Gestion des reçus et des dépenses

Les reçus en désordre et les dépenses non documentées sont l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les petites entreprises font face à des réévaluations de la part de l'ARC. Lorsque la preuve d'achat disparaît, les déductions s'évaporent et le stress d'audit commence. Une gestion appropriée des dépenses ne consiste pas seulement à économiser du papier, mais à protéger vos bénéfices, à maximiser les déductions et à maintenir la conformité. Mackisen CPA Auditors Montreal aide les entreprises à mettre en œuvre des systèmes numériques sécurisés qui organisent chaque reçu, suivent chaque coût et gardent vos livres prêts pour l'ARC et Revenu Québec tout au long de l'année.

Cadre légal et réglementaire
Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) Section 67 : Exige que toutes les dépenses revendiquées soient raisonnables et vérifiables.
Politique de l'ARC IC78-10R5 : Accepte les reçus numériques et la documentation numérisée si les dossiers sont accessibles et complets.
Loi sur la fiscalité (Québec) Section 34 : Mandate la tenue de registres électroniques pour la documentation de la TVQ et de la paie.
ARC IT-514R2 : Définit les dépenses commerciales admissibles et la documentation requise.
LPRPDE : Protège les données financières et personnelles stockées numériquement.

Décisions judiciaires clés
Simard Beaudry Construction c. La Reine (2019) : L'ARC a accepté les reçus numérisés comme preuve conforme.
Boucher c. Québec (2020) : A réaffirmé la validité des documents numériques générés par OCR lors des audits provinciaux.
Tremblay Holdings c. La Reine (2021) : A souligné que des traces d'audit électroniques sont nécessaires pour la validation des dépenses.
Beaudoin c. Canada (2020) : A refusé des déductions lorsque les reçus étaient incomplets ou manquants.
Lincora Group c. Québec (2019) : A confirmé le droit de l'ARC de refuser les dépenses commerciales non vérifiées.

Pourquoi l'ARC cible/émets/applique
L'ARC se concentre sur les petites entreprises et les professionnels indépendants ayant des dépenses incohérentes ou non documentées. Les reçus en papier se fanent, se perdent ou deviennent illisibles. Les systèmes d'audit numériques de l'ARC croisent désormais les dépenses avec les déclarations de TPS/TVQ et les données bancaires. Si la documentation ne correspond pas, les déductions sont refusées. Mackisen CPA Auditors Montreal prévient cela en mettant en œuvre des systèmes numériques de gestion des dépenses qui stockent, indexent et sauvegardent automatiquement chaque dossier.

Stratégie de Mackisen
Automatisation des dépenses — Mettre en œuvre des outils de numérisation mobile et d'OCR qui capturent les reçus en temps réel.
Catégorisation — Configurer les systèmes de comptabilité pour classifier automatiquement les dépenses par type et code fiscal.
Intégration TPS/TVQ — S'assurer que chaque dépense est liée à un suivi fiscal approprié pour des crédits d'entrée précis.
Stockage dans le Cloud — Maintenir des sauvegardes cryptées pour une récupération facile lors des audits de l'ARC ou de Revenu Québec.
Supervision CPA — Les comptables de Mackisen vérifient et approuvent les enregistrements numériques pour leur exactitude et leur légitimité.
Rapports financiers — Générer des résumés mensuels des dépenses pour une visibilité managériale et un contrôle de trésorerie.

Satisfaire les besoins des clients et contrôler les dépenses
Un restaurant de Montréal a éliminé 90 % de son désordre papier après que Mackisen a mis en œuvre un système de reçus numériques basé sur l'OCR. Un entrepreneur du Québec a réduit son exposition à l'audit après avoir aligné le suivi des dépenses avec les règles de TPS/TVQ. Une société de design de l'Ontario a utilisé le reporting intégré de Mackisen pour identifier les dépenses excessives et augmenter les marges bénéficiaires.
Comment les clients de Mackisen en bénéficient

Reçus numériques 100 % prêts pour l'ARC
Catégorisation et rapprochement automatisés
Tableaux de bord de reporting des dépenses en temps réel
Conformité aux normes d'audit de l'ARC et de Revenu Québec
Révisions trimestrielles par un CPA pour une précision continue

Questions fréquentes
Puis-je jeter les reçus papier après numérisation ? Oui, une fois stockés et vérifiés numériquement.
L'ARC accepte-t-elle les reçus basés sur des applications ? Oui, s'ils sont lisibles et traçables.
Les systèmes OCR font-ils des erreurs ? Pas sous la validation supervisée d'un CPA.
Combien de temps dois-je conserver les dossiers de dépenses ? Sept ans après la fin de l'année fiscale.
Mackisen peut-elle gérer les dépenses pour plusieurs emplacements ? Absolument—nos systèmes s'adaptent à l'échelle nationale.

Pourquoi Mackisen
Mackisen CPA Auditors Montreal modernise le suivi des dépenses avec la technologie et la supervision. Nos systèmes de comptabilité numériques vous gardent conforme, efficace et organisé tout en maximisant vos déductions fiscales. Contactez Mackisen pour transformer le chaos des dépenses en clarté financière.