Le client n'a pas payé, mais vous avez versé la TPS/TVQ – Que faire maintenant ?

Lorsqu'une facture de client devient mauvaise – c'est-à-dire que vous ne recevez jamais de paiement – mais que vous avez déjà versé la TPS (taxe sur les produits et services fédérale) et la TVQ (taxe de vente du Québec) sur cette vente, cela peut donner l'impression de payer des taxes sur des revenus fantômes. Ce scénario, malheureusement courant pour les entreprises, vous laisse à découvert à la fois pour la vente et pour les taxes sur les ventes transférées au gouvernement. La bonne nouvelle est que les lois fiscales canadiennes prévoient un allègement pour de telles factures de clients impayées, vous permettant de récupérer la TPS/TVQ liée aux créances irrécouvrables. Cependant, naviguer dans les règles nécessite une bonne compréhension du cadre légal, une documentation diligente et des actions stratégiques. Dans cette analyse approfondie – comparable aux conseils d'experts des grandes firmes comptables – nous, Mackisen CPA (un cabinet comptable de Montréal près du Complexe Desjardins) exposons ce qu'il faut faire lorsque un client ne paie pas mais que vous avez versé la TPS/TVQ, y compris la base légale, les précédents judiciaires, les attentes des agences fiscales, et une stratégie étape par étape pour protéger votre flux de trésorerie et rester conforme.

Cadre légal et réglementaire

Obligation de versement contre allègement pour créances irrécouvrables : En vertu de la loi fiscale canadienne, la TPS/TVQ est généralement payable aux autorités fiscales au moment de la vente (pour ceux qui utilisent la méthode d'accumulation), peu importe si le client vous paie réellement. Autrement dit, si vous facturez un client pour une vente taxable, vous devez déclarer et verser la TPS/TVQ sur cette facture avant la date d'échéance, même si aucun paiement n'est reçu. Cela empêche les entreprises d'utiliser des factures impayées comme moyen de retarder le paiement des taxes. Cependant, tant la Loi sur la taxe d'accise (LTA) fédérale que la Loi sur la taxe de vente du Québec (LTVQ) contiennent des dispositions pour remédier à l'injustice de verser des taxes sur une créance irrécouvrable. Plus précisément, LTA sous-section 231(1) et LTVQ section 444 permettent à un fournisseur de déduire ou de créditer la TPS/TVQ liée à une créance irrécouvrable une fois certaines conditions remplies. Au Québec, cela est souvent appelé un “crédit de taxe pour créance irrécouvrable,” ou crédit pour taxe sur une créance irrécouvrable.

Conditions clés dans la loi : Les lois établissent quatre critères principaux qui doivent être satisfaits pour récupérer les taxes sur une créance irrécouvrable :

• Transaction taxable : La vente initiale doit avoir été une fourniture taxable (TPS/TVQ appliquée) qui n'est ni exemptée ni zéro-taux. (Aucun allègement n'est nécessaire si aucune taxe n'a été perçue au départ.)

• Vente à distance : La vente a été faite à un destinataire avec lequel vous traitez dans des conditions de marché (c'est-à-dire pas vous-même ou un proche). Cela empêche les abus via des radiations internes.

• La dette est devenue irrécouvrable : Il doit être établi que la créance (le paiement plus la taxe) est une créance irrécouvrable – c'est-à-dire que vous avez pris toutes les mesures raisonnables pour récupérer le montant, mais ne pouvez finalement pas le récupérer. Nous discutons ci-dessous de ce que “mesures raisonnables” impliquent telles que définies par l’ARC et la jurisprudence.

• Radiation dans les livres : Vous devez radiquer officiellement la créance irrécouvrable dans vos registres comptables (par exemple, inscrire une dépense pour créance irrécouvrable et retirer le montant des comptes clients). Le moment est important : la taxe ne peut être récupérée que dans la période de déclaration où la radiation est effectuée (ou une période ultérieure), pas simplement lorsque le compte est en retard. En pratique, vous devriez documenter une décision du conseil ou de la direction de radier la facture spécifique comme irrécouvrable.

Si tous les éléments ci-dessus sont respectés, LTA 231(1) permet une déduction dans le calcul de votre TPS/TVQ nette pour la période de la radiation (ou une période ultérieure) d'un montant donné par une formule. En essence, vous pouvez soustraire la partie TPS de la créance irrécouvrable de la TPS que vous devez pour cette période (ou l'ajouter à votre remboursement). De même, LTVQ 444 permet à un fournisseur enregistré d'ajuster son versement net de TVQ pour la portion de TVQ de la créance radiquée. Il est important de noter que les lois exigent explicitement que la TPS/TVQ ait été initialement déclarée et versée en premier lieu, avant de pouvoir la réclamer. Autrement dit, vous ne pouvez pas simplement ne jamais verser de taxe sur une vente et l'appeler plus tard une créance irrécouvrable – vous deviez avoir respecté votre obligation de paiement initiale pour que l'allègement s'applique.

Recuperation et Remboursement : Le cadre est symétrique – si vous récupérez plus tard une partie d'une créance que vous aviez radiquée, vous devez ajouter la TPS/TVQ correspondante dans la période de récupération. LTA 231(3) et LTVQ 446 stipulent que tout paiement reçu sur un compte précédemment radiqué déclenche une inclusion de la fraction fiscale de ce paiement dans votre prochain calcul fiscal net. En termes simples, vous devez verser la TPS/TVQ sur le montant que vous finissez par récupérer, même si c'est bien plus tard. Cela empêche un scénario où vous obtenez un remboursement de taxe pour une créance irrécouvrable et conservez également les taxes si le client finit par vous payer.

Délai – Prescription : Les ajustements de créances irrécouvrables pour la TPS et la TVQ sont soumis à une période de prescription. En vertu de LTA 231(4), la déduction doit être réclamée dans un délai de quatre ans à compter de la date d'échéance de la déclaration pour la période au cours de laquelle la créance a été radiquée. En pratique, cela signifie qu'une fois que vous avez radiqué une créance irrécouvrable dans vos livres, vous devez ajuster votre prochaine déclaration de TPS/TVQ ou une déclaration prochaine – attendre plus de quatre ans pourrait vous faire perdre votre chance de récupérer la taxe. (Il y a peu d'exceptions ; pour la plupart des assujettis, la règle des 4 ans est ferme.) Les règles du Québec sont harmonisées : la section 446.1 de la LTVQ impose également un plafond de quatre ans pour réclamer le crédit pour une créance irrécouvrable (miroir de la restriction fédérale). Les directeurs financiers et les contrôleurs devraient avoir des procédures pour réclamer rapidement ces ajustements afin que d'importants remboursements ne soient pas perdus par retard.

Directives pertinentes de l’ARC et de l’ARQ : Les deux autorités fiscales ont publié des directives renforçant ces règles. L'ARC note qu'un ajustement de TPS pour créance irrécouvrable est considéré comme une déduction de la taxe nette (et non comme un crédit de taxe d'entrée standard sur la ligne 108 de la déclaration, mais plutôt sur la ligne d'ajustement spéciale 107). L’administration de Revenu Québec utilise le terme “remboursement de taxe d’entrée (RTE)” pour le crédit de TVQ, mais cela reste conceptuellement le même type de déduction. Les publications officielles de l’ARC (par exemple, l'Énoncé de politique de TPS/TVH P-029) réitèrent que si les conditions ci-dessus sont remplies et que la dette est radiquée, le fournisseur “peut… déduire un montant déterminé conformément à la formule” fournie dans la loi. Les agences rappellent également aux entreprises que si la dette est plus tard récupérée, la taxe récupérée précédemment doit être ajoutée dans la déclaration pour cette période, donc le suivi correct de tout paiement sur les comptes irrécouvrables est essentiel. En résumé, le cadre légal vous offre un chemin pour récupérer la TPS/TVQ sur les créances irrécouvrables, mais cela vient avec des conditions : vous devez avoir versé la taxe initialement, vous ne pouvez réclamer qu’après une radiation de bonne foi, et vous devez le faire dans le délai statutaire.

