Frais d'Entreprise — Cabinet CPA de Montréal près de chez vous : Ce que vous pouvez déduire, courant vs capital, subventions, TPS/TVH et règles de l'ARC

Les dépenses professionnelles sont au cœur de la planification fiscale pour les travailleurs autonomes, les professionnels et les entreprises. L'ARC vous permet de déduire les dépenses raisonnables que vous engagez pour gagner des revenus d'entreprise, mais uniquement si elles sont correctement catégorisées, documentées et ajustées pour la TPS/TVH, les subventions et les remises. Se tromper peut entraîner des réévaluations, des déductions refusées ou des pénalités. Bien faire cela réduit votre revenu imposable et renforce votre position lors des vérifications.

Ce guide résume les dépenses professionnelles les plus courantes, la différence entre les dépenses courantes et en capital, comment les subventions et la TPS/TVH affectent vos déductions, et comment déclarer ces montants correctement sur le formulaire T2125 (entreprise/professionnel), le formulaire T2042 (agriculture) ou le formulaire T2121 (pêche).

Dépenses Courantes vs en Capital : La Fondation

Le montant que vous pouvez déduire au cours d'une année donnée dépend de la nature de la dépense :

• Une dépense courante (coût d'exploitation quotidien), ou

• Une dépense en capital (pour des biens qui procurent un avantage durable, tels que des bâtiments, des véhicules ou des équipements).

Règles clés :

• Vous ne pouvez pas déduire le coût total des biens en capital comme dépense. Au lieu de cela, vous réclamez une déduction pour amortissement (DPA) au fil du temps.

• Vous pouvez déduire les dépenses courantes raisonnables engagées pour gagner des revenus, ajustées pour :

  • Les crédits d'impôt pour la TPS/TVH demandés

  • Toutes remises, subventions ou aides reçues

Sur le formulaire T2125, T2042 ou T2121, vous devez saisir uniquement la partie professionnelle de chaque dépense. Les dépenses personnelles ne sont jamais déductibles.

Ajustement pour la TPS/TVH, les Subventions et les Remises

Lorsque vous réclamez la TPS/TVH que vous avez payée sur les dépenses comme crédit d'impôt sur les achats (CITA) :

• Réduisez la dépense déductible associée du montant du CITA.

• Faites cela dans l'année où la TPS/TVH a été payée ou est devenue exigible (la première de ces deux dates).

De même :

• Soustrayez toute remise, subvention ou aide de la dépense à laquelle elle se rapporte, ou du coût en capital d'un actif.

• Le montant net doit figurer dans la ligne de dépense ou dans la DPA.

Si vous ne pouvez pas appliquer l'aide pour réduire une dépense ou un coût en capital particulier :

• Agriculteurs : incluez-le sur la ligne 9570 “Remises” du formulaire T2042.

• Entreprise/profession : incluez-le dans la partie 3C à la ligne 8230 “Autres revenus” sur le formulaire T2125.

Cela garantit que les revenus et les dépenses sont correctement appariés.

Catégories Courantes des Dépenses d'Entreprise

Voici les dépenses opérationnelles les plus courantes à considérer lors de la préparation de votre déclaration fiscale d'entreprise.

Publicité

Vous pouvez déduire :

• La publicité dans les journaux, à la radio et à la télévision canadiens

• Les frais de recherche

• Certaines publicités en ligne et sur des sites étrangers (les règles de contenu canadien ne s'appliquent pas aux sites étrangers)

Restrictions pour les périodiques (magazines, revues) :

• 100 % déductible si le marché canadien est ciblé et que le contenu éditorial original est ≥ 80 % du contenu total hors publicité

• 50 % déductible si le contenu est < 80 %

• Aucune déduction si vous faites de la publicité avec un diffuseur étranger principalement dirigé vers un marché canadien

Allocation sur les Biens de Capital Éligibles

Le régime ancien des biens de capital éligibles a été remplacé par la classe 14.1 de la DPA. Les actifs incorporels auparavant sous la CPI (comme le goodwill, certaines licences) suivent maintenant les règles de la DPA. Ce sont des dépenses en capital, pas courantes.

