Comment se préparer à un audit de TPS/TVQ : étapes pour rester prêt pour l'audit

Introduction

Recevoir un avis d'audit de la TPS ou de la TVQ de Revenu Québec ou de l'Agence du revenu du Canada (ARC) peut sembler intimidant — mais avec une préparation adéquate, cela ne doit pas l'être. La plupart des audits ne sont pas aléatoires ; ils sont déclenchés par des écarts de déclaration, des documents manquants ou des incohérences entre vos déclarations de TPS/TVQ et vos déclarations de revenus.

Ce guide de Mackisen CPA Montréal explique exactement comment se préparer à un audit de TPS/TVQ, ce que les auditeurs recherchent et comment protéger votre entreprise avant, pendant et après un audit. Que vous soyez un propriétaire de petite entreprise, un professionnel autonome ou une société, ces étapes vous aideront à rester prêt pour un audit à tout moment.

Cadre légal et réglementaire

Les audits sont autorisés en vertu de :

• Loi sur la taxe d'accise (L.R.C. 1985, ch. E-15) – autorité fédérale pour les audits de TPS/TVH.

• Loi sur la taxe de vente du Québec (L.R.Q., ch. T-0.1) – dispositions provinciales sur les audits de TVQ.

• Loi sur l'administration fiscale (L.R.Q., ch. A-6.002) – accorde à Revenu Québec des pouvoirs d'investigation et de saisie.

En vertu de ces lois, les auditeurs peuvent examiner les livres, factures et dossiers numériques pour s'assurer que :

1. La TPS et la TVQ ont été correctement perçues et remises.

2. Les crédits de taxe sur les intrants (CTI) et les remboursements de taxe sur les intrants (RTI) ont été sollicités correctement.

3. Les dossiers sont exacts, complets et tenus pendant au moins six ans.

Renseignement d'apprentissage

Un audit n'est pas une accusation — c'est une vérification. Les entreprises qui maintiennent des dossiers organisés et répondent de manière professionnelle ferment souvent les audits rapidement et sans pénalités.

Pourquoi les audits de TPS/TVQ se produisent

Les audits peuvent être déclenchés par :

• Des déclarations tardives ou manquantes.

• Des demandes de remboursement importantes ou répétées.

• Des baisses ou des hausses soudaines de revenus.

• Des incohérences entre les déclarations de TPS/TVQ et l'impôt sur le revenu.

• Des examens de secteur aléatoires (construction, vente au détail, hôtellerie).

• Des informations anonymes ou un recoupement avec les déclarations des fournisseurs.

Renseignement d'apprentissage

Revenu Québec utilise des algorithmes de correspondance de données pour comparer vos déclarations de TPS/TVQ avec les fournisseurs, les données de paie et l'impôt sur le revenu. Même de petites incohérences peuvent déclencher un examen.

Étape par étape : Comment se préparer à un audit de TPS/TVQ

Étape 1 — Organiser vos dossiers

Les auditeurs demandent généralement :

• Des copies de toutes les déclarations de TPS/TVQ déposées (formulaires FPZ-500-V).

• Des journaux de ventes et d'achats.

• Un grand livre et un bilan de vérification.

• Des factures, reçus et relevés bancaires.

• Une preuve de paiement pour les remises de TPS/TVQ.

• Des détails sur les CTI/RTI réclamés (avec les numéros d'enregistrement des fournisseurs).

Gardez-les organisés par période fiscale, en format papier et numérique.

Étape 2 — Réconcilier avant l'audit

Assurez-vous que les totaux de vos déclarations de TPS/TVQ correspondent à vos revenus d'impôt et à vos comptes de dépenses.
Effectuez une réconciliation des comptes de contrôle de TPS/TVQ :

• TPS/TVQ collectée → correspond aux factures de vente.

• TPS/TVQ payée → correspond aux factures d'achats admissibles.

• Taxe nette → égale au montant déclaré.

Tout écart doit être expliqué avant que les auditeurs ne le découvrent.

Étape 3 — Vérifier l'admissibilité des CTI et RTI

Vérifiez que tous les CTI/RTI réclamés concernent des dépenses liées à l'entreprise. N'autorisez pas des éléments tels que :

• Repas ou divertissements personnels.

• Dépenses de véhicule sans journaux kilométriques.

• Dépenses dépourvues de numéros fiscaux valides des fournisseurs.

Étape 4 — Préparer vos explications

Les auditeurs posent souvent les questions suivantes :

• Comment calculez-vous la TPS/TVQ chaque période ?

• Quel logiciel de comptabilité utilisez-vous ?

