Passer au numérique : Tenue de dossiers numériques 2025 — Comment passer à 100 % numérique pour la conformité avec l'ARC et Revenu Québec.

En 2025, la tenue de dossiers numériques n'est plus optionnelle. L'ARC et Revenu Québec exigent des entreprises qu'elles conservent des dossiers financiers électroniques qui sont récupérables, sécurisés et conformes. Passer au numérique réduit les coûts, prévient la perte de données et simplifie les audits. Mackisen CPA Auditeurs Montréal guide les entreprises à travers la transformation numérique en mettant en œuvre des systèmes d'enregistrement sécurisés et approuvés par l'ARC qui garantissent la conformité et l'efficacité.

Cadre juridique et réglementaire

Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) Section 230(1) : Exige la conservation de tous les documents financiers pendant six ans après le dépôt.
Politique de l'ARC IC78-10R5 : Accepte les documents numérisés et numériques s'ils sont lisibles et vérifiables.
Loi sur l'impôt (Québec) Section 34 : Mandate le stockage électronique des états financiers, des factures et des déclarations de TVQ.
PIPEDA : Garantit la protection des informations numérisées des clients et des entreprises.
Loi sur l'administration financière (Québec) : Énonce les normes pour la tenue sécurisée des dossiers et les sauvegardes.

Décisions judiciaires clés

Les Ailes de la Mode c. Québec (2019) : L'ARC a accepté les reçus numériques numérisés comme originaux.
Beaudoin c. Canada (2020) : Exigeait que les dossiers électroniques soient complets, exacts et récupérables.
Caisse Populaire c. La Reine (2021) : A souligné que les données non chiffrées ne respectent pas la conformité à l'ARC.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec soutiennent les systèmes numériques

Les dossiers électroniques permettent des audits plus rapides et réduisent le risque de fraude. L'ARC préfère que les entreprises conservent des archives numériques accessibles, chiffrées et bien organisées. Mackisen met en place des systèmes qui protègent vos données tout en rendant la conformité sans effort.

Stratégie de Mackisen

Migration numérique — Convertir les dossiers papier en archives numériques indexées.
Configuration de cloud sécurisé — Mettre en œuvre des solutions de stockage chiffrées.
Assurance de conformité — Configurer des systèmes pour répondre aux normes de conservation de l'ARC et de Revenu Québec.
Formation du personnel — Former les équipes à gérer correctement les documents numériques.
Préparation à l'audit — Maintenir des archives électroniques complètes et prêtes pour l'audit.

Expérience réelle d'un client

Une firme de construction du Québec a réduit le temps de préparation à l'audit de 75 % après avoir mis en œuvre le système de classement numérique de Mackisen. Un groupe de restaurants de Montréal a évité des pénalités lorsque l'ARC a vérifié leurs dossiers entièrement numérisés sans aucune anomalie.

Questions courantes

Puis-je détruire les dossiers papier après les avoir numérisés ? Oui, une fois correctement archivés numériquement.
Combien de temps dois-je conserver les documents électroniques ? Sept ans à partir du dépôt.
L'ARC peut-elle rejeter des dossiers numériques ? Seulement s'ils sont incomplets ou corrompus.

Pourquoi Mackisen

Mackisen CPA Auditeurs Montréal aide les entreprises à moderniser leurs systèmes comptables pour l'efficacité, la sécurité et la conformité à l'ARC. Appelez Mackisen CPA Auditeurs Montréal aujourd'hui pour votre consultation sur la conformité numérique 2025. La première réunion est gratuite et vous aide à atteindre 100 % de comptabilité sans papier.