La liste de contrôle complète de tenue de livres 2025 pour les petites et moyennes entreprises — Expert-comptable CPA près de chez moi à Montréal

Gérer vos livres tout au long de l'année est crucial pour les propriétaires de petites et moyennes entreprises au Québec afin de rester conformes aux règles du CRA et de Revenu Québec. Une approche proactive vous aide à éviter des pénalités coûteuses et le stress de dernière minute. Selon les lignes directrices du CRA sur Canada.ca, les entreprises doivent respecter diverses dates limites de dépôt et de paiement fédérales, et Revenu Québec (selon les informations officielles sur revenuquebec.ca) présente des obligations provinciales supplémentaires. Cette liste de vérification de la comptabilité 2025 est organisée par trimestre, mettant en évidence les tâches clés et les dates limites fiscales que les propriétaires d'entreprises au Québec doivent se rappeler. Elle couvre tout, des rapprochements bancaires de routine aux dépôts GST/QST, en passant par les remises de paie, les feuilles T4/RL-1, les déclarations fiscales des sociétés (T2 fédéral et CO-17 Québec), la conservation des dossiers, et la préparation à l'audit du CRA. Tout au long de l'année, envisagez la valeur d'une comptabilité professionnelle avec supervision d'un CPA – un professionnel CPA Montréal peut garantir la précision et la conformité à chaque étape. Plongeons dans la liste de vérification trimestrielle :

T1 (janvier – mars) – Clôture de fin d'année et configuration de la nouvelle année

Commencez l'année en clôturant les livres de l'année précédente et en gérant les déclarations critiques dues au premier trimestre. Au T1, vous finaliserez les registres de l'année dernière tout en posant les bases de la conformité de 2025.

• Clôturer les livres pour 2024 : Effectuez les procédures comptables de fin d'année pour 2024. Cela inclut la finalisation des rapprochements bancaires de décembre, la révision des revenus et des dépenses, et la réalisation de toute écriture de journal d'ajustement. Assurez-vous que toutes les transactions de 2024 sont enregistrées avec précision afin que les états financiers (état des résultats, bilan) soient prêts pour la préparation fiscale et la révision d'audit. Vérifiez que tous les comptes (banques, cartes de crédit, prêts) sont rapprochés et que les divergences sont résolues. Cette clôture de fin d'année établit un point de départ propre pour la comptabilité de 2025.

• Dépôt de la GST/QST pour T4 2024 : Si votre entreprise dépose des taxes de vente trimestriellement, le dépôt GST/HST T4 2024 (et le retour de QST pour le Québec) doit être effectué avant le 31 janvier 2025 (un mois après la fin du trimestre)quickbooks.intuit.com. Remettez toute GST/HST et QST due pour octobre–décembre 2024 avant cette date pour éviter des intérêts. Pour les déclarants mensuels, continuez de déposer votre GST/QST de décembre 2024 avant le 31 janvier également. Marquez cette date limite sur votre calendrier, car elle constitue la première tâche de conformité de la nouvelle année. (Si vous êtes un déclarant annuel pour la taxe de vente, sachez que les déclarations annuelles de GST/QST sont dues trois mois après la fin de l'année. Par exemple, un déclarant annuel avec une date de fin d'année au 31 décembre aurait une date limite au 31 mars 2025, bien que le CRA prolonge la date limite de paiement au 30 avril pour les personnes non constituées en sociétécanada.ca.)

• Remises de paie (décembre 2024 et en cours) : Remettez vos retenues à la source de paie de décembre au CRA et à Revenu Québec d'ici le 15 janvier 2025. Au Québec, cela inclut les retenues fédérales (impôt sur le revenu, EI) au CRA et les retenues provinciales (impôt sur le revenu du Québec, RRQ, QPIP) ainsi que les cotisations de l'employeur (par ex. CNESST, fonds de santé) à Revenu Québec. Des remises de paie ponctuelles sont requises mensuellement (avant le 15 du mois suivant pour les déclarants réguliers) – par exemple, les retenues de paie de janvier 2025 sont dues avant le 15 février, et celles de février avant le 15 mars. Poursuivez cette routine mensuelle tout au long de 2025 (ou trimestriellement si vous êtes admissible en tant que déclarant trimestriel). Rester à jour sur les taxes de paie vous permettra de rester en conformité avec Revenu Québec et d'éviter de lourdes pénalités de retard.

• Émettre des feuillets T4 et RL-1 avant le 28 février : Si vous avez des employés, janvier et février sont les mois où vous préparez leurs feuillets de salaire annuels. Les feuillets T4 (État de la rémunération versée) doivent être déposés auprès du CRA et fournis aux employés avant la fin février. Au Québec, vous devez également déposer les feuillets RL-1 (Relevé 1) auprès de Revenu Québec pour les revenus d'emploi, avant cette même daterevenuquebec.ca. Cela signifie que tous les dossiers de paie pour 2024 devraient être finalisés en janvier afin que vous puissiez préparer les feuillets T4/RL-1. Avant le 28 février 2025, soumettez le résumé T4 et les feuillets au CRA et le résumé RL-1 ainsi que les feuillets à Revenu Québec, et donnez aux employés leurs copies T4/RL-1. (Cette date est ferme – selon les lignes directrices du CRA sur Canada.ca, les employeurs sont tenus de déposer les T4 avant le dernier jour de février.) Si vous avez payé d'autres avantages ou allocations imposables, incluez-les dans les feuillets si nécessaire. Conseil pro : Faites examiner vos T4/RL-1 par un auditeur CPA de Montréal ou un comptable pour en assurer l'exactitude – les erreurs dans ces formulaires peuvent déclencher des audits ou des pénalités.

