LISTE DE CONTRÔLE DES DEMANDES DE CRÉDIT GST/QST : DOCUMENTS À CONSERVER

Revendiquer des crédits de taxe sur les intrants (CTI) de la TPS et des remboursements de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est l'un des moyens les plus efficaces pour les entreprises du Québec de réduire leur impôt à payer. Mais ces crédits ne sont autorisés que s'ils sont soutenus par une documentation valide et complète. De nombreux retards de remboursement, réévaluations et demandes refusées se produisent simplement parce que les entreprises ne peuvent pas produire les documents appropriés lors d'une vérification ou d'un audit. Cette liste de contrôle explique exactement quels documents vous devez conserver pour soutenir vos demandes de crédit de TPS/TVA - et comment les organiser pour que votre dossier soit prêt à être audité à tout moment.

Une documentation appropriée garantit un traitement des remboursements plus fluide, des déclarations plus précises et une meilleure conformité aux exigences de Revenu Québec et de l'ARC.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

Les exigences en matière de documentation pour les crédits de TPS/TVA sont dictées par :
• la Loi sur la taxe d'accise (TPS)
• la Loi sur la fiscalité du Québec (TVA)

Pour qu'un crédit soit valide, la documentation doit démontrer :
• le montant de la TPS/TVA payée
• l'identité du fournisseur
• la nature de la fourniture
• l'objectif commercial de la dépense
• le numéro d'enregistrement de la TPS/TVA du fournisseur (pour la plupart des transactions)

Les entreprises doivent conserver ces dossiers pendant au moins six ans à partir de la fin de la période fiscale à laquelle ils se rapportent.

DÉCISIONS CLÉS DES TRIBUNAUX

Les tribunaux maintiennent systématiquement le refus de CTI et de TVA lorsqu'une documentation est incomplète. Les juges ont statué que :
• les numéros de taxes des fournisseurs manquants invalident les crédits
• les reçus illisibles ne peuvent pas appuyer les demandes
• les dépenses personnelles ou mixtes doivent être correctement allouées
• les explications verbales ne peuvent pas remplacer des preuves appropriées
• les relevés bancaires à eux seuls ne peuvent pas être utilisés pour justifier les CTI

Les tribunaux ont également confirmé que le dépôt de déclarations précises ne prouve pas le droit - la documentation est le facteur déterminant.

POURQUOI REVENU QUÉBEC CIBLE LA DOCUMENTATION

Revenu Québec examine fréquemment la documentation des CTI/TVA parce que :
• de nombreuses entreprises ne conservent pas de reçus appropriés
• les vendeurs numériques oublient de télécharger des factures auprès de leurs fournisseurs
• les factures des sous-traitants sont souvent incomplètes
• les dépenses de restaurant et de voyage ont un objectif commercial peu clair
• les demandes de remboursement sans documentation correspondante soulèvent des drapeaux rouges

Un manque de documentation retarde presque toujours les remboursements ou entraîne des demandes refusées.

LISTE DE CONTRÔLE DES DEMANDES DE CRÉDIT DE TPS/TVA : DOCUMENTS À CONSERVER

Utilisez cette liste de contrôle pour maintenir des dossiers complets et conformes qui soutiennent chaque crédit de TPS/TVA que vous demandez.

1. Factures des fournisseurs (obligatoires pour la plupart des crédits)

Une facture valide doit inclure :
• le nom légal du fournisseur
• l'adresse du fournisseur
• les numéros d'enregistrement de la TPS/TVA
• la date de la facture
• le numéro de la facture
• la description des biens/services
• les montants de taxe indiqués séparément
• le montant total payé

Ces détails rendent la facture conforme pour les fins de CTI/TVA.

2. Reçus pour petits achats

Les reçus doivent montrer :
• la date
• le nom du fournisseur
• les montants de TPS/TVA (ou la mention "taxe incluse")
• la description de l'article
• la preuve de paiement

Even small receipts add up — keep them all.

3. Contrats, accords et déclarations de travail

Ceci aide à vérifier :
• la justification commerciale
• le statut de fourniture taxable
• le bon traitement fiscal
Particulièrement important pour les services professionnels, les sous-traitants et les projets en plusieurs phases.

