Premier Employé Engagé ? – Une Liste Complète d'Employeur par une Entreprise Comptable de Montréal Près de Vous

Introduction

Embaucher votre premier employé est une étape majeure pour toute entreprise canadienne – mais cela marque aussi le début de certaines obligations de conformité les plus complexes en vertu de la loi fédérale et provinciale. Que votre premier employé soit à temps plein, à temps partiel, saisonnier, sous contrat ou même un membre de la famille, l'ARC et les agences provinciales exigent que vous respectiez des règles strictes en matière de paie, d'emploi, de sécurité et de documentation. Manquer même une étape – comme ne pas s'inscrire à la paie, ne pas recueillir les formulaires TD1, ou ignorer les normes d'emploi provinciales – peut entraîner des amendes, des pénalités, des audits de paie ou des plaintes en droit du travail. Ce guide fournit une liste de contrôle complète pour l'embauche de votre premier employé au Canada, garantissant que votre entreprise est conforme dès le premier jour.

Cadre légal et réglementaire

Lorsque les employeurs embauchent leur premier employé, plusieurs lois et agences entrent en jeu :

• Loi de l'impôt sur le revenu – exige de retenir et de remettre l'impôt sur le revenu
• Loi sur le Régime de pensions du Canada – exige des contributions au RPC
• Loi sur l'assurance-emploi – exige des primes d'AE
• Loi sur l'accise – régit les procédures de remise de paie
• Lois provinciales sur les normes du travail – règles sur le salaire minimum, les heures supplémentaires, les congés, la résiliation
• Lois sur la santé et la sécurité au travail – obligations de sécurité de l'employeur
• Lois sur l'indemnisation des travailleurs – assurance obligatoire en milieu de travail (CNESST, WSIB, WorkSafeBC, WCB, etc.)
• Loi sur l'administration fiscale du Québec – obligations QPP, QPIP, HSF, RL-1 pour les employeurs du Québec

Ces lois forment le cadre obligatoire pour embaucher et payer votre premier employé au Canada.

Décisions judiciaires clés

Plusieurs décisions judiciaires mettent en évidence l'importance de la conformité des employeurs dès le moment où le premier employé est embauché.

1. Soper c. Canada

La cour a confirmé que les directeurs d'entreprise sont personnellement responsables des retenues de paie non remises – même pour de petites entreprises ayant leur premier employé.

2. Caron c. Québec

La cour a maintenu les pénalités contre un employeur pour une déclaration RL-1 inexacte, démontrant que le statut de petite entreprise n'excuse pas la non-conformité.

**3. WSIB c. 674130 Ontario Ltd.

L'employeur a omis de s'inscrire à l'indemnisation des travailleurs lors de l'embauche de personnel. La cour a maintenu les pénalités du WSIB et les paiements arriérés.

4. Hickey c. Canada

La réclamation de l'employeur concernant un "malentendu" sur la paie a été rejetée. Les retenues et remises de paie doivent être exactes dès le premier jour.

Ces décisions montrent que les tribunaux et les agences fiscales attendent une conformité totale même de la part de nouveaux employeurs.

Pourquoi l'ARC et les provinces se concentrent sur cette question

Embaucher votre premier employé est l'un des déclencheurs les plus courants pour des audits parce que :

• les nouveaux employeurs ne comprennent souvent pas les règles de paie
• les erreurs T4/T4A sont fréquentes lors des déclarations de la première année
• de nombreuses petites entreprises ne parviennent pas à remettre les impôts sur la paie à temps
• la mauvaise classification des travailleurs (entrepreneur vs employé) est courante
• l'ARC surveille de près les nouveaux comptes de paie
• les provinces surveillent les lacunes d'inscription CNESST/WSIB/WCB
• les erreurs dans le paiement des congés, les heures supplémentaires et les règles de jours fériés entraînent des plaintes en matière de travail