• Autres déclarations d'information (28 février) : Avant la même date limite du 28 février, déposez toutes les autres déclarations d'information fiscales requises pour 2024. Par exemple, si votre société a versé des dividendes ou des intérêts aux actionnaires, préparez des feuillets T5 pour ces paiements et déposez-les auprès du CRA avant le 28 février. De même, tous les feuillets T4A (pour les contractants ou certaines pensions) doivent être soumis avant cette date. Le Québec n'a pas de feuillet de dividende distinct (les résidents du Québec utilisent également le T5 fédéral), mais assurez-vous que tous les feuillets de Relevé pour d'autres types de revenus (comme un RL-3 pour les revenus de placement, le cas échéant) sont traités. Essentiellement, tous les feuillets de revenus 2024 dont vous êtes responsable en tant qu'émetteur commercial doivent être déposés d'ici la fin de février 2025. Marquez cette « ruée des feuillets » sur votre calendrier tôt et commencez vos préparatifs en janvier. Manquer la date limite peut entraîner des pénalités pour dépôt tardif, bien que le CRA accorde parfois de brèves prolongations administratives dans des circonstances inhabituelles. Il est préférable de ne pas compter sur les prolongations – déposez à temps.

• Déposer le résumé RL-1 et concilier le DAS : Avec les feuillets RL-1, les employeurs du Québec doivent déposer le résumé RL-1 (« Sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur ») avant le 28 février. Ce résumé rapproche le total des retenues à la source et des contributions de l'employeur que vous avez remises à Revenu Québec en 2024 avec ce qui aurait dû être remis. Assurez-vous que vos dossiers de paiements mensuels de DAS (Déductions à la Source) correspondent au résumé. S'il y a un manque à gagner (par ex. si vous n'avez pas suffisamment remis les contributions au RRQ), vous devrez payer le solde lors du dépôt. Si vous avez maintenu vos remises à jour, le résumé confirmera que vous êtes à jour. Le dépôt de cela est obligatoire – même si vous n'aviez pas d'employés ou de salaires pendant une période, un rapport nil est requis pour éviter des pénalités.

• Dépôt CNESST du Québec (délai au 15 mars) : D'ici le 15 mars 2025, les employeurs du Québec doivent déposer la CNESST « Déclaration des salaires » (État des salaires) pour 2024. Ce rapport au CNESST (commission des accidents du travail) détaille vos salaires totalisables payés en 2024. Il est utilisé pour calculer votre prime d'assurance CNESST pour les accidents du travail. Assurez-vous d'inclure tous les salaires admissibles (et d'exclure les salaires des propriétaires s'ils ne sont pas couverts) comme demandé dans le formulaire. Le dépôt se fait en ligne via votre portail CNESST (ou par mail si nécessaire). En déposant cela avant le 15 mars, vous vous assurez que votre couverture reste en règle. Remarque : Si vous n'aviez pas d'employés autres que les directeurs-propriétaires, et donc êtes exemptés de CNESST, vous devez généralement déposer un rapport nil pour confirmer qu'il n'y a pas de salaires totalisables.

• Versements de taxes corporatives ou paiements de solde : De nombreuses petites entreprises sont structurées comme des sociétés. Si votre société a une date de fin d'année au 31 décembre, préparez-vous aux paiements d'impôts sur le revenu des sociétés au T1. Les sociétés privées sous contrôle canadien (SPCC) qui ont demandé la déduction pour petites entreprises ont jusqu'au 31 mars 2025 pour payer tout solde d'impôt sur le revenu des sociétés pour l'exercice fiscal 2024 (3 mois après la fin de l'année). Les sociétés qui ne sont pas admissibles à la déduction pour petites entreprises doivent payer leur solde avant la fin de février (2 mois après la fin de l'année). Marquez la date applicable (29 février ou 31 mars) pour éviter des intérêts sur les paiements tardifs. Même si votre déclaration de revenus des sociétés n'est pas due avant plus tard (voir section T2), l'argent doit être payé maintenant. Si votre société est tenue de payer l'impôt sur le revenu par versements, continuez de remettre ceux-ci selon l'échéancier (souvent mensuel ou trimestriel). Par exemple, une SPCC avec des versements fiscaux trimestriels paierait le 31 janvier et le 31 mars pour les deux premiers trimestres de son exercice fiscal. Consultez votre comptable de petite entreprise à Montréal si vous n'êtes pas sûr des montants ou des délais de versement.

