Dépôt de la TPS/TVQ pour les entreprises : liste de contrôle en 10 étapes pour un retour en douceur — Cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction
Déposer la TPS (Taxe sur les produits et services) et la TVQ (Taxe de vente du Québec) avec précision et à temps est essentiel pour chaque entreprise du Québec. Que vous soyez une startup, un petit détaillant ou une entreprise de services, suivre un processus structuré permet d'éviter des erreurs coûteuses, des pénalités et des tensions de trésorerie.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous avons créé cette liste de contrôle en 10 étapes pour aider les propriétaires d'entreprises à préparer, calculer et déposer leurs déclarations de TPS/TVQ en douceur — en assurant une conformité totale avec Revenu Québec (ARQ) et l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Étape 1 : Vérifiez votre enregistrement et votre fréquence de dépôt

Avant de déposer, confirmez que :

• Votre entreprise est correctement enregistrée pour la TPS (avec l'ARC) et la TVQ (avec l'ARQ).

• Vous connaissez votre fréquence de déclaration — mensuelle, trimestrielle ou annuelle — en fonction de vos ventes :

  • Moins de 1,5 M$ : Dépôt annuel.

  • 1,5 M$–6 M$ : Dépôt trimestriel.

  • Plus de 6 M$ : Dépôt mensuel.

• Vous avez noté vos dates limites de dépôt et ajouté des rappels à votre calendrier.

Conseil de Mackisen : Un dépôt tardif entraîne une pénalité de 5 % plus 1 % par mois (maximum de 12 mois).

Étape 2 : Rassembler tous les dossiers de vente

Rassemblez tous les documents faisant état des ventes imposables pour la période :

• Factures et reçus de vente.

• Rapports de POS ou de commerce électronique (Shopify, Square, Lightspeed).

• Relevés bancaires montrant les dépôts des clients.

• Ventes à l'exportation (évaluées à 0 %) et transactions exemptes (par exemple, loyer résidentiel).

Vérifiez :

• Toutes les factures incluent vos numéros d'enregistrement TPS (RT) et TVQ (TQ).

• La TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %) ont été appliquées correctement.

Étape 3 : Rassembler tous les dossiers d'achat et de dépenses

Rassemblez tous les documents justificatifs pour les achats et les dépenses d'entreprise :

• Factures et reçus de fournisseurs.

• Relevés de carte de crédit ou reçus en ligne.

• Factures pour le loyer, les services publics et les services.

Chaque facture doit indiquer :

• Les numéros d'enregistrement TPS et TVQ du fournisseur.

• Le montant de TPS/TVQ payé.

Cela servira à calculer les Crédits de taxe sur les intrants (CTI) et les Remboursements de taxe sur les intrants (RTI).

Étape 4 : Réconciliez vos comptes

Avant de déposer, réconciliez :

• Ventes vs. dépôts (pour confirmer que tous les revenus ont été déclarés).

• Achats vs. paiements (pour assurer que les dépenses correspondent aux factures).

• TPS/TVQ perçue vs. à payer (de votre système comptable).

Si vous utilisez des logiciels comme QuickBooks, Sage ou Xero, générez :

• Rapport de synthèse TPS/TVH.

• Synthèse TVQ (compatible FPZ-500-V).

La réconciliation garantit que votre déclaration correspond à votre activité réelle et empêche les déclencheurs d'audit.

Étape 5 : Calculez les taxes perçues

Calculez le total de la TPS et de la TVQ que vous avez facturées aux clients pendant la période de déclaration.

Exemple :
Ventes avant taxes = 100 000 $
TPS (5 %) = 5 000 $
TVQ (9,975 %) = (100 000 $ + 5 000 $) × 9,975 % = 10 474 $
Total des taxes perçues = 15 474 $

Étape 6 : Calculez les Crédits de taxe sur les intrants (CTI) et les Remboursements de taxe sur les intrants (RTI)

Calculez tous les montants de TPS et de TVQ payés sur les dépenses d'entreprise :

• Loyer et services publics.

• Équipement et fournitures.

• Honoraires professionnels.

• Services de sous-traitance.

Exemple :
TPS payée = 3 200 $
TVQ payée = 6 400 $
Total CTI/RTI = 9 600 $

Assurez-vous que toutes les dépenses sont à des fins commerciales — les dépenses personnelles ou non commerciales ne sont pas admissibles.

Étape 7 : Déterminez le montant de taxe nette à payer ou rembourser

Formule :

(TPS + TVQ perçues) – (TPS + TVQ payées sur les achats) = Montant de taxe nette à payer ou rembourser

Exemple :
Taxes perçues = 15 474 $
Taxes payées = 9 600 $
Montant de taxe à remettre = 5 874 $

Si le résultat est négatif, vous recevrez un remboursement à la place.

