Émission de relevés d'emploi (RE) – Un guide complet par un cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction

Lorsque les revenus d'un employé s'arrêtent ou sont interrompus, les employeurs canadiens sont légalement tenus d'émettre un Relevé d’Emploi (RE)—l'un des documents de paie les plus importants du pays. Les RE permettent aux employés de demander des prestations d'Assurance Emploi (AE), et Service Canada les utilise pour déterminer l'éligibilité, les périodes et montants de prestations. Les erreurs dans les RE entraînent des paiements d'AE retardés, des enquêtes de Service Canada, des pénalités pour les employeurs, et même des audits de paie. Pourtant, de nombreux employeurs ne comprennent pas quand un RE est nécessaire, comment le remplir correctement, ou quelles informations doivent y être incluses. Que vous ayez du personnel à temps plein, des travailleurs à temps partiel, des employés saisonniers ou du travail occasionnel, comprendre comment émettre des RE correctement est essentiel pour la conformité avec l'ARC et Service Canada.

Cadre Juridique et Réglementaire

Les RE sont régis par la Loi sur l'Assurance Emploi et les Règlements sur l'Assurance Emploi selon Service Canada. Les employeurs doivent émettre un RE chaque fois qu'un employé a une interruption de revenus, définie comme :

1. Interruption de Sept Jours

Une interruption dans l'emploi assurable de 7 jours consécutifs sans travail et sans revenus assurables.

2. Revenus Réduits

Les revenus d'un employé tombent en dessous de 60 % des revenus hebdomadaires normaux en raison de :
• maladie ou blessure
• congé (maternité/parental/congé de maladie)
• pénurie de travail
• grève ou lock-out
• mise à pied
• licenciement ou résiliation

3. Situations Spéciales Nécessitant des RE

Service Canada exige des RE dans les cas de :
• mises à pied saisonnières
• congé sans solde
• retraite
• arrangements de partage du travail
• absences d'employés au-delà de 7 jours
• congé de soutien familial
• congé de soins de compassion

Les RE doivent être émis :
• dans les 5 jours suivant l'interruption des revenus, ou
• dans les 5 jours suivant la fin de la période de paie dans laquelle l'interruption se produit (selon le cycle de paie).

Les RE peuvent être soumis électroniquement (Web RE, intégrations des fournisseurs de paie) ou par papier (moins courant). Ces exigences légales forment la base de la conformité aux RE au Canada.

Décisions Judiciaires Clés

Les tribunaux ont réaffirmé l'importance de la conformité des employeurs aux obligations relatives aux RE :

1. Tennant c. Canada

Le tribunal a statué que les employeurs doivent fournir des RE véritables et complets ; des informations inexactes peuvent entraîner des pénalités et une responsabilité civile.

2. Agence canadienne d'inspection des aliments c. Canada

Des RE incorrects ont entraîné des paiements d'AE inappropriés pour les employés ; le tribunal a déclaré l'employeur responsable de fournir des informations complètes et précises.

3. Carignan c. Canada

L'employeur a omis d'émettre des RE en temps voulu, entraînant des retards dans les prestations d'AE. Le tribunal a confirmé que les retards créent des motifs d'action d'exécution par Service Canada.

4. Hickey c. Canada

Bien que focalisé sur les déductions de paie, l'affaire a souligné que la documentation de paie, y compris les RE, doit refléter des dossiers de revenus et d'emploi exacts.

Ces décisions montrent clairement que l'exactitude des RE est critique et juridiquement exécutoire.

