LISTE DE CONTRÔLE DE COMPTABILITÉ MENSUELLE : TÂCHES DE TPS/TVQ À FAIRE RÉGULIÈREMENT

La comptabilité mensuelle est l'une des habitudes les plus puissantes qu'une entreprise québécoise peut développer pour rester conforme aux règles de la TVH et de la TQS. Même si vous déposez vos déclarations trimestriellement ou annuellement, effectuer des tâches mensuelles liées à la TVH/TQS garantit un rapport précis, une planification de flux de trésorerie plus solide et une documentation prête pour un audit. De nombreuses entreprises ne pensent à la TVH/TQS qu'au moment du dépôt — mais à ce moment-là, des factures manquantes, des codes de taxe incorrects et des comptes non réconciliés mènent souvent à des erreurs coûteuses à corriger. Cette liste de contrôle de comptabilité mensuelle décrit les tâches que vous devriez accomplir chaque mois pour garder vos comptes de TVH/TQS précis et votre entreprise entièrement conforme.

Les routines mensuelles préviennent les erreurs de déclaration, maintiennent des dossiers organisés et réduisent le stress lié aux déclarations trimestrielles et annuelles.

CADRAGE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

Les exigences en matière de comptabilité TVH/TQS sont régies par la Loi sur la taxe d'accise et la Loi sur la fiscalité du Québec. Les entreprises doivent :
• suivre la taxe perçue sur les fournitures imposables
• enregistrer les crédits de taxe à l'entrée et les remboursements
• maintenir la documentation à l'appui
• réconcilier régulièrement les comptes fiscaux
• déposer à temps en fonction de leur fréquence assignée

La comptabilité mensuelle garantit la conformité à ces lois en gardant vos dossiers à jour et en évitant les erreurs de fin de période.

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Les tribunaux au Québec et à travers le Canada ont constamment souligné que les entreprises doivent maintenir des dossiers précis, à jour et complets pour la TVH/TQS. Dans plusieurs décisions, les juges ont maintenu des révisions où les contribuables :
• attendaient le moment du dépôt pour réconcilier les comptes
• réclamaient des crédits de taxe à l'entrée sans documentation à l'appui
• s'appuyaient sur une comptabilité incomplète ou estimée
• laissaient des mois d'activités non réconciliées

Les tribunaux ont également insisté sur le fait qu'une mauvaise comptabilité n'est pas une excuse acceptable pour les erreurs ou la documentation manquante.

POURQUOI REVENUS QUÉBEC CIBLE LES ÉCARTS DE COMPTABILITÉ MENSUELLE

Revenus Québec examine fréquemment les entreprises avec :
• des totaux de TVH/TQS irréguliers
• des motifs inconsistants d'une année à l'autre
• des demandes de remboursement importantes
• des reçus manquants
• des opérations basées sur des liquidités
• un retard dans l'enregistrement des factures
• de mauvaises habitudes de réconciliation

La comptabilité mensuelle élimine ces signaux d'alerte et réduit la probabilité d'audits.

LISTE DE CONTRÔLE DE COMPTABILITÉ MENSUELLE : TÂCHES TVH/TQS À EFFECTUER RÉGULIÈREMENT

Utilisez cette liste de contrôle pour créer une habitude mensuelle qui garde vos dossiers de taxe sur les ventes propres et conformes.

1. Enregistrez toutes les ventes du mois
   Collectez et saisissez les revenus provenant de :
   • systèmes de point de vente
   • plateformes en ligne (Shopify, Amazon, etc.)
   • factures manuelles
   Assurez-vous de catégoriser séparément les ventes imposables, exemptes et à zéro taux.

2. Confirmez la TVH/TQS perçue
   Exécutez un résumé mensuel de taxe pour vérifier que la TVH et la TQS ont été appliquées correctement. Identifiez les transactions où les codes de taxe ont été annulés ou étaient manquants.

3. Entrez toutes les factures des fournisseurs
   Enregistrez chaque achat lié à votre entreprise dans votre système comptable. Confirmez que les factures incluent :
   • les numéros d'enregistrement de la TVH/TQS du fournisseur
   • la date et le numéro de la facture
   • les montants de la taxe affichés séparément
   • le but commercial

4. Capturez les reçus numériques
   Utilisez des applications de capture de reçus ou du stockage par e-mail pour sauvegarder les factures numériques des fournisseurs. Les reçus manquants réduisent les crédits de taxe à l'entrée.

5. Réconciliez les dépôts bancaires avec les ventes
   Associez chaque dépôt bancaire aux transactions de vente. Marquez les dépôts qui sont des prêts, des transferts ou des remboursements, et non des revenus.