Créances Irrécouvrables

Vous pouvez déduire une créance irrécouvrable lorsque :

• Vous avez déterminé au cours de l'année qu'un montant à recevoir est irrécouvrable, et

• Le montant a été précédemment inclus dans le revenu.

Vous ne pouvez pas réclamer une réserve ; uniquement des créances irrécouvrables spécifiques, identifiées.

Coûts de Lancement d'Entreprise

Vous ne pouvez déduire que les dépenses engagées après le démarrage de l'entreprise. La date de début est importante :

• Les frais d'investigation, d'exploration ou de préparation avant l'ouverture peuvent être des dépenses en capital ou non déductibles.

• Les dépenses engagées une fois que vous avez commencé les opérations normales peuvent être déductibles.

Déterminer le commencement peut être complexe ; les orientations de l'ARC incluent l'IT-364 et le RC4022.

Taxes, Frais, Licences et Cotisations Professionnelles

Déductibles :

• Frais annuels de licence d'affaires

• Taxes professionnelles

• Cotisations d'adhésion pour des associations commerciales ou professionnelles

• Abonnements à des publications professionnelles

Non déductibles :

• Les cotisations de club dont le but principal est le repas, la récréation ou les sports.

Livraison, Fret et Express

Vous pouvez déduire :

• Fret, expédition, transporteur et frais de livraison directement liés à votre entreprise.

Coûts de Carburant (sauf pour les Véhicules à Moteur)

Déductibles :

• Carburant, huile, lubrifiants utilisés dans l'équipement professionnel, les générateurs ou la machinerie.

Pour les véhicules, le carburant est réclamé dans les dépenses de véhicules à moteur. Pour le chauffage d'une entreprise à domicile, le combustible appartient aux dépenses d'utilisation du domicile pour l'entreprise.

Assurance

Vous pouvez déduire :

• Assurance commerciale sur les bâtiments, équipements et machinerie d'entreprise.

L'assurance liée à :

• Véhicules : réclamez sous les dépenses de véhicules à moteur.

• Utilisation du domicile pour l'entreprise : réclamez sous les dépenses d'utilisation du domicile pour l'entreprise.

L'assurance-vie est généralement non déductible, sauf dans des situations étroites où la police est une garantie pour un prêt commercial (IT-309).

Les pêcheurs peuvent déduire l'assurance pour les bateaux et l'équipement ainsi qu'une portion proportionnelle de l'assurance pour les actifs à usage mixte.

Intérêts et Frais Bancaires

Vous pouvez déduire les intérêts sur l'argent emprunté :

• Pour les opérations de l'entreprise

• Pour acquérir un bien à des fins professionnelles

Limites :

• Les intérêts sur les véhicules de passagers ou les véhicules à zéro émission sont plafonnés.

• Les intérêts sur les terrains vacants sont limités aux revenus fonciers après d'autres dépenses.

• Les intérêts sur les hypothèques pour des revenus de pêche sont déductibles, mais le capital ne l'est pas.

• Aucune déduction pour les intérêts sur les prêts personnels ou les impôts sur le revenu en retard.

Les frais bancaires et les frais de service habituels sont déductibles comme frais de gestion et d'administration.

Vous pouvez également :

• Déduire les frais, pénalités ou bonus payés pour rembourser un prêt plus tôt, en les répartissant sur la durée restante (intérêts prépayés).

• Déduire certains frais de financement sur cinq ans à 20 % par an.

• Déduire les frais de standby et de garantie dans l'année où ils ont été encourus s'ils ne concernent que cette année.

Les intérêts sur les biens qui ne sont plus utilisés dans l'entreprise peuvent toujours être déductibles (Dossier de l'impôt sur le revenu S3-F6-C1), selon les faits.

Les intérêts sur les prêts garantis par des polices d'assurance peuvent être déductibles avec la vérification appropriée sur le formulaire T2210.

