Paie — Cabinet CPA de Montréal près de chez vous : Guide complet de 4 pages sur les comptes de paie, les déductions de RPC/AE/impôts, les remises, les feuillets, les prestations, la conformité et l'application de la loi par l'ARC

La paie est l'un des domaines les plus sensibles - et lourdement audités - de la fiscalité canadienne. Que vous ayez un employé ou des centaines, les erreurs de paie peuvent déclencher des pénalités, des intérêts, des audits de l'ARC, des paiements mal attribués et même une responsabilité des directeurs. Chaque propriétaire d'entreprise doit comprendre comment déterminer correctement les relations d'emploi, calculer les déductions à la source, remettre la paie à temps et émettre des relevés conformes T4/T4A.

Ce guide complet de 4 pages de Mackisen CPA explique comment fonctionne la paie au Canada, comment éviter les erreurs courantes, comment l'ARC fait respecter la conformité à la paie, et comment Mackisen s'assure que les entreprises sont entièrement protégées. Rédigé dans un style de blog comptable et fiscal de haute autorité avec une forte structure SEO et de conversion de clients, ce guide est idéal pour les employeurs, les gestionnaires RH, les comptables, les entrepreneurs et les sociétés.

Cadre juridique et réglementaire

Selon la Loi de l'impôt sur le revenu, le Régime de pensions du Canada (RPC) et la Loi sur l'assurance-emploi (AE), tout employeur qui paie des employés au Canada doit :

• Déterminer si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant

• Ouvrir et maintenir un compte de déductions de paie auprès de l'ARC

• Obtenir et maintenir des informations valides sur l'employé (NAS, formulaires TD1, province d'emploi)

• Calculer et déduire l'impôt sur le revenu, les cotisations au RPC et les primes à l'AE

• Remettre les portions de l'employé et de l'employeur à l'ARC à temps

• Conserver les dossiers de paie pendant au moins six ans

• Déposer avec précision et à temps les déclarations d'information T4 et T4A

Le non-respect des règles entraîne des pénalités sur la paie, des intérêts, des audits de paie par l'ARC et une responsabilité potentielle des directeurs pour les taxes de paie impayées.

L'ARC fait respecter la conformité de la paie de manière agressive car les déductions de paie sont des fonds en fiducie : les employeurs les détiennent au nom du gouvernement et des employés.

Décisions judiciaires clés affectant la paie

Les décisions clés liées à la paie soulignent :

1. L'employeur est responsable de la classification des travailleurs.
   Si l'ARC détermine qu'un travailleur est un employé et non un entrepreneur, l'ARC peut réévaluer l'employeur pour des cotisations impayées au RPC, à l'AE et des pénalités.

2. RPC/AE doivent être déduits même si les employés "acceptent" autrement.
   Les accords pour éviter les déductions sont invalides.

3. Les avantages doivent être évalués de manière cohérente et raisonnable.
   Les tribunaux maintiennent les évaluations de l'ARC pour les avantages imposables exclues à tort de la paie.

4. Les directeurs sont personnellement responsables des paiements de paie impayés.
   Cette responsabilité survit à la dissolution de l'entreprise.

5. Les paiements de paie mal attribués restent de la responsabilité de l'employeur.
   Les employeurs doivent corriger immédiatement les erreurs de remise.

Ces décisions soulignent l'importance des systèmes de paie professionnels et de la supervision.

Pourquoi l'ARC cible la paie

La paie est l'un des domaines les plus à risque pour l'ARC car :

• De nombreuses entreprises reclassifient les employés en tant qu'entrepreneurs

• Les petites entreprises manquent souvent les délais de remise de paie

• Les calculs RPC/AE sont souvent incorrects

• Certains employeurs ne déclarent pas les avantages imposables tels que les allocations automobiles, le logement, les repas et les cartes-cadeaux

• Les T4/T4A tardifs ou manquants déclenchent des pénalités de l'ARC

• Les paiements mal attribués entraînent des pénuries de remise

• L'ARC effectue des audits de paie réguliers, notamment dans les secteurs de la construction, des restaurants, du transport routier, des services professionnels et de l'économie des petits boulots

L'ARC sait que les erreurs de paie peuvent générer rapidement de lourdes pénalités - et elle applique des mesures strictes.

