Liste de contrôle ultime de fin d'année GST/QST pour les entreprises du Québec — Cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction
Alors que l'année touche à sa fin, chaque entreprise québécoise doit examiner de plus près sa conformité à la TPS (taxe sur les produits et services) et à la TVQ (taxe de vente du Québec). La fin d'année ne consiste pas seulement à déposer un retour de plus — c'est votre occasion de réconcilier, de corriger et d'optimiser votre position fiscale avant que Revenu Québec ou l'ARC (Agence du revenu du Canada) ne détectent des divergences.

Chez Mackisen CPA Montréal, nous avons développé la Liste de contrôle ultime de la TPS/TVQ de fin d'année pour aider les entreprises québécoises à garantir l'exactitude, la conformité et la préparation à un audit. Suivre cette liste de contrôle étape par étape vous aidera à clôturer l'année fiscale avec confiance, sachant que vos livres et vos déclarations fiscales sont en parfait ordre.

✅ 1. Confirmez vos détails d'enregistrement TPS et TVQ

☑ Vérifiez que votre entreprise est correctement enregistrée :

• Numéro d'enregistrement TPS (ARC) : 9 chiffres + RT0001 (par exemple, 123456789RT0001).

• Numéro d'enregistrement TVQ (Revenu Québec) : préfixe « TQ » + 10 chiffres (par exemple, TQ1234567890).

☑ Vérifiez que :

• Votre nom commercial et votre adresse légaux sont à jour.

• Tous les numéros d'enregistrement apparaissent correctement sur les factures et contrats.

• Aucun compte n'a été fermé ou dupliqué par erreur.

Astuce Mackisen : Si vous avez modifié la structure de votre entreprise (par exemple, incorporation, fusion), reconfirmez immédiatement les deux enregistrements auprès de l'ARC et de Revenu Québec.

✅ 2. Reconcilier la TPS/TVQ collectée vs. comptes à payer

☑ Comparez votre taxe collectée (sur les ventes) à votre taxe à payer dans votre grand livre.
☑ Examinez les rapports de votre logiciel de comptabilité (QuickBooks, Sage, Xero) :

• Les rapports « Sommaire TPS/TVH » et « TPS à payer » doivent correspondre à vos déclarations déposées.
  ☑ Investiguer les différences causées par :

• Des écritures manuelles.

• Des factures ou reçus non enregistrés.

• Des notes de crédit ou des remboursements émis tardivement.

Objectif : La réconciliation de fin d'année garantit que votre passif fiscal correspond à votre véritable activité de vente et évite les ajustements lors des audits.

✅ 3. Réconcilier les crédits de taxe d'entrée (CTE) et les remboursements de taxe d'entrée (RTE)

☑ Examinez toutes les dépenses professionnelles où la TPS/TVQ a été payée.
☑ Vérifiez que les factures des fournisseurs montrent des numéros d'enregistrement TPS et TVQ valides.
☑ Assurez-vous que chaque dépense admissible a été réclamée en tant que CTE (pour la TPS) ou RTE (pour la TVQ).

Exemples de dépenses admissibles :

• Loyer, utilitaires et assurance.

• Fournitures de bureau, marketing et logiciels.

• Frais professionnels (avocats, comptables).

• Dépenses de véhicule et de carburant (si utilisées pour les affaires).

Remarque : Les dépenses non déductibles (repas, divertissements, coûts personnels) ne peuvent pas être réclamées en totalité.

✅ 4. Faire correspondre toutes les déclarations déposées aux enregistrements comptables

☑ Comparez chaque confirmation de dépôt de TPS/TVQ avec le résumé fiscal de votre logiciel de comptabilité.
☑ Examinez le FPZ-500-V (déclaration de TVQ) et le GST34 (déclaration de l'ARC) pour l'année.
☑ Vérifiez que tous les paiements effectués sont reflétés dans vos comptes à payer.
☑ Assurez-vous que les ajustements des périodes précédentes (par exemple, les déclarations corrigées) ont été enregistrés correctement.

Pratique à l'abri des audits : Conservez une feuille de réconciliation de fin d'année résumant :

✅ 5. Vérifier les ventes exonérées et à taux zéro

☑ Examinez vos factures pour :

• Ventes exonérées (aucune taxe facturée, aucune réclamation CTE/RTE) — par exemple, loyer résidentiel, assurance.

• Ventes à taux zéro (taxe à 0 %, CTE/RTE réclamable) — par exemple, exportations, produits alimentaires de base, dispositifs médicaux.
  ☑ Confirmez que ces transactions ont été codées correctement dans votre système comptable.

Erreur courante : Mal classifier les ventes à taux zéro comme exonérées — entraînant la perte de CTE/RTE.

✅ 6. Examiner les ajustements de fin d'année et les notes de crédit

☑ Assurez-vous que tous les retours, remises et annulations sont enregistrés.
☑ Pour les ventes remboursées, vérifiez que la TPS/TVQ collectée a été réduite dans vos enregistrements.
☑ Pour les crédits de fournisseurs, réduisez les CTE/RTE réclamés en conséquence.

Documentation à conserver :

• Notes de crédit émises.

• Reçus de remboursement.

• Factures ajustées et correspondance de soutien.

