Passer au numérique : Gestion des dossiers numériques 2025 — Comment transformer votre entreprise

En 2025, les entreprises doivent abandonner les systèmes basés sur le papier et adopter la tenue de dossiers numériques pour la conformité, l'efficacité et la sécurité. L'ARC et Revenu Québec exigent que les entreprises conservent des dossiers électroniques à des fins fiscales, mais ces dossiers doivent être récupérables et protégés par les lois sur la vie privée. Mackisen CPA Auditors Montréal aide les entreprises à devenir sans papier, garantissant que les dossiers numériques sont conformes, sécurisés et prêts pour les audits.

Cadre juridique et réglementaire

Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) Section 230(1) : Exige des entreprises qu'elles conservent des dossiers précis et accessibles pendant six ans, qui peuvent être numériques.
Politique de l'ARC IC78-10R5 : Accepte les dossiers électroniques s'ils sont précis, vérifiables et accessibles.
LPRPDE : Oblige les entreprises à protéger les données personnelles sous forme électronique.
Loi sur l'administration financière (Québec) : Exige la déclaration numérique des déclarations d'entreprise et des données de paie.
Loi de taxation (Québec) : Reconnaît les factures et reçus numériques pour la conformité fiscale.

Décisions judiciaires clés

R. c. Jarvis (2002) : A confirmé que les dossiers numériques sont acceptables lors des audits de l'ARC s'ils sont sécurisés et sauvegardés.
Groupe Pomerleau c. Québec (2019) : A réaffirmé que les entreprises doivent garantir l'intégrité des données dans les systèmes de tenue de dossiers numériques.
Banque nationale du Canada c. La Reine (2020) : A souligné la nécessité de dossiers financiers numériques sécurisés et accessibles lors des audits.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec soutiennent les systèmes sans papier

Les dossiers électroniques réduisent l'encombrement papier et améliorent la rapidité de récupération des données lors des audits. Cependant, l'ARC et Revenu Québec exigent que les dossiers numériques soient vérifiables et conformes aux règles de conservation. Mackisen s'assure que les systèmes numériques sont conformes aux normes de l'ARC et de Revenu Québec, maintenant votre entreprise prête pour les audits.

Stratégie de Mackisen

Mise en place du système – Mettre en œuvre des systèmes de comptabilité et de tenue de dossiers numériques tels que le stockage dans le cloud et les plateformes ERP.
Protection des données – Chiffrer les dossiers et garantir un accès sécurisé pour le personnel autorisé.
Gestion des documents – Mettre en place des systèmes de numérisation, OCR et d'archivage numérique pour les reçus, factures et contrats.
Conformité à la conservation – Maintenir des systèmes de sauvegarde pour se conformer aux règles de conservation des données de l'ARC et de Revenu Québec.
Préparé pour l'audit – Garantir que les dossiers numériques sont organisés et accessibles pour les audits de l'ARC ou de Revenu Québec.

Expérience réelle des clients

Un cabinet d'avocats du Québec a réduit ses coûts de stockage de papier de 75 % après que Mackisen ait numérisé son système de gestion de documents. Un restaurant de Montréal a évité des pénalités lors d'un audit de l'ARC en fournissant des reçus et des factures entièrement numérisés et organisés.

Questions courantes

L'ARC peut-elle accepter des dossiers numériques ? Oui, tant qu'ils sont précis et sécurisés.
Combien de temps dois-je conserver des dossiers numériques ? Sept ans à partir de la date de dépôt.
Puis-je détruire les copies papier après les avoir numérisées ? Oui, une fois qu'elles sont correctement archivées numériquement.

Pourquoi Mackisen

Mackisen CPA Auditors Montréal guide les entreprises à travers la transformation numérique. Nos CPA mettent en œuvre des systèmes sans papier conformes et sécurisés qui réduisent les risques d'audit et font gagner du temps. Appelez Mackisen CPA Auditors Montréal dès aujourd'hui pour votre consultation sur le système sans papier de 2025. La première réunion est gratuite et aide à rationaliser vos opérations.