Stratégie Mackisen

Mackisen CPA Montréal aide les entreprises avec :

• Mise en place de la paie et enregistrement de compte auprès de l'ARC

• Classification employé contre entrepreneur

• Traitement sécurisé de la paie mensuelle ou bimensuelle

• Calculs des déductions RPC/AE et d'impôt sur le revenu

• Établissement des remises et confirmation des paiements reçus par l'ARC

• Préparation et dépôt des relevés T4/T4A et des sommaires

• Correction des erreurs de paie et des remises mal attribuées

• Représentation des clients lors des audits de paie de l'ARC

• Conseils sur les avantages imposables et la conformité

• Planification de la paie pour les primes, paiements aux actionnaires et congés payés

Nos systèmes empêchent les pénalités coûteuses, rationalisent les processus de paie et assurent une conformité totale.

Expérience réelle du client

Une startup technologique à Montréal a mal classé des développeurs en tant qu'entrepreneurs. L'ARC a effectué un audit de paie et a évalué près de 60 000 $ en RPC, AE, pénalités et intérêts. Mackisen a négocié une réduction et restructuré leur système de paie.

Un propriétaire de restaurant a fréquemment remis des paies en retard. L'ARC a imposé des pénalités mensuelles. Mackisen a mis en place des retraits automatiques pour la paie et a annulé les pénalités de retard répétées dans le cadre d'un allègement pour les contribuables.

Un entrepreneur a émis des relevés T4A incorrects à des sous-traitants. L'ARC a exigé des corrections. Mackisen a modifié les relevés, mis à jour la comptabilité, et a évité des mesures d'exécution supplémentaires.

Un paiement de paie d'une société a été mal attribué à la TPS/TVH. L'ARC a menacé d'exécuter des recouvrements. Mackisen a corrigé l'attribution et a sécurisé l'annulation des pénalités de retard.

Quoi de neuf et mis à jour pour la paie

L'ARC met à jour les exigences en matière de paie chaque année. Les changements importants incluent :

• Taux de cotisation RPC/RPC révisés

• Primes à l'AE mises à jour

• Changements annuels aux formulaires TD1

• Nouvelles règles concernant les avantages imposables (ex : stationnement, allocations de télétravail, coûts payés par l'employeur)

• Taux d'avantages automobiles mis à jour

• Changements d'éligibilité pour les avantages numériques ou en espèces

• Nouveaux outils en ligne et options d'automatisation de l'ARC

Les employeurs doivent rester informés pour éviter des déductions incorrectes.

Déterminer la relation avec l'employeur ou le payeur

Avant de payer un travailleur, les employeurs doivent déterminer si le travailleur est :

• Un employé

• Un sous-traitant

• Une entreprise de services personnels

• Un entrepreneur indépendant

L'ARC applique des facteurs tels que :

• Degré de contrôle

• Propriété des outils

• Chance de profit par rapport au risque de perte

• Intégration dans l'entreprise

La mauvaise classification crée des responsabilités significatives en matière de paie.

