Comment récupérer la QST payée sur les véhicules d'entreprise et le carburant - Un cabinet comptable de Montréal

Récupérer la TVQ sur les véhicules d'entreprise et le carburant est l'un des domaines les plus mal compris de la législation fiscale du Québec. Les entreprises laissent régulièrement des milliers de dollars non réclamés chaque année parce qu'elles ne comprennent pas quelles dépenses de carburant sont éligibles, comment calculer la portion récupérable, comment fonctionnent les restrictions d'utilisation des véhicules ou comment Revenu Québec audite les dépenses liées aux véhicules.
Pire encore, une récupération incorrecte de la TVQ sur le carburant et les véhicules peut déclencher des gels de remboursement, des refus de TIR, des enquêtes sur les fonds en fiducie et des audits complets de la TPS/TVQ. Revenu Québec surveille de près les dépenses de carburant car les entreprises mélangent souvent l'utilisation personnelle et professionnelle, réclament des crédits sans logs appropriés ou utilisent des reçus qui ne respectent pas les exigences légales.
En tant que cabinet comptable à Montréal avec plus de 35 ans d'expérience professionnelle combinée, Mackisen CPA Montréal a créé ce guide complet pour vous aider à récupérer la TVQ à laquelle vous avez droit—sans déclencher de risque d'audit.

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Pourquoi cela compte

Les dépenses liées aux véhicules et au carburant sont des catégories à haut risque car de petites erreurs s'accumulent tout au long de l'année. La plupart des entreprises échouent à récupérer la TVQ correctement en raison de
• reçus de carburant perdus
• factures manquant d'informations fiscales requises
• mélange d'utilisation personnelle et professionnelle
• logs de kilométrage inadéquats
• application incorrecte des règles de TIR restreintes
• réclamer la TVQ sur des véhicules de passagers ne qualifiant pas pour une récupération totale
• échec à classer les véhicules correctement
• déclaration incorrecte de l'allocation pour amortissement par rapport aux règles de TIR
• se fier uniquement aux logiciels de comptabilité sans vérification
Ces erreurs entraînent la perte de remboursements, des crédits refusés, des réévaluations fiscales, des gels de remboursements et des audits potentiels à grande échelle de la TVQ.

Cadre juridique et réglementaire

La récupération de la TVQ sur les véhicules et le carburant est régie par
• la Loi sur la taxe de vente du Québec
• la Loi sur l'administration fiscale
• les règles de TIR de Revenu Québec
• les règles harmonisées TPS/TVH, le cas échéant
• les règlements de classification des véhicules
Vous devez déterminer l'éligibilité à la récupération de la TVQ en fonction de
• type de véhicule
• pourcentage d'utilisation professionnelle
• type de carburant
• qualité de la documentation
• si l'entreprise est une grande entreprise selon les règles du Québec
Les tribunaux ont constamment renforcé l'application stricte.
Prokofiew confirme que les contribuables doivent prouver chaque remboursement de taxe d'entrée.
Lac d’Amiante confirme que les documents manquants ou incomplets justifient le refus.
Aikman renforce que les factures doivent contenir des informations légales exactes.
Global Cash Access confirme que Revenu Québec peut reconstruire la consommation et refuser les crédits sans documentation.
Les TIR liés aux véhicules sont parmi les crédits les plus couramment refusés au Québec.

La TVQ est un crédit remboursable, mais les règles sur les véhicules sont très restrictives — Les erreurs créent un risque d'audit

Bien que la TVQ sur les dépenses d'entreprise soit récupérable via les TIR, les règles pour les véhicules sont beaucoup plus strictes.
Récupérer incorrectement la TVQ peut déclencher
• le refus de tous les TIR réclamés sur le véhicule
• des pénalités et intérêts
• des gels de remboursement
• un audit intensif des logs de kilométrage
• une vérification de l'utilisation personnelle par rapport à l'utilisation professionnelle
• des réévaluations couvrant plusieurs années
• le remboursement forcé des remboursements précédemment réclamés
Lorsque les dépenses liées aux véhicules sont incorrectes, Revenu Québec suppose que tout le reste peut également être incorrect.

Le guide étape par étape de Mackisen pour récupérer la TVQ sur les véhicules d'entreprise et le carburant

1. Identifier le type de véhicule avant de réclamer une quelconque TVQ

Différentes règles s'appliquent à différentes catégories de véhicules. Vous devez classer le véhicule correctement comme
• véhicule de passager
• véhicule à zéro émission
• véhicule commercial
• véhicule à moteur utilisé principalement pour gagner un revenu
• véhicule utilisé par le propriétaire, l'actionnaire, l'employé ou le sous-traitant
Les véhicules de passagers ont les restrictions les plus strictes selon la loi sur la TVQ.

2. Déterminer le pourcentage d'utilisation professionnelle avec une documentation à l'épreuve des audits

Revenu Québec exige une preuve documentaire du pourcentage d'utilisation professionnelle, incluant
• logs de kilométrage
• enregistrements de la raison du voyage
• relevés du compteur kilométrique
• horaires de répartition ou de clients
Sans ces éléments, Revenu Québec peut rejeter toutes les demandes de récupération de la TVQ.

3. Collecter des factures de carburant valides qui répondent aux exigences de la TVQ

Les reçus de carburant doivent inclure
• nom et adresse du fournisseur
• numéro d'inscription à la TVQ
• date d'achat
• quantité achetée
• description du carburant
• montant de la TVQ
• preuve de paiement
Les transactions par débit seules ne sont PAS des documents valides.

4. Appliquer correctement les restrictions de la TVQ pour les grandes entreprises

Les grandes entreprises font face à des restrictions supplémentaires pour la récupération de la TVQ sur
• le carburant de véhicules routiers
• les véhicules de passagers
• certaines dépenses de réparation et d'entretien
Si vous appliquez les mauvaises règles, votre demande de TIR sera refusée.