Étape 8 : Déposez vos déclarations électroniquement

A. TPS/TVH (ARC)

• Dépôt via Mon Compte d'entreprise :http://canada.ca/mon-compte-entreprises.

• Utilisez le formulaire GST34 (ou GST62 pour le dépôt papier).

B. TVQ (Revenu Québec)

• Dépôt via Mon Dossier pour les entreprises : http://revenuquebec.ca/mon-dossier.

• Utilisez le Formulaire FPZ-500-V pour le dépôt manuel.

Conservez toujours les numéros de confirmation électronique et les reçus de dépôt.

Étape 9 : Effectuez votre paiement ou confirmez le remboursement

• Paiement :

  • Payer électroniquement via les services bancaires en ligne (“TPS/TVH ARC” ou “Revenu Québec – TVQ”).

  • Ou utilisez un débit préautorisé dans votre compte en ligne.

• Remboursements :

  • L'ARC et Revenu Québec émettent généralement des remboursements dans les 10 à 15 jours ouvrables (si déposés en ligne).

  • Confirmez via vos tableaux de bord de compte.

Conseil pro : Transférez la TPS/TVQ perçue dans un compte bancaire séparé tout au long de l'année afin que le paiement soit sans effort.

Étape 10 : Conservez des dossiers et préparez-vous aux audits

Conservez tous les dossiers TPS/TVQ pendant au moins six ans en vertu de l'article 34 de la Loi sur l'administration fiscale :

• Factures de ventes et d'achats.

• Confirmations de dépôt.

• Rapports bancaires et de POS.

• Preuves d'enregistrement des fournisseurs.

Liste de vérification de la préparation à l'audit :
☑ Toutes les factures de fournisseurs ont des numéros TPS/TVQ valides.
☑ Les totaux se réconcilient avec le système comptable.
☑ Les remboursements ou crédits sont soutenus par de la documentation.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous créons des Dossiers fiscaux prêts pour l'audit pour nos clients — numériques ou papier — afin de les protéger lors des examens de l'ARC ou de Revenu Québec.

Jurisprudence et Réflexion juridique
Les tribunaux canadiens soulignent que les entreprises, et non les comptables, sont légalement responsables des dépôts précis :

• Hickman Motors Ltd. c. Canada (CSC 1997) — les contribuables doivent prouver leur conformité.

• Canderel Ltd. c. Canada (CSC 1998) — les dépôts doivent refléter la réalité commerciale réelle.

• Lac d’Amiante du Québec Ltée (CSC 2001) — Revenu Québec a le droit d'exiger une documentation complète.

Des dossiers appropriés sont votre meilleure défense juridique.

Gagner avec l'ARC et Revenu Québec
Chez Mackisen CPA Montréal, nous veillons à ce que le processus de dépôt de chaque client soit fluide, précis et à l'abri des audits :

1. Vérification des données – Nous vérifions chaque facture et chaque reçu pour conformité.

2. Réconciliation fiscale – Nous équilibrons les comptes TPS/TVQ avant soumission.

3. Dépôt électronique – Nous gérons à temps les dépôts auprès de l'ARC et de l'ARQ.

4. Documentation – Nous constituons des dossiers prêts pour l'audit.

5. Protection contre les pénalités – Nous aidons les clients à demander un allègement sous l'article 94.1 si nécessaire.

Centre de services Mackisen : Dépôt et conformité simplifiés
Notre Centre de services Mackisen fournit un soutien clé en main pour la TPS/TVQ :

• Inscription et configuration.

• Dépôts et paiements mensuels/trimestriels.

• Optimisation des remboursements et suivi de la documentation.

• Représentation lors d'audits et formation à la conformité.

Notre équipe bilingue — CPA auditeurs, avocats fiscalistes, et spécialistes en conformité de McGill, de l'Université de Montréal et de l'Université Concordia — offre précision, conformité et tranquillité d'esprit.

Exemple client réel
Une agence de marketing de Laval n'a pas réussi à réconcilier correctement ses rapports de TVQ et a fait face à une réévaluation de 9 000 $. Mackisen CPA a reconstruit leurs rapports trimestriels, corrigé les dépôts rétroactivement et automatisé leurs flux de travaux TPS/TVQ. L'agence dépose maintenant en moins de 30 minutes par trimestre, sans aucune erreur.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expertise CPA et juridique combinée, Mackisen CPA Montréal s'assure que vos déclarations de TPS/TVQ sont déposées avec précision, à temps et pleinement soutenues par la documentation.

Lorsque vous déposez avec Mackisen, chaque ligne est vérifiée, chaque crédit est réclamé, et chaque déclaration est sans stress — du premier calcul à la dernière confirmation.