Application des règles fiscales de l'ARC et responsabilité des directeurs : Comment les retenues à la source non versées déclenchent des audits, des saisies, des privilèges et une responsabilité personnelle — Guide du cabinet CPA de Montréal

Les retenues sur la paie sont la catégorie de conformité fiscale la plus strictement appliquée au Canada. Lorsqu'une entreprise retient le RPC, l'AE, ou l'impôt sur le revenu des employés mais ne remet pas ces montants à l'ARC, le gouvernement considère cela comme de l'argent en fiducie.
Parce que ces fonds appartiennent légalement aux employés et au gouvernement—et non à l'employeur—l'ARC considère le non-remis comme une violation grave. Par conséquent, l'ARC utilise ses outils de recouvrement les plus stricts : saisies, gel de comptes bancaires, certificats de la Cour fédérale, hypothèques, et même évaluations de responsabilité personnelle contre les administrateurs de sociétés.
Ce guide explique pourquoi la remise de la paie est le domaine de conformité le plus dangereux, comment l'ARC cible les entreprises, les conséquences juridiques pour les administrateurs, et exactement quelles étapes sont nécessaires pour arrêter ou renverser l’application des règles concernant la paie.

Cadre juridique et réglementaire

Les retenues à la source sur la paie sont régies par la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur l'assurance-emploi et la Loi sur le Régime de pensions du Canada.
Ces lois exigent des employeurs qu'ils :
• retiennent le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu de chaque paie
• remettent ces montants à l'ARC avant la date d'échéance
• conservent des dossiers de paie pour inspection
• garantissent l'exactitude des calculs et des déclarations

Si une entreprise ne remet pas, l'ARC peut :
• émettre des exigences de paiement à la banque de l'employeur
• saisir les paiements des clients
• geler les comptes bancaires de l'entreprise
• saisir les comptes à recevoir
• placer des hypothèques sur les actifs de l'entreprise
• transférer la dette personnellement aux administrateurs
• escalader vers des audits de paie

L'ARC n'a pas besoin d'un ordre de la cour pour ces actions.

Décisions clés des tribunaux

Les tribunaux affirment systématiquement que les retenues sur la paie ne sont pas optionnelles, et que les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables. Les principes importants incluent :
• l'ARC peut évaluer les administrateurs personnellement pour des retenues non remises
• les administrateurs sont solidairement et individuellement responsables
• l'ARC n'a pas besoin de prouver la fraude—juste le non-remis
• les administrateurs doivent prouver qu'ils ont agi avec la diligence raisonnable pour éviter la responsabilité
• les dettes de retenue à la source survivent à la faillite dans de nombreux cas
• les objections n'arrêtent pas le recouvrement des dettes de paie

Les tribunaux considèrent le défaut de paiement de la paie comme une violation légale grave, et non une erreur financière.

Pourquoi l'ARC cible-t-elle les remises de paie

L'ARC utilise un modèle d'application agressif pour la paie parce que les retenues impayées représentent de l'argent retenu des employés mais jamais remis au gouvernement.
Les déclencheurs incluent :
• des remises de paie systématiquement tardives
• des montants de paie incohérents
• des arrangements de paiement manqués
• un manque de fourniture des dossiers de paie
• une paie préparée incorrectement ou non déclarée
• des employés ou des sous-traitants non enregistrés
• des plaintes d'employés à l'ARC
• des entreprises opérant dans des secteurs à forte trésorerie
• des sociétés tentant de se dissoudre tout en étant en défaut

Au Québec, les dossiers de paie sont référés à Revenu Québec pour une application conjointe.

Comment l'ARC applique la conformité en matière de paie (expansion approfondie)

1. Audits de paie

L'ARC peut examiner :
• des feuillets T4
• les retenues effectuées par rapport aux remises réelles
• les écritures du journal de la paie
• les relevés bancaires
• les paiements aux sous-traitants
• l'éligibilité AE/RPC
• les calculs de retenue à la source

Les audits aboutissent souvent à des réévaluations, des pénalités et des mesures d'application.

2. Gel de comptes bancaires

L'ARC peut geler les comptes d'entreprise pour forcer le paiement des fonds en fiducie.

3. Saisie des paiements des clients

L'ARC peut émettre des exigences de paiement aux clients, leur demandant de payer l'ARC au lieu de l'entreprise.

4. Exigences de paiement aux préposés à la paie

L'ARC peut émettre des exigences de paiement directement à :
• ADP
• Payworks
• Ceridian
• Nethris
• QuickBooks Paie
• Wave Paie

Ces systèmes doivent se conformer immédiatement.

5. Évaluations de responsabilité des administrateurs

Si l'ARC ne peut pas collecter auprès de l'entreprise, elle poursuit les administrateurs personnellement.

Responsabilité des administrateurs : La conséquence la plus dangereuse

Les administrateurs peuvent être personnellement évalués pour :
• RPC non remis
• AE non remis
• impôt sur le revenu non remis
• intérêts et pénalités
• tout montant en fiducie associé à la paie

L'ARC n'a pas besoin de prouver l'intention—juste que les montants n'ont pas été remis.

