Représenter quelqu'un qui est décédé — Cabinet CPA de Montréal près de chez vous : Devoirs de représentant légal, accès à l'ARC, autorisation et responsabilités fiscales successorales

Lorsque quelqu'un meurt, ses affaires fiscales ne se terminent pas automatiquement. Un représentant légal — qu'il s'agisse d'un exécuteur, d'un liquidateur, d'un administrateur ou d'un représentant nommé par le tribunal — doit prendre le contrôle de la succession, notifier l'Agence du revenu du Canada (ARC) et s'assurer que toutes les obligations fiscales sont respectées avant que des biens ne soient répartis. Le représentant peut également autoriser des professionnels tels que des comptables ou des avocats à aider à remplir ces obligations. Comprendre comment devenir reconnu en tant que représentant légal, comment accéder aux dossiers de l'ARC et quelles responsabilités en découlent est essentiel pour éviter les erreurs, les retards et la responsabilité personnelle potentielle.

Ce guide fournit un aperçu complet de la façon de déterminer qui représente le défunt, la différence entre les représentants légaux et autorisés, comment notifier l'ARC, comment obtenir l'accès aux dossiers fiscaux, comment autoriser des représentants supplémentaires et quelles fonctions le représentant légal doit accomplir avant de distribuer la succession.

Cadre légal et réglementaire

La Loi de l'impôt sur le revenu attribue la responsabilité de déposer les déclarations finales, de régler les soldes fiscaux et de gérer les questions fiscales après la mort au représentant légal du défunt. Un représentant légal est généralement l'exécuteur nommé dans un testament. Pour les résidents du Québec, le liquidateur de la succession assume ce rôle, et Revenu Québec peut imposer des exigences administratives supplémentaires.

S'il n'existe pas de testament, la loi provinciale sur les successions détermine qui peut agir en tant qu'administrateur. Le représentant légal doit notifier l'ARC de son rôle, fournir les documents requis et s'assurer que les comptes fiscaux du défunt sont gérés correctement. Cela inclut le dépôt de la déclaration d'impôt finale, le dépôt de toute déclaration de fiducie (T3), le paiement des soldes dus, le transfert ou l'annulation des prestations, la gestion des comptes d'entreprise, le cas échéant, et la demande d'un certificat de conformité avant de distribuer les biens.

Les représentants autorisés sont distincts des représentants légaux. Ils peuvent accéder et mettre à jour des informations mais n'assument pas la responsabilité légale de la succession, sauf s'ils sont nommés officiellement en tant qu'exécuteur ou administrateur.

Décisions clés des tribunaux

Les tribunaux canadiens ont maintes fois souligné que les représentants légaux doivent agir avec diligence et de bonne foi lors de la gestion des questions fiscales. Dans plusieurs décisions, les tribunaux ont affirmé que les exécuteurs peuvent être tenus personnellement responsables s'ils distribuent des biens avant de régler les dettes fiscales. Les tribunaux ont également confirmé les exigences de l'ARC concernant la documentation appropriée avant d'accorder l'accès aux dossiers fiscaux.

Dans les litiges concernant l'administration des successions, les juges ont confirmé que seules les personnes ayant une autorité légale — les exécuteurs nommés dans un testament, les administrateurs nommés par le tribunal ou les représentants approuvés dans le cadre du processus de l'ARC — peuvent agir au nom du défunt. Les tribunaux ont également renforcé que l'autorisation de l'ARC est distincte de l'autorité d'homologation ou d'administration des successions, ce qui signifie que les individus doivent satisfaire aux exigences spécifiques de l'ARC pour accéder aux dossiers.

Pourquoi l'ARC cible cette question

L'ARC surveille de près la représentation successorale car des soldes fiscaux non réglés peuvent demeurer en souffrance pendant des années. Les problèmes qui déclenchent couramment l'attention incluent :

• manque de notification formelle de décès
• personnes non autorisées tentant d'accéder à des informations fiscales
• exécuteur manquant ou autorité floue
• successions réparties avant le paiement des impôts
• déclarations finales ou déclarations de fiducie T3 manquantes
• adresses postales obsolètes
• chèques de l'ARC non encaissés
• prestations non annulées ou transférées
• litiges entre membres de la famille

Une notification et une documentation appropriées garantissent que l'ARC communique avec le bon représentant, empêchant les retards dans le règlement de la succession et protégeant les bénéficiaires des réévaluations futures.

