Créer un compte de paie CRA – Un guide complet par un cabinet comptable de Montréal près de chez vous

Introduction

Si vous engagez votre premier employé au Canada—qu'il soit à temps plein, à temps partiel, sous contrat, occasionnel ou même un membre de la famille—vous devez vous inscrire à un Compte de Programme de Paie de l'ARC avant d'émettre votre premier chèque de paie. Ce compte vous permet de retenir et de remettre l'impôt sur le revenu, le RPC et l'AE à l'Agence du revenu du Canada. De nombreuses entreprises ne réalisent pas que payer un employé sans un compte de paie constitue une violation grave qui déclenche des sanctions de l'ARC, des intérêts sur les paiements tardifs et des audits de paie. Que vous dirigiez une nouvelle société, une entreprise individuelle élargissant ses opérations ou une entreprise en croissance embauchant du personnel supplémentaire, comprendre comment mettre en place correctement un compte de paie de l'ARC est essentiel.

Cadre Juridique et Réglementaire

Les exigences d'inscription à la paie relèvent de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur le Régime de pensions du Canada, de la Loi sur l'assurance-emploi et des règles administratives de l'ARC. Les employeurs doivent :

• s'inscrire pour un compte de Programme de Paie (RP) avant le premier jour de paie
• recueillir les formulaires TD1 (fédéraux et provinciaux) des employés
• retenir l'impôt sur le revenu, le RPC et l'AE
• remettre les montants retenus et les portions de l'employeur aux délais de l'ARC
• produire des feuillets et des sommaires T4 à la fin de l'année
• conserver des dossiers de paie pendant six ans

Un compte de paie est identifié par le Numéro d'entreprise (NE) + extension RP, tel que :
12345 6789 RP0001

Cette structure réglementaire définit le processus d'ouverture et de maintien d'un compte de paie au Canada.

Décisions Clés des Cours

Plusieurs décisions judiciaires renforcent les obligations des employeurs concernant les comptes de paie et les remises :

1. Soper c. Canada

La cour a tenu les directeurs personnellement responsables des retenues de paie non remises, soulignant l'importance d'établir des systèmes de paie appropriés dès le départ.

2. Hickey c. Canada

L'entreprise a soutenu que les erreurs de paie étaient administratives. La cour a confirmé les pénalités de l'ARC, affirmant que les obligations de paie sont strictes et non négociables.

3. Ballet royal de Winnipeg c. Canada

Une classification incorrecte des travailleurs a entraîné des déclarations de paie incorrectes—menant à de grandes réévaluations.

4. ConCreate USL Ltd. c. Canada

Des dépôts de paie incorrects ou tardifs ont déclenché l'intervention de l'ARC ; la cour a soutenu les exigences de conformité strictes.

Ces affaires montrent que l'ARC s'attend à ce que les employeurs respectent toutes les obligations de paie—including la bonne inscription—sans exception.

Pourquoi l'ARC Cible Ce Problème

L'ARC vérifie les comptes de paie car les retenues de paie sont considérées comme des fonds en fiducie. L'ARC recherche :

• des employeurs payant le personnel sans un compte de paie
• des remises de paie manquées ou tardives
• des avantages imposables non déclarés
• des employés mal classés traités comme des sous-traitants
• des incohérences T4/T4A
• des changements répétés dans la fréquence de paie
• des comptes de paie enregistrés en retard ou pas du tout

L'ARC vérifie également le GST/HST, les déclarations T2 des sociétés, les relevés bancaires et les déclarations ROE avec l'activité de paie. Toute incohérence peut initier un audit de paie.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous mettons en place des comptes de paie rapidement, correctement et en pleine conformité. Notre approche structurée comprend :

1. Vérification du Numéro d'Entreprise (NE)

• s'assurer que votre entreprise est enregistrée au niveau fédéral ou provincial
• confirmer vos comptes à l'ARC (NE, GST/HST, importation/exportation)

2. Inscription de Votre Compte de Paie (RP)

Nous complétons la mise en place du compte de paie en utilisant :
• Mon Compte d'entreprise ARC
• l'inscription par téléphone (si urgent)
• le formulaire RC1 (si une demande manuelle est requise)

Nous veillons à :
• une bonne affectation RP0001
• la sélection de la fréquence de paie et de la période de paie
• la validation du premier jour de paie
• la projection du nombre d'employés

3. Configuration des Employés

Nous vous aidons à :
• obtenir et stocker les formulaires TD1 fédéraux et provinciaux
• valider les numéros NAS
• établir la structure de salaire/remuneration
• configurer le logiciel de paie (QuickBooks, Wagepoint, ADP, Ceridian, etc.)

4. Mise en Place du Calendrier de Remises

Nous déterminons si vous êtes :
• un remetteur régulier
• un remetteur trimestriel
• un remetteur accéléré

Nous établissons ensuite :
• des rappels automatisés
• la configuration des prélèvements automatiques de l'ARC
• un flux de travail de remise intégré à la comptabilité

5. Conformité & Protection en Cas d'Audit

Nous nous assurons :
• que les calculs RPC/AE correspondent aux tableaux de l'ARC
• que les avantages imposables sont suivis
• que les ROE, T4 et RL-1 (Québec) sont préparés avec précision
• que le compte de paie reste conforme tout au long de l'année

Cela protège votre entreprise contre des pénalités de paie coûteuses.

Expérience Client Réelle

Une nouvelle startup technologique à Montréal a embauché des employés mais a oublié d'enregistrer un compte de paie. L'ARC a évalué des retenues de paie rétroactives avec pénalités. Nous avons enregistré le compte de paie rétroactivement, corrigé les déclarations et réduit les pénalités grâce à une demande de soulagement.

Un autre client s'est inscrit à la paie mais n'a pas réussi à collecter les formulaires TD1. L'ARC a soulevé des préoccupations lors d'un audit. Nous avons corrigé la documentation, formé le personnel et évité une réévaluation.

Une entreprise de construction en croissance a mal calculé les impôts sur la paie parce que le compte de paie était mal configuré. Nous avons reconstruit leur système de paie, établi les bonnes fréquences de remise et résolu les écarts de paie.

Questions Fréquentes

Les employeurs se demandent souvent si un compte de paie est nécessaire pour les sous-traitants. Non—seuls les employés nécessitent des comptes de paie.

D'autres se demandent s'il faut s'inscrire avant ou après l'embauche. Avant—vous ne pouvez pas légalement payer des employés sans un compte RP.

Certains se demandent si les directeurs ont besoin de T4. Oui—s'ils reçoivent un salaire.

Une autre question : Les employés de la famille nécessitent-ils une paie complète ? Oui—sauf s'ils bénéficient d'une exemption légale (cas rares).

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal garantit que les entreprises mettent en place et gèrent les comptes de paie avec précision et efficacité. Que vous engagiez votre premier employé ou que vous élargissiez votre personnel, notre équipe d'experts veille à une conformité totale avec l'ARC et fournit un soutien complet en matière de paie.