4. Factures numériques et reçus d'abonnement

Les outils en ligne, les plateformes SaaS et les services numériques émettent souvent :
• des reçus par e-mail
• des PDF téléchargeables
• des historiques de transactions basés sur la plateforme
Conservez tous ces documents, car ils sont souvent oubliés lors des demandes de CTI.

5. Factures des sous-traitants

Dans le secteur de la construction, du conseil ou des services, les factures des sous-traitants doivent inclure des numéros de TPS/TVA et des descriptions claires. Les détails manquants sont une cause fréquente de crédits refusés.

6. Reçus de voyage d'affaires

Conservez la documentation pour :
• les hôtels
• les billets d'avion
• le stationnement
• les taxis
• les repas (seule la portion éligible)
Assurez-vous que l'objectif commercial est noté.

7. Documentation des dépenses de véhicule

Conservez :
• les reçus de carburant
• les factures d'entretien et de réparation
• les contrats d'achat ou de location
• les journaux de kilométrage (obligatoires pour les allocations)
Seules les portions utilisées à des fins professionnelles sont admissibles.

8. Factures d'actifs immobilisés

Les achats majeurs nécessitent des factures détaillées montrant les montants de TPS/TVA et les descriptions des actifs. Exemples :
• machines
• équipements
• ordinateurs
• véhicules
• améliorations locatives

9. Relevés bancaires et de cartes de crédit

Ceci soutient la preuve de paiement - mais ne peut pas remplacer les factures manquantes. Utilisez-les uniquement comme preuve complémentaire.

10. Rapports de dépenses avec documents justificatifs

Les rapports de dépenses des employés doivent inclure :
• des reçus joints
• l'objectif commercial
• la date et les détails du fournisseur
• l'allocation appropriée

11. Preuves de remboursements ou de retours

Conservez des dossiers de :
• notes de crédit
• remboursements de fournisseurs
• confirmations de retours
Ces éléments réduisent la TPS/TVA payée et doivent être documentés.

12. Documentation d'importation/exportation

Nécessaire pour les biens exonérés de taxe et certaines demandes de CTI sur les biens importés, y compris :
• formulaires de douane
• déclarations d'importation
• documents d'expédition

13. Rapports mensuels de réconciliation de la TPS/TVA

Ceci confirme que :
• la TPS/TVA perçue est correcte
• les CTI/TVA demandés correspondent aux factures justificatives
• les écarts sont résolus

14. Copies des déclarations de TPS/TVA déposées

Inclure des copies FPZ-500-V avec votre documentation pour chaque période de dépôt.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à bâtir des systèmes de documentation robustes pour soutenir chaque crédit de TPS/TVA demandé. Nous examinons les factures des fournisseurs, formons le personnel à la tenue de dossiers appropriée, mettons en œuvre des systèmes de stockage de reçus numériques et créons des dossiers de documentation prêts pour un audit. Notre équipe veille à ce que vos crédits soient entièrement documentés, maximisant les remboursements et minimisant le risque d'audit.

Si votre documentation passée est incomplète, nous aidons à reconstruire les dossiers manquants et à corriger les déclarations précédentes.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Un designer auto-entrepreneur a perdu des milliers en CTI refusés en raison de reçus numériques manquants. Mackisen a reconstruit leur système de documentation et a récupéré des crédits par le biais d'ajustements.

Une entreprise de construction a soumis des factures de sous-traitants incomplètes. Mackisen a rassemblé des factures corrigées des sous-traitants et a résolu la vérification.

Une startup a sous-estimé l'importance de la documentation pour les abonnements numériques. Mackisen a créé un système de stockage numérique qui a prévenu de futures pertes de CTI.

QUESTIONS COURANTES

Puis-je réclamer des crédits de TPS/TVA sans reçus
Non. Une documentation appropriée est obligatoire pour tous les CTI/TVA.

Les factures numériques comptent-elles
Oui, tant qu'elles contiennent les informations légales requises.

Les relevés bancaires suffisent-ils à eux seuls
Non. Ils soutiennent le paiement mais ne remplacent pas les factures.

Que faire si la documentation est manquante
Demandez des duplicatas immédiatement ou consultez un CPA pour reconstruire les dossiers.

Une documentation insuffisante peut-elle entraîner un audit
Oui. Une documentation insuffisante est un déclencheur majeur d'audit.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à maintenir une documentation de TPS/TVA complète et conforme. Nos systèmes d'experts garantissent que vos demandes de crédits sont maximisées, précises et prêtes pour un audit.