6. Réconciliez les comptes de TVH/TQS perçue
   Confirmez que les soldes de votre grand livre général correspondent aux montants de TVH/TQS perçue dans vos résumés de vente.

7. Réconciliez les TVH/TQS payées (CTEs/ITRs)
   Assurez-vous que tous les crédits de taxe à l'entrée éligibles apparaissent dans votre système de comptabilité et correspondent à la documentation à l'appui.

8. Enregistrez les notes de crédit et les remboursements clients
   Entrez les ajustements rapidement afin que la TVH/TQS perçue soit correctement réduite dans votre prochaine déclaration.

9. Examinez les dépenses mensuelles récurrentes
   Vérifiez que les abonnements, les services publics, les frais de télécommunication et les paiements de logiciels ont été enregistrés correctement et incluent les montants de la taxe.

10. Identifiez les factures manquantes ou en retard
    Préparez une liste des reçus manquants. Contactez les fournisseurs tôt au lieu d'attendre le moment du dépôt.

11. Analysez les éléments inhabituels
    Investiguer :
    • factures négatives
    • annulations manuelles de taxe
    • grandes variations dans les ventes ou les dépenses
    • dépôts bancaires qui ne se réconcilient pas

12. Mettez à jour les prévisions de flux de trésorerie
    Calculez les paiements de TVH/TQS attendus pour la prochaine période afin que le flux de trésorerie ne soit pas perturbé.

13. Examinez les règles sur le lieu de fourniture
    Si vous vendez à l'extérieur du Québec, assurez-vous que les règles de la TVH/TVQ/TQS ont été appliquées correctement sur les transactions interprovinciales et internationales.

14. Mettez à jour votre dossier mensuel de TVH/TQS
    Stockez :
    • rapports de vente
    • factures de dépenses
    • réconciliations
    • relevés bancaires
    • notes de crédit
    • documentation à l'appui

15. Préparez-vous pour le dépôt trimestriel ou annuel
    Si vous êtes un déclarant trimestriel ou annuel, la comptabilité mensuelle réduit considérablement la charge de travail lors de la préparation de la déclaration FPZ-500-V.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à établir des systèmes de comptabilité mensuels efficaces qui intègrent la conformité à la TVH/TQS. Nous configurons les codes de taxe, réconcilions les comptes, mettons en place des processus automatisés et établissons des routines de documentation. Notre équipe propose également des services de comptabilité mensuels, garantissant que votre entreprise reste conforme même lorsque vous êtes occupé à gérer des opérations.

Nous fournissons des listes de contrôle mensuelles personnalisées et des modèles de documentation prêts pour un audit pour maintenir une conformité sans faille.

EXPÉRIENCE RÉELLE DES CLIENTS

Un café à Montréal avait des difficultés avec des dépôts trimestriels précipités. Mackisen a mis en place un système de comptabilité mensuel, réduisant les erreurs de dépôt et améliorant le flux de trésorerie.

Une entreprise de conseil a fréquemment manqué des CTEs car les factures n'étaient pas enregistrées mensuellement. Mackisen a introduit un système de reçus numériques et un processus de révision mensuel, augmentant considérablement les crédits récupérés.

Une startup de commerce électronique avait des ventes incohérentes et un codage fiscal incorrect. Mackisen a aligné Shopify, les dépôts bancaires et le logiciel comptable, résolvant les écarts mensuels.

QUESTIONS COURANTES

Dois-je faire une comptabilité mensuelle de la TVH/TQS si je dépose annuellement
Oui. Les déposants annuels courent le plus grand risque d'erreurs s'ils ne réconcilient pas mensuellement.

Puis-je automatiser la comptabilité mensuelle
Oui. Des logiciels tels que QuickBooks, Xero et les applications de reçus cloud simplifient l'entrée et la réconciliation.

Que faire si je manque un mois
Rattrapez-le dès que possible. Les mois manquants entraînent des retards de dépôt et une exposition à l'audit.

Dois-je réconcilier les comptes fiscaux mensuellement
Absolument. La réconciliation mensuelle garantit l'exactitude et empêche les erreurs cumulatives.

La comptabilité mensuelle peut-elle réduire les audits
Oui. Des dossiers mensuels propres et cohérents réduisent considérablement les signaux d'alerte.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rationaliser les routines de comptabilité mensuelle de la TVH/TQS. Nos systèmes structurés préviennent les erreurs, améliorent la précision et maintiennent votre entreprise entièrement conforme tout au long de l'année.