Réévaluations des dépenses de véhicule, de voyage et de repas de l'ARC : Pourquoi l'ARC rejette les dépenses d'entreprise et augmente votre revenu imposable — Un guide d'un cabinet comptable de Montréal

Les dépenses liées aux véhicules, aux voyages et aux repas sont parmi les déductions les plus fréquemment auditées et souvent refusées par l'Agence du revenu du Canada.
L'ARC examine de près ces catégories car elles sont :
• faciles à surestimer
• courantes chez les travailleurs autonomes
• à haut risque d'utilisation "mixte personnelle et professionnelle"
• souvent dépourvues de documentation appropriée
• couramment mal classées en comptabilité

Lorsque l'ARC audite ces dépenses, elle peut refuser une partie - ou l'ensemble - des déductions, ce qui entraîne des réévaluations, des pénalités, des intérêts, des corrections de la TPS/TVQ et des actions d'exécution immédiates telles que la saisie de remboursements, des saisies-arrêts ou des gel des comptes bancaires.

Ce guide explique pourquoi l'ARC refuse ces dépenses, comment l'ARC évalue l'utilisation professionnelle et comment Mackisen protège les contribuables lors des audits de dépenses et des réévaluations.

Cadre Légal et Réglementaire

En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d'accise, les dépenses doivent être :
• raisonnables
• engagées pour générer un revenu d'entreprise
• soutenues par une documentation
• exclusivement ou proportionnellement pour un usage professionnel
• correctement réparties entre l'usage personnel et professionnel

L'ARC peut refuser des dépenses lorsque :
• les reçus sont manquants
• les registres de kilométrage sont incomplets
• le but commercial ne peut être prouvé
• les dépenses sont personnelles
• les documents sont illisibles ou incohérents
• les numéros de TPS/TVQ sont invalides
• les dépôts T2/T2125 sont en conflit avec les dépôts de TPS/TVQ

L'ARC peut réévaluer plusieurs années et imposer des pénalités lorsque la documentation est faible.

Décisions Judiciaires Clés

Les tribunaux soutiennent à plusieurs reprises l'autorité de l'ARC à refuser les dépenses liées aux véhicules et aux voyages. Les principes clés incluent :
• les registres de kilométrage sont obligatoires pour les demandes de véhicule
• les estimations sans preuve ne sont pas acceptées
• les repas doivent avoir un but commercial clair
• les déplacements domicile-travail sont personnels
• les dépenses à usage mixte doivent être correctement attribuées
• les voyages non documentés sont généralement refusés
• les dépenses personnelles déguisées en dépenses professionnelles sont imposables
• les demandes de TPS/TVQ nécessitent des factures valides

Les contribuables portent le fardeau de la preuve.

Pourquoi l'ARC Refuse les Dépenses de Véhicule, de Voyage et de Repas

L'ARC signalise ces catégories lorsque :
• l'utilisation professionnelle est exagérée
• l'utilisation personnelle est mêlée à une utilisation professionnelle
• les relevés de carte de crédit manquent de détails
• les dépenses en espèces manquent de reçus
• le kilométrage Uber/Lyft/taxi est incohérent avec les revenus
• les visites de biens locatifs sont non documentées
• des demandes excessives de restaurant apparaissent
• les registres de kilométrage sont manquants ou recréés
• la société paie des dépenses personnelles
• les prêts d'actionnaires sont mal utilisés
• la TPS/TVQ est demandée sur des articles personnels
• les employés sont incorrectement traités en tant que contractuels

Revenu Québec est encore plus sévère pour la documentation de la TPS/TVQ.

Comment l'ARC Réalise les Audits de Dépenses (Expansion Approfondie)

1. Dépenses de Véhicule

L'ARC examine :
• les registres de kilométrage
• les reçus de carburant
• l'assurance
• les réparations et l'entretien
• les états de location ou de financement
• l'utilisation commerciale contre personnelle
• les véhicules utilisés par les actionnaires
• les règles concernant les véhicules appartenant à la société

L'ARC refuse fréquemment :
• le kilométrage domicile-site de travail
• les voyages non documentés
• les dépenses sans registres
• les demandes d'utilisation à 100 % professionnelle
• les coûts de véhicules de luxe
• les réparations non documentées

2. Dépenses de Voyage

L'ARC demande :
• des billets d'avion
• des factures d'hôtel
• des itinéraires
• une preuve de but commercial
• des reçus correspondant aux dates de voyage
• des ordres du jour de réunion
• des calendriers numériques

L'ARC refuse :
• les voyages non documentés
• les vacances personnelles mêlées à des voyages d'affaires
• les déplacements de conjoints
• les détours personnels
• les reçus incomplets

3. Dépenses de Repas et de Divertissement

L'ARC examine :
• les reçus de restaurant
• les factures de TPS/TVQ
• les noms des participants
• le but de la réunion
• la cohérence avec les revenus d'entreprise

L'ARC refuse :
• les repas sans but commercial
• les sorties de restaurant personnelles
• les reçus contenant beaucoup d'alcool
• les reçus en espèces sans détails
• des buts vagues ("réunion d'affaires")

4. Audit Croisé de la TPS/TVQ

L'ARC vérifie que :
• les numéros de TPS/TVQ sont valides
• les factures incluent tous les détails requis
• les ITC correspondent aux demandes de dépenses
• les dépenses n'ont pas été demandées deux fois

Les audits de TPS/TVQ accompagnent souvent les audits de dépenses.

