LISTE DE CONTRÔLE DE PRÉPARATION DES IMPÔTS TRIMESTRIELLE : TÂCHES GST/QST CHAQUE 3 MOIS

Pour de nombreuses entreprises du Québec, le dépôt trimestriel de la TPS/TVQ est la fréquence par défaut. Tous les trois mois, vous devez résumer vos ventes taxables, calculer la TPS et la TVQ perçues, demander des crédits de taxe sur les intrants et remettre la taxe nette due à Revenu Québec. À la fin du trimestre, les entreprises découvrent souvent que leurs dossiers sont incomplets, que des reçus manquent ou que les rapports de PDV ne correspondent pas au système comptable. Cela entraîne du stress, des retards de dépôt et une plus grande chance d'erreurs ou d'audits. Une checklist trimestrielle structurée de TPS/TVQ aide à se préparer régulièrement pendant la période et à clôturer chaque trimestre en douceur avec une déclaration précise, prête à être auditée.

La préparation fiscale trimestrielle ne consiste pas seulement à soumettre la déclaration FPZ-500-V. C'est une occasion de revoir vos systèmes, de nettoyer la comptabilité et de s'assurer que votre entreprise collecte et remet la taxe correctement. Utiliser une checklist trimestrielle claire et répétable réduit les surprises à la fin de l'année et vous protège d'une réévaluation.

CADRE LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE

La TPS est régie par la Loi fédérale sur l'accise et la TVQ par la Loi sur la taxation du Québec. Les entreprises assignées à une période de déclaration trimestrielle doivent déposer une déclaration combinée de TPS/TVQ pour chaque trimestre et remettre tout solde dû avant la date limite prescrite. La déclaration doit faire état avec précision des fournitures taxables, des fournitures à taux zéro, des fournitures exemptées, de la taxe perçue ou à percevoir, des crédits de taxe sur les intrants et des remboursements de taxe sur les intrants, ainsi que des ajustements.

Revenu Québec exige des inscrits qu'ils tiennent des dossiers détaillés sur les ventes, les achats et les calculs de taxe pendant au moins six ans. La préparation trimestrielle doit s'aligner sur ces exigences législatives. Les montants déclarés dans vos déclarations trimestrielles doivent correspondre à vos dossiers comptables, résumés de PDV et activités bancaires.

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Les tribunaux ont maintes fois tenu les contribuables responsables du maintien de dossiers fiscaux périodiques exacts et du dépôt de déclarations correctes et en temps opportun. Dans les litiges où les déclarations trimestrielles ne correspondaient pas à la documentation sous-jacente, les juges ont confirmé les réévaluations de Revenu Québec et de l'ARC. Les tribunaux ont souligné que les estimations, les conjectures ou les dossiers incomplets ne sont pas des substituts acceptables à des preuves appropriées.

Dans les cas où les contribuables ont tenté de "corriger" plusieurs trimestres passés à la fois sans soutien adéquat, les tribunaux ont pris le parti des autorités fiscales. Ces décisions soulignent l'importance d'une préparation trimestrielle disciplinée plutôt que d'attendre la fin de l'année pour rapprocher les comptes de TPS/TVQ.

POURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC CIBLENT LES DECLARANTS TRIMESTRIELS

Les déclarants trimestriels sont étroitement surveillés car les flux de trésorerie et les ventes peuvent fluctuer considérablement d'un trimestre à l'autre. Les indicateurs d'alerte pour Revenu Québec incluent les demandes de remboursement importantes ou irrégulières, les baisses ou hausses soudaines dans les ventes taxables, des rapports de TVQ incohérents par rapport à la TPS, et des dépôts tardifs récurrents. Les entreprises qui précipitent leurs déclarations trimestrielles sans suivre une checklist sont plus susceptibles de faire des erreurs.

