Conseils fiscaux pour les propriétaires de restaurants : Maximiser les déductions sur les coûts alimentaires et de main-d'œuvre – Un guide complet par un cabinet de comptabilité de Montréal près de chez vous.

Introduction

Les propriétaires de restaurants font face à l'un des environnements financiers les plus difficiles au Canada : marges serrées, coûts alimentaires élevés, augmentation des dépenses de main-d'œuvre et règles de conformité strictes de l'ARC. La bonne stratégie fiscale peut considérablement réduire le revenu imposable et améliorer le flux de trésorerie. Mais de nombreux propriétaires de restaurants omettent des déductions ou mal gèrent la comptabilité, ce qui entraîne des réévaluations, des audits et des factures fiscales inutiles. Ce guide fournit des conseils fiscaux détaillés spécifiquement pour les restaurants, en se concentrant sur les deux plus grandes catégories de dépenses : coûts alimentaires et coûts de main-d'œuvre. Avec une documentation, une structure et une conformité appropriées, les propriétaires de restaurants peuvent légalement maximiser les déductions et améliorer la rentabilité.

Cadre légal et réglementaire

La taxation des restaurants relève de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur l'accise (TPS/TVH), de la Loi sur la fiscalité du Québec et des exigences de remise des paies en vertu de RPC/RRQ, AE/QAIP et des règles de retenue à la source. Les restaurants doivent tenir des registres financiers précis : factures d'achat de nourriture, relevés de fournisseurs, fiches de paie, rapports de POS, déclarations de pourboire, relevés des processeurs de paiement et suivi des stocks. L'ARC audite fréquemment les restaurants car le secteur est à fort volume, intensif en espèces et soumis à des complexités de TPS/TVH. Une documentation appropriée est essentielle pour déduire légitimement les dépenses alimentaires et de main-d'œuvre.

Décisions judiciaires clés

Dans R. c. Ling, la Cour suprême a confirmé le droit de l’ARC d'utiliser l'analyse des dépôts bancaires lorsque les dossiers des restaurants étaient incomplets, prouvant que les propriétaires de restaurants doivent tenir des livres précis. Dans Precision Gutters c. Canada, les crédits de taxe à l'entrée ont été refusés car les factures manquaient d'informations requises, soulignant les règles strictes de documentation pour la TPS/TVH. Dans Mohiuddin c. Canada, les hypothèses de l'ARC ont été maintenues car le contribuable n'a pas réussi à concilier les dépôts commerciaux avec les ventes, un problème courant dans les restaurants. Ces affaires montrent que les restaurants doivent suivre les achats alimentaires, la main-d'œuvre, les ventes et les dépôts avec une précision maximale.

Maximiser les déductions pour coûts alimentaires

1. Déduire 100 % des aliments achetés pour usage commercial

Cela inclut les ingrédients, les boissons, les condiments, l'emballage et les contenants à emporter. Assurez-vous que chaque achat est soutenu par des factures de fournisseurs contenant des numéros de TPS/TVH et des descriptions des articles.

2. Déduire les déchets, la détérioration et les repas du personnel

Les restaurants peuvent déduire la nourriture gaspillée en raison de la détérioration, de la casse ou d'erreurs de cuisine. Les repas fournis au personnel pendant les quarts de travail sont entièrement déductibles, à condition qu'ils soient correctement suivis.

3. Suivre les coûts alimentaires par catégorie

Séparez : produits, protéines, produits laitiers, denrées sèches, boissons, alcool et articles jetables. L'ARC peut demander des détails lors d'un audit.

4. Maintenir des registres d'inventaire appropriés

Inventaire de départ + Achats – Inventaire de fin = Coût des biens vendus (COGS). L'ARC audite souvent les restaurants qui ne peuvent pas démontrer un mouvement d'inventaire approprié.

5. Déduire les frais de traitement des paiements

Les frais de Square, Moneris, Stripe, PayPal ou Uber Eats sont des dépenses d'entreprise déductibles et doivent être concilés mensuellement.

6. Demander des crédits de taxe à l'entrée (CTE) sur les approvisionnements alimentaires

Les restaurants perdent des milliers en ne réclamant pas les CTE de TPS/TVH/QST sur les achats alimentaires. Assurez-vous que les factures comprennent les numéros de taxe des fournisseurs et les détails de la TPS/TVH.

Maximiser les déductions pour coûts de main-d'œuvre

1. Déduire les salaires, les traitements et les primes

Comprenant le personnel de cuisine, les serveurs, les barmans, les hôtes, les nettoyeurs, les chauffeurs et les gestionnaires. La paie doit se concilier avec les dépôts T4/RL-1.