Précédents judiciaires définissant obligations et droits

La législation fiscale fournit la structure, mais les décisions judiciaires complètent les détails critiques sur la façon dont ces règles s'appliquent dans des situations réelles. Plusieurs affaires notables éclairent ce qui est attendu des fournisseurs avant qu'ils puissent réclamer un allègement de TPS/TVQ, et sur la rigueur avec laquelle les règles sont appliquées :

• Efforts de recouvrement raisonnables – Greenfield Mining (2020) : Dans Greenfield Mining Services Inc. c. Agence du revenu du Québec, 2020 QCCQ (Cour du Québec), le tribunal a abordé la question : Jusqu'où un créancier doit-il aller pour prouver qu'une dette est irrécouvrable ? Greenfield avait pris de nombreuses mesures – rappels, procédures judiciaires, enregistrement des privilèges, et même négociations d'un règlement partiel – et pourtant avait encore un montant important impayé et l’avait radie. Revenu Québec a soutenu que la société n'avait pas épuisé toutes les possibilités (notant que certaines procédures étaient encore techniquement en cours via médiation). La Cour n'est pas d'accord et a clarifié que “une véritable tentative de recouvrer une dette n’impose pas une obligation d’épuiser tous les recours possibles et imaginables.” Le juge a estimé que les multiples étapes et les coûts substantiels engagés par Greenfield étaient suffisants pour démontrer des efforts réels et raisonnables pour collecter. En permettant la déduction de créances irrécouvrables de la TVQ (pour la portion de la dette non récupérée dans le règlement), la Cour a confirmé que les entreprises n'ont pas à poursuivre une dette sans espoir indéfiniment. Une fois qu'il est clair qu'une dette (ou une partie de celle-ci) est irrécouvrable malgré des mesures raisonnables, elle répond à la définition de “créance irrécouvrable” aux fins fiscales. Ce précédent est rassurant pour les créanciers : vous ne serez pas refusé d'un remboursement de TPS/TVQ juste parce que vous n'avez pas, disons, poursuivi le client en faillite, tant que vous pouvez montrer des tentatives de recouvrement de bonne foi et une décision sensée que des efforts supplémentaires seraient vains.

• Ce qui compte comme effort raisonnable – Paquin (2004) : En revanche, la Cour fiscale du Canada dans Paquin c. La Reine, 2004 CTC 597, illustre un scénario où les efforts d’un fournisseur ont été jugés insuffisants. Dans Paquin, un fournisseur devait de l'argent à une société dont deux directeurs (un mari et une femme) étaient garants en vertu de la responsabilité des directeurs. Le fournisseur a poursuivi le mari (un directeur) en action légale mais n'a pas tenté de poursuivre la femme, puis a fini par radier la dette et réclamer une déduction de TPS pour créance irrécouvrable. La Cour a jugé que le fournisseur “n'avait pas pris d'actions de recouvrement raisonnables” dans cette situation. Essentiellement, il y avait un recours clairement supplémentaire (le deuxième directeur) que le fournisseur a ignoré. La réclamation pour remboursement de TPS a été refusée. Paquin sert d'avertissement : les autorités fiscales et les tribunaux s'attendent à ce que vous utilisiez les canaux de recouvrement normaux – envoyez des lettres de demande, tentez des négociations, utilisez peut-être des agences de recouvrement ou des revendications légales – avant d'abandonner et de radier une dette. Si vous abandonnez prématurément le recouvrement alors que des voies restaient ouvertes, votre réclamation pour créance irrécouvrable pourrait ne pas tenir. Ce qui constitue “raisonnable” est contextuel (normes de l'industrie, coût de la poursuite par rapport au montant, situation du débiteur, etc.), mais il incombe au contribuable de prouver qu'il a essayé de payer de bonne foi.

• Paiements partiels et garanties – Sural (affaire de lettre de crédit) (2024) : Une récente décision de la Cour du Québec (Hon. Daniel Bourgeois, septembre 2024) a traité d'un scénario sophistiqué : un fournisseur avait une énorme créance impayée (plus de 52 millions de dollars) d'un client, mais avait heureusement une lettre de crédit standby de la banque du client qui a versé 16 millions de dollars après que le client soit devenu insolvable. Le fournisseur a radiqué le solde restant et a réclamé des ajustements de créances irrécouvrables de TVQ pour les deux portions impayées et celle couverte par la lettre de crédit de 16 millions de dollars. Revenu Québec a contesté cette dernière. La Cour a statué qu'un fournisseur ne peut pas réclamer une déduction de créance irrécouvrable sur toute portion d'une dette qui a effectivement été récupérée, même si l'argent ne venait pas directement du débiteur. Dans ce cas, les 16 millions de dollars de la banque ont réduit la dette, ainsi seule la portion non récupérée de 36,67 millions de dollars était une “créance irrécouvrable” – la TVQ sur cette portion pouvait être réclamée, mais la TVQ sur les 16 millions de dollars versés par la banque ne pouvait pas. Le fournisseur avait soutenu que le paiement de la banque était similaire à une indemnisation d'assurance ou un service financier, mais le tribunal a examiné le fond : ces fonds couvraient effectivement une partie des factures (y compris la taxe). La leçon à retenir est que vous ne pouvez pas demander deux fois : si vous recevez une forme de paiement ou de compensation pour la dette (que ce soit du client, d'un garant, d'un assureur, etc.), vous devez exclure cette partie de votre réclamation pour créance irrécouvrable. Cela s'aligne avec la formule légale stipulant que seule la portion impayée de la contrepartie et de la taxe est admissible.

• Notes de crédit contre radiations de créances irrécouvrables – Greenfield (à nouveau) : Un autre point clarifié dans l'affaire Greenfield Mining était de savoir si un fournisseur doit émettre une note de crédit au client pour réclamer l'ajustement fiscal. Une note de crédit est un document comptable réduisant la facture originale (souvent utilisée si vous renoncez à une dette ou accordez une concession). Revenu Québec a soutenu que Greenfield aurait dû émettre une note de crédit pour la portion annulée de la dette, ce qui implique qu'en l'absence de celle-ci, le remboursement fiscal n'était pas valide. La Cour a conclu qu'il n'y a aucune obligation légale d'émettre une note de crédit pour réclamer une déduction de créance irrécouvrable Radiquer la dette dans les livres est suffisant selon la loi. Cela dit, le tribunal a reconnu qu'une note de crédit peut être administrativement utile (elle laisse une trace claire dans les livres du débiteur, les alertant de modifier tout crédit de taxe d'entrée). De nombreux contribuables choisissent la voie de la note de crédit, en particulier s'ils accordent une partie d'une dette dans un règlement, car cela simplifie les choses avec le client et les autorités fiscales. En résumé, les tribunaux ont confirmé que le mécanisme de créance irrécouvrable prévu par la loi fonctionne de manière autonome – vous ne devez pas émettre une note de crédit, bien que le faire soit une alternative pour obtenir un ajustement fiscal similaire (traitant essentiellement la vente comme partiellement annulée plutôt que irrécouvrable). Nous discuterons brièvement de cette alternative dans la section suivante.

