LISTE DE CONTRÔLE DE PRÉ-DÉCLARATION GST/QST : ORGANISER LES FACTURES ET LES REÇUS

Les plus grandes erreurs de déclaration pour les déclarations de TPS/TVQ se produisent avant même que vous commenciez à remplir le FPZ-500-V. Des reçus manquants, des factures incomplètes, des documents mal classés et des dossiers désorganisés entraînent des dépôts incorrects, des délais de remboursement et même des vérifications par Revenu Québec. Cette liste de contrôle pré-déclaration explique exactement comment organiser vos factures et reçus afin que vous puissiez déposer la TPS/TVQ avec précision, confiance et sans stress de dernière minute.

Un système de documentation bien structuré est le fondement d'un rapport clair et conforme de TPS/TVQ — et la meilleure défense contre les problèmes de vérification ou d'audit.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

En vertu de la Loi sur la taxe d'accise (TPS) et de la Loi de taxation du Québec (TVQ), les entreprises doivent maintenir une documentation complète pour toutes les :
• ventes imposables
• crédits de taxe à l'entrée (CTEs)
• remboursements de taxe à l'entrée (RTEs)
• ajustements et notes de crédit
• transactions bancaires
• calculs de taxe

Revenu Québec exige que les factures et reçus incluent des informations spécifiques (numéros de taxe du fournisseur, descriptions, dates, montants). Des documents incomplets peuvent entraîner le refus de CTEs/RTEs.

La documentation doit être conservée pendant au moins six ans.

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Les tribunaux ont affirmé à plusieurs reprises que les contribuables doivent maintenir une documentation valide avant de déposer. Les décisions clés incluent :
• les factures manquant des numéros de TPS/TVQ du fournisseur invalident les crédits de taxe à l'entrée
• les relevés bancaires seuls sont insuffisants pour justifier les dépenses
• des dossiers désorganisés justifient des retards de vérification
• des estimations ou des “aproximations raisonnables” ne sont pas acceptables
• des explications verbales ne peuvent pas remplacer les reçus
• les divergences entre les factures et les déclarations soutiennent les réévaluations

Ces décisions soulignent pourquoi organiser les documents avant de déposer est essentiel.

POURQUOI REVENU QUÉBEC CIBLE LES DÉPOSANTS DÉSORGANISÉS

Les entreprises déposant la TPS/TVQ avec une documentation médiocre montrent souvent :
• des totaux inconsistants
• des demandes de crédit importantes sans support
• des ventes et des dépôts discordants
• des reçus manquants ou illisibles
• des codes fiscaux incorrects
• des ajustements inexpliqués

Ces indicateurs d'alerte entraînent souvent des demandes de vérification ou des audits.

LISTE DE CONTRÔLE PRÉ-DÉCLARATION TPS/TVQ : ORGANISEZ VOS FACTURES ET REÇUS

Suivez cette liste de contrôle avant de préparer votre déclaration TPS/TVQ.

1. Créez un dossier pour la période de dépôt

Mettez en place un dossier numérique ou physique pour :
• les factures de vente
• les reçus des fournisseurs
• les relevés bancaires
• les rapprochements
• les résumés de PDV
• les notes de crédit

Cela devient votre classeur prêt pour l'audit.

2. Rassemblez toutes les factures de vente

Assurez-vous que chaque facture inclut :
• vos numéros d'enregistrement TPS et TVQ
• nom et adresse du client
• numéro et date de la facture
• description des biens/services
• montants TPS/TVQ indiqués séparément
• codes fiscaux corrects

Classer par date ou numéro de facture.

3. Rassemblez toutes les factures d'achat

Pour réclamer des CTEs/RTEs, les factures des fournisseurs doivent inclure :
• nom légal du fournisseur
• numéros d'enregistrement TPS/TVQ du fournisseur
• date de la facture
• descriptions des lignes d'articles
• montants de taxe
• total payable

Conservez les reçus par ordre chronologique.

4. Identifiez les reçus manquants

Créez une liste des documents manquants et demandez des duplicatas aux fournisseurs avant de déposer.