• Comptabilité continue au T1 : Tout au long du T1, maintenez votre routine de comptabilité régulière. Chaque mois, continuez d'enregistrer toutes les transactions (ventes, dépenses, dépôts, retraits) rapidement. Effectuez des rapprochements bancaires mensuels pour les comptes de janvier, février et mars – cela garantit que vos livres s'alignent avec les relevés bancaires et détecte rapidement les erreurs ou les entrées manquantes. Revoyez vos comptes clients et faites un suivi des clients qui paient en retard depuis la fin de l'année. Passez également en revue vos comptes fournisseurs – la fin de l'année entraîne souvent de nombreuses factures, donc assurez-vous d'avoir enregistré toutes les dépenses de 2024 et démarrez 2025 de manière fraîche. Rester organisé au T1 donne le ton pour le reste de l'année. Il est sage de rencontrer votre CPA (basé à Montréal ou local) tôt dans l'année pour examiner les résultats de l'année précédente et planifier pour la nouvelle année, y compris tout ajustement de stratégie fiscale pour 2025.

T2 (avril – juin) – Dates limites de conformité et dépôts fiscaux

Le deuxième trimestre apporte des dates limites importantes au printemps pour les taxes fédérales et provinciales. Au T2, vous vous concentrerez sur la finalisation des déclarations fiscales (professionnelles et personnelles) et sur la garantie que le T1 de 2025 est correctement comptabilisé. Voici les tâches clés pour avril, mai et juin :

• Dépôt de l'impôt sur le revenu personnel avant le 30 avril : Si vous êtes un entrepreneur individuel, un entrepreneur non constitué en société, ou si votre entreprise est structurée en tant que partenariat, rappelez-vous que votre déclaration d'impôt sur le revenu personnel pour 2024 est due avant le 30 avril 2025. (C'est la date limite standard pour tous les contribuables individuels au Canada.) Déposez votre déclaration T1 avant cette date et payez tout impôt sur le revenu dû au CRA avant le 30 avril. Remarque : Si vous ou votre conjoint avez exercé une activité en 2024 (c'est-à-dire en tant qu'auto-entrepreneur), le CRA prolonge votre délai de dépôt jusqu'au 15 juin 2025, mais tous les impôts dus sont toujours à payer avant le 30 avril. Ne vous laissez pas tromper par la date limite de dépôt plus tardive pour les travailleurs autonomes – vous devez calculer et payer le solde estimé avant le 30 avril pour éviter des intérêts. Assurez-vous également de déposer votre déclaration d'impôt provincial du Québec (TP1) avant l'échéance applicable (30 avril pour la plupart, 15 juin si vous êtes auto-entrepreneur). Marquez ces dates : 30 avril est une date limite fiscale cruciale au Québec et au Canada. Selon les règles du CRA, même si vous obtenez une prolongation jusqu'au 15 juin en tant que propriétaire d'entreprise, aucune prolongation n'est accordée sur les paiements. Il est donc sage de terminer vos impôts personnels bien avant le 30 avril. Si votre entreprise est constituée en société, votre revenu T4 et vos dividendes (T5) devraient déjà être pris en compte dans ces déclarations personnelles.

• GST/QST pour T1 2025 : Pour les entreprises qui déposent des taxes de vente trimestriellement, les dépôts GST/HST et QST pour T1 2025 (janv.–mars) sont dus avant le 30 avril 2025. Déposez-les auprès du CRA (pour la GST/HST) et de Revenu Québec (pour la QST) et payez tout montant dû avant le 30 avril. Cela est conforme aux directives selon lesquelles les déposants trimestriels doivent rembourser un mois après la fin du trimestre. Si vous êtes un déposant mensuel, vous aurez des déclarations dues le 30 avril (pour mars), le 31 mai (pour avril) et le 30 juin (pour mai) respectivement – continuez à déposer cela à temps chaque mois. Manquer un dépôt de taxe de vente peut entraîner des pénalités et des retards sur les remboursements, donc traitez le 30 avril avec la même urgence pour la GST/QST que pour les impôts sur le revenu. Si vous êtes un déposant annuel pour la GST/QST et que vous êtes sur une année civile, sachez que le 30 avril est également la date limite de paiement pour votre GST/QST 2024 (avec le dépôt dû le 15 juin, comme mentionné au T1).

• Remises de paie et résumé T4 (T2) : D'ici la mi-avril, vous devez également compléter et soumettre le résumé T4 au CRA s'il n'a pas encore été déposé (le résumé T4 accompagne normalement vos feuillets T4, dus le 28 février). En supposant que vous l'ayez déposé au T1, aucune action n'est nécessaire au T2 pour le résumé T4, mais adressez-vous à tout courrier de confirmation provenant du CRA (ils envoient souvent une vérification de solde de résumé T4). Continuez vos remises de paie régulières : les délais du 15 avril, 15 mai, 15 juin pour les retenues des mois précédents. Notez que le 15 avril 2025 est également la date limite de remise pour toute paie T1 (janv.–mars) si vous êtes l'un des très petits employeurs éligibles pour remettre trimestriellement. La plupart des entreprises remettent mensuellement, mais les autorités fiscales du Québec et fédérales permettent à certains petits déposants de déposer trimestriellement (généralement si vos déductions à la source annuelles totales sont inférieures à un seuil). Si vous avez choisi de remettre des paiements de paie trimestriels, les impôts de la paie du T1 seraient dus avant le 15 avril. Vérifiez votre statut de déposant auprès du CRA et des comptes de Revenu Québec, et continuez de remettre ces impôts à temps. Rester cohérent maintient vos comptes de paie en règle avec les autorités fiscales.