Ces précédents judiciaires définissent collectivement un paysage où la diligence raisonnable dans les recouvrements et la documentation appropriée sont cruciales. Ils montrent que le droit de récupérer la TPS/TVQ sur une créance irrécouvrable est solide, mais pas automatique – vous devez le mériter en agissant raisonnablement et en respectant les règles. Ils montrent également l'insistance des tribunaux sur la réalité économique : seules les vraies créances irrécouvrables (après recouvrements partiels) obtiennent un allégement, et vous devez les radier véritablement, pas simplement les laisser en suspens. Connaître ces cas aide les directeurs financiers et les professionnels de la fiscalité à structurer leurs politiques (par exemple, combien de temps poursuivre des dettes, quand radier, si utiliser des notes de crédit dans des règlements, etc.) pour s'assurer que toute récupération de TPS/TVQ résistera à l'examen.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec surveillent les factures impayées (Déclencheurs d'audit)

L'ARC (Agence du revenu du Canada) et Revenu Québec sont bien conscientes des remboursements et crédits circulant du système TPS/TVQ pour les créances irrécouvrables. Pourquoi ? Chaque fois que vous réclamez un remboursement de TPS ou de TVQ sur une créance irrécouvrable, le gouvernement abandonne essentiellement un revenu fiscal qu'il pensait avoir. Cela est en soi un résultat parfaitement légitime de la loi, mais les autorités fiscales veulent vérifier que de telles réclamations sont justifiées et précises. Voici quelques raisons pour lesquelles ces scénarios attirent l'attention et les déclencheurs communs pour des audits ou des revues :

• Potentiel d'abus ou d'erreur : Une entreprise peu scrupuleuse pourrait être tentée de déclarer une facture irrécouvrable juste pour obtenir un remboursement rapide de TPS/TVQ, même si le client pourrait encore payer. Ou, des erreurs peuvent se produire si le personnel n'est pas conscient des règles – par exemple, réclamer un ajustement pour créance irrécouvrable sur une facture qui est simplement en retard, pas véritablement radiquée. Les autorités fiscales savent que les règles peuvent être mal appliquées, donc elles ont tendance à examiner de près les réclamations de crédits pour créances irrécouvrables. L'ARC a déclaré qu'elle refusera un ajustement pour créance irrécouvrable si les preuves ne soutiennent pas clairement que le montant est devenu une créance irrécouvrable. Avoir simplement une créance vieillissante ou des notes sur des appels téléphoniques ne suffira pas. Ils s'attendent à voir des écritures de radiation formelles et des preuves que le compte a été poursuivi sans succès. Revenu Québec peut également demander des documents concernant les efforts de recouvrement et la transaction de radiation réelle. Les réclamations manquant de soutien (par exemple, pas de correspondance avec le client, aucune écriture de journal de radiation) sont des signaux d'alarme.

• Montants élevés ou modèles inhabituels : Les grandes réclamations de remboursement seront presque toujours examinées. Si vous réclamez soudainement un crédit de TPS ou de TVQ important – surtout si cela entraîne un remboursement à vous – attendez-vous à ce que les agences examinent de plus près. Elles peuvent demander des documents de soutien pour la radiation et la preuve que vous aviez effectivement versé la taxe à l'origine. De plus, un modèle inhabituel de radiations par rapport à votre volume de ventes pourrait susciter des questions. Par exemple, si chaque année vous rayez une part importante de vos ventes et réclamez la taxe, les auditeurs voudront savoir si cela est dû à de véritables créances irrécouvrables ou à des pratiques agressives de reconnaissance des revenus (ou même à des transactions avec des parties liées étant radiquées). La nature de votre entreprise compte ici : certaines industries (par exemple, la construction, le commerce de détail) peuvent avoir plus de créances irrécouvrables que d'autres – vous devriez être prêt à expliquer si on vous le demande pourquoi une facture particulière est devenue irrécouvrable (faillite du client, etc.).

• Moment et fréquence des réclamations : Un autre déclencheur est l'irrégularité des délais. Supposons qu'une entreprise attende systématiquement plusieurs années pour radier des créances irrécouvrables, puis essaie de revendiquer un tas d'anciennes en même temps – les autorités fiscales pourraient remettre en question ces réclamations (et la limitation de 4 ans s'appliquera). À l'inverse, revendiquer un crédit pour créance irrécouvrable trop rapidement après une vente (par exemple, seulement 30 jours après l'échéance) pourrait soulever des sourcils quant à savoir si vous avez réellement tenté de recouvrer. Il y a un équilibre : vous devriez suivre un délai raisonnable pour les recouvrements et ne radier que lorsque cela est approprié. Les auditeurs demandent souvent la date de vente, la date de versement de l'impôt et la date de radiation pour s'assurer que la séquence respecte les règles (par exemple, vous n'avez pas réclamé avant de radier, etc.).

• Assurer la conformité de l'acheteur : Une raison importante pour laquelle ces scénarios sont surveillés est le potentiel de décalage entre les réclamations fiscales du fournisseur et de l'acheteur. Pensez au fait que si vous (le fournisseur) avez versé la TPS/TVQ sur une vente, votre client (s'il s'agit d'une entreprise) a peut-être réclamé un crédit de taxe d'entrée (CTE) ou un remboursement de taxe d'entrée (RTE) sur cette même transaction – à condition qu'il ait l'intention de vous payer. Si la dette devient irrécouvrable et que vous réclamez la taxe, que se passe-t-il pour le CTE/RTE du client ? Les autorités fiscales ne souhaitent pas une situation où le client conserve un crédit pour une taxe qu'il n'a jamais réellement payée, tandis que le fournisseur obtient également un remboursement – ce serait comme si le gouvernement versait deux fois. L'ARC et l'ARQ surveillent donc les réclamations de créances irrécouvrables pour s'assurer que le côté de l'acheteur est pris en compte. En pratique, si vous émettez une note de crédit au client pour la taxe, le client est tenu d'ajuster (réduire) son CTE/RTE en conséquence. Si vous n'émettez pas de note de crédit (utilisant plutôt la voie de radiation de créance irrécouvrable), les agences disposent de mécanismes pour corriger la réclamation de l'acheteur. Revenu Québec peut invoquer l'article 25 de la Loi sur l'administration fiscale pour évaluer directement le client pour tout remboursement de taxe d'entrée qui a été revendiqué sur une facture impayée. De même, l'ARC peut évaluer un acheteur en vertu de l'article 296(1)(b) de LTA pour récupérer un CTE lié à une situation de créance irrécouvrable. Les autorités fiscales échangent souvent des informations lors des audits ; par exemple, si Revenu Québec vous audite et refuse un crédit pour créance irrécouvrable, elles peuvent également examiner si le client a correctement traité son côté (et vice versa). En tant qu'entreprise, vous ne verrez peut-être pas cela directement, mais cela souligne pourquoi votre réclamation peut être examinée – le gouvernement concilie effectivement les deux côtés de la transaction.

• Consistance et documentation : L'ARC et l'ARQ recherchent également la consistance dans la manière dont vous traitez les créances irrécouvrables. Si, par exemple, vous avez réclamé une déduction de TPS pour créance irrécouvrable mais n'avez pas réclamé la TVQ correspondante (ou vice versa), cela pourrait déclencher des questions – cela devrait normalement être fait pour les deux taxes au Québec. Ils vérifient également que le montant de taxe réclamé correspond à la taxe qui avait été initialement versée sur cette facture, proportionnelle à la portion impayée. Toute divergence (par exemple, vous avez réclamé plus de TVQ que ce que la facture avait) sera un signal d'alarme. Les questions courantes lors des audits incluent : “Montrez-nous la facture originale et le montant de la taxe”, “Montrez que vous avez déclaré ces taxes dans votre précédente déclaration de TPS/TVQ”, “Fournissez l'entrée de grand livre pour la radiation” et “Fournissez des copies de lettres de recouvrement ou de dépôts de faillite.” Être préparé avec des dossiers organisés facilitera grandement tout audit ou examen.