Les industries avec une activité saisonnière, de la facturation de progrès de construction, des projets basés sur des dépôts, ou des ventes de détail à volume élevé rencontrent souvent des variances trimestrielles. Ces secteurs sont plus susceptibles d'attirer des questions de la part de Revenu Québec lorsque les déclarations trimestrielles ne suivent pas les modèles normaux.

CHECKLIST DE PRÉPARATION TRIMESTRIELLE TPS/TVQ : TÂCHES TOUS LES 3 MOIS

1. Révisez votre calendrier trimestriel
   Confirmez les dates exactes de début et de fin de votre période de déclaration. Notez les dates limites de dépôt et de paiement dans votre agenda et votre liste de tâches interne. Assurez-vous de savoir quels mois appartiennent au trimestre en cours et vérifiez qu'aucune transaction n'a été enregistrée dans la mauvaise période.

2. Rapprochez les ventes et les revenus
   Comparez votre chiffre d'affaires total pour le trimestre provenant de votre logiciel comptable, de votre système de PDV et des dépôts bancaires. Séparez les ventes taxables, les ventes à taux zéro et les ventes exemptées. Identifiez toute écriture inhabituelle, les factures négatives ou les ajustements manuels qui pourraient affecter vos totaux de TPS/TVQ.

3. Vérifiez la taxe perçue sur les ventes
   Exécutez un rapport montrant la TPS et la TVQ facturées sur toutes les factures et les reçus de ventes pour le trimestre. Assurez-vous que les taux de taxe sont corrects et que chaque vente taxable a été correctement codée en tant que TPS/TVQ. Recherchez des transactions où la taxe a été contournée manuellement ou fixée à zéro lorsqu'elle ne le devait pas.

4. Révisez les crédits de taxe sur les intrants et les remboursements
   Extrayez une liste de toutes les dépenses pour lesquelles vous demandez des crédits de taxe sur les intrants. Confirmez que chaque facture de fournisseur montre le nom légal correct, les numéros d'enregistrement TPS et TVQ, les montants de taxe et des descriptions claires de biens ou de services. Excluez les dépenses personnelles et les achats non éligibles.

5. Vérifiez les factures manquantes ou en double
   Scannez vos dossiers à la recherche de lacunes dans les numéros de factures, de factures de fournisseurs manquantes ou d'entrées dupliquées. Demandez les factures manquantes auprès des fournisseurs avant de finaliser votre déclaration trimestrielle de TPS/TVQ. Supprimez les doublons qui pourraient entraîner une surestimation des crédits.

6. Rapprochez les comptes de contrôle de TPS/TVQ
   Comparez les soldes de vos comptes de TPS collectée, de TVQ collectée et de crédits de taxe sur les intrants avec vos rapports de ventes et d'achats détaillés. Toute différence entre les soldes de livres et les rapports de transaction doit être examinée et corrigée.

7. Enregistrez les ajustements, notes de crédit et créances douteuses
   Rassemblez toutes les notes de crédit, les retours, les remises, les réductions, les amortissements de créances douteuses et les annulations liées au trimestre. Assurez-vous que ces ajustements sont reflétés à la fois dans vos totaux de ventes et vos calculs de TPS/TVQ. Codez correctement les ajustements de créances douteuses lorsque la taxe a déjà été remise.

8. Révisez les problèmes de comptabilité de caisse par rapport à la comptabilité d'exercice
   Assurez-vous que votre base de déclaration de TPS/TVQ correspond à la méthode assignée par Revenu Québec. Si vous déposez sur une base d'exercice, la taxe est calculée lors de l'émission de la facture. Si selon une méthode spéciale, vérifiez que les reçus et les factures sont traités de manière cohérente. Évitez de mélanger caisse et exercice sans documentation claire.

9. Complétez et révisez la déclaration FPZ-500-V
   Transférez soigneusement vos totaux trimestriels à la déclaration combinée de TPS/TVQ FPZ-500-V. Vérifiez les lignes pour le total des ventes, la taxe collectée, les crédits de taxe sur les intrants, les ajustements et la taxe nette à payer ou à rembourser. Comparez le projet de déclaration à votre rapport récapitulatif interne pour vous assurer qu'aucune catégorie n'a été omise.