Pourquoi Service Canada & ARC Ciblent Ce Problème

Les RE représentent un domaine majeur d'audit et de vérification car les erreurs sont répandues. Les agences recherchent :

• des RE émis tardivement
• des codes de raison incorrects pour la séparation
• des revenus ne correspondant pas aux dossiers de paie
• des heures assurable inexactes
• des vacances, pourboires ou heures supplémentaires mal déclarés
• l'absence d'émission de RE pour des travailleurs à temps partiel ou occasionnels
• des employeurs n'émettant des RE que lorsque les employés en font la demande
• des modèles de RE suggérant une mauvaise classification des employés

Les signaux d'alarme incluent :
• “pénurie de travail” utilisé de manière répétée
• des écarts entre les revenus T4 et les revenus RE
• une fréquence élevée d'interruptions d'emploi
• des RE pour des employés traités comme des contractuels

Service Canada partage les données avec l'ARC ; un examen des RE conduit souvent à des audits de paie.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous veillons à ce que les employeurs émettent des RE exacts et conformes à chaque fois. Notre stratégie de conformité de paie comprend :

1. Déterminer Quand un RE Est Nécessaire

Nous évaluons l'interruption des revenus en fonction de :
• heures travaillées
• revenus tombés en dessous de 60%
• congé sans solde
• mises à pied saisonnières
• licenciements ou démissions
• congés de maternité, parentaux ou médicaux

2. Compléter les RE Correctement

Nous vérifions et préparons :
• les codes de raison corrects (“K”—Autre, “A”—Pénurie de Travail, “M”—Licenciement, etc.)
• des revenus assurables exacts dans la case 15
• des heures assurables correctes dans la case 15A
• traitement des congés payés
• primes, commissions et paiements en une seule fois
• commentaires sur le RE (uniquement lorsque requis)

3. Dépôt Via le Web RE

• soumettre les RE électroniquement via Service Canada
• s'assurer que les systèmes de paie s'alignent sur les données RE
• émettre les RE dans les délais obligatoires

4. Éviter les Signaux d'Alerte

Nous assurons que :
• les raisons de la séparation correspondent aux dossiers d'emploi
• les totaux correspondent aux T4 et résumés de paie
• aucune divergence entre les heures travaillées et les périodes de paie
• bonne catégorisation des prestations et des allocations

5. Protection Contre les Audits

Si Service Canada remet en question un RE :
• nous répondons directement au nom des employeurs
• fournissons des rapports de paie et des documents de soutien
• défendons la classification et les calculs de cessation
• corrigeons les RE si nécessaire

Notre système garantit des RE propres et exacts qui protègent à la fois l'employeur et l'employé.

Expérience Réelle du Client

Un restaurant à Montréal a systématiquement émis des RE en retard, entraînant des plaintes des employés. Service Canada a contacté l'employeur pour faire respecter la conformité. Nous avons pris en charge la paie, automatisé les RE et résolu tous les cas en suspens.

Une clinique a mal rapporté les heures assurables pour le personnel à temps partiel. Cela a déclenché à la fois un audit de paie et un recalcul des prestations d'AE. Nous avons corrigé tous les RE et réentraîné le personnel sur la tenue de dossiers appropriée.

Une entreprise de construction a mal codé les mises à pied comme “licenciement”, entraînant des refus d'AE et des disputes avec les employés. Nous avons corrigé les RE et sensibilisé la direction aux codes de raison appropriés.

Un salon de beauté a traité des travailleurs comme des contractuels mais a émis des RE pendant les mois calmes. Service Canada a signalé une mauvaise classification. Nous avons restructuré le modèle de main-d'œuvre et résolu l'audit.

Questions Courantes

Les employeurs demandent souvent s'ils doivent émettre un RE lorsque un employé démissionne. Oui—s'il y a une interruption de revenus.

D'autres demandent si des RE sont requis pour des employés à terme. Oui—à la fin de chaque contrat.

Certains demandent si des RE doivent être émis pour des employés en congé de maladie. Oui—si les revenus assurables tombent en dessous de 60%.

Une autre question : Les codes de raison des RE doivent-ils inclure des commentaires ? Seulement si absolument nécessaire ; les commentaires déclenchent souvent des audits.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal veille à ce que les employeurs émettent des RE correctement, à temps, et entièrement conformes aux lois fédérales et québécoises. Que vous ayez un seul employé ou une grande main-d'œuvre, nos experts protègent votre entreprise contre les pénalités, les retards et les audits de paie.