En résumé, les récupérations de créances irrécouvrables de TPS/TVQ sont un point d'audit reconnu. Les agences sont essentiellement en faveur de vous accorder un remboursement, mais seulement si vous suivez rigoureusement les règles. Attendez-vous à vérifier trois aspects fondamentaux : (1) que vous avez effectivement versé la taxe à l'origine, (2) que la dette est réellement irrécouvrable (avec preuve d'efforts et de radiation), et (3) que la réclamation est temporaire et précise. Si vous satisfaites à ces conditions, vous n'avez rien à craindre d'un audit – et nous aidons souvent nos clients à compiler la documentation nécessaire de manière proactive. Mais si l'un de ces aspects fait défaut, la réclamation pourrait être refusée, et vous pourriez vous retrouver avec une réévaluation, des intérêts ou des sanctions. La section suivante discute de la façon exacte de réclamer ces ajustements pour la TPS par rapport à la TVQ, ce qui est clé pour respecter les règles.

Règles de l'ARC et de l'ARQ pour réclamer la TPS/TVQ sur les créances irrécouvrables (CTE et RTE)

Bien que la TPS et la TVQ soient harmonisées en concept, la terminologie et les formulaires diffèrent légèrement. Décomposons comment récupérer la taxe de vente sur une créance irrécouvrable selon les règles de l'ARC (TPS/TVH) par rapport aux règles de Revenu Québec (TVQ), et clarifions quand et comment réclamer les montants :

TPS/TVH – Crédit de taxe d'entrée ou ajustement ? Dans le système fédéral, le montant de TPS (ou TVH, dans les provinces harmonisées) que vous récupérez pour une créance irrécouvrable est souvent colloquialement appelé un “crédit de taxe d'entrée”, mais techniquement ce n'est pas un CTE régulier – c'est une déduction dans la détermination de la taxe nette sur votre déclaration de TPS. En pratique, sur la déclaration standard de TPS (Formulaire GST34), vous incluriez le montant de la TPS pour la créance irrécouvrable sur la ligne 107 (qui est pour les ajustements), pas sur la ligne 108 (qui résume vos CTE pour les achats). Cette distinction est principalement importante pour la clarté comptable ; l'effet (réduction de votre paiement ou augmentation de votre remboursement) est le même. La clé est le timing : vous pouvez réclamer cette déduction dans la déclaration de TPS pour la période où vous avez radiqué la dette (ou toute déclaration dans les quatre années suivantes). Nous conseillons de la réclamer sur la prochaine déclaration après la radiation pour garder les choses claires. Par exemple, si au T1, vous concluez qu'un compte est mauvais et enregistrez la radiation, lors de votre déclaration de TPS/TVH T1, vous incluriez le montant de la TPS de cette facture comme un ajustement (déduction).

TVQ – Remboursement de taxe d'entrée (RTE) : Pour la TVQ, le mécanisme est analogue mais utilise des termes différents. Les registrants du Québec déposent une déclaration combinée de TPS/TVQ (au Québec, souvent en utilisant les formulaires TPZ-501 ou FPZ-500). La TVQ que vous avez payée sur les achats est normalement réclamée comme un “Remboursement de taxe d'entrée.” Dans le cas d'une créance irrécouvrable, Revenu Québec considère la TVQ récupérable comme une forme de RTE – vous obtenez en effet un remboursement de TVQ précédemment versée. Sur le formulaire de déclaration de TVQ, il existe une ligne pour inclure “autres ajustements” ou des crédits de créances irrécouvrables spécifiques. Le terme officiel en français est déduction pour créance irrécouvrable, mais lorsqu'il est signalé, cela augmente simplement vos total de RTE pour la période. Comme pour la TPS, vous devriez le réclamer dans la période de la radiation ou dans une période suivante dans la limite de 4 ans. Bon nombre d'entreprises québécoises feront l'ajustement dans la même période pour la TPS et la TVQ afin de les garder synchronisées.

Quand pouvez-vous réclamer ? Seulement après que la dette soit réellement irrécouvrable et radiquée. En soulignant ce que nous avons noté plus tôt : vous ne pouvez pas réclamer un ajustement pour la TPS ou la TVQ simplement parce qu'une facture a 90 jours de retard ou même si elle est en recouvrement depuis un certain temps. Vous devez atteindre le point où vous décidez de radiquer la créance dans vos livres comme créance irrécouvrable. Cela coïncide souvent avec des événements tels que la faillite du client, un jugement de tribunal non satisfait, la fermeture d'une entreprise, ou simplement le passage d'un long moment avec des tentatives épuisantes. Dès que vous la radiez (par exemple, créditer les comptes clients et débiter la dépense de créance irrécouvrable), c'est à ce moment que les lois fiscales reconnaissent la dette comme “mauvaise” aux fins de remboursement. À partir de ce moment, vous pouvez mettre les montants de TPS et de TVQ sur vos prochaines déclarations. Le guide de l'ARC lui-même confirme que vous devez avoir pris “toutes les mesures raisonnables” pour collecter et avoir des preuves que la dette est irrécouvrable ; une facture vieillissante seule ne suffit pas. Donc pratiquement, assurez-vous de documenter la décision de radiation (par exemple, un mémo interne ou une notation “radiquée comme créance irrécouvrable à partir de [date]”) et d'avoir un soutien comme des avis de faillite, lettres de demande finales ou rapports d'agence de recouvrement.

Comment calculer le montant du remboursement : Les deux lois utilisent une formule proportionnelle (comme vu précédemment dans LTA 231). Dans la plupart des cas simples où la facture entière (prix + taxe) n'est pas payable et que vous radiez le montant total, vous récupérez simplement la pleine TPS et TVQ que vous aviez facturée sur cette facture. Par exemple, vous avez vendu des biens pour 1,000 $ plus 50 $ de TPS + 99.75 $ de TVQ (en supposant 5 % de TPS, 9.975 % de TVQ). Si le montant total de 1,149.75 $ n'est jamais payé et que vous le radiez entièrement, vous réclamez 50 $ de TPS et 99.75 $ de TVQ. Si la dette est partiellement payée ou si vous ne radiez qu'une partie d'une facture, la formule garantit que vous ne réclamez que la fraction correspondante de la taxe. Disons que vous avez reçu la moitié de la facture et que vous radiez l'autre moitié – vous réclamerez 50 % des montants de TPS/TVQ. La formule A × B/C dans la loi le fait essentiellement : A = taxe totale sur la vente, B = montant impayé radié, C = montant total facturé, y compris la taxe. La plupart des systèmes comptables le feront automatiquement s'ils sont correctement configurés. Faites simplement attention à exclure tout intérêt ou frais de retard – l'allègement des créances irrécouvrables ne s'applique qu'à la contrepartie originale et à la taxe de vente, pas à, disons, les intérêts que vous avez facturés sur le compte en retard (qui n'ont pas été imposés au départ).

Piste alternative – Notes de crédit : Il vaut la peine de noter à nouveau : au lieu de réclamer une “déduction pour créance irrécouvrable”, un fournisseur a la possibilité d'émettre une note de crédit au client pour le montant impayé (réduisant ainsi le montant imposable original). Ce faisant, vous ajustez la vente comme si vous aviez accordé une remise ou une annulation et vous ajustez en conséquence la TPS/TVQ. Le client recevrait la note de crédit et serait obligé de réduire tout CTE/RTE qu'il avait réclamé. Certaines entreprises préfèrent cette voie si, par exemple, elles négocient un règlement avec le client pour annuler une partie de la dette. Cela peut être plus pratique administrativement puisque les deux parties enregistrent la note de crédit. Cependant, vous n'émettez généralement pas de note de crédit à moins que vous ne renonciez formellement à la dette. Une note de crédit signifie essentiellement “je ne vais pas percevoir ce montant de votre part, period.” En revanche, radier une créance irrécouvrable ne signifie pas nécessairement renoncer à la dette au sens légal – c'est un mouvement comptable reconnaissant l'improbabilité de recouvrement (vous pourriez encore théoriquement la poursuivre plus tard). L'impact fiscal des deux méthodes (note de crédit contre réclamation de créance irrécouvrable) est le même : vous obtenez un allègement de la part du gouvernement pour la portion fiscale. Mais comme noté, une note de crédit n'est pas requise pour réclamer en vertu des dispositions de créance irrécouvrable, c'est juste une stratégie optionnelle. S'il y a une chance de récupérer de l'argent plus tard, les entreprises préfèrent souvent la voie des créances irrécouvrables (garder la facture ouverte en termes légaux, la radier dans les livres, réclamer l'impôt, et si un miracle se produit et que le client paie, vous payez alors l'impôt au gouvernement comme requis). Si vous avez définitivement résolu que rien de plus ne sera payé (peut-être via un règlement ou un accord), une note de crédit pourrait finaliser la question. Revenu Québec a indiqué que de nombreux contribuables utilisent des notes de crédit pour éviter de devoir répondre aux “normes plus strictes” de prouver une créance irrécouvrable – mais si vous avez des preuves solides d'une créance irrécouvrable, soit la méthode est acceptable.

