Conserver des dossiers — Cabinet de CPA de Montréal près de chez vous : Comment organiser, stocker et protéger vos documents fiscaux et commerciaux

Tenir des dossiers appropriés est l'une des responsabilités les plus importantes de tout propriétaire d'entreprise, professionnel ou travailleur autonome. Les dossiers ne se limitent pas à des reçus et à des factures : ils incluent toutes les informations comptables, fiscales, de paie, de TPS/TVQ, de propriété, bancaires et électroniques qui soutiennent les montants que vous déclarez à l'Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec. Des dossiers bien organisés vous protègent lors d'un audit, soutiennent les déductions et crédits, et facilitent la gestion de la trésorerie et de la croissance.

Ce guide explique ce que signifie réellement "dossiers" en pratique, qui doit les conserver, ce qu'ils doivent contenir, combien de temps vous devez les garder, quels formats sont acceptables et comment l'ARC considère la tenue de dossiers électroniques et les traces d'audit.

Cadre Légal et Réglementaire

En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d'accise, toute personne exerçant une activité commerciale, déposant des déclarations de TPS/TVQ, gérant des paiements de salaire, demandant des remboursements ou des crédits, ou ayant un statut spécialisé (comme une œuvre de charité, un trust ou une société) doit conserver des dossiers adéquats. Ces dossiers doivent :

• Être complets, exacts et lisibles

• Être disponibles au Canada (physiquement ou électroniquement)

• Être conservés pendant des périodes prescrites (généralement au moins six ans à partir de la fin de la dernière année fiscale à laquelle ils se rapportent)

• Permettre à l'ARC de vérifier les revenus, déductions, crédits, TPS/TVQ, paie et autres obligations fiscales

Les dossiers comprennent à la fois des documents en papier et électroniques, tels que :

• Factures de vente, contrats, reçus, estimations

• Factures d'achat et états de fournisseurs

• Relevés bancaires et chèques annulés

• Contrats de prêt et de location

• Registres de paie, sommaires T4/T4A

• Rapports et documents de travail relatifs à la TPS/TVQ

• Registres de véhicules et journaux de kilométrage

• Documents de vente et d'achat de biens immobiliers

• Registres des procès-verbaux et dossiers des actionnaires d'entreprise

• Rapports électroniques de PDV et de commerce électronique

• Courriels ou documentation numérique soutenant des transactions

Des circulaires d'information telles que IC05-1 (Tenue de dossiers électroniques) et IC78-10 (Conservation/Détruction des livres et dossiers) fournissent des conseils techniques sur les formats, la conservation et la destruction.

Décisions Judiciaires Clés

Les tribunaux ont constamment soutenu l'ARC lorsque les contribuables ne maintiennent pas des dossiers adéquats. Les thèmes communs tirés de la jurisprudence incluent :

• Si un contribuable ne peut produire de dossiers, l'ARC a le droit de reconstruire les revenus en utilisant des méthodes indirectes (dépôts bancaires, analyse du mode de vie, moyennes sectorielles).

• Les dépenses, crédits et déductions non soutenus peuvent être refusés en totalité.

• Les systèmes électroniques doivent fournir une trace d'audit accessible et fiable ; si les données sont incomplètes ou modifiées sans sauvegarde, l'ARC peut les rejeter.

• La charge de la preuve incombe au contribuable pour soutenir ce qui apparaît sur les déclarations.

Ces décisions soulignent que "pas de dossiers" ou "mauvais dossiers" n'est pas une défense : si vous le revendiquez, vous devez pouvoir le prouver.

Pourquoi l'ARC Cible la Tenue de Dossiers

L'ARC examine la tenue de dossiers parce que :

• Des dossiers inadéquats cachent souvent des revenus sous-déclarés

• Les entreprises lourdes en liquidités sont à risque élevé

• Les remboursements de TPS/TVQ et les ITC dépendent fortement de la documentation

• Les erreurs de paie entraînent des problèmes de RRQ/AE et des problématiques avec les T4/T4A

• Le commerce électronique et les systèmes électroniques peuvent être complexes et mal configurés

• Les œuvres de charité, les trusts et les sociétés ont des obligations de tenue de dossiers spécialisées

Les principaux facteurs de risque incluent :

• Factures manquantes ou incomplètes

• Aucun journal de kilométrage pour les demandes de véhicules

• Aucune distinction entre les ventes en espèces et par carte

• Aucune sauvegarde des données comptables électroniques

• Dossiers détruits ou perdus sans autorisation de l'ARC

• Incapacité à reproduire des documents sources (PDV, commerce électronique, plateformes)

L'ARC s'attend à ce que les dossiers montrent clairement la séquence de chaque transaction commerciale du début à la fin : c'est la "trace d'audit".