10. Planifiez et exécutez votre suivi de paiement ou de remboursement
    Si votre déclaration montre un solde dû, planifiez votre paiement à Revenu Québec avant la date limite et assurez-vous que des fonds suffisants sont disponibles. Si un remboursement est attendu, conservez un dossier prêt pour l'audit comprenant factures, résumés et rapprochements au cas où Revenu Québec examinerait votre demande. Surveillez votre compte en ligne pour confirmer la réception et le traitement.

Suivre cette checklist chaque trimestre permet de construire une routine de conformité solide et de minimiser le risque de surprises ou d'audits.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à structurer leur flux de travail trimestriel de TPS/TVQ à l'aide de checklists claires, de rapprochements et de contrôles internes. Notre équipe examine vos ventes, vos dépenses et votre codage fiscal chaque trimestre, identifie les erreurs tôt et prépare ou révise vos dépôts FPZ-500-V pour en assurer l'exactitude. Nous configurons votre système comptable pour produire des rapports trimestriels qui correspondent directement à la déclaration.

Nous mettons également en place des calendriers trimestriels, des systèmes de rappel et des modèles de documentation afin que votre personnel sache exactement ce qui doit être fait à chaque fin de trimestre. Pour les entreprises qui ont pris du retard, Mackisen prépare des dépôts en retard et négocie avec Revenu Québec si nécessaire.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Une petite entreprise de commerce électronique a déposé des déclarations trimestrielles mais n'a jamais rapproché ses comptes de contrôle de TPS/TVQ. Lorsque un remboursement a été retenu pour révision, ils n'ont pas pu produire facilement de documentation. Mackisen a reconstruit leurs rapprochements trimestriels, organisé les factures, et le remboursement a été débloqué.

Un entrepreneur en construction avec une facturation par étapes avait des dépôts de TPS/TVQ trimestriels inconsistants car les dépôts et les factures d'avancement étaient codés différemment. Mackisen a standardisé leur processus de facturation, a aligné la reconnaissance des revenus avec le traitement fiscal, et a stabilisé leurs déclarations trimestrielles.

Une entreprise de services précipitait régulièrement ses dépôts trimestriels à la dernière minute. Les erreurs s'accumulaient sur plusieurs périodes. Mackisen a mis en œuvre une checklist trimestrielle, a créé des délais internes avant la date de remise, et a réduit les divergences à presque zéro.

QUESTIONS COURANTES

Toutes les entreprises déposent-elles la TPS/TVQ trimestriellement ?
Pas toutes. Certaines déposent mensuellement ou annuellement selon les revenus. Les déclarants trimestriels doivent suivre leur fréquence assignée à moins qu'un changement ne soit demandé et approuvé.

Puis-je passer d'un dépôt trimestriel à un dépôt annuel ?
Parfois. Cela dépend de votre niveau de revenu et de l'approbation de Revenu Québec et de l'ARC. Un CPA peut aider à évaluer et à demander un changement.

Que se passe-t-il si je manque une date limite de dépôt trimestriel ?
Des pénalités et des intérêts peuvent s'appliquer. Des dépôts tardifs répétés augmentent la probabilité d'un audit.

Devrais-je rapprocher mensuellement même si je dépose trimestriellement ?
Oui. Le rapprochement mensuel aide à déceler les erreurs tôt et rend le dépôt trimestriel beaucoup plus facile.

Que se passe-t-il si ma déclaration trimestrielle montre un remboursement important ?
Les gros remboursements déclenchent souvent des examens. Conservez un dossier complet prêt pour l'audit avec factures et rapprochements.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à gérer leurs obligations trimestrielles de TPS/TVQ avec confiance. Que vous ayez besoin d'une checklist structurée, d'un soutien complet pour le dépôt, ou d'aide pour nettoyer des trimestres passés, notre équipe assure précision, transparence, et protection contre le risque de réévaluation.