Devenir sans papier avec l'ARC : services fiscaux numériques, règles de livraison électronique et dépôt sécurisé en ligne pour les entreprises canadiennes

Introduction

La CRA évolue rapidement vers un environnement fiscal entièrement numérique. De la déclaration électronique obligatoire pour les représentants, au courrier en ligne, aux signatures numériques, à l'intégration de Mon Compte Entreprise, les entreprises et les particuliers doivent désormais gérer presque toutes leurs obligations fiscales en ligne. Bien que la transition vers le numérique améliore l'efficacité, elle introduit également de nouvelles exigences en matière de conformité, des considérations de confidentialité et des normes de dépôt. De nombreux contribuables ne comprennent pas quels documents doivent être conservés physiquement, lesquels peuvent être stockés numériquement, ou comment fonctionnent les règles de livraison électronique et de communication électronique de la CRA. Ce guide explique les systèmes fiscaux numériques de la CRA, comment les utiliser correctement et comment les entreprises canadiennes peuvent passer en toute sécurité à un environnement fiscal sans papier.

Pourquoi la CRA Pousse pour la Conformité Numérique

La transformation numérique de la CRA est motivée par :
un traitement et des évaluations plus rapides
des coûts administratifs réduits
un suivi des audits et des vérifications facilité
une livraison sécurisée du courrier numérique
l'automatisation de la révision des données fiscales
le lien des données tierces provenant des banques, des processeurs de paie et des plateformes
La conformité numérique permet à la CRA d'élargir l'application de la loi tout en réduisant la paperasse. Les entreprises doivent s'adapter pour éviter de manquer des délais, des messages CRA non lus ou des documents perdus.

Les Plates-formes Numériques Principales de la CRA

Mon Compte CRA

Utilisé par les particuliers pour :
voir les évaluations
recevoir des notifications par e-mail
accéder aux feuillets fiscaux
mettre à jour le dépôt direct
soumettre des documents électroniquement

Mon Compte Entreprise CRA

Utilisé par les travailleurs indépendants, les sociétés et les partenariats pour :
dépôt des déclarations de GST/HST
soumettre des paiements de retenue à la source
répondre aux demandes d'audit
télécharger les avis de cotisation (AC)
accéder aux déclarations fiscales des sociétés (T2)
gérer les autorisations des représentants

Représenter un Client

Utilisé par les comptables et les professionnels de la fiscalité pour accéder aux comptes des clients. La CRA exige désormais une authentification à plusieurs facteurs et des formulaires d'autorisation mis à jour.

Règles de Dépôt Électronique Obligatoire

Certaines déclarations sont désormais obligatoires :
les déclarations de GST/HST doivent être déposées électroniquement pour la plupart des entreprises
les déclarations fiscales des sociétés T2 doivent être déposées électroniquement
les déclarations de fiducie T3 nécessitent de plus en plus le dépôt électronique
les représentants doivent utiliser le courrier électronique pour la correspondance avec la CRA
les dépôts papier peuvent entraîner des retards, des rejets ou des pénalités
Les entreprises doivent conserver des dossiers numériques dans des formats que la CRA peut accéder lors des audits.

Règles de Courrier Numérique et de Livraison Électronique de la CRA

La CRA n'envoie plus certains courriers papier par défaut. La livraison électronique inclut :
les avis de cotisation
les lettres d'audit
les examens de la GST/HST
les demandes de recouvrement
les demandes de documents
Les contribuables doivent activer les notifications par e-mail ; sinon, ils pourraient manquer des lettres de la CRA sensibles au temps. Manquer une lettre en ligne de la CRA ne prolonge pas les délais pour les objections, les examens de la GST, ou les réponses aux audits.

Dossiers Numériques Acceptables pour la CRA

La CRA permet la tenue de dossiers entièrement numériques si les documents sont :
complets
lisibles
non altérés
sauvegardés en toute sécurité
La CRA accepte :
des reçus PDF
des factures numérisées
des relevés bancaires numériques
des reçus par e-mail
des systèmes de stockage en nuage
Les photos de reçus sont acceptables si elles sont claires et lisibles. La CRA peut rejeter les fichiers qui sont flous, recadrés ou manquent de détails importants.

