Retenues sur la paie — RPC, EI et impôt sur le revenu

Introduction
Comprendre les retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu est essentiel pour chaque employeur au Canada — des petites entreprises et startups aux corporations établies, organismes sans but lucratif et bureaux professionnels. Les employeurs sont légalement responsables de calculer, de retenir et de verser les retenues à la source sur les salaires avec précision et dans les délais. Les erreurs entraînent des pénalités, des intérêts, des audits de paie et une responsabilité personnelle pour les administrateurs. Le Québec ajoute un ensemble de règles entièrement séparé par le biais du QPP, du QPIP, du HSF et de la CNESST. Que vous engagiez votre premier employé ou gériez une équipe en pleine croissance, ce guide explique vos responsabilités complètes en matière de retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu.

Cadre juridique et réglementaire
Les retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu découlent des :

• Loi de l'impôt sur le revenu
• Loi sur le Régime de pensions du Canada (RPC)
• Loi sur l'assurance-emploi (AE)
• Loi sur l'administration fiscale du Québec
• Réglementations du QPP et du QPIP
• Réglementations de la CNESST et du HSF

Les employeurs doivent :

• retenir l'impôt sur le revenu fédéral et provincial
• déduire et verser le RPC (ou le QPP dans le Québec)
• déduire et verser l'AE (ou le QPIP dans le Québec)
• émettre les feuillets T4 et RL-1 chaque année
• verser les retenues à la source selon les délais de l'ARC et de Revenu Québec
• conserver les dossiers de paie pendant au moins six ans

Le non-respect des retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu peut déclencher d'importantes responsabilités pour l'employeur.

RPC vs QPP (Québec)
• Les employés travaillant hors du Québec → le RPC s'applique
• Les employés travaillant dans le Québec → le QPP s'applique
Les employeurs doivent calculer le bon taux de cotisation, le plafond annuel et la fréquence des versements.

AE vs QPIP (Québec)
• L'AE s'applique dans tout le Canada pour les maladies, le soutien aux proches et les prestations d'emploi
• Le Plan québécois d'assurance parentale (QPIP) remplace les prestations de maternité/parentales de l'AE

Cela signifie que les employeurs au Québec doivent contribuer au QPIP, et non à l'AE, pour les employés basés au Québec.

Retenue d'impôt sur le revenu
La retenue d'impôt sur le revenu dépend de :

• des formulaires TD1 et TP-1015.3 de l'employé
• des avantages imposables
• des primes
• des paiements de vacances
• des déductions statutaires
• des cotisations syndicales et des saisies
• de la fréquence de paie (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle)

L'ARC et Revenu Québec fournissent des calculateurs de retenue à la source, mais les employeurs restent légalement responsables de l'exactitude.

Principales décisions judiciaires
Les tribunaux se sont prononcés largement sur les retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu. Les principes clés incluent :

• les employeurs sont responsables des retenues impayées, même si l'erreur était involontaire
• les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables pour des taxes non versées
• l'ignorance des règles de paie n'est pas une défense
• la classification incorrecte des employés en tant que contractants déclenche des réévaluations de paie
• les avantages imposables doivent être inclus dans les calculs de paie
• l'ARC peut saisir des comptes bancaires ou des actifs pour des versements non payés

Les tribunaux du Québec appliquent également une conformité stricte avec les versements de QPP, QPIP, CNESST et HSF.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec s'attaquent-elles aux problèmes de paie
Les retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu figurent parmi les principales priorités d'audit parce que :

• l'impôt sur la paie est considéré comme de l'argent en fiducie
• le non-respect entraîne une perte de revenus
• les erreurs de paie sont très courantes
• la mauvaise classification des employés est répandue
• les administrateurs sont personnellement responsables des échecs de versement

Les déclencheurs d'audit incluent :

• des versements tardifs ou manqués
• des divergences entre les feuillets T4 et RL-1
• des déclarations fiscales de paie et de société non concordantes
• aucun versement de paie pour les employés rémunérés
• de hauts avantages imposables sans déclaration appropriée
• rémunérer les employés en tant que “contractants”
• corrections répétées des paies

Comprendre ces déclencheurs aide les employeurs à rester conformes.

Stratégie Mackisen
Mackisen CPA fournit un système de paie complet et conforme pour répondre aux exigences en matière de retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu :

• déterminer le statut d'employé ou de contractant
• enregistrer des comptes de paie auprès de l'ARC et de Revenu Québec
• mettre en place les obligations du QPP, QPIP, AE, CNESST et HSF
• calculer des déductions précises à chaque période de paie
• mettre en œuvre un logiciel de paie professionnel (QuickBooks, Wagepoint, Ceridian)
• réconcilier la paie avec les déclarations de TPS/TVH et d'impôt des sociétés
• émettre des feuillets T4/T4A et RL-1/RL-2
• préparer des résumés annuels
• corriger les erreurs de paie passées par des divulgations volontaires
• représenter les employeurs lors des audits de paie de l'ARC et de Revenu Québec

Nous garantissons une conformité totale dans les systèmes de paie fédéraux et québécois.

Expérience réelle des clients
De nombreuses entreprises se tournent vers Mackisen après avoir rencontré des problèmes de paie :

• Une entreprise a mal calculé l'AE et le RPC pendant un an. L'ARC a réévalué l'employeur et a exigé des corrections. Nous avons recalculé la paie et minimisé les pénalités.
• Un employeur du Québec a versé l'AE au lieu du QPIP. Revenu Québec a exigé des corrections rétroactives complètes. Mackisen a reconstruit les dossiers de paie.
• Une entreprise a mal classé plusieurs travailleurs en tant que contractants. L'ARC les a reclassés en tant qu'employés, déclenchant des responsabilités de paie. Nous avons résolu l'audit et mis en œuvre des pratiques conformes.
• Une société a omis d'inclure des avantages imposables pour un usage personnel d'une voiture de société. L'ARC a réévalué les impôts sur les salaires. Mackisen a corrigé tous les feuillets.
• Une startup a manqué plusieurs délais de déclaration de paie en raison d'une croissance rapide. Nous avons mis en œuvre un système de paie complet et restauré la conformité.

Ces cas montrent l'importance de gérer correctement les retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu.

Questions courantes
Les clients posent fréquemment des questions :

• Que se passe-t-il si je soumets les retenues à la source en retard ?
Des intérêts et des pénalités automatiques s'appliquent.

• Les administrateurs deviennent-ils réellement responsables sur le plan personnel ?
Oui—en particulier pour les versements non payés à long terme.

• Ai-je besoin de la paie si je ne paie que des dividendes ?
Pas de paie—à moins que des employés reçoivent également des salaires.

• Les primes sont-elles soumises au RPC/AE ?
Oui—les primes sont entièrement imposables et soumises au RPC et à l'AE/QPIP.

• Les employés à distance suivent-ils les règles de paie du Québec ?
Les employés suivent les règles de la province dans laquelle ils travaillent.

• L'ARC peut-elle auditer la paie ?
Oui—l'ARC audite la paie fréquemment.

Comprendre ces réponses aide les employeurs à se conformer avec les retenues à la source CPP EI et l'impôt sur le revenu.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les impôts auxquels elles ont droit. Que vous soyez en train d'engager votre premier employé ou de gérer un département de paie complet, notre équipe d'experts garantit précision, transparence et protection contre le risque d'audit. Lors de la gestion des retenues à la source sur les salaires CPP EI et l'impôt sur le revenu, Mackisen fournit une configuration complète de la paie, un soutien aux versements, des feuillets annuels, une réconciliation et une défense contre les audits.