Comment documenter les ventes et les dépenses pour un dépôt facile de la TPS/TVQ — Cabinet CPA de Montréal

Une documentation précise est la base de dépôts de TPS/TVQ propres. Que vous gériez une entreprise de consultant, un magasin de détail, une entreprise de construction, un magasin de commerce électronique ou une pratique professionnelle, votre capacité à documenter correctement les ventes et les dépenses détermine si vos déclarations sont acceptées, si vos remboursements sont rapidement libérés et si vous survivez à un examen de Revenu Québec ou de l'ARC. La plupart des entreprises ne sont pas auditée parce qu'elles ont commis une erreur - elles sont auditées parce que leurs documents sont incomplets, incohérents ou mal organisés. Ce guide explique comment documenter chaque transaction correctement en utilisant le même système à l'épreuve des audits que Mackisen CPA Montréal construit pour ses clients.

Pourquoi cela compte
La conformité à la TPS/TVQ est basée sur des preuves. Revenu Québec et l'ARC s'attendent à ce que tous les ITCs/ITRs réclamés, toute TPS/TVQ collectée, et chaque chiffre dans votre déclaration soit complètement soutenu par des documents. Si votre documentation est incomplète ou inappropriée, le gouvernement peut refuser des crédits, geler des remboursements, émettre des réévaluations ou élargir l'audit aux années précédentes. Avec une documentation appropriée, vos dépôts passent à travers le système sans retard.

Cadre légal et réglementaire
Les règles de documentation relèvent à la fois de la Loi sur la taxe d'accise (TPS) et de la Loi sur l'administration fiscale (TVQ).
Les entreprises doivent conserver tous les documents justificatifs pendant six ans.
Hickman Motors (1997, SCC) confirme que le contribuable supporte le fardeau de la preuve.
Canderel (1998, SCC) exige que la comptabilité financière reflète la réalité commerciale.
Lac d’Amiante (2001, SCC) renforce que le RQ peut réévaluer lorsque la documentation est incomplète.

Une entreprise dépose une demande de remboursement de 18 000 $ de TVQ. Quelques jours plus tard, une demande d'information arrive. Revenu Québec demande toutes les factures, rapports Marchand, preuves de paiement, contrats, et rapprochements. L'entreprise découvre qu'elle n'a jamais téléchargé les factures Shopify, certains fournisseurs n'ont pas indiqué leurs numéros de TVQ, et la moitié des dépôts ne correspondent pas aux ventes déclarées. Le RQ refuse 18 000 $ de ITRs et alerte l'entreprise pour examen lors de chaque future déclaration. Tout cela parce que la documentation n'a pas été maintenue correctement.

Section d'apprentissage : à quoi ressemble une documentation appropriée
Pour soutenir les dépôts de TPS/TVQ, chaque transaction doit avoir deux composants :
Un document valide
Preuve de paiement
Un document valide comprend :
Facture fiscale
Nom légal du fournisseur
Numéro de TPS/TVQ du fournisseur
Nom de votre entreprise
Description des biens/services
TPS et TVQ indiquées séparément
Date et numéro de facture
La preuve de paiement comprend :
Relevé bancaire
Confirmation de virement Interac
Relevé de carte de crédit
Reçu PayPal/Stripe
Pour les dépenses supérieures à 30 $ (souvent même plus bas), des factures appropriées sont obligatoires.

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Comment documenter correctement les ventes
Pour chaque vente, conservez :
Factures clients montrant la TPS/TVQ
Résumés de commandes de point de vente ou de commerce électronique
Rapports de paiement Stripe/PayPal/Shopify
Dépôts bancaires correspondant aux ventes
Contrats ou accords
Documents d'exportation pour les ventes exonérées
Si vos ventes ne sont pas documentées, la TPS/TVQ collectée ne peut pas être correctement réconciliée.

Comment documenter correctement les dépenses
Pour chaque dépense :
Collectez la facture du fournisseur
Vérifiez les numéros de TPS/TVQ
Confirmez le montant de la taxe
Joignez la preuve de paiement
Codez-le correctement dans votre logiciel comptable
Enregistrez tous crédits ou remboursements
Les dépenses sans factures ou preuve de paiement ne peuvent pas être réclamées comme ITCs/ITRs.

Section documentation : exigence de stockage de six ans
Revenu Québec et l'ARC exigent que vous conserviez :
Factures
Reçus
Relevés bancaires
Résumés des processeurs de paiements
Contrats
Rapprochements
Preuve de paiement
Confirmations de dépôt
Journaux d'exportation
Rapports de système de logiciel
Conservez tout pendant six années complètes après la dernière année à laquelle le document se rapporte.

Erreurs courantes de documentation
Utiliser des tickets de carte de crédit comme factures
Numéros de taxe de fournisseur manquants
Ne pas faire correspondre les dépôts aux ventes
Ne pas télécharger les factures des magasins en ligne
Ne pas conserver la preuve de paiement
Ne pas documenter les exportations exonérées
Codage fiscal incorrect dans le logiciel
Supprimer les e-mails avec des reçus joints
Ne pas stocker les documents dans un système organisé
Ne pas réconcilier les paiements des processeurs de paiements
Ces erreurs causent la plupart des retards de remboursement et des audits.

Réussir avec Revenu Québec et le Canada
Mackisen construit un écosystème de documentation complet pour votre entreprise. Nous organisons vos ventes et dépenses par catégorie, mettons en place des dossiers numériques, faisons correspondre les dépôts aux ventes, faisons correspondre les paiements aux factures et réconcilions tous les comptes de TPS/TVQ. Lorsque l'ARC ou le RQ demande des documents, nous produisons un dossier d'audit complet — indexé, étiqueté et conforme. Notre système garantit que vos remboursements sont rapidement libérés, que vos dépôts sont acceptés, et que vos audits sont clôturés avec un minimum de questions.

Centre de services Mackisen
Nous fournissons :
Systèmes de documentation des ventes
Systèmes de documentation des dépenses
Dossiers à l'épreuve des audits TPS/TVQ
Systèmes de réconciliation pour Stripe, PayPal, Square, Shopify
Systèmes de dépôt numériques complets
Soutien avec les demandes d'information
Dépôts corrigés et modifications
Chaque système est conçu pour protéger votre entreprise contre les réévaluations liées à la documentation.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience en CPA et en audit, Mackisen CPA Montréal s'assure que votre documentation est complète, organisée, conforme et entièrement défendable. Nous aidons les entreprises à éliminer les retards de remboursement, à éviter les audits et à protéger leurs dépôts TPS/TVQ avec des preuves solides et fiables.