Considérations CTE/RTE de l'acheteur : Une brève note du point de vue du client : comme mentionné, si votre client a réclamé des crédits de TPS ou de TVQ sur l'achat mais ne vous a jamais payé, il n'a effectivement pas droit à ces crédits indéfiniment. Selon les règles de la TPS, si un acheteur n'a pas payé le fournisseur dans une période spécifiée (généralement avant la fin de la deuxième année fiscale après la dépense), l'acheteur doit rembourser (ajouter) le CTE dans sa déclaration de TPS pour cette période. Il peut le récupérer plus tard s'il paye. Les règles du Québec sont analogues pour les RTE. Cela vise à empêcher les acheteurs de bénéficier de crédits d'entrée sur des factures impayées. De plus, si vous émettez une note de crédit ou si un ajustement de créance irrécouvrable est revendiqué, le client doit s'auto-évaluer et ajuster son CTE/RTE en conséquence. S'il ne le fait pas, comme noté, les agences peuvent l'évaluer. En tant que fournisseur, vous devez principalement vous soucier de votre propre conformité, mais sachez que ceci est le cadre. Parfois, un client pourrait voir une note de crédit ou apprendre que vous l’avez radiquée et dire “dois-je vous devoir maintenant la portion fiscale ?” Légalement, la portion fiscale fait simplement partie de la dette – si vous avez renoncé à la dette, vous l’avez renoncé entièrement. Si vous l’avez radiée, vous n’êtes probablement pas en train de recouvrer activement. Mais si le client souhaite plus tard régler son compte, il doit payer le montant total (et donc vous enverrez la taxe au gouvernement comme requis).

Dépôt pratique : En termes concrets, comment demandez-vous effectivement ces ajustements ?

• Sur votre déclaration de TPS/TVH, trouvez la ligne pour “Ajustements” (ligne 107 sur la plupart des formulaires). Entrez le montant de TPS/TVH de la créance irrécouvrable là (comme un nombre positif si vous soustrayez de la TPS à payer). Cela réduira votre Taxe Nette (ligne 109). Vous n'avez pas besoin d'envoyer de preuve avec la déclaration, mais gardez-la à l'archive.

• Sur votre déclaration de TVQ (si déposée séparément, FPZ-500, ou formulaire combiné), incluez de même l'ajustement de TVQ. Si vous utilisez le système en ligne de Revenu Québec (ClicSEQUR), il y a des champs pour des ajustements sur la taxe de sortie.

• Si votre créance irrécouvrable couvre plusieurs périodes de déclaration (par exemple, vous avez radiqué plusieurs factures au cours du trimestre), vous pouvez les regrouper ou les déclarer séparément, tant que vous disposez de la répartition disponible si demandé.

• Rappelez-vous de ne pas demander deux fois : si vous avez déjà obtenu un allègement via une note de crédit émise précédemment, ne réclamez pas également une déduction pour créance irrécouvrable sur le même montant.

En suivant attentivement les procédures de l'ARC et de l'ARQ pour le timing et la déclaration, vous vous assurez que vos “demandes de remboursement de taxe de vente pour créance irrécouvrable” sont traitées sans accroc. En général, ces demandes sont traitées comme tout autre élément auto-déclaré sur votre déclaration – si tout est en ordre, votre compte est ajusté ou un remboursement est émis. Ce n'est que si quelque chose semble anormal que l'agence vous contactera ou que vous serez audité.

Pénalités et risques de retard

Un aspect critique de ce sujet est de comprendre les risques de mal gérer cela. Si un client n'a pas payé, on peut être tenté de ne pas verser la TPS/TVQ du tout, ou de retarder le versement, pour éviter un coût de poche. Résistez à cette tentation – échouer à verser à temps est un chemin sûr vers des pénalités et des intérêts, et peut aggraver votre douleur financière. Voici ce qui pourrait arriver en cas de diverses erreurs :

• Ne pas verser la taxe à l'échéance : Si vous ne versez pas simplement la TPS/TVQ pour la vente (peut-être en espérant que le client va finalement payer et que vous verserez alors), vous enfreignez les règles fiscales. L'ARC et Revenu Québec prennent l'impôt non versé très au sérieux. D'une part, le montant est considéré comme des fonds en fiducie – en particulier au Québec, les taxes perçues (ou recouvrables) sont considérées comme étant tenues en fiducie pour la Couronne. Les pénalités pour retard de versement de TPS au niveau fédéral sont d'au moins 1 % du montant dû, plus 0,25 % pour chaque mois de retard (jusqu'à 12 mois). Cela signifie jusqu'à une pénalité de 4 % après un an, en plus de l'impôt. L'ARC facture également des intérêts journaliers à un taux prescrit (généralement quelques pourcents au-dessus des taux du marché) sur les montants échus. Le régime de pénalités de Revenu Québec est similaire – souvent une première pénalité de 5 % sur la taxe québécoise due et des frais supplémentaires par mois, plus intérêt. Cela peut ne pas sembler énorme, mais rappelez-vous : si vous n'avez pas versé, le temps passe depuis la date d'échéance (qui pourrait être il y a de nombreux mois au moment où cela est détecté). De plus, les échecs répétés ou de gros montants peuvent avoir des conséquences plus sévères (par exemple, des pénalités plus élevées, des audits à chaque cycle, etc.). Notamment, en vertu des lois fédérales et québécoises, les directeurs d'entreprises peuvent être tenus personnellement responsables pour la TPS/TVQ non versée, avec peu de défense (essentiellement, les directeurs peuvent être sur le banc des accusés si la société ne paie pas ses obligations fiscales). Le meilleur chemin est toujours de verser à temps, puis d'utiliser les voies appropriées (comme nous en discutons) pour récupérer l'impôt sur les créances irrécouvrables.

• Demander le remboursement de manière incorrecte ou trop tôt : Certains pourraient essayer de réclamer la TPS/TVQ dès qu'une facture est simplement en retard, sans véritable radiation. Si vous réclamez un ajustement pour créance irrécouvrable par erreur (par exemple, vous l'avez inclus dans votre déclaration mais la dette n'a pas été effectivement radiquée ou a été plus tard payée), les agences la refuseront probablement lors de l'examen ou de l'audit. Le résultat : vous devrez rembourser ce montant fiscal, avec intérêts. Selon les circonstances, il pourrait également y avoir une pénalité pour avoir fait une fausse déclaration. Si l'ARC ou Revenu Québec estime qu'il s'agissait d'une surenchère délibérée, des pénalités de négligence (jusqu'à 25 % du montant) pourraient s'appliquer, bien que cela soit rare dans ce scénario s'il s'agit d'une erreur honnête. Plus communément, ce serait simplement considéré comme une évaluation de l'impôt non payé – vous paieriez des intérêts sur la période où vous aviez le remboursement. Exemple : Un détaillant réclame 700 $ de TPS/TVQ en tant que récupération de créances irrécouvrables pour certaines créances échues qui n'avaient pas vraiment été radiquées. Lors d'un audit, Revenu Québec découvre ces comptes étaient encore ouverts et refuse le crédit de 700 $. Le détaillant devra rembourser 700 $ plus intérêts à partir de la date de la réclamation, et se retrouve avec aucun allègement pour ces créances. Essentiellement, ils ont perdu à cause d'une réclamation prématurée.

