Indemnisation des travailleurs et paie – Un guide complet par un cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction

Tous les employeurs au Canada—qu'ils opèrent au Québec, en Ontario, en Colombie-Britannique, en Alberta, au Manitoba ou dans toute autre province—doivent se conformer aux lois sur les accidents du travail. Ces lois exigent des employeurs qu'ils s'inscrivent auprès de leur conseil provincial des accidents du travail, paient des primes basées sur la classification des risques et rapportent les salaires avec précision. L'indemnisation des travailleurs n'est pas optionnelle. Le non-enregistrement, la sous-déclaration des salaires ou une mauvaise classification des risques industriels peuvent entraîner de lourdes pénalités, des primes rétroactives et même une responsabilité pénale. Comprendre les obligations en matière d'indemnisation des travailleurs est essentiel pour les petites entreprises, les sociétés, les entrepreneurs, les cliniques de santé, les métiers, les magasins de détail et tout employeur ayant des employés effectuant un travail physique ou administratif.

Cadre juridique et réglementaire

Les systèmes d'indemnisation des travailleurs fonctionnent au niveau provincial, chaque province étant régie par sa propre législation et son agence :

• Québec – CNESST (Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail)
• Ontario – WSIB (Commission de la sécurité au travail et de l'assurance des accidents du travail)
• Colombie-Britannique – WorkSafeBC
• Alberta – WCB-Alberta
• Manitoba – WCB Manitoba
• Saskatchewan – WCB Saskatchewan

Les exigences légales communes entre les provinces incluent :

• Inscription obligatoire de l'employeur lors de l'embauche d'employés
• Attribution d'un code de classification industrielle
• Primes d'indemnisation des travailleurs basées sur les salaires et les risques industriels
• Rapport annuel des salaires (les primes peuvent être ajustées chaque année)
• Obligation de signaler immédiatement les blessures ou accidents sur le lieu de travail
• Obligations de conformité au retour au travail
• Maintien des normes de sécurité selon la législation provinciale

Les primes d'indemnisation des travailleurs protègent à la fois les employés et les employeurs. Les employés reçoivent des prestations de perte de salaire et une couverture médicale, tandis que les employeurs reçoivent une protection contre les poursuites pour blessures personnelles.

Décisions judiciaires clés

Les tribunaux à travers le Canada ont confirmé l'application stricte des lois sur les accidents du travail.

1. CNESST c. Asphalte Desjardins

Un employeur québécois a été pénalisé pour avoir mal classé des travailleurs dans une catégorie de risque inférieur. Le tribunal a confirmé l'autorité de la CNESST à reclassifier et à réévaluer.

2. WSIB c. 674130 Ontario Ltd.

L'employeur n'a pas été enregistré et a été condamné à payer des primes rétroactives et des pénalités. Le tribunal a statué que l'ignorance de la loi n'est pas une défense.

**3. WorkSafeBC c. 0975351 BC Ltd.

L'entreprise a utilisé des sous-traitants qui étaient considérés comme des travailleurs selon la loi de la Colombie-Britannique. Le tribunal a tenu l'employeur responsable des primes d'indemnisation des travailleurs.

4. CNESST c. Entreprises Bigras

Un employeur québécois a sous-déclaré les salaires pour réduire les primes. La CNESST a réévalué plusieurs années et ajouté des intérêts et des pénalités, confirmées par le tribunal.

Ces affaires montrent que les agences provinciales appliquent une conformité stricte et punissent sévèrement la non-conformité.

Pourquoi les conseils d'indemnisation des travailleurs ciblent cette question

Les audits d'indemnisation des travailleurs sont courants car les erreurs de salaire peuvent réduire considérablement les revenus des primes. Les conseils ciblent les entreprises qui :

• ne s'enregistrent pas lors de l'embauche de personnel
• classent incorrectement la catégorie de risque industriel
• sous-déclarent les chiffres de salaire
• utilisent des sous-traitants qui devraient être classés comme employés
• rapportent des salaires inconsistants sur les T4, RL-1 et les dépôts WSIB/WCB/CNESST
• présentent des blessures sur le lieu de travail sans enregistrement préalable
• opèrent dans des secteurs à haut risque (construction, fabrication, transport, soins de santé, salons, aménagement paysager)