Stratégie Mackisen

Mackisen aide les clients à concevoir des systèmes de tenue de dossiers qui sont à la fois conformes à l'ARC et pratiques. Nous :

• Évaluons les pratiques de tenue de dossiers actuelles (papier et électronique)

• Identifions les lacunes qui pourraient créer une exposition à l'audit (documents manquants, mauvaise sauvegarde)

• Recommandons des systèmes pour les revenus, les dépenses, la TPS/TVQ, la paie et les dossiers de propriété

• Mettons en place un classement numérique structuré (par année, compte, fournisseur et client)

• Mettons en œuvre un suivi des kilométrages et une documentation d'utilisation commerciale du domicile

• Alignons les logiciels comptables avec les exigences de l'ARC et les normes de trace d'audit

• Conseillons sur les politiques de conservation et de destruction (y compris l'imagerie et les sauvegardes)

• Préparons les clients aux examens et audits de l'ARC avec des listes de vérification et des cartes de documents

Notre objectif est de rendre vos dossiers assez clairs pour qu'un examinateur de l'ARC puisse comprendre votre entreprise en quelques minutes - et non des jours.

Expérience Réelle des Clients

Un entrepreneur a conservé uniquement des relevés bancaires et a jeté des reçus. Lors d'une révision de l'ARC, Mackisen a aidé à reconstruire les dépenses en utilisant des états de fournisseurs, des images de chèques et des confirmations par courriel, préservant de nombreuses déductions qui auraient sinon été perdues.

Une entreprise de commerce électronique en pleine croissance a utilisé plusieurs plateformes (site Web, marché, processeurs de paiement) sans intégration. Leur rapport de ventes ne correspondait pas aux dépôts bancaires. Nous avons construit une structure de dossiers qui correspondait aux commandes, aux rapports de paiement, aux frais de commerçant, et aux déclarations de TPS/TVQ, fournissant à l'ARC une trace d'audit complète.

Une pratique professionnelle n'utilisait que des dossiers papier sans numérisation et a subi des dommages causés par l'eau dans ses archives. Nous avons aidé à mettre en œuvre un nouveau système hybride papier-élétronique, y compris l'imagerie de routine, la sauvegarde sur le cloud, et des protocoles de conservation/détruction.

Une société et un trust associé tenaient des livres de procès-verbaux et des dossiers d'actionnaires incomplets. Nous avons travaillé avec leur équipe juridique et fiscale pour reconstruire des dossiers d'entreprise clés, soutenant des prêts, des dividendes et des transactions de capital.

Que sont les Dossiers, Qui Doit les Conserver, et Pourquoi c'est Important

Dossiers incluent toutes les informations comptables et financières, sous n'importe quel format, liées à vos obligations fiscales. Vous devez conserver des dossiers si vous :

• Exercez une activité commerciale (entrepreneur individuel, partenariat, société)

• Êtes un inscrit à la TPS/TVQ

• Avez des paies et déposez des feuillets T4/T4A

• Gestionnez une œuvre de charité, un trust ou une autre entité réglementée

• Revendiquer des déductions liées à l'entreprise ou des ITC

De bons dossiers :

• Soutiennent vos totaux de revenus et dépenses

• Raccourcissent les délais d'audit et réduisent le stress

• Vous permettent de corriger les erreurs de manière proactive

• Facilitent l'obtention de financements (les banques demandent souvent des dossiers clairs)

• Soutiennent les évaluations et la diligence raisonnable si vous vendez votre entreprise

Dossiers Commerciaux : Revenus, Dépenses, Véhicules, Propriété

Vous devez conserver :

• Dossiers de revenus : factures de vente, reçus, contrats, bandes de PDV, rapports de ventes en ligne, rapports de traitement des paiements, baux.

• Dossiers de dépenses : factures de fournisseurs, reçus, rapports de dépenses, relevés de carte de crédit (avec justificatifs détaillés), preuves de paiement.

• Dossiers de véhicules : journal de kilométrage, factures de carburant et de réparation, contrats de location/ prêt, assurance.

• Dossiers de propriété : accords d'achat et de vente, frais juridiques, évaluations, tableaux de coût du capital, factures de rénovation.

Pour chaque transaction, l'ARC devrait pouvoir suivre :

1. Document source (facture, contrat)

2. Enregistrement dans vos livres (écriture de journal ou logiciel comptable)

3. Réception ou paiement (banque ou carte)

C'est votre trace d'audit.

Dossiers de TPS/TVQ et de Paie

Si vous êtes un inscrit à la TPS/TVQ ou employeur, vous devez également conserver :

• Déclarations de TPS/TVQ et documents de travail

• Documents montrant la TPS/TVQ collectée et les ITC réclamés

• Registres de paie et calculs

• Feuillets et sommaires T4 et T4A

• Dossiers des remises de RRQ/RRQ et AE

• Documentation ROE (Registre d'Emploi)

Pour les inscriptions et les remboursements (par exemple, les remboursements de logement, les œuvres de charité, les remboursements spéciaux), l'ARC s'attend à ce que la documentation sous-jacente soit organisée pour une vérification rapide.