• Manquer la fenêtre de réclamation : L'inconvénient est le risque d'inaction. Si vous négligez de jamais réclamer la TPS/TVQ sur une créance irrécouvrable et laissez expirer le délai de 4 ans, vous perdez ce remboursement. Il n'y a généralement pas de pénalité pour ne pas réclamer (le gouvernement ne se souciera pas de garder l'argent), mais cela représente une perte financière pour vous. Nous le mentionnons ici comme un “risque” car c'est une pitfall commune – les entreprises oublient ou ne réalisent pas qu'elles peuvent récupérer la taxe, et lorsque parviennent à le comprendre (par exemple, lors d'un nettoyage des créances des années plus tard), il est trop tard. Passez toujours en revue les créances anciennes et assurez-vous que toutes les radiations de, disons, plus de 3 ans ont eu leur taxe ajustée avant la date limite.

• Pénalités pour traitement fiscal incorrect : Si lors d'un audit, l'agence trouve un modèle de non-conformité – par exemple, si vous n'avez souvent pas versé la TPS/TVQ sur des factures qui sont ensuite devenues irrécouvrables ou avez essayé beaucoup de fois de réclamer des crédits sans radiations appropriées – ils peuvent infliger des pénalités au-delà des intérêts. Les pénalités pour négligence ou les pénalités pour défaut de déclaration/paiement peuvent entrer en jeu. Pour la TPS, un manquement à produire une déclaration ou à produire avec un montant correct peut déclencher une pénalité de 5 % du montant, plus 1 % par mois jusqu'à 12 mois (cela est pour le dépôt en retard, ce qui équivaut à ne pas déclarer l'impôt plein). Le Québec a des structures similaires. De plus, si un contribuable évitait sciemment ou tentait de frauder (par exemple, radie des dettes envers des entreprises affiliées pour obtenir des remboursements de taxes), cela entre dans le domaine de l'évasion fiscale, avec de lourdes amendes ou même des accusations criminelles. Ce sont des cas extrêmes – l'entreprise typique doit juste se soucier des intérêts et des pénalités de retard. Mais cela souligne que la TPS/TVQ ne sont pas de l'argent de l'entreprise à traiter ; ce sont des fonds gouvernementaux qui doivent être correctement manipulés.

• Impact sur le profilage d'audit : Enfin, considérez que des problèmes constants avec les versements de TPS/TVQ peuvent faire de votre entreprise une cible pour des audits plus fréquents. Tant l'ARC que l'ARQ utilisent des scores de risque. Si vous déposez systématiquement des déclarations avec des ajustements significatifs (comme des réclamations de créances irrécouvrables importantes, surtout si ensuite annulées ou jugées invalides) ou si vous avez des paiements en retard, vous pourriez recevoir une marque de réputation. Cela pourrait entraîner des audits futurs non seulement sur la taxe de vente mais peut-être aussi sur les impôts sur le revenu ou d'autres domaines, puisque cela signale des faiblesses potentielles de contrôle interne. Donc, il vous est dans l'intérêt de gérer ces éléments méticuleusement afin d'éviter d'attirer une attention indue.

En résumé, il n'y a aucun avantage à enfreindre les règles sur le versement de la TPS/TVQ même si un client n'a pas payé. L'approche correcte est de verser ce qui est dû, puis de suivre la bonne procédure pour le récupérer. Si le flux de trésorerie est extrêmement serré (disons que le montant de TPS/TVQ est important et que vous ne pouvez réellement pas payer sans le paiement du client), il est préférable de parler proactivement avec les autorités pour obtenir un allègement ou un arrangement de paiement, plutôt que de ne pas payer du tout. L'ARC et Revenu Québec ont une certaine discrétion pour des extensions ou allègements dans les cas de difficultés (et lors d'événements extraordinaires tels que COVID-19, ils ont proposé des reports). Mais n'assumez jamais que vous pouvez simplement l'éviter. La combinaison de d'intérêts, de pénalités et de responsabilité personnelle signifie que la non-conformité coûte bien plus que le bénéfice temporaire de garder la taxe. Chez Mackisen, nous avons vu des clients qui ont initialement rencontré des problèmes en retardant les paiements de TPS/TVQ lorsque quelques gros clients ont fait défaut – les intérêts et les pénalités s'accumulaient, créant un problème financier plus important que les créances irrécouvrables elles-mêmes.

Pour éviter ce destin, la prochaine section définit une stratégie étape par étape pour gérer ces situations correctement et efficacement, transformant une perte potentielle en une récupération fiscale, et protégeant votre entreprise en cas d'audit.

Stratégie étape par étape de Mackisen pour la récupération et la conformité

Gérer les factures impayées et récupérer la TPS/TVQ est un processus en plusieurs étapes. Mackisen CPA a élaboré une approche rigoureuse pour maximiser votre récupération tout en renforçant votre défense en cas d'audit et en garantissant une classification comptable appropriée. Voici notre stratégie éprouvée :

1. Identifier et valider les créances irrécouvrables : Nous commençons par passer en revue votre vieillissement des comptes à recevoir et signaler les factures qui pourraient se qualifier de créances irrécouvrables. Cela implique des discussions avec votre équipe de crédit/recouvrement pour confirmer quels clients ont fait défaut ou sont peu susceptibles de payer. Il est crucial de distinguer entre une facture simplement en retard et celle réellement irrécouvrable. Les professionnels de Mackisen recherchent des indicateurs concrets : le client a déclaré faillite ou a cessé ses opérations, le compte est en litige ou envoyé à une agence de recouvrement avec de mauvais résultats, ou la dette est largement en retard avec plusieurs tentatives de recouvrement échouées. Nous nous assurons que vous avez pris des efforts raisonnables – par exemple, l'envoi de lettres de demande finale (nous pouvons fournir des modèles), les appels, peut-être en offrant des paiements échelonnés – et documentons chaque étape. Cette étape de validation s'aligne avec l'attente de l'ARC/ARQ que toutes les étapes pratiques aient été prises avant de conclure que la dette est mauvaise. (Conseil : Gardez un dossier pour chaque grand compte, sur lequel vous multipliez toute correspondance et notes ; cela devienne votre preuve en cas d'audit.)

2. Radiation formelle (classification appropriée) : Une fois qu'un compte est jugé irrécouvrable, nous vous guidons pour le radier correctement dans vos livres. Cela signifie enregistrer une écriture comptable débitant une dépense de créance irrécouvrable (ou une provision pour comptes douteux) et créditant les comptes clients pour le client. Le moment de cette écriture est important – cela déclenche essentiellement votre capacité à réclamer le remboursement fiscal. Nous coordonnons souvent la radiation pour qu'elle soit alignée avec le trimestre ou la fin d'année, ou plus tôt si nécessaire, en veillant à ce que cela se fasse dans un délai raisonnable après avoir déterminé que la dette est mauvaise. Une classification appropriée ici signifie également évaluer comment vous la radiquez : s'agit-il d'une pure créance irrécouvrable, ou y a-t-il un élément d'ajustement de prix ou de litige ? Par exemple, si une partie de la facture était en litige et c'est pour cela qu'elle n'a pas été payée, émettre une note de crédit partielle pour la portion litigieuse et radier le reste pourrait être plus propre. Nous vous conseillerons sur la meilleure approche. Dans tous les cas, les montants de TPS et de TVQ qui ont été initialement facturés doivent rester associés à la créance jusqu'à la radiation, afin que le bon montant de taxe soit également radiqué. (Ne jamais ajuster la taxe séparément sauf en cas d'émission d'une note de crédit formelle ; pour une radiation de créances irrécouvrables standard, vous radiez le montant brut y compris les taxes.) Mackisen vérifiera également que vous avez initialement versé la TPS/TVQ sur cette facture – une rapide réconciliation avec vos déclarations fiscales passées – pour éviter toute surprise. (Si, par exemple, une facture a accidentellement été omise d’une déclaration précédente, nous préférerions corriger cela d'abord avant de réclamer un crédit pour créance irrécouvrable.)

