QUELS DOCUMENTS DOIS-JE CONSERVER POUR LA TPS/TVQ

Conserver les bons documents est l'une des parties les plus importantes de la conformité à la TPS/TVQ au Québec. Que vous soyez freelance, entrepreneur, détaillant, vendeur e-commerce ou entreprise, Revenu Québec peut demander des documents justificatifs à tout moment, et le fait de ne pas les produire peut entraîner un refus de crédits de taxe d'entrée, des pénalités, des réévaluations ou des audits complets. Ce guide décompose exactement quels documents vous devez conserver, combien de temps vous devez les conserver et comment les organiser pour rester prêt pour un audit.

Une bonne tenue de dossiers protège votre entreprise, réduit le stress lors des examens et garantit des déclarations de TPS/TVQ propres et précises.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

Les exigences en matière de tenue de documents pour la TPS et la TVQ sont énoncées dans :

• la Loi sur la taxe d'accise (TPS)
• la Loi sur la fiscalité du Québec (TVQ)
• les lignes directrices de documentation et d'audit de Revenu Québec

Les deux lois exigent que les entreprises conservent des dossiers complets pendant au moins six ans à partir de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent.

Les dossiers doivent être :

• complets
• lisibles
• accessibles au Québec
• organisés de manière à ce que les auditeurs puissent comprendre

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Les tribunaux ont constamment jugé que :

• la documentation manquante est un motif de refus des crédits de taxe d'entrée (CTEs)/remboursements de taxe d'entrée (RTEs)
• les relevés bancaires à eux seuls ne constituent pas une preuve valide
• les dossiers reconstruits peuvent ne pas être acceptés
• les factures illisibles ou incomplètes invalident les crédits de taxe
• les retards de comptabilité n'excusent pas les documents manquants
• les contribuables doivent prouver leur droit aux crédits, pas Revenu Québec

Les juges soulignent constamment que "pas de reçu = pas de crédit."

QUELS DOCUMENTS DEVEZ-VOUS CONSERVER POUR LA TPS/TVQ ?

Vous devez conserver tous les documents qui soutiennent :

• la TPS/TVQ perçue
• la TPS/TVQ payée
• les crédits de taxe d'entrée (CTEs)
• les remboursements de taxe d'entrée (RTEs)
• les ventes
• les achats
• les ajustements
• les retours
• les contrats
• les écritures comptables

Ci-dessous se trouve la liste détaillée.

1. DOCUMENTS DE VENTE (TAXABLE ET EXEMPT)

• factures émises
• notes de crédit
• contrats clients
• résumés de ventes des logiciels comptables
• rapports Z-POS
• rapports de plateformes e-commerce (Shopify, Amazon, Stripe, PayPal)
• journaux de ventes pour factures manuelles

Les factures doivent inclure :

• numéros d'enregistrement TPS/TVQ
• taux d'imposition
• montant de la taxe
• détails du client
• numéro et date de la facture

2. DOCUMENTS D'ACHAT (POUR LES CTEs/RTEs)

• factures de fournisseurs
• reçus numériques
• paiements d'abonnement
• factures pour sous-traitants
• factures d'achats d'équipement
• reçus liés aux véhicules (partie commerciale)
• factures d'actifs immobilisés

Les factures de fournisseurs doivent indiquer :

• numéros TPS/TVQ
• date de la facture
• nom de l'entreprise
• descriptions claires
• montants de la taxe

3. DOCUMENTS BANCAIRES ET FINANCIERS

• relevés bancaires
• relevés de cartes de crédit
• chèques annulés
• bordereaux de dépôt
• contrats de prêt
• rapports de comptes marchands (Square, Moneris, PayPal)

Les relevés bancaires à eux seuls ne sont pas suffisants pour les crédits de taxe, mais ils soutiennent la preuve de paiement.

4. DOCUMENTS DE PAIE ET DE SOUS-TRAITANCE

• feuillets T4A pour les sous-traitants
• résumés de paie
• remboursements des employés avec reçus
• contrats d'emploi
• feuilles de temps (si pertinent pour la facturation)

5. DOCUMENTATION DE LA DÉCLARATION DE REVENUS

• copies des déclarations TPS/TVQ (FPZ-500-V)
• confirmations de dépôt
• reçus de versement
• lettres d'ajustement
• déclarations modifiées
• avis d'évaluation
• correspondance de Revenu Québec

6. DOCUMENTS COMPTABLES

• grand livre général
• écritures dans le journal
• balance de vérification
• rapports de rapprochement
• plan comptable
• feuilles de travail de comptabilité

Ces dossiers doivent correspondre aux totaux de votre déclaration TPS/TVQ.