• Comment séparez-vous les dépenses personnelles et professionnelles ?

Préparez des réponses concises et factuelles, soutenues par la documentation.

Étape 5 — Communiquer de manière professionnelle

Répondez aux avis d'audit avant la date limite indiquée (généralement 15 jours).
Conservez toujours des copies de la correspondance.
Si vous avez besoin de plus de temps, Mackisen CPA peut demander une prolongation de manière professionnelle et fournir une documentation intérimaire pour montrer votre coopération.

Étape 6 — Impliquer votre CPA tôt

Avoir un CPA qui correspond directement avec Revenu Québec ou l'ARC raccourcit souvent l'audit et évite les malentendus. Votre CPA peut interpréter les demandes, préparer des réconciliations et défendre vos positions en fonction de la loi et de la jurisprudence.

Renseignement d'apprentissage

Les auditeurs respectent les entreprises qui sont transparentes, organisées et représentées par des professionnels. La coopération, et non la confrontation, est la clé d'une résolution rapide.

Pendant l'audit

• Fournir uniquement les documents demandés.

• Ne jamais modifier ni antédater les dossiers.

• Conservez des copies de tout ce que vous soumettez.

• Demandez toutes les questions par écrit pour maintenir un enregistrement clair.

• Documentez chaque date, heure et nom de l'auditeur lors des réunions.

Renseignement d'apprentissage

La plupart des désaccords proviennent du manque de contexte, et non de la fraude. Faire expliquer les raisons derrière les chiffres par votre CPA peut éviter des réévaluations inutiles.

Après l'audit

Les auditeurs délivreront une lettre de proposition résumant les ajustements. Vous disposez généralement de 21 jours pour répondre. Si vous n'êtes pas d'accord, votre CPA peut :

1. Fournir des documents supplémentaires.

2. Dépôt d'une objection écrite avec références juridiques.

3. Demander une révision administrative ou un recours pour le contribuable.

Conservez toute correspondance, évaluations et preuves de paiement.

Erreurs courantes qui déclenchent des réévaluations

• Factures manquantes ou numéros fiscaux des fournisseurs.

• Réclamation de dépenses personnelles en tant que CTI/RTI d'entreprise.

• Chiffres incohérents entre les déclarations de TPS/TVQ et d'impôt sur le revenu.

• Ventes en espèces ou de commerce électronique non déclarées.

• Dépôts tardifs avec des demandes de remboursement répétées.

Renseignement d'apprentissage

L'ARC et Revenu Québec ont maintenant accès aux données bancaires électroniques pour vérifier les dépôts. Les revenus non déclarés sont détectés plus rapidement que jamais.

Liste de vérification de conformité

À faire

• Conservez six ans de dossiers, tant numériques que papier.

• Réconciliez les comptes de TPS/TVQ chaque mois.

• Vérifiez les numéros d'enregistrement des fournisseurs.

• Conservez la preuve des paiements et des remboursements de TPS/TVQ.

• Impliquer un CPA avant, pendant et après un audit.

À ne pas faire

• ignorer les avis d'audit.

• Fournir des informations incomplètes.

• Attendre l'arrivée des auditeurs pour réconcilier les comptes.

• Discuter des chiffres verbalement sans documentation écrite.

• Supposer que les petites entreprises sont exemptées des audits.

Exemple d'entreprise réelle

Une entreprise de construction du Québec a été sélectionnée pour un audit de routine après de grosses demandes de remboursement. Parce que son CPA a maintenu des réconciliations mensuelles, elle a fourni tous les documents en cinq jours. L'audit a été clôturé sans ajustements. Une autre entreprise a tardé à répondre et a fait face à 12 000 $ de pénalités pour documents manquants.

Leçon : la préparation est une protection.

Stratégie de Mackisen

Mackisen CPA Montréal garde les clients prêts pour les audits toute l'année grâce à :

1. Réconciliations mensuelles de TPS/TVQ et examens de documentation.

2. Organisation de fichiers d'audit électroniques par période fiscale.

3. Lettre de référence juridique et correspondance avec les auditeurs par CPA.

4. Stratégie de défense basée sur l'équité et la proportionnalité en vertu du Code civil du Québec.

Notre objectif : pas de surprises, pas de stress et pas de pénalités inutiles.

Pourquoi Mackisen

Fort de plus de 35 ans d'expérience combinée en conformité fiscale et défense contre les audits, Mackisen CPA Montréal protège les entreprises québécoises avant, pendant et après les audits de Revenu Québec ou de l'ARC. Nous veillons à ce que vos livres soient organisés, vos déclarations soient cohérentes, et vos droits soient respectés en vertu de la loi.