3. Calculer et réclamer le remboursement de la TPS/TVQ : Ensuite, nous vous aidons à calculer les montants exacts de TPS et de TVQ récupérables. Cela est généralement simple : nous prenons la taxe qui était sur la facture (ou la portion impayée de celle-ci). Si plusieurs factures ou un lot de petites créances irrécouvrables sont radiquées, nous tabulons chaque montant de TPS et de TVQ. Nous nous assurons que tous les paiements qui ont pu être reçus sont pris en compte afin que nous ne réclamions que cela en rapport avec la portion impayée. Avec ces montants, nous préparons les ajustements sur vos prochaines déclarations de TPS/TVQ. Mackisen travaillera soit avec votre équipe comptable interne soit gérera le dépôt directement. Sur la déclaration de TPS/TVH, nous saisissons la déduction de créance irrécouvrable sur la ligne 107 (ou la ligne appropriée si vous utilisez le formulaire de TPS RC7200 ou d'autres) réduisant la taxe nette. Pour la TVQ, nous incluons l'ajustement (souvent sous “autres crédits” sur la déclaration ou l'annexe) comme un RTE. Nous vérifions deux fois que cela est fait dans le délai autorisé – généralement dans la prochaine déclaration, mais certainement dans les quatre ans suivant la date de radiation. En réclamant rapidement, vous améliorez votre flux de trésorerie plus tôt. Par exemple, si vous avez radiqué une dette en décembre, nous veillerons à ce que votre déclaration de fin d'année du T4 ou votre déclaration mensuelle de janvier inclue les crédits TPS/TVQ – ce qui signifie un remboursement ou une réduction de paiement pour vous. Nous conservons également une feuille de calcul détaillée pour la réclamation (numéros de facture, dates, montants, taxes) car si l'agence fiscale examine le dépôt, fournir ce calendrier peut répondre à de nombreuses questions au préalable.

4. Documentation & défense en cas d'audit : Tout au long de ce processus, Mackisen CPA met l'accent sur une documentation robuste. Nous compilons un package “préparé pour l'audit” pour chaque réclamation de créance irrécouvrable. Cela comprend généralement : la facture originale (indiquant la TPS/TVQ facturée), preuve de versement de la TPS/TVQ sur cette facture (par exemple, une copie de la déclaration de TPS/TVQ ou du grand livre de cette période, ou au moins une réconciliation de cette facture avec l'impôt signalé), preuve de la non-paiement du client (correspondance, avis, peut-être le dépôt de faillite du client ou une déclaration de demande si vous avez poursuivi), preuve de l'entrée de radiation dans vos comptes (entrée de grand livre ou capture d'écran), et toutes notes de crédit si émises. Nous incluons également une feuille de calcul pour les montants de remboursement fiscal. Cette démarche proactive signifie que si l'ARC ou Revenu Québec sélectionne votre dossier pour révision, vous pouvez immediately fournir un package complet justifiant la réclamation. D'après notre expérience, cela satisfait souvent les auditeurs et évite une longue et fastidieuse examen. Les deux agences apprécient lorsque les entreprises peuvent justifier des réclamations avec des dossiers organisés. Nous vous conseillons également de conserver ces documents pendant au moins six ans à partir de la fin de l'année de la réclamation (ce qui est la période de conservation standard en vertu de la loi fiscale pour les documents justificatifs). Être prêt pour un audit fait partie de l'éthique de Mackisen – il est bien plus facile de rassembler des preuves au moment de la radiation que des années plus tard sous pression.

5. Surveiller les recouvrements & suivi : Après avoir réclamé l'allègement de TPS/TVQ, nous ne nous contentons pas d'oublier la dette. Mackisen met en oeuvre un processus de surveillance pour tout recouvrement inattendu. Si le client paie plus tard n'importe quelle portion du montant précédemment radiquée (ce qui peut arriver – par exemple, un patrimoine en faillite paie quelques centimes pour le dollar, ou un client revient à la solvabilité et régularise de vieilles dettes), nous capterons cela et nous assurerons que vous déclarez la TPS/TVQ sur la portion récupérée dans la déclaration appropriée. Cela signifie généralement que vous devez inverser une partie de la demande pour créance irrécouvrable. Bien que cela puisse sembler pénible de rendre l'impôt, rappelez-vous que vous le faites parce que vous êtes payé par le client – ce qui est un gain global. Notre suivi peut être aussi simple que de signaler le client dans votre système afin que si un paiement est reçu, la comptabilité soit alertée que “c'était un compte radiqué, manipuler la taxe avec précaution.” Nous conseillons également sur la façon de comptabiliser ces recouvrements : en général, vous devriez créditer un compte de revenu pour “Créances irrécouvrables récupérées” (pour ne pas gonfler les ventes courantes) et ensuite accumuler la portion fiscale à verser. De plus, si le client paye partiellement et que vous ne vous attendez à rien de plus, nous pourrions envisager d'émettre une note de crédit pour le solde restant afin de clore le dossier et de régler formellement la question. L'objectif est de garder vos livres en ordre et conformes à l'avenir.

6. Soutien et communication en cas d'audit : Dans le cas où l'ARC ou l'ARQ soulève des questions ou initie un audit concernant vos demandes de créances irrécouvrables, Mackisen intervient en tant que représentant et défenseur de votre part. Nous gérons la correspondance avec les auditeurs, en présentant la documentation que nous avons préparée et en répondant à leurs questions. Parce que nous avons tout mis en place correctement, nous sommes en position de défendre votre demande. Nous citons la loi pertinente (nous pouvons même faire référence aux sections exactes ou aux énoncés de politique de l'ARC de manière similaire à la façon dont nous avons cité des sources dans cet article) pour valider que ce que vous avez fait est conforme à vos droits. Si un auditeur devait contester, par exemple, “C'était vraiment une créance irrécouvrable au moment de la demande ?”, nous pouvons montrer la chronologie et les efforts, évoquant la jurisprudence comme Greenfield pour argumenter que vous avez respecté le standard d'effort raisonnable. Si des ajustements sont proposés par l'auditeur avec lesquels nous ne sommes pas d'accord, nous vous aiderons à introduire des objections ou des appels si nécessaire. Notre objectif est non seulement de vous aider à obtenir le remboursement, mais aussi de veiller à ce qu'il reste dans votre poche en survivant à tout examen.

En suivant cette approche complète – Identifier -> Radiquer -> Réclamer -> Documenter -> Suivre – Mackisen CPA a aidé de nombreuses entreprises à Montréal et à travers le Québec à récupérer avec succès la TPS et la TVQ sur les créances irrécouvrables sans maux de tête. C'est un processus qui transforme une situation malheureuse (un défaut de paiement d'un client) en au moins une récupération partielle de fonds. Et au-delà de l'avantage monétaire immédiat, notre stratégie instaure de bonnes pratiques internes : un meilleur contrôle de crédit, une meilleure tenue de dossiers et une prise de conscience de la conformité fiscale. Cela signifie que vous serez mieux préparés non seulement à gérer les créances irrécouvrables, mais aussi à une gestion financière et une préparation en cas d'audit.

