Comment télé-déclarer une déclaration de TPS/TVH en utilisant QuickBooks ou d'autres logiciels

Introduction

Déposer votre déclaration de TPS/TVH en ligne n'a jamais été aussi facile — surtout en utilisant des plateformes comptables modernes telles que QuickBooks Online, Xero, Sage ou Wave. Ces outils s'intègrent directement au système de dépôt électronique de l'Agence du revenu du Canada (ARC), vous permettant de préparer, examiner et soumettre vos déclarations de TPS/TVH en quelques clics.

Ce guide étape par étape de Mackisen CPA Montréal explique comment déposer électroniquement votre déclaration de TPS/TVH en toute sécurité et avec précision en utilisant un logiciel de comptabilité. Vous apprendrez également les meilleures pratiques pour la configuration, la réconciliation et la conservation des dossiers afin de garantir le plein respect des exigences de l'ARC.

Cadre juridique et réglementaire

Le dépôt de déclarations électroniques de TPS/TVH est régi par la Loi sur la taxe d'accise (RSC 1985, ch. E-15) et administré par l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Le dépôt électronique est obligatoire pour la plupart des inscrits à la TPS/TVH ayant des revenus imposables annuels de plus de 1,5 million de dollars et est fortement encouragé pour les petites entreprises.

Les méthodes électroniques acceptées comprennent :

• Le portail Mon compte d'entreprise (MBA) de l'ARC.

• Intégration de dépôt électronique directe à travers un logiciel de comptabilité approuvé (QuickBooks, Xero, Sage).

• Les formulaires web « NETFILE » de l'ARC (pour soumission en ligne manuelle).

Information d'apprentissage

Le dépôt électronique garantit des remboursements plus rapides, une confirmation immédiate et moins d'erreurs papier. L'ARC considère la date de dépôt comme la date à laquelle votre déclaration est transmise avec succès, et non pas la date de paiement.

Étape par étape : Comment déposer électroniquement la TPS/TVH avec QuickBooks

Étape 1 — Vérifiez la configuration de votre TPS/TVH dans QuickBooks

Avant de déposer, confirmez que :

• Votre compte TPS/TVH est correctement enregistré et lié à votre numéro d'entreprise (BN) (format : 123456789RT0001).

• Le période de déclaration (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) correspond au calendrier attribué par l'ARC.

• Les codes de taxe du logiciel (TPS, TVH, exonéré) sont correctement configurés.

Conseil : Dans QuickBooks → Taxes → Paramètres de taxe de vente, assurez-vous que « Agence : Agence du revenu du Canada » est listée comme autorité de dépôt.

Étape 2 — Réconciliez avant de déposer

Réconciliez vos comptes de TPS/TVH pour éviter des soumissions inexactes :

• Faites correspondre toutes les factures, paiements et notes de crédit pour la période de déclaration.

• Examinez les crédits de taxe sur les intrants (CTI) — TPS/TVH payée sur les dépenses professionnelles.

• Vérifiez que le solde de votre TPS/TVH à payer équivaut au montant calculé par le système.

Information d'apprentissage

L'ARC audite souvent les divergences entre la TPS collectée et les CTI demandés. La réconciliation mensuelle minimise le risque de réévaluation.

Étape 3 — Générer la déclaration

Dans QuickBooks :

1. Allez dans Taxes → Taxe de vente → Préparer la déclaration.

2. Choisissez votre période de déclaration (par exemple, 1er janv. – 31 mars 2025).

3. Examinez le résumé généré par le système, y compris :

   • ligne 101 — Ventes totales et autres revenus.

   • ligne 105 — TPS/TVH collectée ou à percevoir.

   • ligne 108 — Crédits de taxe sur les intrants.

   • ligne 109 — Taxe nette (ligne 105 – ligne 108).

4. Confirmez l'exactitude et cliquez sur Dépôt de déclaration.

Étape 4 — Connectez-vous au système de dépôt en ligne de l'ARC

QuickBooks et d'autres logiciels certifiés par l'ARC utilisent une interface de programmation d'application (API) sécurisée pour se connecter directement aux serveurs de l'ARC.

Lorsque vous y êtes invité :

• Connectez-vous en utilisant vos identifiants de Mon compte d'entreprise de l'ARC ou votre clé d'accès autorisée.

• Autorisez QuickBooks (ou votre logiciel) à transmettre votre déclaration de TPS/TVH électroniquement.

• Examinez les informations pré-remplies et cliquez sur Soumettre.

Vous recevrez un numéro de confirmation immédiat de l'ARC — sauvegardez-le ou imprimez-le. Ceci est votre preuve officielle de dépôt.