7. DOCUMENTATION D'EXPÉDITION ET D'EXPORTATION

Pour les exportations à taux nul, conservez :

• confirmations d'expédition
• documents d'exportation en douane
• numéros de suivi de coursier
• contrats de clients étrangers

Sans documentation d'exportation, le taux nul peut être refusé.

8. DOCUMENTS DE PROPRIÉTÉ ET DE LOCATION

• contrats de location
• contrats d'achat
• contrats de rénovation
• permis d'occupation

Ceci est important pour la TPS/TVQ sur les biens immobiliers et les améliorations en capital.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS DEVEZ-VOUS CONSERVER LES DOCUMENTS TPS/TVQ ?

Période de conservation standard : 6 ans

À partir de la fin de l'année à laquelle les documents se rapportent.

Exemple :
Les factures de 2024 doivent être conservées jusqu'au 31 décembre 2030.

Quand conserver les dossiers plus longtemps :

Vous devez conserver les documents au-delà de six ans si :

• vous avez soumis des déclarations en retard
• il y a un audit en cours
• une objection ou un appel est en cours
• vous avez des soldes impayés
• vous possédez des biens en capital avec des implications fiscales

Les enregistrements numériques comptent-ils ?

Oui — Revenu Québec accepte des copies numériques si :

• elles sont lisibles
• complètes
• lisibles
• accessibles
• stockées en toute sécurité

Les captures d'écran ne sont pas valides — l'original de la facture numérique est requis.

COMMENT ORGANISER LES DOSSIERS POUR ÊTRE PRÊT POUR UN AUDIT

• Créez des dossiers pour chaque période de déclaration TPS/TVQ
• Séparez les ventes, les dépenses et les ajustements
• Conservez des sauvegardes numériques dans le cloud
• Utilisez des applications de capture de reçus
• Rapprochez la TPS/TVQ chaque mois
• Maintenez un classeur prêt pour l'audit pour chaque année
• Conservez la preuve d'exportation pour les ventes à l'étranger

Un système organisé réduit le temps d'audit et protège vos crédits de taxe d'entrée.

ERREURS COMMUNES QUE FONT LES ENTREPRISES

• jeter des petits reçus
• ne pas télécharger les factures numériques
• mélanger les dépenses personnelles et professionnelles
• ne conserver que les relevés bancaires
• ne pas garder les rapports de point de vente
• supprimer les anciens dossiers comptables
• supposer que les comptables conservent les documents légaux (vous devez le faire)

Ces erreurs entraînent souvent des crédits refusés ou des audits.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA élabore des systèmes complets de tenue de dossiers TPS/TVQ pour les entreprises. Nous :

• mettons en place des structures de conservation de documents
• mettons en œuvre des outils de capture de reçus
• rapprochons les comptes fiscaux chaque mois
• préparons des classeurs prêts pour un audit
• garantissons la conformité avec les règles de conservation
• réparons les lacunes de documentation avant les audits

Nos systèmes vous protègent des pénalités, des crédits refusés et de l'exposition aux audits.

EXPÉRIENCE RÉELLE CLIENT

Un entrepreneur a perdu des milliers en RTEs en raison de factures manquantes. Mackisen a aidé à récupérer des documents auprès des fournisseurs et à reconstruire la conformité.

Un détaillant a eu un remboursement retenu parce que les rapports de point de vente et comptables ne correspondaient pas. Mackisen a reconstruit la documentation et a libéré le remboursement.

Un consultant ne conservait que des relevés bancaires. Mackisen a mis en œuvre un système de tenue de dossiers numériques et a empêché des problèmes futurs.

QUESTIONS COURANTES

Puis-je numériser mes reçus et jeter les originaux ?
Oui, si la copie numérique est complète et lisible.

Dois-je conserver des chèques annulés ?
Oui, ils soutiennent la preuve de paiement.

Que faire si je perds certains documents ?
Contactez immédiatement les fournisseurs pour des duplicatas.

Mon comptable conserve-t-il mes documents légaux ?
Non. Vous devez les conserver vous-même.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à maintenir des dossiers TPS/TVQ complets et conformes. Nos systèmes structurés garantissent une préparation à l'audit, protègent les CTEs/RTEs et réduisent le stress de conformité.