen CPA Auditors Montreal intègre des outils de dépenses OCR qui améliorent la conformité, éliminent le désordre papier et accélèrent le reporting de fin de mois.

Cadre juridique et réglementaire

Loi sur l'impôt sur le revenu (Canada) Article 67 : Exige que toutes les dépenses soient raisonnables et vérifiables.
Politique de l'ARC IC78-10R5 : Autorise les copies électroniques des reçus si elles sont lisibles, exactes et récupérables.
Loi sur l'imposition (Québec) Article 34 : Reconnaît les factures numériques et les enregistrements de dépenses.
PIPEDA et Loi sur la protection de la vie privée du Québec : Mandatent le stockage sécurisé des données financières numérisées.
ARC IT-514R2 : Clarifie la déductibilité des déplacements professionnels, des repas et des dépenses clients.

Principales décisions judiciaires

Simard Beaudry Construction c. La Reine (2019) : L'ARC a refusé les déductions pour reçus manquants—les copies numériques ont ensuite été acceptées comme valides.
Hamel c. Québec (2020) : Revenu Québec a confirmé l'utilisation des reçus numérisés par OCR comme preuve de vérification.
Boucher c. La Reine (2021) : A renforcé que les dépenses doivent être traçables à une activité commerciale réelle, quel que soit le format de stockage.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec audite les demandes de dépenses

Les demandes de dépenses représentent l'une des sources les plus courantes de litiges fiscaux. L'ARC et Revenu Québec exigent une documentation pour chaque déduction. L'automatisation OCR réduit les erreurs et améliore la conformité, mais uniquement si elle est soutenue par une vérification professionnelle. Mackisen veille à ce que votre système de suivi des dépenses soit approuvé par l'ARC et prêt pour l'audit.

Stratégie de Mackisen

Intégration des outils — Mettre en œuvre des applications de dépenses OCR compatibles avec les logiciels de comptabilité.
Numérisation des reçus — Automatiser la numérisation et la classification des reçus.
Mise en œuvre des politiques — Développer des procédures de dépenses et d'approbation conformes à l'ARC.
Rapprochement mensuel — Examiner et vérifier les enregistrements numériques.
Défense d'audit — Fournir une documentation numérique vérifiée lors des examens de l'ARC.

Expérience réelle des clients

Une société de conseil de Montréal a économisé 70 heures par mois après que Mackisen a introduit le suivi des dépenses basé sur OCR. Une entreprise de logistique du Québec a réussi un audit de l'ARC en utilisant des reçus entièrement numériques, validés par la configuration du système de Mackisen.

Questions courantes

Puis-je jeter des reçus papier après les avoir numérisés ? Oui, une fois vérifiés et sauvegardés numériquement.
L'ARC accepte-t-elle les reçus générés par une application ? Oui, s'ils sont lisibles et stockés en toute sécurité.
Que se passe-t-il si je perds des données ? Les sauvegardes sont obligatoires selon les règles de conservation des documents de l'ARC.

Pourquoi Mackisen

Mackisen CPA Auditors Montreal met en œuvre des solutions OCR et de suivi des dépenses qui rationalisent les opérations et maintiennent la conformité. Nous veillons à ce que votre système de gestion des dépenses respecte les normes de l'ARC et de Revenu Québec. Appelez Mackisen CPA Auditors Montreal aujourd'hui pour votre consultation sur l'automatisation des dépenses 2025. La première réunion est gratuite et permet de construire un système d'audit sans papier.