• Dépôts de déclarations fiscales de sociétés (T2/CO-17) dus : Si l'exercice fiscal de votre société s'est terminé le 31 décembre 2024, les demandes des déclarations fiscales de sociétés sont dues au T2. Le 30 juin 2025 est la date limite de dépôt pour la déclaration fédérale T2 et la déclaration Québec CO-17 pour une fin d'année au 31 décembre. Les sociétés ont 6 mois après la fin de l'exercice pour déposer leurs déclarations T2. Assurez-vous que tous les états financiers corporatifs et les annexes sont finalisés et remis à votre comptable ou CPA à Montréal bien avant cette date limite afin qu'ils puissent préparer les déclarations. N'oubliez pas que tout solde dû pour les impôts corporatifs aurait dû être payé à la fin du T1 (31 mars pour les SPCC) – mais même si vous avez payé, vous devez soumettre les déclarations avant le 30 juin pour éviter les pénalités pour dépôt tardif. Le CO-17 de Revenu Québec est généralement dû à la même date que le T2 (les deux gouvernements alignent le calendrier de 6 mois). Conseil : Marquez le 30 juin comme une date limite non négociable ; si vous prévoyez des retards, demandez une prolongation ou déposez au moins la déclaration à temps et modifiez-la plus tard si nécessaire. Selon le CRA, le dépôt tardif d'une T2 peut entraîner une pénalité même si aucune taxe n'est due.

• Impôts corporatifs du Québec (considérations CO-17) : Lors de la soumission de votre CO-17 (déclaration corporative du Québec) d'ici le 30 juin, assurez-vous également de soumettre tous les formulaires spécifiques au Québec (comme le CO-17.A.1 pour les ajustements de la Loi de l'impôt sur le revenu, ou des formulaires pour les crédits R&D, etc., si applicable). Si votre entreprise a une présence en dehors du Québec également, votre comptable attribuera les revenus entre les juridictions sur l'annexe 402. Ce sont des tâches techniques que votre CPA gérera, mais en tant que propriétaire, assurez-vous d'avoir fourni toutes les informations nécessaires. Confirmez également que tous les versements d'impôt corporatif du Québec effectués en 2024 sont correctement crédités sur votre compte pour éviter les avis de divergence. Revenu Québec, tout comme le CRA, s'attend à des versements si la responsabilité fiscale corporative dépasse 3 000 $ – ceux-ci seraient alignés avec le calendrier des versements fédéraux (mensuels ou trimestriels).

• Paiements par versement – personnels et corporatifs : Le T2 comprend une date majeure de versement. Le 15 juin 2025 est la date limite pour le deuxième versement d'impôt sur le revenu personnel pour l'année fiscale 2025 (pour ceux tenus de payer des versements). Si vous êtes travailleur autonome ou avez eu un solde d'impôt supérieur à 3 000 $ l'année précédente, vous pourriez être tenu de payer votre impôt personnel par versements. Les quatre dates d'échéance de versement chaque année sont le 15 mars, le 15 juin, le 15 septembre et le 15 décembre. Assurez-vous que votre versement du 15 juin est calculé et payé à la fois au CRA et à Revenu Québec (chacun ayant ses propres systèmes de versements). Du côté des sociétés, si votre société paie des versements trimestriels et a une date de fin d'année en décembre, un versement serait probablement dû le 30 juin (couvrant le T2 de l'exercice). Marquez votre calendrier et envisagez de planifier ces paiements à l'avance. C'est là que travailler avec un comptable de petite entreprise à Montréal est avantageux – il peut aider à prévoir votre impôt et à établir les bons montants de versement afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu.

• Revue financière T1 : Avec le premier trimestre de 2025 clos, prenez du temps au T2 pour examiner votre performance financière. Comparez les résultats du T1 par rapport à votre budget ou aux chiffres de l'année précédente. C'est un bon point de contrôle pour voir si les revenus et les dépenses sont sur la bonne voie. C'est aussi un moment idéal pour un vérification de la comptabilité avec votre CPA : demandez-leur de revoir vos dossiers de comptabilité du T1 pour toute inexactitude ou mauvaise classification pendant que les choses sont encore fraîches. Repérer et corriger les erreurs avant la moitié de l'année (par exemple, une dépense GST mal saisie ou une entrée d'amortissement manquée) facilitera la fin d'année. Un CPA de Montréal peut également conseiller sur toute opportunité de planification fiscale à mettre en œuvre dans le reste de l'année (par exemple, ajuster les versements trimestriels, planifier des achats d'actifs, etc.). En restant proactif au T2, vous maintiendrez des livres propres et serez bien préparé pour la seconde moitié de l'année.

