Pas de dossiers appropriés pour la TPS/TVQ ? Comment reconstruire et se conformer

De nombreuses entreprises du Québec, en particulier les startups, les consultants, les petits détaillants, les entrepreneurs et les vendeurs de commerce électronique, sont finalement confrontées à une dure réalité : leurs dossiers de TPS/TVQ sont incomplets ou manquants. Peut-être que des reçus ont été perdus, que la comptabilité a pris du retard ou que l'entreprise a connu une croissance trop rapide pour ses systèmes. Quelle que soit la cause, l'absence de documentation peut entraîner des refus de remboursement, des réévaluations, des pénalités et même des audits complets.

La bonne nouvelle : la reconstruction est possible.
Ce guide explique exactement comment reconstruire les dossiers manquants de TPS/TVQ, rétablir la conformité et protéger votre entreprise lors de la vérification ou de l'audit.

Étape 1 — Comprendre les risques des dossiers manquants

Si vous soumettez des déclarations de TPS/TVQ sans documentation appropriée, Revenu Québec peut :
• refuser les ITC et les ITR
• réévaluer vos ventes
• geler ou retarder les remboursements
• demander une vérification supplémentaire
• étendre la période d'audit
• émettre des pénalités ou des intérêts

Plus vous corrigez les dossiers manquants tôt, plus votre entreprise devient sûre.

Étape 2 — Identifier ce qui manque

La première étape de la reconstruction consiste à déterminer quels sont les manques.
Les documents manquants typiques incluent :
• factures de fournisseurs
• reçus SaaS numériques
• factures de sous-traitants
• preuve de paiement
• pages de relevés bancaires
• contrats ou accords
• factures de vente
• résumés de PDV
• rapports de commerce électronique (Shopify, Stripe, PayPal)

Un CPA dresse la liste de tous les éléments manquants et élabore un plan de récupération.

Étape 3 — Récupérer la documentation manquante

La plupart des documents peuvent être récupérés. Mackisen vous aide à obtenir :
• des factures en double de fournisseurs
• des reçus SaaS et d'abonnement téléchargés
• des preuves de paiement des banques ou des cartes de crédit
• des contrats manquants de clients ou de sous-traitants
• des résumés mensuels des processeurs de paiement
• des rapports PDV de votre système ou fournisseur

Même des années de documents manquants peuvent souvent être reconstruits.

Étape 4 — Rapprocher les ventes des dépôts

Revenu Québec accorde une attention particulière à :
• des dépôts dépassant les ventes déclarées
• des entrées de revenus manquantes ou non assorties
• des paiements de commerce électronique qui ne sont pas correctement enregistrés

Le rapprochement comprend :
• faire correspondre les factures aux dépôts
• séparer les ventes imposables, à taux nul et exonérées
• identifier les dépôts non-revenus (prêts, transferts, remboursements)

Cette étape est essentielle pour éviter les ajustements d'audit.

Étape 5 — Reconstituer les cédules ITC/ITR

Pour chaque dépense, Mackisen vérifie :
• Le fournisseur est-il inscrit à la TPS/TVQ ?
• La facture montre-t-elle la taxe correctement ?
• L'achat est-il lié à l'activité professionnelle ?
• La dépense est-elle admissible aux ITC/ITR ?

Ensuite, nous préparons des cédules entièrement documentées pour :
• Crédits de taxe à l'entrée de la TPS (ITC)
• Remboursements de taxe à l'entrée de la TVQ (ITR)

Cette documentation est essentielle lors de la vérification.

Étape 6 — Corriger la codification fiscale des logiciels de comptabilité

Les dossiers manquants signalent souvent des problèmes systémiques plus profonds :
• codes TPS/TVQ incorrects
• regroupements d'entrées fiscales
• codification fiscale manquante pour les nouveaux produits ou services
• erreurs d'application des paramètres PDV ou Shopify

Mackisen met à jour toute la codification fiscale pour éviter des erreurs récurrentes.

Étape 7 — Modifier ou déposer à nouveau les déclarations de TPS/TVQ (si nécessaire)

Une fois la documentation reconstruite, vous devrez peut-être :
• déposer des déclarations FPZ-500-V ajustées
• corriger les erreurs précédentes
• mettre à jour les revenus imposables ou les ITC/ITR
• soumettre des lettres explicatives

Revenu Québec préfère les corrections proactives plutôt que d’attendre un audit.

Étape 8 — Préparer un dossier de documentation prêt pour l’audit

Pour protéger l'entreprise, Mackisen prépare :
• des dossiers de factures indexées
• des lots de preuves de paiement
• des fichiers de rapprochement de dépôts
• des cédules détaillées ITC/ITR
• une lettre d'explication claire et professionnelle

Ce paquet peut satisfaire les auditeurs et prévenir une escalade.

Étape 9 — Mettre en œuvre des contrôles pour prévenir la récurrence

Les entreprises doivent adopter des pratiques solides, y compris :
• comptabilité mensuelle
• gestion numérique des reçus
• outils de rapprochement automatisés
• configuration appropriée des PDV
• règles strictes de documentation des dépenses

Une solution permanente prévient les problèmes de conformité futurs.

Exemples de clients réels

Un consultant avec deux ans de reçus manquants a eu des remboursements refusés.
Mackisen a reconstruit la documentation et récupéré plus de 12 000 $.

Une startup n'avait pas de factures pour des dizaines d'outils SaaS.
Nous avons récupéré tout auprès des fournisseurs et réussi la vérification sans ajustements.

Le système PDV d'un détaillant a échoué à exporter des rapports pendant des mois.
Mackisen a reconstruit les ventes en utilisant des dépôts bancaires et des journaux de processeurs.

Questions fréquentes

Puis-je toujours obtenir des remboursements avec des documents manquants ?
Oui, si les documents sont reconstruits ou remplacés.

Les dossiers manquants déclencheront-ils un audit ?
Si non corrigés, oui. La reconstruction réduit ce risque considérablement.

Quelle est la durée maximale pour reconstruire des dossiers ?
Souvent jusqu'à 7 ans, en fonction de la disponibilité des données bancaires et des fournisseurs.

Les relevés bancaires personnels peuvent-ils être utilisés ?
Oui, si les transactions commerciales ont été mélangées.

Dois-je modifier les déclarations ?
Seulement si les dossiers manquants affectent les dépôts précédents.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal est spécialisé dans la reconstruction de dossiers de TPS/TVQ, la préparation de documentation prête pour un audit, la correction des déclarations antérieures et la construction de systèmes de conformité qui protègent votre entreprise à long terme.