Stratégie Mackisen

Mackisen soutient les représentants légaux en gérant l'ensemble du processus administratif de notification à l'ARC, de préparation des documents requis, d'obtention d'accès aux comptes, de dépôt des déclarations, de règlement des soldes et de demande de certificats de conformité. Nous veillons à ce que l'exécuteur comprenne ses responsabilités et aidons à éviter le risque de responsabilité personnelle.

Notre approche comprend:

• confirmer le testament ou obtenir des documents d'administrateur
• préparer et soumettre des documents pour notifier l'ARC
• organiser l'identification requise, les certificats de décès et les documents judiciaires
• aider à la configuration de Représenter un client pour accéder aux dossiers de l'ARC
• déposer les déclarations finales T1, les déclarations de fiducie T3 et les déclarations antérieures non déposées
• gérer la fermeture des comptes GST/HST, de paie ou d'entreprise
• identifier et annuler les paiements de prestations
• tracer les chèques de l'ARC non encaissés
• préparer les demandes de certificats de conformité

Nous aidons également les exécuteurs à autoriser des comptables, des avocats ou d'autres représentants à soutenir le travail de la succession par l'intermédiaire des procédures d'autorisation de l'ARC.

Expérience client réelle

Un client agissant en tant qu'exécuteur a eu du mal à obtenir un accès à l'ARC après avoir soumis des documents incomplets. Mackisen a examiné le dossier, rassemblé les documents corrects, les a soumis par l'intermédiaire de Représenter un Client et a obtenu un accès complet à l'ARC dans la fenêtre de traitement. Nous avons déposé les déclarations finales et de fiducie, réconcilié les soldes et obtenu le certificat de conformité.

Un autre client a agi en tant que liquidateur au Québec mais n'était pas au courant des exigences supplémentaires de Revenu Québec. Nous avons coordonné les processus de l'ARC et de Revenu Québec, garantissant que la succession était conforme aux niveaux fédéral et provincial.

Une famille sans testament avait besoin de conseils pour déterminer qui devrait représenter la succession. Nous les avons aidés à soumettre le Formulaire RC552, à obtenir l'autorisation de l'ARC et à procéder aux dépôts fiscaux requis.

Dans une succession complexe impliquant des comptes d'entreprise, de la paie, des propriétés locatives et des investissements, Mackisen a aidé à fermer les comptes d'entreprise, à réaliser les évaluations finales, à déposer plusieurs déclarations et à régler les dettes en souffrance avant la distribution.

Questions fréquentes

Qui est le représentant légal ?
L'exécuteur nommé dans le testament, ou le liquidateur au Québec. S'il n'existe pas de testament, un administrateur nommé par le tribunal ou une personne approuvée par l'ARC via le Formulaire RC552.

Qui est un représentant autorisé ?
Une personne comme un comptable ou un avocat qui est autorisée à accéder ou à mettre à jour des informations fiscales mais n'est pas légalement responsable de la succession.

Plusieurs représentants peuvent-ils être autorisés ?
Oui. Le représentant légal peut autoriser plusieurs professionnels.

Que faire s'il n'y a pas d'exécuteur ?
Les individus peuvent postuler par l'intermédiaire des tribunaux ou s'inscrire temporairement auprès de l'ARC en utilisant le Formulaire RC552.

Quels documents l'ARC exige-t-elle ?
Certificat de décès, testament ou nomination par le tribunal, Formulaire RC552 si nécessaire et l'adresse postale mise à jour pour la succession.

Comment accéder aux dossiers de l'ARC ?
En s'inscrivant chez Représenter un Client et en soumettant des documents d'autorisation.

Que se passe-t-il si je distribue des biens avant d'obtenir un certificat de conformité ?
Le représentant légal peut être tenu personnellement responsable des impôts impayés.

Combien de temps l'ARC prend-elle pour traiter les documents ?
En général 28 jours ouvrables, mais des retards peuvent survenir.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité professionnelle, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les taxes auxquelles elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration GST/QST ou que vous optimisiez des remboursements pluriannuels, notre équipe d'experts garantit précision, transparence et protection contre les risques d'audit.