Politiques de dépenses 101 : Établir des règles pour les dépenses et les remboursements des employés — Cabinet comptable près de chez vous, Montréal

Introduction

Les entreprises au Québec, de toutes tailles, comptent sur les employés pour voyager, rencontrer des clients, acheter des fournitures et encourir des coûts au nom de l'entreprise. Sans une politique de dépenses claire et écrite, ces coûts deviennent rapidement incohérents, non vérifiés ou non conformes. L'ARC et Revenu Québec auditent fréquemment les remboursements des employés car ils sont souvent non documentés, personnels ou traités à tort comme des avantages imposables. Ce guide explique comment élaborer une politique de dépenses solide, quelles règles sont nécessaires pour la conformité et comment un cabinet de CPA près de chez vous à Montréal peut aider à garantir que votre système de remboursement résiste aux audits.

Cadre juridique et réglementaire

Selon la Loi de l'impôt sur le revenu et la Loi sur la fiscalité du Québec, les remboursements et les indemnités des employés doivent se classer en deux catégories :

1. Remboursements raisonnables
   Ceux-ci ne sont pas des avantages imposables si les employés soumettent des reçus appropriés et que les dépenses sont strictement liées à des affaires.

2. Indemnités imposables
   Les indemnités forfaitaires qui ne sont pas raisonnables ou non liées aux dépenses professionnelles deviennent des avantages imposables et doivent être incluses sur les feuillets T4 et RL-1 de l'employé.

Les crédits de taxe sur les intrants (CTI) de la TPS et de la TVQ et les remboursements de taxe sur les intrants (RTI) peuvent être demandés par l'entreprise uniquement lorsque les reçus répondent aux exigences de l'ARC et de Revenu Québec. La politique doit spécifier les règles de documentation et les procédures d'approbation.

Des politiques de dépenses appropriées doivent aborder les repas, les voyages, le kilométrage, l'hébergement, les fournitures, le divertissement des clients et l'utilisation des cartes de crédit. Les reçus doivent montrer la date, le fournisseur, le montant, la TPS/TVQ et l’objectif commercial.

Décisions judiciaires clés

Les tribunaux ont refusé les déductions des employeurs et les remboursements des employés lorsque les entreprises ont échoué à documenter l'objectif des dépenses. Les juges ont statué que :

• Les voyages personnels déguisés en voyages d'affaires sont un avantage imposable.
• Les indemnités forfaitaires pour les repas ou les voitures sont imposables à moins qu'elles ne soient raisonnables et clairement liées à une activité commerciale.
• Les reçus manquants invalident les CTI et RTI.
• Des descriptions vagues telles que « réunion » ou « visite client » ne suffisent pas.
• Les dépenses remboursées de manière inappropriée peuvent déclencher des réévaluations de la paie.

Les tribunaux soulignent constamment que les entreprises doivent avoir une documentation vérifiable et des politiques internes claires.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec ciblent les dépenses des employés

Les remboursements de dépenses constituent un objectif majeur d'audit car les entreprises ont souvent :

• Remboursé des dépenses personnelles
• Payé des frais de voyage, de repas ou de kilométrage non justifiés
• Échoué à suivre la TPS/TVQ sur les dépenses
• Fournis des indemnités imposables mais les traitées comme non imposables
• Manqué de documentation de la part des employés
• Utilisé des cartes de crédit d'entreprise sans reçus appropriés
• Manqué d'une politique de dépenses écrite

Les auditeurs comparent les relevés de carte de crédit d'entreprise, les journaux de voyage, les factures des fournisseurs, les dossiers de paie et les dépôts bancaires pour détecter les incohérences.

Stratégie de Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entreprises à développer des politiques de dépenses complètes et à l'abri des audits adaptées à leurs opérations. Nous :

• Rédigeons des politiques formelles de dépenses et de remboursement
• Établissons des flux de travail d'approbation et des limites de dépenses
• Créons des formulaires de dépenses normalisés conformes aux règles de l'ARC/RQ
• Définissons des dépenses acceptables et inacceptables
• Mettons en place des exigences de carnet de kilométrage
• Établissons des règles pour l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise
• Mettons en œuvre des normes de documentation pour les demandes de TPS/TVQ
• Formons les employés et les gestionnaires sur la politique

Notre équipe s'assure que la politique protège l'entreprise, minimise les avantages imposables et s'aligne sur les lois sur la paie et les impôts.

Expérience réelle de client

Un cabinet de consultants à Montréal a été confronté à un audit de la paie après avoir remboursé des frais de voyage et de repas non documentés. L'ARC a tenté de classer les remboursements comme des avantages imposables. Nous avons reconstruit des journaux de dépenses, récupéré des reçus manquants et structuré une politique de dépenses formelle, réduisant ainsi considérablement la réévaluation. Une autre entreprise avait des employés utilisant des cartes de crédit d'entreprise sans supervision ; nous avons mis en œuvre des limites de dépenses, des hiérarchies d'approbation et des procédures de réconciliation.

Questions fréquentes

Les remboursements de repas sont-ils imposables ?

Ils ne sont pas imposables lorsqu'ils sont raisonnables, liés aux affaires et soutenus par des reçus.

Les employés peuvent-ils demander des kilomètres sans un carnet de route ?

Non. L'ARC exige la date, la destination, l'objectif et les kilomètres parcourus.

Les indemnités forfaitaires sont-elles imposables ?

Généralement oui, à moins qu'elles ne respectent des conditions strictes de raisonnabilité.

Les employeurs peuvent-ils demander la TPS/TVQ sur les dépenses remboursées ?

Oui, mais uniquement avec des reçus appropriés montrant les montants de TPS/TVQ et l'objectif commercial.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à créer des politiques de dépenses solides et conformes qui réduisent le risque d'audit et simplifient l'administration. Que vous gériez une petite équipe ou une division d'entreprise complète, notre équipe d'experts assure précision, transparence et protection complète de l'ARC/RQ.