5. Organisez les factures numériques

Téléchargez des PDF depuis :
• Amazon
• Shopify
• Google Workspace
• abonnements logiciels
• plateformes en ligne
Gardez-les dans votre dossier mensuel.

6. Classez les dépenses par catégorie

Regroupez les dépenses pour faciliter la révision et le calcul des CTEs :
• fournitures de bureau
• logiciels
• sous-traitants
• voyages
• services publics
• loyer
• équipement

7. Révisez les frais récurrents

Assurez-vous que les frais récurrents (télécom, outils SaaS, services publics) sont inclus chaque période.

8. Rapprochez les relevés bancaires

Associez chaque dépôt à une facture de vente et chaque paiement à la documentation du fournisseur. Marquez les dépôts non-revenus.

9. Faites correspondre les totaux de PDV à votre système comptable

Assurez-vous que les rapports Z des PDV correspondent aux ventes quotidiennes enregistrées, y compris celle de TPS/TVQ collectée.

10. Incluez les notes de crédit et les remboursements

Dépôchez tous les remboursements client, réductions et retours. Ajustez la TPS/TVQ collectée en conséquence.

11. Révisez le codage fiscal

Confirmez que chaque transaction est correctement codée :
• imposable
• exonéré
• taux zéro

Un codage fiscal incorrect est une source majeure d'erreurs de déclaration.

12. Préparez un résumé de la TPS/TVQ collectée

Exécutez un rapport montrant la TPS/TVQ facturée sur toutes les factures. Assurez-vous que les chiffres correspondent à votre grand livre général.

13. Préparez un résumé des CTEs/RTEs

Listez toutes les dépenses avec la TPS/TVQ éligible et les factures justificatives.

14. Signalisez les éléments inhabituels

Notez :
• achats de grande valeur
• gros remboursements
• ajustements inhabituels
• ventes interprovinciales
• achats étrangers
Ces éléments peuvent nécessiter une documentation supplémentaire.

15. Vérification finale avant dépôt

Assurez-vous que votre dossier TPS/TVQ contient :
• toutes les factures
• tous les reçus
• les rapprochements
• les relevés bancaires
• les résumés de PDV
• les notes de crédit
• votre projet de déclaration TPS/TVQ

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à mettre en place des systèmes de documents structurés pour assurer des dépôts de TPS/TVQ fluides. Nous examinons vos factures et reçus, identifions les documents manquants, créons des modèles de rapprochement et construisons des dossiers pré-déclaration qui rendent chaque déclaration prête pour l'audit. Notre équipe organise également des systèmes de comptabilité numérique pour automatiser la collecte de documents et minimiser les erreurs.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Un détaillant a déposé plusieurs déclarations sans organiser les reçus. Les remboursements ont été retardés. Mackisen a construit un système de pré-déclaration qui a résolu la documentation manquante et obtenu leur remboursement.

Un entrepreneur a égaré des factures numériques de fournisseurs. Mackisen a reconstruit le dossier CTE et corrigé des déclarations antérieures.

Un consultant a reçu une lettre de vérification parce que les ventes ne correspondaient pas aux dépôts bancaires. Mackisen a organisé les documents et fourni des rapprochements clairs pour Revenu Québec.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Ai-je besoin de reçus originaux
Les copies numériques sont acceptables tant qu'elles sont lisibles et complètes.

Que faire si je ne peux pas trouver un reçu
Demandez un duplicata immédiatement. Vous ne pouvez pas revendiquer de CTEs sans documentation valide.

Devrais-je utiliser un logiciel pour organiser les reçus
Oui. Les applications de capture de reçus réduisent les erreurs et gagnent du temps.

Puis-je déposer sans organiser les documents
Techniquement oui, mais cela augmente le risque de vérification ou d'erreurs.

Revenu Québec exige-t-il les documents lors du dépôt
Pas immédiatement — mais ils peuvent les demander à tout moment.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité CPA, Mackisen CPA Montréal s'assure que vos documents TPS/TVQ sont organisés, conformes et prêts pour l'audit avant dépôt. Nos systèmes pré-déclaration structurés réduisent le stress, préviennent les retards et améliorent l'exactitude.