Entités Spéciales : Sociétés, Trusts, Œuvres de Charité, Entités Politiques

Certaines entités ont des obligations de tenue de dossiers renforcées, notamment :

• Sociétés : livres de procès-verbaux, registres d'actionnaires, résolutions du conseil, émissions et rachat d'actions, documents de financement, déclarations fiscales et documents de travail.

• Trusts : actes de fiducie, dossiers des bénéficiaires, distributions, dépôts de T3.

• Œuvres de charité enregistrées et donateurs qualifiés : reçus de dons, livres de comptes, décisions du conseil, documentation des programmes.

• Entités politiques et agents officiels : dossiers de contributions, soutien des dépenses, dépôts électoraux.

L'ARC peut révoquer le statut ou imposer des pénalités lorsque ces obligations de dossier ne sont pas respectées.

Formats Acceptables et Imagerie de Documents Papier

Les dossiers peuvent être :

• Papier

• Électronique (logiciels de comptabilité, images numérisées, PDF, bases de données)

• Une combinaison des deux

Règles clés :

• Les dossiers électroniques doivent être accessibles, lisibles et sauvegardés.

• Si vous numérisez (scannez) des documents papier, ils doivent être lisibles, complets et disponibles pour examen par l'ARC.

• La destruction de papiers après numérisation est autorisée dans certains cas, mais vous devez respecter les conditions de l'ARC (IC05-1 et IC78-10).

• Les sauvegardes doivent être stockées de manière sécurisée, idéalement hors site ou dans le cloud, pour se protéger contre les catastrophes.

Si les dossiers sont perdus ou détruits (incendie, inondation, vol), l'ARC s'attend à ce que vous tentiez de les reconstruire et peut exiger des preuves indépendantes (banque, fournisseurs).

Où Conserver Vos Dossiers et Pendant Combien de Temps

Les dossiers doivent généralement être conservés :

• À votre lieu d'affaires ou de résidence au Canada

• Pendant au moins six ans à partir de la fin de la dernière année fiscale à laquelle ils se rapportent

Une conservation plus longue peut être requise si :

• Les déclarations sont déposées en retard

• Il y a des audits, objections ou appels en cours

• Certaines obligations légales ou d'entreprise s'appliquent

Pour détruire des dossiers plus tôt, vous devez demander et obtenir une autorisation écrite de l'ARC. Sans autorisation formelle, la destruction anticipée peut être considérée comme une non-conformité.

Examen des Systèmes d'Affaires et Traces d'Audit

L'ARC effectue parfois des examens des systèmes d'affaires pour :

• Évaluer votre logiciel comptable et vos contrôles

• Vérifier si les systèmes laissent une trace d'audit fiable

• Vérifier que toutes les ventes et sources de revenus sont capturées (y compris le commerce électronique)

Vous devriez être en mesure de montrer :

• Comment les transactions circulent des documents sources dans le système

• Comment les ajustements sont effectués et enregistrés

• Qui a accès et quels contrôles existent pour empêcher la suppression ou la modification des données

• Que les sauvegardes sont fiables et régulièrement testées

Si votre entreprise utilise les IFRS ou d'autres cadres de reporting, vos états financiers doivent encore être soutenus par des dossiers sous-jacents conformes aux exigences fiscales de l'ARC.

Questions Fréquentes

Dois-je vraiment conserver des dossiers si je suis très petit ou à temps partiel ?
Oui. Toute activité commerciale nécessite des dossiers, même les entreprises à temps partiel ou auxiliaires.

Combien de temps dois-je conserver des dossiers ?
Généralement six ans à partir de la fin de la dernière année fiscale à laquelle ils se rapportent, à moins que l'ARC n'autorise une destruction plus précoce.

Les relevés bancaires à eux seuls suffisent-ils ?
Non. Vous avez besoin de factures, reçus et documents justificatifs en plus des relevés bancaires.

Si tout est dans mon logiciel de comptabilité, puis-je encore avoir du papier ?
Vous devez vous assurer que les dossiers électroniques sont complets, sauvegardés et respectent les normes de l'ARC. Les papiers peuvent être numérisés si les règles sont respectées.

Que faire si je perds mes dossiers dans une catastrophe ?
L'ARC a des programmes de soutien, mais vous êtes censé reconstruire les dossiers autant que possible en utilisant des banques, des fournisseurs et d'autres sources.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les taxes auxquelles elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration de TPS/TVQ ou que vous vous prépariez pour un audit de l'ARC, notre équipe d'experts garantit précision, transparence et protection contre les risques d'audit.

Si vous souhaitez améliorer votre tenue de dossiers pour respecter les normes de conformité à l'ARC et prêtes pour les audits, Mackisen peut concevoir votre système, organiser vos documents et mettre en place les procédures qui protègent à la fois votre entreprise et votre tranquillité d'esprit.