✅ 7. Vérifier les comptes à recevoir et à payer pour l'exactitude fiscale

☑ Examinez les comptes à recevoir (A/R) en souffrance — assurez-vous que toutes les factures incluent la TPS/TVQ correcte.
☑ Examinez les comptes à payer (A/P) en souffrance — confirmez que les factures des fournisseurs incluent correctement ou excluent la TPS/TVQ selon les besoins.
☑ Identifiez les factures qui passent d'une année fiscale à l'autre (décembre vs janvier) et appliquez la période de dépôt correcte pour les taxes.

✅ 8. Vérifier la fréquence de dépôt et les délais pour l'année prochaine

☑ Confirmez votre fréquence de déclaration avec l'ARC et Revenu Québec :

• Annuel, trimestriel ou mensuel, selon le total des ventes.
  ☑ Ajustez si le volume de vos ventes a changé de manière significative.
  ☑ Mettez à jour votre calendrier d'entreprise avec toutes les dates de dépôt et de paiement de 2025.

Astuce Mackisen : Programmez des rappels automatiques par e-mail ou calendrier 10 jours avant chaque date d'échéance pour éviter des pénalités de dépôt tardif.

✅ 9. Assurez-vous que tous les paiements de taxes et remboursements sont pris en compte

☑ Passez en revue tous les paiements liés aux taxes auprès de l'ARC et de Revenu Québec.
☑ Confirmez qu'ils sont enregistrés dans votre logiciel de comptabilité sous les comptes de responsabilité appropriés.
☑ Réconciliez tous les remboursements de fin d'année reçus.

Vérification bancaire :

• Tous les paiements ARC/ARQ apparaissent sur les relevés bancaires.

• Les remboursements sont correctement enregistrés dans les comptes de revenus ou de taxes compensatoires.

✅ 10. Préparez-vous aux audits ou demandes éventuelles

☑ Compilez un dossier prêt pour audit (numérique ou papier) contenant :

• Toutes les factures, reçus et rapports fiscaux.

• Preuve de paiement et confirmations de dépôt.

• Feuilles de réconciliation TPS/TVQ.

• Captures d'écran de vérification des enregistrements des fournisseurs.

☑ Examinez les zones d'intérêt en matière d'audit de Revenu Québec :

• Demandes CTE/RTE importantes.

• Modifications ou crédits fréquents.

• Factures manquantes ou codage incorrect.

Rappel légal :
Revenu Québec et l'ARC peuvent auditer jusqu'à quatre ans après le dernier avis d'évaluation.

Jurisprudence et aperçu juridique
Les tribunaux canadiens ont réaffirmé que le maintien d'enregistrements précis est la clé de la conformité :

• Hickman Motors Ltd. c. Canada (CSC 1997) — les contribuables doivent prouver l'exactitude des déclarations.

• Canderel Ltd. c. Canada (CSC 1998) — les dépôts doivent refléter la réalité économique.

• Lac d’Amiante du Québec Ltée (CSC 2001) — Revenu Québec peut demander des dossiers justificatifs pour tous les crédits d'impôt.

Une réconciliation de fin d'année appropriée vous protège des réévaluations et des pénalités.

Gagner avec l'ARC et Revenu Québec
Chez Mackisen CPA Montréal, nous veillons à ce que chaque client clôture l'année avec confiance fiscale :

1. Réconciliation de fin d'année – Nous équilibrons les comptes TPS/TVQ sur tous les retours.

2. Révision des ajustements – Nous identifions et corrigeons les crédits manqués ou les paiements insuffisants.

3. Préparation d'audit – Nous créons des fichiers de documentation prêts pour un audit.

4. Planification pour l'année suivante – Nous prévoyons les dates de dépôt et optimisons les flux de trésorerie pour les paiements de taxes.

Centre de services Mackisen : conformité fiscale de fin d'année simplifiée
Notre Centre de services Mackisen fournit un soutien complet pour la TPS/TVQ de fin d'année :

• Réconciliation et vérification annuelles.

• Contrôles d'exactitude des dépôts et remises.

• Archivage de documentation et défense en cas d'audit.

• Conseils pour les changements de taux ou mises à jour de dépôt de l'année suivante.

Nos auditeurs CPA et avocats fiscalistes bilingues — diplômés de McGill, de l'Université de Montréal et de l'Université Concordia — fournissent des conseils détaillés et professionnels pour les entreprises québécoises de toutes tailles.

Exemple réel d'un client
Un fabricant montréalais a découvert un écart de 36 000 $ en TVQ lors de la réconciliation de fin d'année. Mackisen CPA a retracé l'erreur aux crédits de fournisseurs non appliqués, a déposé des déclarations corrigées et a récupéré le montant total du trop payé auprès de Revenu Québec. L'entreprise utilise maintenant le système de révision trimestrielle de Mackisen pour garantir sa conformité continue.

Pourquoi Mackisen
Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité et en droit, Mackisen CPA Montréal veille à ce que votre réconciliation de fin d'année TPS/TVQ soit précise, conforme et entièrement documentée.

Lorsque vous clôturez votre année fiscale avec Mackisen, vos livres sont propres, vos déclarations sont précises et votre entreprise est prête à croître — avec une confiance totale dans votre conformité.