• Conservation des dossiers et organisation : Alors que vous déposez des impôts importants ce trimestre, assurez-vous de organiser et conserver des copies de tous les dépôts et documents de soutien. Le CRA recommande de conserver tous les dossiers pendant au moins six ans après la fin de l'année fiscale à laquelle ils se rapportent. Cela signifie que vos dossiers de 2019 et plus doivent encore être archivés en 2025. Établissez un système de classement sécurisé (numérique et/ou physique) pour vos dossiers fiscaux de 2024 – conservez des copies de vos T4, RL-1, déclarations fiscales et reçus dans un endroit sûr. Une bonne tenue de dossiers n'est pas seulement une question de conformité ; elle facilite également tout audit ou question ultérieur. Selon les lignes directrices du CRA (Canada.ca), le maintien de dossiers organisés pour la période de conservation complète est obligatoire et justifiera vos demandes si le CRA ou Revenu Québec pose jamais des questions. Envisagez d'utiliser des sauvegardes cloud ou un logiciel comptable qui conserve des copies numériques de reçus et de dépôts. Être organisé maintenant évite des maux de tête plus tard.

T3 (juillet – septembre) – Point de contrôle à mi-parcours et conformité continue

Le troisième trimestre est généralement un peu plus calme en termes de nombre de délais fiscaux, mais c'est une période critique pour maintenir votre comptabilité disciplinée. Les vacances d'été ne devraient pas signifier une pause dans la comptabilité ! Voici votre liste de contrôle pour le T3 afin d'assurer que vous restez sur la bonne voie :

• Dépôt de la GST/QST pour T2 2025 : Si vous déposez trimestriellement, vos dépôts GST/HST et QST T2 2025 (couvrant avril–juin) sont dus avant le 31 juillet 2025. Déposez-les d'ici la fin juillet et payez tout montant dû. Pour les déposants mensuels, vous aurez également des dépôts le 31 juillet (pour juin), le 31 août (pour juillet) et le 30 septembre (pour août). Continuez à soumettre à temps – le point à mi-année n'est pas le bon moment pour ralentir sur la conformité de la taxe de vente. Si vous attendez un remboursement sur vos déclarations de GST/QST (courant si vous avez eu de grands crédits de taxe des intrants, peut-être en raison d'achats majeurs), un dépôt rapide garantit que vous recevez cet argent remboursé plus tôt. Notez également tout changement dans les taux d'imposition ou les règles qui pourraient être entrés en vigueur à mi-année (par ex. s'il y avait des changements de taux de GST/HST ou de nouvelles règles du Québec, intégrez-les). À partir de 2025, la GST est à 5 % et la QST à 9,975 %, inchangées, mais restez toujours informé via des bulletins officiels.

• Paie et Remises (en cours) : Tout au long du T3, poursuivez vos devoirs réguliers de paie. Remettez les retenues à la source avant le 15 de chaque mois (15 juillet, 15 août, 15 septembre). Si vous avez émis des primes ou paiements spéciaux pendant l'été, assurez-vous d'avoir retenu les montants corrects et remis ces montants. L'été est également un bon moment pour revoir les indemnités de vacances et les droits des employés – de nombreux employés prennent des vacances, assurez-vous donc que vos dossiers d'accumulation et d'utilisation de vacances sont à jour. Si vous recrutez des étudiants ou de l'aide temporaire pendant l'été, n'oubliez pas de les ajouter correctement à la paie (avec des formulaires TD1 pour la retenue fiscale) et d'inclure leurs revenus dans vos remises. Note pour le Québec : Si de nouveaux prélèvements ou taux de contribution ont changé au 1er juillet (par exemple, ajustements de taux de QPIP ou de CNESST), appliquez-les dans votre système de paie. Les changements à mi-année sont rares, mais il vaut la peine de vérifier sur RevenuQuebec.ca pour toute mise à jour.

• Troisième versement d'impôt personnel : Pour ceux qui effectuent des versements d'impôt personnel, le 15 septembre 2025 est la date limite pour le troisième versement trimestriel. D'ici là, vous devriez avoir réglé les versements de mars et de juin ; le paiement de septembre réduit davantage votre solde dû à la fin de l'année. Le CRA et Revenu Québec envoient généralement des rappels de versements en août pour le paiement du 15 septembre – n'ignorez pas ces rappels. Même si vous ne recevez pas d'avis, c'est votre responsabilité de payer si vous y êtes tenu. Calculez votre versement basé soit sur le montant suggéré par le gouvernement (qui est souvent basé sur vos impôts de 2024) ou 90 % de votre impôt total attendu pour 2025 pour éviter des intérêts. Effectuez le paiement en ligne bien avant la date limite ou configurez-le via la banque en ligne. Rester à jour avec les versements aidera également à la préparation à l'audit, car cela montre que vous gérez proactivement vos obligations fiscales.