Les drapeaux rouges incluent :
• croissance des salaires avec des primes WCB stagnantes
• des sous-traitants effectuant des tâches similaires à celles des employés
• des blessures répétées au dossier
• des chiffres dépareillés entre les dépôts provinciaux et ceux du RPC

Les agences provinciales partagent des informations avec le RPC, ce qui augmente le risque d'audit.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les employeurs à rester conformes aux règles provinciales d'indemnisation des travailleurs grâce à une approche structurée :

1. Inscription & Classification

• inscription de votre entreprise auprès de la CNESST, WSIB, WorkSafeBC ou d'autres agences WCB
• détermination du bon code de classification industrielle
• vérification si les sous-traitants doivent être couverts

2. Rapport de salaire & Calcul des primes

• calcul précis des salaires assurable
• identification des revenus imposables, non imposables et assujettis à l'évaluation
• réconciliation des dossiers de salaires avec les rapports WCB
• garantie d'un rapport annuel correct

3. Documentation de sécurité & de conformité

• préparation des procédures de rapport d'accidents
• garantie que les obligations de retour au travail sont respectées
• éviter les pénalités pour non-signalement des incidents

4. Défense lors d'audit

• réponse aux lettres de révision WCB/CNESST/WSIB
• fourniture de preuves de salaire et de documentation de classification
• correction des mauvaises classifications et négociation des pénalités
• préparation de divulgations volontaires pour inscription tardive

5. Planification stratégique à long terme

• réduction des primes par une classification appropriée
• conseil aux employeurs qui s'étendent à de nouvelles provinces
• gestion de la conformité des sous-traitants pour éviter une responsabilité inattendue

Cela garantit que votre entreprise reste entièrement conforme, protégée et correctement enregistrée.

Expérience client réelle

Une entreprise de construction de Montréal a échoué à s'enregistrer auprès de la CNESST pendant deux ans tout en embauchant des travailleurs. Lorsqu'une blessure s'est produite, la CNESST a ouvert une enquête. Nous avons enregistré l'entreprise rétroactivement, préparé la documentation des salaires et négocié des pénalités réduites.

Un salon de beauté a sous-déclaré les montants des salaires pour réduire les primes. La CNESST a effectué un audit et a réévalué plusieurs années. Nous avons reconstruit les dossiers de salaires et mis en œuvre un rapport conforme.

Une entreprise de logistique a traité les conducteurs sous-traitants comme des entrepreneurs indépendants. La WSIB a déterminé que les travailleurs étaient des employés pour les fins de l'indemnisation des travailleurs. Nous avons corrigé la classification et résolu les primes impayées.

Une entreprise technologique de la Colombie-Britannique a mal classé son secteur comme à faible risque. WorkSafeBC l'a reclassée et a émis des arriérés. Nous avons recalculé les primes et établi des systèmes de dépôt corrects.

Questions fréquentes

Les employeurs demandent souvent s'ils doivent s'enregistrer s'ils n'embauchent que des travailleurs à temps partiel. Oui—l'inscription est obligatoire.

D'autres demandent si les sous-traitants doivent être couverts. Si les sous-traitants travaillent sous votre direction ou sans leur propre couverture d'indemnisation des travailleurs, vous pouvez être responsable.

Certains demandent si les logiciels de paie calculent automatiquement les primes WCB. Non—les primes doivent être calculées manuellement ou par le biais des portails provinciaux.

Une autre question : les employeurs peuvent-ils être poursuivis s'ils sont enregistrés ? L'indemnisation des travailleurs protège les employeurs contre la plupart des poursuites liées aux blessures sur le lieu de travail.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal aide les employeurs à gérer leurs obligations en matière d'indemnisation des travailleurs dans toutes les provinces. Que vous soyez en train d'embaucher votre premier employé ou de gérer une main-d'œuvre complexe, nos experts garantissent la conformité, le rapport de salaire précis et la pleine protection contre les audits de la CNESST, de la WSIB et du WCB.