Capitaliser les Intérêts

Au lieu de déduire les intérêts actuellement, vous pouvez choisir de les capitaliser :

• Ajouter les intérêts au coût des biens amortissables

• Ajouter aux coûts d'exploration ou de recherche

Cela affecte la DPA et la planification à long terme.

Les intérêts sur l'espace de travail à domicile doivent figurer sous les dépenses d'utilisation du domicile pour l'entreprise.

Frais Juridiques, Comptables et Professionnels

Vous pouvez déduire :

• Les frais pour les impôts, la comptabilité et le conseil

• Les frais juridiques et comptables pour des conseils fiscaux, de l'assistance à l'audit et des appels

• Les frais pour préparer et déposer des déclarations de revenus ou de TPS/TVH

Si vous déduisez ces frais à la ligne 23200 et que vous recevez ensuite un remboursement, le remboursement est considéré comme un revenu à la ligne 13000.

Les frais juridiques pour l'achat de biens en capital (par ex., bâtiments, bateaux, gros équipements) sont capitalisés et ajoutés au coût de l'actif - et non déduits comme dépenses courantes.

Entretien et Réparations

Déductibles :

• Travail et matériaux pour les réparations mineures et l'entretien de biens d'entreprise.

Non déductibles :

• La valeur de votre propre travail

• Les réparations d'immobilisations qui prolongent la durée de vie ou la valeur de la propriété (ce sont des dépenses en capital)

• Les coûts remboursés par l'assurance

Les réparations liées à l'espace de travail dans votre maison doivent être déclarées comme dépenses d'utilisation du domicile pour l'entreprise.

Frais de Gestion et d'Administration

Vous pouvez déduire :

• Frais bancaires

• Frais pour la gestion de vos opérations d'entreprise

• Charges de traitement des paiements

Ne comprenez pas les salaires, le loyer ou les taxes foncières ici ; ils ont des lignes séparées.

Repas et Divertissement

La règle générale :

• Vous pouvez déduire 50 % du moindre de :

  • Le coût réel engagé, ou

  • Un montant raisonnable dans les circonstances

Cela s'applique à :

• Repas lors de voyages

• Repas avec des clients

• Divertissement (événements, billets, suites d'hospitalité)

Exceptions où la limite de 50 % peut ne pas s'appliquer :

• Les entreprises qui fournissent régulièrement des repas/divertissement (restaurants, hôtels)

• Les montants facturés aux clients et indiqués sur la facture

• Certaines prestations imposables comprises dans les revenus des employés

• Les fêtes de bureau pour tous les employés (jusqu'à six événements par an)

• Les événements de collecte de fonds pour des organismes de bienfaisance enregistrés

• Les camps de travail à distance et certains chantiers de construction

Des règles spéciales s'appliquent à :

• Les pêcheurs fournissant des repas sur des bateaux (avec des distinctions entre en mer et côtières)

• Les conducteurs de poids lourds longue distance (jusqu'à 80 % pour les voyages éligibles)

• Des repas supplémentaires pour les livreurs autonomes et les conducteurs de rickshaw (tarif fixe de 23 $/jour avec journaux d'activités)

Locations à Court Terme Non Conformes

Si vous générez des revenus d'entreprise à partir de locations à court terme et que vous êtes non conforme (par ex., zonage, enregistrement, exigences de plateforme), vous :

• Ne pouvez pas déduire la part non conforme des dépenses ou de la DPA.

Déterminer si votre activité constitue un revenu d'entreprise ou de propriété dépend du niveau de services offerts. S'il s'agit de revenus de propriété purs, les règles de location sous le Guide T4036 s'appliquent.

Dépenses de Bureau

Les dépenses de bureau déductibles comprennent :

• Petits consommables comme les stylos, le papier, les enveloppes, les timbres, les trombones, la papeterie.

Les biens de capital comme les bureaux, chaises, armoires et calculatrices ne sont PAS des dépenses de bureau mais des biens en capital soumis à la DPA.