Les indicateurs d'alerte incluent :
• payer les employés avant de s'inscrire à la paie
• absence de formulaires TD1 ou de formulaires fiscaux provinciaux
• montants T4/T4A non concordants
• absence d'inscription CNESST/WSIB
• remises retardées ou manquantes
• embaucher des membres de la famille sans documentation de paie appropriée

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous offrons un système complet d’intégration des employeurs pour embaucher votre premier employé. Notre approche structurée comprend :

1. Enregistrement de tous les comptes requis

• Compte de paie de l'ARC
• Comptes de paie de Revenu Québec (si applicable)
• Indemnisation des travailleurs (CNESST, WSIB, WCB, etc.)
• Registres d'employeurs provinciaux (là où cela est requis)

2. Collecte de la documentation requise des employés

• Formulaire TD1 fédéral
• Formulaire TD1 provincial
• Vérification du NAS
• Contrat de travail
• Informations sur le dépôt direct
• Formulaire de contact d'urgence

3. Mise en place du système de paie

• sélectionner la fréquence de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, semi-mensuelle)
• configurer le logiciel de paie
• établir les retenues CPP/QPP, EI/QPIP
• établir les contributions de l'employeur
• créer un calendrier de remise de paie

4. Conformité aux normes d'emploi

Nous veillons à ce que vous respectiez les règles provinciales concernant :
• le salaire minimum
• les règles sur les heures supplémentaires
• les jours fériés
• le paiement des congés
• les périodes d'essai
• les exigences de résiliation

5. Conformité à la sécurité au travail

• inscription à l'indemnisation des travailleurs
• détermination de la classification des risques industriels
• création de politiques de sécurité obligatoires et de documentation d'intégration

6. Accompagnement continu

• remises mensuelles de paie
• préparation annuelle des T4 et RL-1
• suivi des avantages imposables
• protection lors d'audits de paie et de travail

Ce processus garantit que votre entreprise est entièrement conforme avant et après l'embauche de votre premier employé.

Expérience client réelle

Une nouvelle startup technologique a embauché son premier développeur sans s'inscrire à la paie et l'a payé par virement. L'ARC a réévalué plusieurs mois de retenues de paie non remises. Nous avons ouvert un compte de paie, corrigé les déclarations et demandé la remise de pénalité.

Un restaurant de Montréal a embauché du personnel à temps partiel mais n'a pas réussi à s'inscrire au CNESST. Après une blessure sur le lieu de travail, le CNESST a exigé des paiements rétroactifs. Nous avons enregistré l'employeur, recalculez les primes et négocié des pénalités réduites.

Une clinique de bien-être a mal classé son premier prestataire de services en tant qu'entrepreneur. L'ARC a ensuite reclassé le travailleur comme employé. Nous avons corrigé la configuration de la paie, émis des T4 et reconstruit la structure de la main-d'œuvre.

Une petite entreprise de construction a émis des chèques de paie mais n'a pas recueilli les formulaires TD1. L'ARC a questionné l'exactitude des retenues de paie. Nous avons mis à jour toute la documentation et établi des systèmes de conformité.

Questions fréquentes

Les employeurs demandent souvent si les employés familiaux nécessitent une paie. Oui – à moins qu'ils ne répondent à des exceptions très limitées.
D'autres demandent si la paie est nécessaire pour le personnel à temps partiel. Oui – le statut d'emploi déclenche la paie, pas les heures travaillées.
Certains demandent si les entrepreneurs ont besoin de paie. Pas à moins qu'ils ne soient mal classés et sont légalement employés.
Une autre question : Ai-je besoin d'indemnisation des travailleurs ? Oui – presque chaque province exige une couverture pour tout employé.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal aide les nouveaux employeurs à établir une conformité complète en matière de paie et d'emploi dès le premier jour. Que vous embauchiez votre premier employé ou que vous constituiez votre équipe, nos experts garantissent précision, conformité légale et protection complète contre l'ARC et les autorités provinciales.