5. Distinguer entre la consommation personnelle et professionnelle de carburant

Revenu Québec audite de près les véhicules à usage hybride.
Vous devez exclure
• kilométrage personnel
• trajets entre la maison et le bureau
• voyages non directement liés à la génération de revenus
Réclamer la TVQ sur l'utilisation personnelle déclenche des réévaluations.

6. Calculer la TVQ récupérable en utilisant la méthode correcte

En fonction du véhicule, vous devez déterminer si
• la TVQ complète est récupérable
• seulement un pourcentage est récupérable
• aucune TVQ n'est récupérable
Les erreurs ici sont extrêmement communes et coûteuses.

7. Appliquer correctement la TVQ sur les achats de capital et les véhicules amortissables

Pour les achats de véhicules, vous devez
• calculer la récupération appropriée de la TVQ
• ajuster l'allocation pour amortissement (APA)
• appliquer les restrictions pour grandes entreprises le cas échéant
• conserver la preuve d'achat
Les erreurs de calcul entraînent des réévaluations sur plusieurs années.

8. Réconcilier la TVQ récupérée avec la TVQ payée

Vous devez réconcilier
• la TVQ totale payée sur le carburant
• la TVQ totale payée sur les dépenses de véhicules
• la portion d'utilisation professionnelle
• les TIR récupérables réclamés
• les ajustements pour utilisation personnelle
Revenu Québec effectue cette réconciliation automatiquement lors de l'audit.

9. Conserver une documentation numérique prête pour l'audit pendant six ans

Vous devez conserver
• chaque reçu de carburant
• chaque facture de réparation
• les contrats d'achat de véhicule
• les logs de kilométrage
• les calculs d'utilisation professionnelle
• les dossiers de paiement
• les feuilles de calcul de TIR
Le fait de ne produire aucun document entraîne un refus.

10. Déposer les TIR avec précision dans les déclarations FPZ-500-V

Vos demandes de remboursement de la TVQ doivent correspondre à
• la documentation
• les réconciliations
• les classifications de véhicules
• les pourcentages d'utilisation professionnelle
• les schémas d'utilisation de carburant
Si quelque chose semble incohérent, votre remboursement est gelé jusqu'à révision.

Tendances récentes d'audit au Québec pour la récupération de la TVQ sur les véhicules et le carburant

Revenu Québec utilise désormais
• des demandes de vérification du compteur kilométrique
• des données GPS et de télématique
• des analyses de consommation de carte de carburant
• des correspondances de reçus de PDV
• des correspondances de dépôts bancaires par rapport aux dépenses
• des algorithmes de détection de l'utilisation personnelle automatisés
• l'application des règles de TIR pour grandes entreprises
Les audits des véhicules et du carburant ont considérablement augmenté au cours des deux dernières années.

Avantages d'une récupération appropriée de la TVQ sur les véhicules et le carburant

Une conformité appropriée garantit
• des remboursements légaux maximaux
• une exposition réduite aux audits
• des états financiers précis
• des dossiers fiscaux clairs
• pas de pénalités
• pas de gels de remboursements
• protection contre les réévaluations rétroactives
Ceci est essentiel pour la trésorerie et la conformité.

Exigences de conformité pour la récupération de la TVQ sur les véhicules et le carburant

Vous devez
• maintenir des factures valides
• suivre le pourcentage d'utilisation professionnelle
• classer les véhicules correctement
• appliquer correctement les règles de TIR restreintes
• réconcilier la TVQ régulièrement
• maintenir une documentation complète
• déposer des déclarations FPZ-500-V précises
Le non-respect déclenche un refus de récupération de la TVQ et une escalade de l'audit.

À faire et à ne pas faire en fonction des résultats d'audit

À faire
• maintenir des logs de kilométrage détaillés
• conserver des copies numériques de tous les reçus
• réconcilier les dépenses de carburant mensuellement
• vérifier les numéros de TVQ des fournisseurs
• classer les véhicules avant de réclamer
À ne pas faire
• réclamer la TVQ sur l'utilisation personnelle
• se fier uniquement aux logiciels de comptabilité
• mélanger les dépenses personnelles et professionnelles
• jeter les reçus de carburant
• deviner les pourcentages d'utilisation professionnelle

Erreurs courantes dans la récupération de la TVQ sur les véhicules et le carburant

Les entreprises
• réclament souvent la TVQ sans logs
• perdent des reçus de carburant
• malclassifient les véhicules de passagers
• échouent à appliquer les restrictions pour grandes entreprises
• surévaluent les TIR
• calculent mal les pourcentages
• échouent à exclure le kilométrage personnel
• incluent des éléments non liés au carburant en tant que coûts de carburant
Ces erreurs entraînent des remboursements refusés et des réévaluations sur plusieurs années.

Gagner avec Revenu Québec

Mackisen fournit
• des calculs de récupération de la TVQ pour les véhicules et le carburant
• des systèmes de documentation prêts pour l'audit
• la configuration des logs de kilométrage
• la classification des véhicules
• la réconciliation de la TVQ payée par rapport à la TVQ récupérée
• des dépôts de correction pour FPZ-500-V
• une représentation lors des audits
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, notre cabinet garantit que votre récupération de la TVQ est précise, défendable et conforme.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal assure que votre récupération de la TVQ sur les véhicules et le carburant est maximisée tout en vous protégeant des pénalités, de l'exposition aux fonds en fiducie et du risque d'audit. Nous sécurisons vos remboursements, protégeons votre conformité et aidons votre entreprise à fonctionner avec confiance et précision.