Ouvrir ou gérer un compte de paie

Vous devez ouvrir un compte de déductions de paie si :

• Vous payez des employés

• Vous vous payez comme actionnaire-employé

• Vous fournissez des avantages imposables

• Vous retenez des cotisations RPC/AE sur les paiements aux entrepreneurs reclassés en tant qu'employés

Vous pouvez ouvrir, modifier ou fermer le compte par :

• Compte d'affaires de l'ARC

• Représenter un client

• Téléphone ou courrier

Vous devez maintenir le compte à jour lorsque :

• Changement de propriété

• Changement d'adresse

• Embauche ou licenciement d'employés

• Changement de fréquence de paiement

Mise en place et gestion des informations de paie des employés

Avant de payer les employés, les employeurs doivent :

• Obtenir un numéro d'assurance sociale (NAS)

• Déterminer la province d'emploi

• Obtenir des formulaires TD1 et TD1 provinciaux

• Mettre en place des déductions

• Déterminer les avantages imposables

• Décider d'augmenter ou de diminuer l'impôt retenu

Les employeurs doivent maintenir des dossiers d'employés précis à tout moment.

Calculer les déductions et les cotisations de paie

Les employeurs doivent calculer correctement :

• Cotisations RPC

• Primes à l'AE

• Déductions d'impôt sur le revenu

Les outils de l'ARC incluent :

• Calculateur des déductions de paie en ligne (CDOP)

• Tables de déductions de paie T4032

Les employeurs doivent également déterminer :

• Si les avantages sont imposables

• Comment calculer les avantages automobiles

• Règles de paiement spéciales pour les primes, indemnités de départ, congés, paiements rétroactifs et allocations

Remettre (payer) les déductions et cotisations de paie

Quand remettre :

• Mensuellement

• Trimestriellement (si admissible)

• Remetteur accéléré (pour les grosses paies)

Méthodes de paiement :

• Banque en ligne

• Compte d'affaires de l'ARC

• Débit préautorisé

• Poste Canada (QR code)

• Virement bancaire (non-résidents)

Les remises manquantes génèrent :

• Pénalités (jusqu'à 20 %)

• Intérêts composés quotidiens

• Actions de recouvrement de l'ARC

Dépôt des déclarations d'information sur la paie (relevés et résumés)

Les employeurs doivent :

• Déposer les relevés T4 et T4A d'ici le 28 février

• Distribuer les relevés aux employés

• Modifier ou annuler les relevés si nécessaire

• Éviter de déposer des doublons, sauf si l'ARC rejette les soumissions

Les pénalités pour des dépôts T4 tardifs ou incorrects peuvent être substantielles.

Conformité et exécution de la paie

Les audits de paie de l'ARC examinent :

• Classification des travailleurs

• Dossiers de paie

• Déductions RPC/AE

• Avantages imposables

• Historique des remises

• Exactitude des T4 et T4A

Les audits peuvent entraîner :

• Réévaluations

• Pénalités

• Responsabilité des directeurs

• Exécution légale

Mackisen représente les clients lors des audits pour réduire les risques et les pénalités.

Réception de correspondance de paie

Les employeurs peuvent recevoir de la correspondance de l'ARC concernant :

• Disparités de remise

• Décisions RPC/AE

• Audits de paie

• Dépôts manquants

• Paiements mal attribués

• Examens des avantages et des allocations imposables

Répondre rapidement évite l'escalade.

Questions courantes

Tous les employeurs ont-ils besoin d'un compte de paie ?
Oui – si vous payez des employés ou des avantages imposables.

Les déductions de paie sont-elles remboursables si elles sont trop élevées ?
Oui, par le biais de dépôts corrigés.

Que se passe-t-il si je ne remets pas la taxe sur la paie ?
Intérêts, pénalités, recouvrements et responsabilité des directeurs.

Que se passe-t-il si l'ARC dit que mon entrepreneur est en réalité un employé ?
Vous pourriez devoir des cotisations RPC, AE et des pénalités rétroactivement.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester pleinement conformes aux règles de paie, à éviter les pénalités de l'ARC et à protéger les propriétaires d'entreprise contre des erreurs coûteuses. Que vous ayez besoin de traitement de la paie, de défense contre les audits de l'ARC, d'aide avec les relevés, les remises ou la classification des travailleurs, notre équipe d'experts s'assure que votre paie est bien effectuée - à chaque période de paie, chaque année.