• États financiers de mi-année et Revue : Avec deux trimestres de l'année complétés, le T3 est un moment idéal pour produire des états financiers de mi-année (couvrant janvier–juin 2025). Passez en revue votre bénéfice et perte et votre bilan jusqu'à ce jour. Cette vérification interne peut mettre en évidence des anomalies – par exemple, tous les grandes dépenses (assurance, taxes foncières, etc.) ont-elles été comptabilisées dans la bonne période ? Vos marges bénéficiaires brutes sont-elles sur la bonne voie ? Pour les entreprises détenant des stocks, envisagez de faire un inventaire de mi-année en juillet ou août pour garantir que vos dossiers de stock de comptabilité s'alignent avec le stock réel en main. Les divergences peuvent alors être examinées et corrigées maintenant plutôt qu'à la fin de l'année. Invitez votre CPA ou comptable à effectuer un audit de mi-année ou une révision de vos livres. De nombreuses petites entreprises de Montréal planifient une réunion de révision estivale avec leur comptable ou auditeur CPA pour discuter des stratégies fiscales pour la deuxième moitié de l'année (comme savoir s'il faut faire des élections fiscales anticipées, ajuster les salaires/dividendes pour les propriétaires-gestionnaires, etc.). Cette supervision professionnelle en milieu d'année aide à prévenir les surprises en fin d'année.

• Vérification du budget et planification fiscale : Révisez votre budget ou plan d'affaires 2025. Le T3 est souvent le moment où les entreprises évaluent si elles doivent pivoter pour le T4 – peut-être intensifier le marketing si les ventes sont en retard, ou réduire les coûts si vous êtes en surbudget. D'un point de vue comptable, mettez à jour vos projections de flux de trésorerie pour les 6 mois suivants en fonction des résultats de la première moitié de l'année. Commencez également la planification fiscale initiale pour la fin de l'année : si les bénéfices sont plus élevés que prévu, vous pourriez discuter avec votre CPA de l'éventualité d'acquérir tout équipement nécessaire avant la fin de l'année pour utiliser les demandes de déduction pour amortissement (DPA), ou de contribuer au REER d'un propriétaire avant la date limite pour réduire les impôts, etc. Ces considérations sont plus faciles à mettre en œuvre lorsque vous les identifiez au T3 plutôt qu'à la dernière minute en décembre. Une bonne planification maintenant peut optimiser votre situation fiscale et garantir la conformité avec toute nouvelle règle fiscale en vigueur en 2025. (Par exemple, le gouvernement fédéral introduit parfois de nouveaux crédits d'impôt à mi-année – assurez-vous de capturer ceux qui s'appliquent à votre entreprise.)

• Maintenir les bases de la comptabilité : Il est facile de prendre du retard sur la comptabilité pendant l'été, surtout si le cycle d'affaires est plus lent ou si vous partez en vacances. Cependant, la cohérence est clé. Continuez à enregistrer toutes les transactions chaque semaine, réconciliez les comptes chaque mois, et passez en revue vos crédits de taxe sur les intrants GST/QST périodiquement (pour garantir que vous réclamez tout ce à quoi vous avez droit). Le T3 est un bon moment pour nettoyer les petites choses : annulez toutes les créances véritablement non recouvrables (mauvaises dettes) dans vos livres, ajustez les dépenses prépayées ou les accruals nécessitant un ajustement en milieu d'année et vérifiez que vos dossiers de paie (année en cours pour chaque employé) sont exacts sans anomalies. Maintenir ces habitudes comptables facilitera la compression du trimestre de fin d'année au T4. Si nécessaire, envisagez de faire appel à un comptable ou teneur de livres pour une remise à niveau de mi-année si vous avez pris du retard. Il vaut mieux réconcilier et corriger les choses en septembre que d’ laisser les problèmes s’aggraver d’ici décembre.

T4 (octobre – décembre) – Préparation de fin d'année, préparation à l'audit et clôture de l'année

Le quatrième trimestre est consacré à terminer l'année en force et à se préparer pour une clôture de fin d'année sans heurts. Au T4, vous préparerez la saison fiscale à venir et garantirez que vos livres sont prêts pour un audit. Voici la liste de contrôle pour le dernier trimestre :

• Dépôt de la GST/QST pour T3 2025 : Pour les déposants trimestriels, les demandes de GST/HST et de QST T3 2025 (juillet–septembre) sont dues avant le 31 octobre 2025. Déposez-les d'ici la fin octobre et payez tout solde. C'est le dernier dépôt trimestriel de 2025 (puisque le dépôt du T4 sera effectué en janvier 2026). D'ici là, vous devriez avoir mis en place un bon système – continuez avec la précision. Pour les déposants mensuels, le 31 octobre (pour septembre), le 30 novembre (pour octobre) et le 31 décembre (pour novembre) sont vos dates d'échéance ce trimestre. Ne laissez pas les distractions de la saison des fêtes retarder vos dépôts. Rappelez-vous, selon Revenu Québec et le CRA, déposer à temps est crucial même si vous ne pouvez pas payer tout de suite – cela évite des pénalités pour dépôt tardif (bien que les intérêts sur les montants non payés continueront à s'accumuler). Alors, assurez-vous de soumettre ces déclarations à temps. Si vous prévoyez des problèmes de flux de trésorerie autour de la fin de l'année, préparez-vous à l'avance pour les paiements de GST/QST ou parlez à un CPA de stratégies.