Exigences de Conservation des Dossiers pour les Fichiers Numériques

Quel que soit le format, les contribuables doivent conserver tous les dossiers fiscaux pendant au moins :
six ans à compter de la fin de l'année fiscale
plus longtemps s'il y a un audit, une objection ou un appel en cours
Les systèmes numériques doivent :
stockerv un fichier en toute sécurité
maintenir des pistes d'audit
permettre à la CRA d'accéder aux documents demandés rapidement
Les entreprises doivent planifier un stockage numérique à long terme.

Signatures Électroniques et Règles de la CRA

La CRA accepte les signatures électroniques pour :
les formulaires d'autorisation T183
les formulaires d'emploi T2200/T2200S
les formulaires de GST/HST
de nombreuses réponses aux audits
Les signatures numériques doivent être :
générées par des plateformes sécurisées
uniques au contribuable
liées aux pistes d'audit
La CRA peut rejeter les signatures qui semblent dactylographiées, copiées ou incohérentes avec les exigences d'authentification.

Soumettre des Documents Électroniquement à la CRA

Les documents peuvent être soumis via :
la fonction de téléchargement de Mon Compte
la fonction « Soumettre des Documents » de Mon Compte Entreprise
le portail Représenter un Client
le lien de téléchargement d'audit de la CRA
Les fichiers doivent être :
PDF, JPG ou formats de fichiers acceptables
sous les limites de taille de la CRA
soumis dans les délais
Les soumissions de documents à la CRA créent des horodatages numériques utilisés pour vérifier la conformité dans les délais.

Risques de Confidentialité et de Cybersécurité

Passer au numérique augmente les risques de :
courriers électroniques de phishing
messages de la CRA falsifiés
vol d'identité
accès non autorisé
Les entreprises doivent mettre en œuvre :
une authentification à plusieurs facteurs
un stockage de documents crypté
une formation du personnel sur les escroqueries d'usurpation d'identité de la CRA
une gestion sécurisée des mots de passe
La CRA ne demandera jamais de paiement via transfert électronique, cartes-cadeaux ou message texte.

Avantages de Passer au Numérique pour les Entreprises

devenir sans papier réduit les documents perdus
améliore la préparation aux audits
simplifie le dépôt de la GST/HST
réduit la saisie manuelle de données
améliore le suivi de la communication avec la CRA
supporte le travail à distance et la comptabilité en ligne
Les entreprises utilisant des flux de travail numériques résolvent les demandes de la CRA plus rapidement et réduisent leur exposition aux audits.

Erreurs Courantes lors de la Transition au Numérique

ne pas vérifier le courrier en ligne de la CRA
manquer les délais d'audit
conserver des reçus uniquement dans les dossiers de courrier indésirable d'e-mail
sauvegarder des fichiers avec des noms peu clairs
absence de systèmes de sauvegarde
accepter des fichiers de fournisseurs sans détails de GST/HST
la CRA refuse des déductions lorsque la documentation est incomplète ou indisponible.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entreprises à passer à la conformité numérique avec la CRA en construisant des systèmes de tenue de dossiers numériques sécurisés, en gérant le courrier en ligne de la CRA, en préparant des soumissions électroniques, en améliorant les flux de travail numériques de la GST/HST et en fournissant des stratégies de stockage à l'épreuve des audits. Nos systèmes de conformité numérique réduisent les risques liés à la CRA et rationalisent les opérations fiscales.

Expérience Client Réelle

Une entreprise de commerce électronique de Montréal a évité une réévaluation de GST en fournissant des dossiers numériques instantanés. Un entrepreneur confronté à un audit de la CRA a réussi à défendre ses dépenses avec des reçus numériques organisés. Une startup a économisé des milliers en adoptant un flux de travail de GST/HST sans papier. Une clinique dentaire a amélioré la gestion de la paie et de la correspondance avec la CRA grâce à l'automatisation de Mon Compte Entreprise.

Questions Courantes

La tenue de dossiers numériques est-elle acceptée par la CRA ? Oui, si complète et lisible. La CRA envoie-t-elle encore du courrier papier ? Moins fréquemment. Les signatures électroniques comptent-elles ? Oui, selon les directives de la CRA. Que se passe-t-il si je manque une lettre en ligne de la CRA ? Les délais s'appliquent toujours. Les reçus numérisés sont-ils valides ? Oui, s'ils sont clairs et non altérés.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à moderniser leurs systèmes de conformité, à éviter les communications manquées de la CRA et à rester prêtes pour les audits grâce à une transformation fiscale numérique.