Que se passe-t-il lors d'un examen de paie – Un guide complet par une firme de CPA de Montréal près de chez vous

Introduction

Un examen de la paie est l'un des types les plus graves d'audits effectués par l'Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec. Contrairement à un rapport PIER ou à une simple révision de la paie, un examen de la paie est un audit complet de toutes les activités de paie—se concentrant sur la classification des employés par rapport aux entrepreneurs, les retenues à la source, les avantages imposables, les remises, les dossiers de paie, les congés payés, les règles des heures supplémentaires et la conformité avec la législation fédérale et provinciale. Pendant un examen de la paie, les auditeurs peuvent examiner plusieurs années de dossiers, interviewer la direction et comparer les déclarations de la paie avec les relevés bancaires, les déclarations de TPS/TVH, les relevés d'emploi et les dépôts de compensation des travailleurs. Comprendre ce qui se passe lors d'un examen de la paie est essentiel pour protéger votre entreprise contre les pénalités, les réévaluations et les charges d'intérêt.

Cadre légal et réglementaire

Les examens de la paie sont régis par plusieurs textes de loi :

• Loi de l'impôt sur le revenu – retenue d'impôt sur le revenu et déclaration de T4
• Loi sur le Régime de pensions du Canada – règles du RPC pour les revenus pensionnables
• Loi sur l'assurance-emploi – règles de l'AE pour les revenus assurable
• Loi sur l'administration fiscale (Québec) – déclarations de RQAP, QPIP, RL-1
• Lois sur les normes du travail – exigences minimales en matière de travail
• Lois sur la compensation des travailleurs – déclaration de paie CNESST/WSIB/WCB
• Loi sur les taxes d'accise – procédures de remise de la paie et de conformité

En vertu de ces règles, l'ARC et Revenu Québec peuvent :

• demander des dossiers de paie jusqu'à 7 ans
• interviewer des employés ou la direction
• examiner les feuilles de temps, les horaires et les contrats
• inspecter les avantages imposables et les allocations
• examiner la classification des travailleurs
• vérifier la paie avec les T4, RL-1, TPS/TVH/QST et les déclarations fiscales des sociétés
• réévaluer les CPP/QPP, l'AE et l'impôt sur le revenu non payés
• imposer des pénalités et des intérêts

Ces pouvoirs créent un cadre strict pour les examens de la paie.

Décisions judiciaires clés

Les résultats des examens de la paie sont modelés par d'importants jugements judiciaires :

1. Soper c. Canada

Les directeurs ont été tenus personnellement responsables pour des retenues de paie impayées—même après la fermeture d'une entreprise—renforçant la gravité de la conformité en matière de paie.

2. Ballet royal de Winnipeg c. Canada

L'employeur a mal classé des travailleurs comme entrepreneurs. L'ARC les a reclassés comme employés et a réévalué le CPP/AE. La cour a confirmé la réévaluation, démontrant comment les examens de la paie découvrent fréquemment des erreurs de classification des travailleurs.

3. Hickey c. Canada

L'employeur a soutenu que les erreurs de paie étaient accidentelles. La cour a confirmé que les retenues de paie sont des obligations strictes et a maintenu les pénalités.

4. Caron c. Québec

Revenu Québec a imposé des pénalités pour des déclarations RL-1 inexactes. La cour a soutenu ces pénalités, soulignant que la documentation de la paie doit être précise.

Ces affaires démontrent que les examens de la paie comportent de lourdes conséquences juridiques pour les employeurs.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec ciblent ce problème

Les examens de la paie sont initiés parce que les erreurs de paie impactent les fonds de confiance du gouvernement. Les autorités ciblent les employeurs qui :

• malclassifient des entrepreneurs qui devraient être des employés
• sous-remettent le CPP, l'AE, le QPIP ou le RQAP
• ne déclarent pas les avantages imposables
• paient les employés "au noir"
• utilisent des logiciels de paie non conformes
• ne délivrent pas de feuillets T4 ou RL-1
• paient des salaires en espèces sans remettre des taxes
• sous-déclarent la paie au CNESST/WSIB/WCB
• ne maintiennent pas des dossiers de paie appropriés
• commettent des erreurs ou des écarts de paie répétés