• Planification de fin d'année de la paie : Alors que l'année touche à sa fin, commencez à préparer les processus de fin d'année de la paie. En décembre, vérifiez les gains, déductions et avantages imposables de chaque employé jusqu'à ce jour. C'est le moment de corriger toute erreur de paie (par exemple, des contributions CPP/RRQ manquées, des avantages mal classifiés) avant le dernier paiement de l'année. Assurez-vous que toutes les primes ou commissions à verser pour 2025 sont traitées dans la paie de décembre si vous souhaitez qu'elles soient incluses dans les feuillets T4/RL-1 de 2025. (Les primes peuvent être accumulées en fin d'année et versées dans les 180 jours pour compter pour l'impôt dans l'année précédente dans certains cas, mais vérifiez avec votre CPA pour le traitement approprié.) Rappelez également aux employés de vérifier leurs informations personnelles (adresses, NAS, etc.) afin que les T4/RL-1 soient corrects. D'ici la mi-décembre, commandez ou assurez-vous d'avoir accès aux formulaires T4 et RL-1 de 2025 (ou un logiciel de paie mis à jour) afin d'être prêt en janvier. Rester à jour sur la paie au T4 assure une saison de dépôts de feuillets plus fluide en février prochain.

• Quatrième versement d'impôt personnel : Le 15 décembre 2025 est la date limite pour le dernier versement d'impôt personnel pour l'année fiscale 2025. C'est la dernière tranche qui couvrira toute responsabilité fiscale restante pour l'année. Après ce paiement, idéalement, vous avez couvert vos impôts de 2025 par des versements (si vous les avez basés sur le montant de l'année précédente ou des estimations de l'année en cours). Tout manque ou excédent sera réglé lors du dépôt de la déclaration d'impôt de 2025 au printemps 2026. Effectuez ce paiement à temps pour éviter les intérêts de versement. C'est également un bon moment pour réfléchir : si vos revenus d'entreprise ont fluctué de manière significative en 2025, vous voudrez peut-être ajuster ce dernier versement (avec les conseils de votre comptable) pour correspondre plus étroitement à votre montant d'impôt dû attendu. Tant le CRA que Revenu Québec permettent de baser les versements sur des estimations de l'année en cours, ce qui peut être avantageux pour les entreprises en croissance. Conservez la documentation sur la manière dont vous avez calculé vos versements, au cas où le CRA poserait un jour des questions à ce sujet.

• Tâches liées aux stocks et aux actifs de fin d'année : Si votre entreprise a des stocks, planifiez un inventaire de fin d'année autour du 31 décembre. De nombreuses entreprises effectuent un comptage complet à la fin de l'année pour ajuster leurs livres (ceci est nécessaire pour des calculs précis du Coût des biens vendus). Coordonnez-vous avec votre équipe pour compter le stock après les heures d'ouverture ou pendant une période calme, et assurez-vous que tous les articles entrants/sortants autour du Nouvel An sont soigneusement suivis. De même, passez en revue vos achats d'actifs pour 2025 : si vous avez prévu d'acquérir du matériel ou de la technologie et que ce n'est pas encore fait, décembre est souvent la dernière chance de le faire si vous souhaitez réclamer l'amortissement (DPA) pour 2025 sur ces actifs. (Selon les règles du CRA, la plupart des actifs bénéficient d'une règle de moitié d'année pour le DPA, mais même dans ce cas, acheter avant la fin de l'année peut accélérer certaines déductions.) Consultez votre CPA sur tout mouvement fiscal de fin d'année, comme payer des salaires/des primes, des dividendes, ou effectuer des contributions (par exemple, à un régime de retraite) – ceux-ci doivent être exécutés d'ici le 31 décembre pour compter pour 2025. Soyez conscient de la conformité à Revenu Québec sur tous les crédits provinciaux ou incitations ayant des délais de fin d'année (par exemple, certaines demandes de crédits R&D ou vacances exigent des actions avant le 31 décembre).

• Préparation à l'audit avant et vérification de la conformité : Le T4 est le moment de mettre vos livres en ordre impeccable. Imaginez qu'un auditeur se présente en janvier – seriez-vous prêt ? Passez par les étapes de préparation à l'audit maintenant. Assurez-vous d'avoir la documentation pour toutes les transactions majeures en 2025 : factures pour toutes les grosses dépenses, reçus pour tout voyage ou repas réclamé, contrats pour nouveaux baux ou prêts, etc. Selon les meilleures pratiques du CRA, avoir des dossiers organisés (reçus, factures, relevés bancaires, dossiers de paie, dépôts fiscaux) prêts et classés par année facilitera tout audit futur. Vérifiez que votre GST/QST collectée correspond à ce que vous avez remis, et que vous avez des factures pour justifier tous les crédits de taxe sur les intrants réclamés. Effectuez une révision interne des rapports de dépenses et assurez-vous qu'aucune dépense personnelle n'est accidentellement enregistrée à travers l'entreprise (un drapeau rouge courant lors des audits). Si vous trouvez des inexactitudes, corrigez-les par des écritures d'ajustement dans vos livres avant de clôturer l'année. C'est aussi un bon moment pour que votre CPA ou votre teneur de livres fasse une dernière révision – une sorte de mini-audit – pour déceler tout problème de conformité (par exemple, des comptes de prêts d'actionnaires qui doivent être réglés, ou des remises de paie qui étaient erronées d'un petit montant). Résolvez ces problèmes maintenant plutôt que dans la nouvelle année.