Les administrateurs sont responsables même pour des dettes anciennes à moins que :
• ils aient démissionné plus de 2 ans avant l'évaluation
• ils prouvent leur diligence raisonnable
• ils prouvent que le système de paie a été saboté ou mal géré à leur insu
• l'ARC a échoué à suivre correctement la procédure

C'est pourquoi les propriétaires d'entreprises découvrent souvent des milliers en dettes de paie évaluées directement à leur encontre.

Risques immédiats pour les entreprises

Les salaires impayés entraînent un effondrement opérationnel :
• gel de comptes bancaires
• saisies complètes des créances
• contrats saisis
• fournisseurs refusant le crédit
• retards de paie (illégal en vertu des lois du travail)
• démissions d'employés
• prêteurs retirant le financement
• escalade de l'ARC vers des hypothèques ou des saisies d'actifs

La dette de paie est l'un des principales raisons pour lesquelles les entreprises échouent pendant l'application de l'ARC.

Stratégie Mackisen

Mackisen CPA utilise un protocole de défense spécialisé contre l'application de la paie pour arrêter l'escalade, négocier un règlement structuré, et protéger personnellement les administrateurs.

Étape 1 — Contact d'urgence avec l'ARC

Nous contactons les recouvrements de l'ARC pour :
• demander un arrêt temporaire de l'application
• identifier les périodes de paie manquantes
• confirmer le montant exact en fiducie
• déterminer si la responsabilité des administrateurs est en attente

Cela empêche l'émission de nouvelles exigences de paiement ou de gels.

Étape 2 — Déclaration et correction de conformité

Nous déclarons ou corrigeons immédiatement :
• des feuillets T4 et des résumés T4
• les calculs de paie
• les écarts de retenue à la source
• les déclarations de TPS/TVQ liées aux salaires
• les ajustements de fin d'année
• les déclarations T1 et T2 manquantes
• les calendriers de paie et les confirmations bancaires

La conformité totale est obligatoire avant que l'ARC ne négocie.

Étape 3 — Examen de la responsabilité des administrateurs

Nous analysons :
• si l'ARC a suivi la règle des 2 ans
• si la diligence raisonnable s'applique
• si la paie a été déléguée à un comptable tiers
• si la structure de l'entreprise protège l'administrateur
• si des objections peuvent réduire le montant

Cela détermine comment prévenir ou renverser l'évaluation personnelle.

Étape 4 — Capacité de flux de trésorerie et modèle de paiement

L'ARC exige un plan structuré. Mackisen prépare :
• des prévisions de paie
• des modèles de flux de trésorerie
• des calendriers de service de la dette
• des budgets d'exploitation des entreprises
• des options de refinancement
• des projections fiscales

Cette documentation permet une négociation stratégique.

Étape 5 — Règlement et négociation

Nous négocions avec l'ARC pour :
• suspension de l'application
• plans de paiement structurés
• réduction des pénalités
• protection temporaire pour les administrateurs
• levées conditionnelles de gel
• un arrangement permettant à l'entreprise de continuer à payer ses employés

L'objectif est d'éviter la fermeture et de protéger les actifs personnels.

Étape 6 — Plan de conformité à long terme

Pour prévenir la récurrence, Mackisen s'assure que :
• la paie est remise à temps
• réconciliation mensuelle
• alignement TPS/TVQ
• flux de trésorerie contrôlé
• préparation de fin d'année
• liaison avec l'ARC pour toute communication

Cela restaure la confiance avec l'ARC et stabilise les opérations.

Expérience réelle des clients

Une entreprise de fabrication de Montréal avait 96 000 $ de retenues de paie impayées sur huit mois. L'ARC a gelé des comptes et a émis des avertissements de responsabilité des administrateurs. Mackisen est intervenu, a reconstruit la paie, a corrigé les erreurs de RPC/AE, a déposé des feuillets manquants, a négocié un plan de remboursement structuré, et a empêché que la responsabilité des administrateurs ne soit appliquée. L'entreprise est restée opérationnelle et a retrouvé la conformité avec l'ARC.

Un autre client, propriétaire d'un restaurant, a fait face à une évaluation personnelle pour une dette de fiducie de paie de 38 000 $. Mackisen a prouvé la diligence raisonnable car la paie était gérée par un tiers qui n'a pas remis les montants. L'ARC a entièrement supprimé la responsabilité des administrateurs.

Questions fréquentes

• L'ARC peut-elle tenir les administrateurs personnellement responsables ? Oui.
• L'ARC peut-elle geler mon compte d'entreprise pour une dette de paie ? Oui.
• Déposer une objection arrête-t-il l'application de la paie ? Non.
• La dette de paie peut-elle survivre à la faillite ? Oui, si les montants en fiducie.
• L'ARC peut-elle saisir les paiements des clients pour une dette de paie ? Oui.
• L'ARC peut-elle saisir des créances d'Uber, Amazon ou Stripe ? Oui.
• Plusieurs administrateurs peuvent-ils être évalués ? Oui, solidairement et individuellement.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les taxes auxquelles elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration de TPS/TVQ ou optimisiez des remboursements sur plusieurs années, notre équipe d'experts assure précision, transparence et protection contre le risque d'audit.