L'ARC vérifie la paie avec :

• les déclarations de TPS/TVH
• les déclarations d'entreprise
• les dépôts bancaires
• les relevés d'emploi
• les dossiers de CPP/AE
• les bases de données fédérales et provinciales
• les dépôts de compensation des travailleurs

Cela fait de la paie l'un des domaines les plus audités de la conformité des entreprises au Canada.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous gérons les examens de la paie de A à Z, veillant à ce que votre entreprise soit protégée, conforme et pleinement représentée. Notre processus structuré inclut :

1. Révision de la paie avant audit

• examiner les livres de paie pour en garantir l'exactitude
• confirmer les calculs de CPP/AE/QPIP
• revoir les avantages imposables
• vérifier la classification employés vs entrepreneurs
• réconcilier les remises de paie avec les comptes de l'ARC
• comparer les totaux de la paie avec les déclarations T4/RL-1 et TPS/TVH

2. Préparation d'un dossier d'audit

• organiser les états de paie, les feuilles de temps, les contrats et les relevés d'emploi
• compiler les dossiers de remise
• s'assurer que toute la documentation de la paie est complète
• préparer des explications pour les écarts

3. Gestion des communications

• agir en tant que représentant de l'employeur
• répondre aux demandes de l'auditeur
• expliquer les politiques et les procédures de paie
• négocier des délais et des clarifications

4. Correction des erreurs

• recalculer la paie lorsque c'est nécessaire
• déposer des T4 et RL-1 modifiés
• remettre les montants de CPP/AE/QPIP dus
• demander un allégement fiscal pour réduire les pénalités et les intérêts

5. Défense contre l'audit et résolution

• fournir une documentation de qualité juridique
• négocier des évaluations réduites
• préparer des dépôts d'objection si nécessaire
• mettre en œuvre des systèmes de conformité pour les années futures

6. Mesures préventives

• contrôles de santé de la paie trimestriels
• formation à la conformité pour le personnel RH/paie
• audits de classification des travailleurs
• examens des avantages imposables
• alignement CNESST/WSIB/WCB

Cela garantit que votre paie résiste à l'examen de l'ARC et de Revenu Québec.

Expérience client réelle

Une entreprise de construction de Montréal a subi un examen de la paie après avoir embauché de nombreux "entrepreneurs". L'ARC a reclassé l'ensemble de la main-d'œuvre comme employés et a exigé trois années de CPP/AE. Nous avons contesté plusieurs classifications, réduit l'évaluation de manière significative et mis en place une structure de paie conforme.

Une entreprise de vente au détail n'a pas réussi à remettre les avantages imposables sur les feuillets RL-1. Revenu Québec a évalué des pénalités. Nous avons corrigé tous les dépôts, formé le personnel et prévenu des erreurs futures.

Une clinique a payé certains employés en espèces. L'ARC a examiné la paie et a trouvé des écarts. Nous avons reconstruit la paie, corrigé toutes les retenues à la source et négocié un allégement des pénalités.

Un restaurant a déposé à plusieurs reprises des remises de paie tardives. L'ARC a initié un audit de la paie. Nous avons reconstruit la documentation de la paie, corrigé les dépôts passés et établi un calendrier de remise approprié.

Questions courantes

Les employeurs demandent souvent si un examen de la paie entraîne toujours une réévaluation. Pas toujours—mais la plupart du temps, à moins que la paie ne soit propre.

D'autres demandent si l'ARC interviewe des employés. Oui—surtout dans des cas de classification des travailleurs.

Certains demandent si le logiciel de paie garantit la conformité. Seulement s'il est configuré correctement et examiné régulièrement.

Une autre question : L'ARC peut-elle auditer plusieurs années ? Oui—typiquement 3 à 4 ans, et plus si une négligence grave est suspectée.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les employeurs à surmonter les examens de paie avec confiance. Nous protégeons votre entreprise contre les réévaluations, les pénalités et les risques de conformité en fournissant une représentation experte et des corrections de paie détaillées.