Combien de temps devez-vous conserver les dossiers fiscaux ? – Un guide complet par un cabinet comptable de Montréal près de chez vous.

Introduction

Une des responsabilités les plus importantes de chaque contribuable—qu'il soit un individu, un professionnel autonome, un propriétaire, une société ou un inscrit à la TPS/TVH—est de maintenir des dossiers fiscaux appropriés. L'ARC exige que vous conserviez des documents longtemps après le dépôt de votre déclaration, et le fait de ne pas les produire lors d'un audit peut entraîner des déductions refusées, des réévaluations, des pénalités et des intérêts. De nombreux Canadiens détruisent par erreur des documents trop tôt ou supposent que les copies numériques sont facultatives. Ce guide explique exactement combien de temps conserver vos dossiers fiscaux et pourquoi une bonne conservation des dossiers est essentielle pour être conforme à l'ARC.

Cadre Juridique et Réglementaire

Les exigences de conservation des dossiers proviennent de l'article 230 de la Loi de l'impôt sur le revenu, de l'article 286 de la Loi sur l'accise (pour la TPS/TVH) et de la Loi sur l'administration fiscale du Québec. L'ARC exige que la plupart des contribuables conservent des dossiers pendant six ans à partir de la fin de l'année fiscale à laquelle les dossiers se rapportent. La période de six ans ne commence qu'après le dépôt de la déclaration. Pour les sociétés, la période de conservation commence après la fin de l'exercice fiscal. Si les déclarations sont déposées en retard, le compte à rebours de six ans commence à partir de la date de dépôt réelle. L'ARC peut exiger une conservation plus longue dans les cas impliquant des objections, des appels, des allégations de fraude, des déclarations non déposées, ou une non-conformité.

Décisions Judiciaires Clés

Dans l'affaire E. Ladouceur & Fils Inc. c. Canada, la cour a affirmé le droit de l'ARC de demander des dossiers complets lors des audits, même des années plus tard. Dans l'affaire CBC c. Canada, la cour a confirmé que les dossiers électroniques sont acceptables s'ils sont fiables, lisibles et correctement sauvegardés. Dans Taylor c. Canada, la cour a confirmé l'autorité de l'ARC de réévaluer lorsque le contribuable ne pouvait pas produire de reçus justificatifs, renforçant que le fardeau de la preuve incombe au contribuable. Dans Sira c. Canada, l'ARC a pu refuser complètement des déductions en raison de la documentation manquante. Ces affaires soulignent l'importance légale d'une bonne conservation des dossiers.

Pourquoi la Conservation des Dossiers est Importante

Sans dossiers appropriés, les contribuables font face à un risque d'audit plus élevé, à des déductions refusées, à une incapacité de prouver des revenus ou des dépenses, à des refus de TPS/TVH, à des pénalités sur la paie, et à des problèmes pour vérifier les gains en capital. L'ARC s'attend à une documentation précise pour chaque dépense, crédit et demande. Si vous ne pouvez pas le prouver, l'ARC peut légalement le refuser. Garder des dossiers organisés vous protège aussi lors des audits, des objections, et des appels devant la Cour des impôts.

Quels Dossiers Vous Devez Conserver

1. Dossiers de Revenus

Relevés T, factures de vente, baux, dépôts bancaires, états de plateformes de travail temporaire, et dossiers de revenus étrangers.

2. Dossiers de Dépenses

Reçus, factures, contrats, carnets de bord, calculs de bureau à domicile, reçus médicaux, reçus de dons, et factures de TPS/TVH.

3. Dossiers d'Affaires et d'Entreprises

Registres de comptabilité, relevés bancaires, dossiers de paie, déclarations de TPS/TVH, procès-verbaux d'entreprise, registres d'actionnaires, contrats de prêt, et états financiers.

4. Dossiers de Propriété et d'Investissement

Documents d'achat, frais juridiques, états de prêt hypothécaire, améliorations en capital, états de courtier, et calculs de coût de base ajusté.

5. Dossiers pour Actifs en Capital

Conservez la documentation aussi longtemps que vous possédez l'actif plus six ans après la vente, y compris les rénovations, les calendriers d'amortissement, et les rapports d'évaluation.

6. Dossiers d'Actifs Étrangers et de Reporting

Formulaires T1135, relevés bancaires offshore, résumés d'investissement, et documents de résidence fiscale.

Exigences de Conservation Prolongées

Vous devez conserver des dossiers plus longtemps que six ans si : l'ARC vous audite, vous avez déposé un Avis d'Objection ou un appel, vous avez déposé des déclarations en retard, l'ARC allègue une fausse déclaration ou une fraude, vous gérez une société avec des reports sur plusieurs années, ou vous détenez des investissements à long terme nécessitant un suivi permanent de l'ACB.

Les Dossiers Numériques Sont Autorisés—Mais Doivent Être Appropriés

L'ARC accepte des copies numériques si elles sont claires, inchangées, lisibles, sauvegardées et facilement accessibles. La perte de fichiers électroniques en raison d'un mauvais stockage est considérée de la même manière que la perte de documents papier.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les clients à construire des systèmes de documentation à l'abri des audits. Nous organisons les reçus, mettons en place des processus de tenue de dossiers numériques, préparons des fichiers de comptabilité clairs, maintenons des dossiers d'ACB pour les investissements, réconciliions la documentation de TPS/TVH, et préparons des fichiers pour les audits de l'ARC, les objections, ou les appels. Nos stratégies de conservation des dossiers garantissent que vous avez toujours les documents que l'ARC peut demander.

Expérience Réelle des Clients

Un entrepreneur audité pour des dépenses de véhicule n'a pas pu produire de carnets de kilométrage. L'ARC a refusé la plupart des déductions. Nous avons reconstruit le carnet en utilisant des feuilles de travail et corrigé les pratiques de tenue de dossiers futures. Un propriétaire manquant de reçus de rénovation a perdu des demandes de dépense en capital ; nous avons reconstruit les factures des fournisseurs et restauré des déductions partielles. Une société faisant face à un audit manquait de factures de TPS/TVH pour les ITCs ; nous avons mis en œuvre un système de documentation complet et avons réussi les examens suivants.

Questions Fréquemment Posées

Les reçus numériques comptent-ils ? Oui — s'ils sont clairs et sauvegardés. L'ARC autorise-t-elle des photos de reçus ? Oui, tant qu'elles sont lisibles. L'ARC peut-elle refuser des dépenses sans reçus ? Absolument. Dois-je conserver des dossiers fiscaux éternellement ? Les dossiers d'actifs en capital doivent être conservés aussi longtemps que vous possédez l'actif.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal garantit que les contribuables restent entièrement conformes aux règles de documentation de l'ARC. Que vous ayez besoin d'aide pour organiser des dossiers personnels, d'affaires, locatifs ou d'entreprise, nous vous protégeons contre le risque d'audit et garantissons que chaque demande est soutenue.