Mise en place de la paie pour votre entreprise : Comment se verser un salaire et remettre les déductions à la source — Cabinet comptable près de chez vous, Montréal

Introduction

Une fois qu'un propriétaire d'entreprise au Québec s'incorpore, le fait de se verser un salaire devient plus compliqué que de simplement retirer de l'argent. Si vous choisissez un salaire, vous devez mettre en place une paie, calculer les déductions, remettre les taxes et émettre des feuillets de fin d'année. Le non-respect de ces obligations entraîne des pénalités, des intérêts et une responsabilité des administrateurs. De nombreuses nouvelles sociétés commettent des erreurs de paie lors de leur première année, en particulier lors du passage de l'entreprise individuelle à la paie d'entreprise. Ce guide explique comment établir une paie correctement et comment un CPA près de vous à Montréal peut vous aider à assurer une conformité totale.

Cadre légal et réglementaire

En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur la fiscalité du Québec et de la législation provinciale sur l'emploi, les entreprises doivent retenir et remettre l'impôt sur le revenu, les contributions au RRQ, au RQAP, à l'EI et à la CNESST lors de la rémunération des actionnaires ou des employés. Les entreprises doivent s'inscrire pour un compte de paie de l'ARC (RP) et un compte d'employeur de Revenu Québec. Les remises de paie doivent être effectuées mensuellement ou plus fréquemment selon le statut de l'entreprise. Les employeurs doivent émettre des feuillets T4 et RL-1 chaque année et maintenir des registres de paie, des feuilles de temps, des résolutions et des entrées dans un livre des procès-verbaux qui documentent les décisions concernant la rémunération.

Décisions judiciaires clés

Les tribunaux ont statué que le non-respect des déductions de paie est l'une des violations de conformité les plus graves pour les administrateurs. Les juges ont confirmé que les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables pour les impôts sur la paie non réglés. Plusieurs décisions soulignent que les paiements informels aux gestionnaires-actionnaires sans documentation de paie sont considérés comme des avantages pour les actionnaires ou des salaires non déclarés. Les tribunaux soulignent que les obligations liées à la paie doivent être respectées strictement, même lorsque l'entreprise rencontre des problèmes de flux de trésorerie.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec examinent la paie

Les erreurs de paie sont courantes dans les nouvelles entreprises. L'ARC et le RQ audite la paie lorsqu'ils détectent : des salaires incohérents ; des remises manquantes ; des retenues fiscales incorrectes ; aucune paie malgré des opérations commerciales actives ; des retraits d'actionnaires sans documentation ; des incohérences entre les feuillets RL-1/T4 et les déclarations fiscales des sociétés ; ou des écarts entre les déclarations de TPS/TVQ et les informations sur la paie. La conformité à la paie est un déclencheur majeur d'audit.

Étapes pour établir une paie

Étape 1 : Enregistrer les comptes de paie

Obtenez un compte RP de l'ARC et un identifiant d'employeur de Revenu Québec.

Étape 2 : Déterminer la structure de rémunération

Décidez d'un salaire, de dividendes ou d'un mélange.

Étape 3 : Mettre en place un logiciel de paie

Utilisez des outils tels que Wagepoint, Nethris, QuickBooks ou Sage pour des calculs automatisés.

Étape 4 : Calculer les déductions

Retenez l'impôt sur le revenu, le RRQ, le RQAP, l'EI (facultatif pour les propriétaires) et la CNESST.

Étape 5 : Soumettre les remises

Remettez les retenues mensuellement ou plus fréquemment selon le type de remettant.

Étape 6 : Documenter les paiements

Préparez des résolutions des administrateurs autorisant un salaire.

Étape 7 : Émettre des feuillets T4 et RL-1

Requis chaque année pour tous les employés et les gestionnaires-actionnaires.

Étape 8 : Réconcilier la paie

Assurez-vous que la paie correspond aux déclarations fiscales de l'entreprise et aux registres de comptabilité.

Erreurs courantes de paie

Se verser des paiements de manière informelle

Les retraits sans déclaration de paie ou de dividendes créent des prêts aux actionnaires.

Dates limites de remise manquantes

Provoque des pénalités et une responsabilité des administrateurs.

Retenues fiscales incorrectes

Conduit à des réajustements et des intérêts.

Absence de feuillets RL-1 ou T4

Invalide les déductions salariales sur la déclaration de l'entreprise.

Utilisation de comptes personnels

La paie doit être versée à partir du compte bancaire de l'entreprise.

Ne pas documenter les décisions salariales

Les résolutions doivent approuver la rémunération.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous mettons en place des systèmes de paie complets pour les nouvelles entreprises : enregistrement des comptes d'employeur, configuration des logiciels, calcul des déductions, préparation des remises, émission des feuillets T4 et RL-1, réconciliation de la paie avec la comptabilité, et assurance de la conformité avec l'ARC et Revenu Québec. Nous aidons également à déterminer le mélange optimal salaire/dividende pour une efficacité fiscale.

Expérience réelle des clients

Une consultante de Montréal s'est versé des montants irréguliers sans paie. L'ARC a évalué des avantages pour les actionnaires et des pénalités. Nous avons corrigé les déclarations, mis en place la paie et créé un plan de rémunération conforme. Une autre entreprise a mal calculé les déductions au RRQ ; nous avons reconstruit la paie et corrigé les déclarations des années précédentes.

Questions courantes

Ai-je besoin de paie si je prends des dividendes ?

Non, les dividendes ne nécessitent pas de paie.

Puis-je sauter l'EI ?

Les propriétaires-gestionnaires peuvent choisir de ne pas participer, mais les employés ne le peuvent pas.

La paie est-elle requise si l'entreprise n'a réalisé aucun bénéfice ?

Oui, si un salaire a été versé.

Ai-je besoin de résolutions pour un salaire ?

Oui. Les résolutions des administrateurs sont obligatoires.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal s'assure que la paie des entreprises est exacte, conforme et prête pour l'audit. Nous aidons les propriétaires d'entreprises à éviter les pénalités de paie et à maintenir des structures de rémunération appropriées.