Dépenses Prépayées

Sous la méthode d'accumulation :

• Déduisez les dépenses prépayées dans l'année (ou les années) où le bénéfice associé est reçu, pas seulement à la date du paiement.

Sous la méthode de comptabilité de caisse (principalement pour les agriculteurs et les pêcheurs) :

• Vous ne pouvez généralement pas déduire les dépenses prépayées qui concernent une année fiscale deux ans ou plus à l'avance, sauf pour les stocks.

Exemples :

• Le loyer prépayé couvrant 12 mois sur deux exercices fiscaux doit être réparti sur les années pertinentes.

• Les contrats de service pluriannuels doivent être répartis sur leurs périodes de bénéfice.

Taxes Foncières et Loyer

Vous pouvez déduire :

• Les taxes foncières et le loyer pour les terrains et bâtiments utilisés dans votre entreprise.

Si la propriété est votre maison, la partie professionnelle appartient aux dépenses d'utilisation du domicile pour l'entreprise.

Salaries, Salaires et Avantages

Vous pouvez déduire :

• Salaire brut et rémunération versés aux employés

• Contributions de l'employeur au RPC/RRQ, à l'AE, à l'assurance parentale du Québec et à l'indemnisation des travailleurs

• Primes payées par l'employeur pour des plans d'assurance maladie, accident, invalidité ou revenu

Vous devez :

• Déposer annuellement les feuillets T4 et T4A

• Faire la distinction entre employés et sous-traitants ; si vous n’êtes pas sûr, demandez une détermination pour le RPC/AE.

Non déductible :

• Les salaires, les retraits ou les « salaires » versés à vous-même ou aux partenaires (le revenu d'auto-emploi est déclaré différemment).

Vous pouvez déduire des salaires raisonnables versés à :

• Vos enfants

• Votre conjoint ou partenaire de fait

Conditions :

• Le travail effectué doit être nécessaire pour l'entreprise

• La rémunération doit être raisonnable par rapport aux tâches et à l'âge

• Le paiement doit être documenté (chèques, reçus)

Si vous les payez avec des produits d’entreprise au lieu d’argent, la valeur marchande est à la fois un revenu pour eux et une dépense pour vous (et doit être ajoutée à vos ventes).

Fournitures

Les fournitures sont des articles consommés indirectement pour fournir des biens ou des services, tels que :

• Produits de nettoyage utilisés par les artisans

• Fournitures médicales ou vétérinaires

• Produits consommables utilisés dans des activités spécifiques au commerce

Téléphone et Services Publics

Vous pouvez déduire :

• Les coûts des téléphones, d'internet et des services publics utilisés pour générer des revenus d'entreprise.

Les proportions d'utilisation de la maison pour l'entreprise doivent être attribuées et déclarées dans la section d'utilisation du domicile pour l'entreprise, sans double comptage.

Voyages

Vous pouvez déduire :

• Transports (avion, train, bus, taxi, covoiturage)

• Hôtels et logements

• Repas (sujet à la règle de 50 % sauf si des règles spéciales s'appliquent)

Les voyages doivent être directement liés à la génération de revenus, pas aux vacances personnelles ou à une utilisation mixte sans documentation.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité professionnelle, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les impôts auxquels elles ont droit. Que vous soyez consultant, professionnel, entrepreneur, agriculteur, pêcheur ou propriétaire d'une entreprise incorporée, notre équipe vous aide à :

• Faire la distinction entre les dépenses courantes et en capital

• Appliquer correctement les crédits d'impôt pour la TPS/QST

• Intégrer les subventions, les aides et les remises

• Optimiser les déductions dans chaque catégorie

• Préparer avec précision les formulaires T2125, T2042 ou T2121

• Maintenir des dossiers et une documentation prêts pour l'audit

Si vous voulez vous assurer que chaque dollar que vous dépensez est déduit correctement - et en toute sécurité - Mackisen peut examiner vos dépenses ligne par ligne et construire une structure qui vous protège devant l'ARC.