Étape 5 — Effectuez votre paiement

Même après le dépôt électronique, vous devez payer tout solde dû séparément.

Options :

• Banque en ligne : ajoutez ARC TPS/TVH comme bénéficiaire.

• Débit préautorisé : configurez le paiement dans votre Mon compte d'entreprise de l'ARC.

• Mon paiement à l'ARC : payez directement par carte de débit.

Enregistrez la confirmation de paiement dans QuickBooks pour réconciliation.

Étape 6 — Conservez et sauvegardez les dossiers

Conservez des copies numériques de :

• Résumé des déclarations déposées et numéros de confirmation de l'ARC.

• Listes de transactions justificatives (ventes, achats, CTI).

• Reçus de paiement et rapports de réconciliation.

Période de conservation : six ans à partir de la fin de l'année fiscale que couvre la déclaration.

Information d'apprentissage

QuickBooks vous permet de joindre des PDF justificatifs à chaque déclaration. Cette fonctionnalité est inestimable si l'ARC demande de la documentation plus tard.

Utilisation d'autres logiciels de comptabilité

Xero :

• Allez dans Comptabilité → Rapports → Déclaration de TPS/TVH.

• Examinez les champs remplis automatiquement et sélectionnez Dépôt maintenant via l'ARC NETFILE.

• Sauvegardez la page de confirmation.

Sage Business Cloud :

• Accédez à Taxes → Rapport TPS/TVH → Soumettre à l'ARC.

• Connectez-vous avec vos identifiants de l'ARC et transmettez directement.

Wave Accounting :

• Générez le rapport résumé de TPS/TVH.

• Déposez manuellement par le portail NETFILE de l'ARC en copiant les valeurs dans le formulaire en ligne.

Erreurs courantes à éviter

• Dépôt sans réconciliation des transactions.

• Sélection du mauvais période de déclaration.

• Oublier de cliquer sur « Soumettre à l'ARC » après avoir prévisualisé la déclaration.

• Supposer que la soumission du paiement équivaut à un dépôt.

• Jeter le numéro de confirmation de l'ARC.

Information d'apprentissage

Paiement ≠ Dépôt. Vous devez à la fois soumettre la déclaration et effectuer le paiement pour rester conforme.

Exemple réel d'entreprise

Un consultant technologique de Montréal a utilisé QuickBooks pour déposer électroniquement des déclarations trimestrielles de TPS/TVH, mais a oublié de réconcilier les remboursements. L'ARC a ensuite demandé des dossiers de sauvegarde. Avec l'aide de Mackisen CPA, il a redéposé des déclarations corrigées et a reçu plus de 2 100 $ en crédits de taxe sur les intrants remboursés.

Un autre client a saisi manuellement les montants de la TVH dans le système NETFILE de l'ARC au lieu d'utiliser l'intégration de QuickBooks, introduisant des erreurs de frappe qui ont entraîné une réévaluation. Après être passé au dépôt électronique automatisé, l'exactitude s'est améliorée et le temps de dépôt a diminué de 70 %.

Leçon : le dépôt électronique fait gagner du temps — mais seulement lorsque vos livres sont correctement réconciliés.

Liste de vérification de conformité

À faire

• Vérifiez la configuration du compte de l'ARC et les codes de taxe.

• Réconciliez la TPS/TVH avant de déposer électroniquement.

• Sauvegardez les numéros de confirmation de l'ARC.

• Payer les soldes électroniquement avant les dates d'échéance.

• Conservez les dossiers pendant six ans.

À ne pas faire

• Supposer que la soumission par logiciel remplace le paiement.

• Dépôt sans vérifier les CTI et les totaux de ventes.

• Perdre des pages de confirmation ou des rapports PDF.

• Mélanger plusieurs périodes dans une seule déclaration.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entreprises à déposer des déclarations de TPS/TVH sans effort en :

1. Configurant les identifiants de dépôt électronique de l'ARC dans QuickBooks, Xero ou Sage.

2. Effectuant des réconciliations avant soumission.

3. Examinant les CTI pour des crédits manqués.

4. Gérant les audits ou ajustements post-déclaration.

Notre système supervisé par un CPA garantit des soumissions de TPS/TVH précises, conformes et prêtes pour un audit — à chaque fois.

Pourquoi choisir Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expertise CPA combinée, Mackisen CPA Montréal aide les petites et moyennes entreprises à travers le Québec et l'Ontario à moderniser leur conformité à la TPS/TVH. Nous simplifions la technologie, améliorons l'exactitude et protégeons vos déclarations des erreurs ou des pénalités.