Expériences réelles de clients (Études de cas)

Pour illustrer comment cela fonctionne en pratique, voici quelques exemples anonymisés d'entreprises montréalaises que nous avons assistées :

• Une entreprise manufacturière récupère 7,500 $ en taxes d'une créance irrécouvrable majeure : Situation : Une entreprise de fabrication basée à Montréal avait un grand client aux États-Unis qui a fait défaut de paiements après avoir reçu des équipements spécialisés. La créance était d'environ 50,000 $ CAD, et la société avait recouvré environ 2,500 $ en TPS et près de 5,000 $ en TVQ sur cette vente (puisque au moment de la facturation, le client était censé payer). Le client a déclaré sa faillite, n'entraînant aucun recouvrement. Action : Mackisen CPA a guidé le fabricant pour radier le montant total comme une créance irrécouvrable dans la même année fiscale. Nous avons préparé la demande pour récupérer 7,500 $ (environ) de TPS/TVQ. Nous avons compilé des preuves, y compris le dépôt de faillite et la correspondance. Sur les prochaines déclarations de TPS/TVQ, l'entreprise a réclamé le remboursement intégral. Résultat : L'entreprise a reçu un remboursement substantiel, atténuant les pertes de la créance irrécouvrable. Lorsque l'ARC a plus tard audité la déclaration de TPS de cette année (en raison du montant du remboursement), nous avons présenté la documentation montrant que la dette était irrécouvrable (documents judiciaires de faillite, écritures de grand livre, etc.). L'audit s'est clôturé sans problème, et le CFO a été impressionné qu’ même s'ils avaient perdu 50 000 $ de revenus, au moins ils avaient récupéré la portion d'impôt, améliorant leur flux de trésorerie dans un moment difficile.

• Un détaillant apprend une leçon coûteuse sur le timing : Situation : Une chaîne de détail québécoise avait plusieurs comptes clients en souffrance (des clients professionnels auxquels ils avaient accordé du crédit). Ils ont tenté de réclamer environ 700 $ en crédits TPS/TVQ pour ces “créances irrécouvrables” sur une déclaration, mais en réalité, ils n'avaient pas encore officiellement radiqué les comptes – ils espéraient encore récupérer, et poursuivaient même activement certains d'entre eux. Ils ont donc manifestement demandé le remboursement trop tôt. Action : Revenu Québec a examiné la demande (puisqu'elle n'était pas accompagnée de notes de crédit ou de claires indications). Le détaillant n'a pas pu prouver que les dettes étaient en réalité irrécouvrables à ce stade – pas d'écriture de radiation ou de finalité. Résultat : Revenu Québec a refusé le crédit de 700 $. Le détaillant a non seulement perdu le remboursement, mais a également dû payer des intérêts sur ces 700 $ car il avait réduit de manière erronée son versement d'impôts. Mackisen a ensuite été engagé pour redresser leur processus. Nous les avons aidés à mettre en œuvre une politique appropriée : ils réclament désormais uniquement les ajustements fiscaux pour créances irrécouvrables après qu'un compte soit radiqué à 100 % et satisfait les critères. Nous les avons également aidés pendant la période suivante pour radier correctement certaines créances réellement irrécouvrables et réclamer les taxes alors. Ce cas souligne l'importance du timing et de la documentation – une demande prématurée peut vous coûter cher, tandis qu'une approche respectueuse des règles entraîne de réelles économies.

Chaque scénario client peut avoir ses nuances – peut-être des paiements partiels, des litiges ou des problèmes transfrontaliers – mais dans tous les cas, les principes restent : suivez les règles et vous pouvez en bénéficier. L'histoire de la première entreprise montre la valeur de la récupération d'“un remboursement de taxe de vente sur une créance irrécouvrable” en dollars réels, tandis que la seconde montre les dangers des erreurs. Nous avons guidé des clients allant de startups technologiques à des entrepreneurs du bâtiment en passant par des entreprises de services professionnels à travers des situations similaires. La plupart sont agréablement surpris d'apprendre qu'ils peuvent récupérer la TPS/TVQ – beaucoup avaient radiqué des créances dans le passé sans réaliser qu'ils avaient de l'argent sur la table. Partager ces expériences fait partie de notre mission éducative afin que votre entreprise ne manque pas de remboursements légitimes ou, pire, ne soit pas touchée par des ajustements d'audit.

Questions courantes sur la TPS/TVQ et les créances irrécouvrables

Q : Mon entreprise utilise la méthode de comptabilité de caisse pour la TPS/TVQ. Dois-je encore m'inquiéter des ajustements pour créances irrécouvrables ?
A : Si vous êtes un petit fournisseur sous la méthode de comptabilité de caisse pour la TPS/TVH (ou l'équivalent pour la TVQ), vous ne versez la taxe que lorsque vous recevez effectivement un paiement. Dans ce cas, une facture impayée n'aurait pas généré de versement de TPS, donc il n'y a pas de taxe à récupérer. Essentiellement, le scénario de créance irrécouvrable est atténué par la méthode de caisse – vous ne paierez simplement pas de TPS/TVQ si vous n'avez jamais été payé par le client. Cependant, notez que très peu de sociétés utilisent la méthode de caisse (c'est principalement pour les petites entreprises individuelles sous certains seuils). Si vous êtes en effet en méthode de caisse et que vous avez versé la TPS par inadvertance sur une vente qui n’a pas été payée (par exemple, vous avez changé de méthodes ou fait une erreur), alors un ajustement de créance irrécouvrable pourrait s'appliquer. Mais en général, le mécanisme de récupération des créances irrécouvrables est principalement une préoccupation pour les déclarants d'accumulation, qui tiennent compte de l'impôt lors de la facturation.

Q : Combien de temps puis-je attendre pour réclamer le remboursement de la TPS/TVQ sur une créance irrécouvrable ?
A : Pas longtemps – vous avez un maximum de quatre ans à compter de la fin de la période de déclaration au cours de laquelle vous avez radiqué la dette. En pratique, vous ne devriez pas attendre du tout : réclamez-la sur votre prochaine déclaration après la radiation. Attendre ne vous rapporte rien et risque de vous faire manquer la fenêtre. La limitation de quatre ans est une contrainte extérieure destinée à prévenir l'oubli de crédits anciens. Il est également sage de ne pas attendre, car si vous êtes jamais dans une position de remboursement, un dépôt plus rapide vous obtient l'argent plus tôt. Une chose à clarifier : le compte à rebours commence lorsque vous radiquez la dette, pas lorsque la facture a été émise (à moins que ceux-ci ne se produisent dans la même période). Donc, si une vente date de 2019 mais que vous ne l’avez radiquée qu'en 2025 après de longs efforts, vous avez jusqu'à 2029 (quatre ans à partir de 2025) pour demander. Mais encore une fois, la meilleure pratique : demandez en 2025 dans ce scénario. Ne laissez pas d'argent sur la table.

Q : Le client m'a finalement payé après que j'ai demandé un crédit pour créance irrécouvrable l'année dernière – que dois-je faire ?
A : D'abord, c'est une bonne nouvelle ! Deuxièmement, vous devrez déclarer et verser la TPS/TVQ sur le paiement dans votre prochaine déclaration. Essentiellement, vous inversez la portion de la demande de créance irrécouvrable attribuable au montant payé. Par exemple, si le client paie 1,000 $ plus taxes cette année pour une facture que vous aviez radiquée, vous calculerez la TPS (5 % de 1,000 $ = 50 $) et la TVQ (9,975 % = 99,75 $) sur ce montant de 1,000 $ et ajouterez ces montants à vos déclarations de TPS et TVQ en cours. Les lois (LTA 231(3) et LTVQ 446) en font une obligation. En pratique, sur la déclaration de TPS, cela signifie que vous incluez la TPS récupérée dans vos “autres ajustements” (cette fois en tant qu’ajout à la taxe nette, car elle augmente ce que vous devez). Sur la déclaration de TVQ, ajoutez également à la taxe de sortie ou réduisez vos crédits. S'il ne s'agit que d'un paiement partiel reçu, seule cette taxe proportionnelle est versée. Il est important de faire cela pour rester conforme. Si vous ne le faites pas et que