• Conservation de dossiers et archivage de fin d'année : Alors que l'année se termine, mettez en œuvre un processus pour archiver en toute sécurité vos dossiers de 2025. Tant le CRA que Revenu Québec exigent que vous conserviez vos livres et dossiers pendant six ans après l'année fiscale, alors ne jetez pas ou ne supprimez pas les documents de 2019 à 2025. Sauvegardez les dossiers numériques de votre logiciel comptable pour 2025 et conservez une copie hors site ou sur un stockage cloud sécurisé. Imprimez ou PDF les grands livres significatifs (grand livre général, bilan d'essai, états financiers) et classez-les. Organisez vos documents – par exemple, mettez tous les factures, reçus, relevés bancaires et correspondances fiscales de 2025 dans des dossiers clairement étiquetés. Non seulement cela est légalement requis, mais cela facilite la vie si vous changez de comptable ou devez référencer quelque chose à l'avenir. Selon les lignes directrices du CRA, vous devez conserver ces dossiers de manière à ce qu'ils soient accessibles et lisibles par les autorités si demandé. En créant une archive de fin d'année, vous établissez également les bases pour un bon départ dans la nouvelle année (vous pouvez clôturer les livres en sachant que tout est stocké correctement).

• Faire appel à de l'aide professionnelle si nécessaire : Si jamais il y avait un moment d'exploiter l'expertise de la comptabilité professionnelle et de la supervision d'un CPA, c'est le T4. De nombreuses petites entreprises consultent leur comptable pour une session de clôture de fin d'année. Un auditeur CPA de Montréal peut examiner vos finances de 2025, proposer des ajustements de fin d'année (pour amortissement, mauvaises créances, accruals, etc.), et garantir la conformité avec les rapports fédéraux et spécifiques au Québec. Ils peuvent également vous aider à compiler les documents nécessaires qui seront requis pour vos déclarations d'impôt des sociétés (T2/CO-17) et toute documentation de préparation à l'audit. De plus, avoir des livres examinés par un CPA augmente la crédibilité et la tranquillité d'esprit – vous saurez que lorsque la saison des impôts arrivera ou si le CRA ou Revenu Québec vous sélectionnent pour un audit, vos dossiers financiers sont exacts et défendables. Envisagez de prendre rendez-vous en décembre ou début janvier avec votre comptable pour passer en revue les résultats de l'année complète et fixer les délais pour les dépôts d'impôt. L'investissement dans l'aide professionnelle peut vous éviter des erreurs coûteuses et des pénalités, et souligne l'importance de bien faire les choses.

Conclusion : Restez conforme avec diligence toute l'année et le soutien d'un CPA

En suivant cette liste de vérification complète de la comptabilité 2025, les propriétaires d'entreprises du Québec peuvent naviguer les obligations de l'année en toute confiance et éviter les rushs de dernière minute. Marquer chaque date limite – des dates limites fiscales que le Québec exige, comme les dépôts à Revenu Québec, aux dates limites fédérales du CRA – et gérer les tâches dans le bon trimestre tiendra votre entreprise en conformité et financièrement saine. Souvenez-vous que l'objectif n'est pas seulement de respecter les délais, mais de maintenir des dossiers précis et des informations sur votre entreprise tout au long de l'année.

De manière cruciale, n'hésitez pas à exploiter l'expertise d'un professionnel. Travailler avec un comptable de petite entreprise à Montréal ou un cabinet CPA Montréal tout au long de l'année est inestimable. Ils fournissent une supervision, garantissent que rien n'est négligé et ajoutent l'assurance que votre comptabilité est conforme aux lignes directrices du CRA et aux règles de Revenu Québec. L'assistance professionnelle peut également aider à la préparation à l'audit du CRA – en maintenant vos livres prêts pour l'audit et en conseillant sur les meilleures pratiques, un CPA réduit le risque de problèmes de non-conformité.

En résumé, rester organisé avec votre comptabilité et respecter cette liste de vérification vous aidera à rester sur la bonne voie en 2025. Vous respecterez chaque date limite importante – les dépôts GST/QST, les remises de paie, les feuillets T4/RL-1, les demandes de T2/CO-17, etc. – et ainsi éviter des pénalités ou des intérêts. Plus important encore, vous aurez l'esprit tranquille en sachant que les affaires financières de votre entreprise sont en ordre. Au fur et à mesure que l'année avance, vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, en sachant que vos comptes sont précis et à jour. La conformité n'est pas une tâche annuelle ; c'est un processus continu. Avec diligence et peut-être un coup de main d'un CPA de Montréal de confiance, vous garderez votre entreprise en bonne position avec les autorités fiscales et bien préparée pour ce qui vient ensuite. Voici une année 2025 financièrement organisée et réussie !