2. Déduire les contributions de l'employeur à la paie

RPC/RRQ, AE/QAIP, congés payés, CNESST (Québec) et taxes de santé des employeurs sont tous déductibles.

3. Rapporter correctement les pourboires et les gratifications

Les restaurants doivent suivre les règles de conformité sur les pourboires de l'ARC (pourboires contrôlés vs directs). Un rapport incorrect des pourboires est un déclencheur majeur d'audit. Documentez toutes les gratifications versées aux employés.

4. Déduire la formation et l'intégration du personnel

Les matériaux de formation, les certificats de sécurité alimentaire et la main-d'œuvre d'intégration sont des dépenses déductibles.

5. Entrepreneurs indépendants vs employés

Une classification incorrecte du personnel de cuisine ou des serveurs comme entrepreneurs crée des passifs de paie significatifs. L'ARC l'audite agressivement.

6. Déduire les repas des employés, les uniformes et l'équipement de sécurité

Les uniformes, les chaussures, les tabliers, les gants, les couteaux et l'équipement de sécurité sont des dépenses d'entreprise entièrement déductibles.

Déductions supplémentaires importantes pour les restaurants

Loyer et frais de CAM
Services publics (gaz, électricité, eau)
Réparations et entretien
Petits matériels (assiettes, casseroles, ustensiles)
Commissions de livraison (Uber, Skip, DoorDash)
Primes d'assurance
Marketing et promotions
Abonnements et logiciels POS
Nettoyage et contrôle des nuisibles
Frais de comptabilité et de paie
Chaque déduction doit être soutenue par une facture et une preuve de paiement.

Déclencheurs d'audit courants de l'ARC pour les restaurants

Chiffre d'affaires en espèces supérieur aux moyennes de l'industrie
Dépôts bancaires ne correspondant pas aux ventes du POS
Factures de fournisseurs manquantes
Coût alimentaire élevé par rapport aux ventes
Paiements d'applications de livraison non concilés
Pourboires non déclarés
Incohérences dans la paie
Marges bénéficiaires négatives ou faibles
Les restaurants sont l'un des secteurs les plus risqués de l'ARC - des livres solides sont essentiels.

Comment préparer votre restaurant à un audit de l'ARC

Maintenez les rapports de POS par jour/semaine/mois, conciliez les espèces quotidiennement, gardez les factures de fournisseurs organisées par catégorie, conservez les dossiers de paie, suivez les paiements de pourboire, conciliez les journaux de déchets alimentaires et conservez les relevés des processeurs de paiement. Une comptabilité propre réduit considérablement le risque d'audit.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les propriétaires de restaurants à construire des structures fiscales à l'épreuve des balles. Nous catégorisons les coûts alimentaires avec précision, documentons correctement les dépenses de main-d'œuvre, conciliant les données de POS et bancaires, préparons les déclarations de TPS/TVH/QST, optimisons la conformité de la paie et nous défendons contre les audits de l'ARC. Notre équipe se spécialise dans les restaurants à fort volume, les bars, les cafés, les franchises et les cuisines cloud.

Expérience client réelle

Un restaurant de Montréal a réduit son revenu imposable de 72 000 $ après que nous avons réorganisé les déductions alimentaires et de main-d'œuvre. Un bar a renversé des CTE refusés après que l'ARC ait mal interprété les factures de fournisseurs. Une chaîne décontractée a survécu à un audit de TPS sans réévaluation grâce à notre package de documentation. Un propriétaire de café a évité des pénalités de paie après que nous ayons corrigé les méthodes de déclaration des pourboires.

Questions courantes

Les restaurants peuvent-ils déduire 100 % des achats alimentaires ? Oui, s'ils sont utilisés à des fins commerciales. Les repas du personnel sont-ils déductibles ? Oui, lorsqu'ils sont documentés. Les frais des applications de livraison réduisent-ils le revenu imposable ? Absolument. L'ARC peut-elle auditer les pourboires ? Oui, les pourboires sont l'un des principaux déclencheurs d'audit. Les restaurants devraient-ils s'incorporer ? Souvent oui, en fonction des niveaux de profit.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal aide les propriétaires de restaurants à maximiser les déductions, réduire l'exposition fiscale et survivre aux audits de l'ARC avec confiance. Nous nous assurons que chaque coût alimentaire, coût de main-d'œuvre et dépense d'exploitation est optimisé pour une efficacité fiscale totale.