5. Exécution Après Réévaluation

Une fois réévaluée, l'ARC peut :
• saisir des remboursements
• geler des comptes bancaires
• saisir des revenus ou des paiements
• enregistrer des privilèges
• saisir des remboursements de TPS/TVQ
• émettre des IPT aux clients

Les réévaluations de dépenses peuvent rapidement s'intensifier.

Risques Financiers Immédiats

Les audits de dépenses peuvent créer des risques significatifs, notamment :
• augmentation du revenu imposable
• refus des ITC de TPS/TVQ
• intérêts et pénalités
• saisies de salaire
• gel des comptes bancaires
• saisies de remboursements
• problèmes de prêts d'actionnaires dans les sociétés
• responsabilité des administrateurs (TPS/TVQ)
• l'ARC élargissant le champ de l'audit

Les entreprises avec une comptabilité faible font face à la plus haute exposition.

Stratégie Mackisen

Mackisen CPA utilise une stratégie de défense fondée sur des preuves et en droit pour les audits de véhicules, de voyages et de repas.

Étape 1 — Reconstituer les Registres de Dépenses

Nous recréons une documentation appropriée en utilisant :
• relevés bancaires et de cartes de crédit
• factures de fournisseurs
• registres de carburant
• analyses d'utilisation des véhicules
• reconstitution des reçus
• calendriers/journaux d'événements commerciaux
• dossiers numériques et données GPS
• itinéraires de voyage

Cela remplace la documentation manquante.

Étape 2 — Construire un Pourcentage d'Utilisation Professionnelle Défendable

Nous calculons l'utilisation précise en utilisant :
• registres de kilométrage
• cartographie des voyages d'affaires
• itinéraires de livraison/service
• reconstitution de carnet de bord

Cela réduit les montants refusés par l'ARC.

Étape 3 — Reclasser et Corriger la Comptabilité

Nous corrigeons :
• les dépenses personnelles codées comme professionnelles
• les dépenses de repas non déductibles
• les erreurs d'utilisation de véhicules
• les codes TPS/TVQ
• les demandes en double
• les catégorisations incorrectes

Cela réduit considérablement l'exposition aux réévaluations.

Étape 4 — Préparer un Dossier Juridique et Comptable

Nous préparons :
• un rapport de réfutation d’audit
• une documentation du but commercial
• des horaires de dépenses corrigés
• des corrections de TPS/TVQ
• des paquets de preuves

Cela force l'ARC à reconsidérer la réévaluation.

Étape 5 — Déposer des Objections

Nous déposons des Avis d'Objection avec :
• des arguments juridiques
• des calculs corrigés
• des références de jurisprudence
• des preuves détaillées

De nombreux refus de dépenses sont réversibles avec une défense adéquate.

Étape 6 — Stopper les Recouvrements

Nous négocions :
• des plans de paiement
• des gel d'application
• des levées de gels partielles
• des pauses de saisies-arrêts

Cela protège les contribuables d'un préjudice immédiat.

Étape 7 — Modèle de Conformité à Long Terme

Nous mettons en œuvre des systèmes pour :
• des applications de suivi de kilométrage
• la documentation des dépenses
• conformité à la TPS/TVQ
• examen mensuel de la comptabilité

Cela prévient les audits futurs.

Expérience Réelle des Clients

Un agent immobilier de Montréal a vu 80 % de ses dépenses de véhicule refusées. Mackisen a reconstitué un registre de kilométrage, fourni des preuves de voyage d'affaires et a annulé la plupart de la réévaluation.

Un autre client, un chauffeur Uber, a vu l'ARC refuser les frais de carburant, de réparations et de repas en raison de registres manquants. Mackisen a reconstruit une reconstitution complète du kilométrage et a réduit la réévaluation de plus de 65 %.

Questions Fréquemment Posées

• Ai-je besoin d'un registre de kilométrage? Oui.
• Les repas sont-ils entièrement déductibles? Non, généralement seulement 50 %.
• L'ARC peut-elle refuser des dépenses de véhicule non documentées? Oui.
• Les dépenses de voyage sont-elles déductibles? Oui, avec une documentation solide.
• L'ARC peut-elle auditer les cartes de crédit personnelles? Oui.
• L'ARC peut-elle geler mon compte en raison de dépenses refusées? Oui.
• L'ARC peut-elle réévaluer plusieurs années de dépenses? Oui.

Pourquoi Mackisen

Fort de plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les impôts auxquels elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration de TPS/TVQ ou que vous optimisiez des remboursements sur plusieurs années, notre équipe d'experts garantit précision, transparence et protection contre le risque d'audit.