Devenir sans papier avec l'ARC : Services numériques, exigences de livraison électronique et comment les entreprises canadiennes peuvent rester conformes

Introduction

L'Agence du revenu du Canada (ARC) est entrée dans une nouvelle ère numérique. Presque chaque interaction—déclaration, correspondance, soumission de documents, examens d'audit, rapports de TPS/TVH, traitement de la paie et objections—se déplace en ligne. L'ARC réduit le courrier physique, augmente la livraison électronique, applique des règles d'autorisation numérique et exige des entreprises qu'elles conservent des dossiers électroniques. Bien que passer au numérique puisse faire gagner du temps et accroître l'efficacité, cela expose également les contribuables à de nouveaux risques de conformité si les systèmes numériques ne sont pas correctement gérés. Ce guide explique les services numériques de l'ARC, les règles de livraison électronique, les normes de tenue de dossiers électroniques, et comment les entreprises canadiennes peuvent s'adapter en toute sécurité pour éviter des avis manqués, des pénalités ou des déductions refusées.

Pourquoi l'ARC se dirige vers un système sans papier

Le passage numérique de l'ARC est motivé par l'efficacité, l'automatisation et la surveillance de la conformité. L'ARC peut traiter les documents plus rapidement, fournir un accès plus rapide aux évaluations, réduire les coûts administratifs et s'intégrer directement aux données tierces issues des processeurs de paie, des banques et des plateformes numériques. Les systèmes numériques permettent à l'ARC de demander des documents instantanément, de suivre l'accusé de réception des contribuables et d'appliquer les échéances de dépôt avec une plus grande précision. Pour les contribuables, passer au numérique réduit le courrier perdu et simplifie le dépôt—mais seulement si les systèmes sont correctement surveillés.

Les principales plateformes numériques de l'ARC

Mon dossier de l’ARC est conçu pour les particuliers et fournit l'accès aux avis d'évaluation, aux limites de REER et de CELI, aux relevés de prestations et aux fonctions de téléchargement de documents. Mon dossier d'entreprise est destiné aux sociétés, aux partenariats et aux travailleurs indépendants et est utilisé pour le dépôt de TPS/TVH, les soumissions de paie, les évaluations fiscales des sociétés, la correspondance d'audit et la livraison sécurisée de courrier. Représenter un client permet aux comptables et aux professionnels de la fiscalité d'accéder aux dossiers des clients avec une vérification multi-facteur, des règles d'autorisation renforcées et des canaux de communication sécurisés.

Exigences en matière de dépôt électronique

L'ARC exige de plus en plus le dépôt électronique pour :
les déclarations de revenus des sociétés T2
les déclarations de TPS/TVH
les retenues à la source
les déclarations d'information T4/T5
les soumissions d'audit et de révision
la documentation d'objection et d'appel
Les dépôts sur papier peuvent être retardés ou rejetés. L'ARC s'attend à ce que les entreprises vérifient régulièrement leurs comptes en ligne car le courrier numérique remplace souvent les lettres physiques. Ignorer les avis en ligne ne prolonge pas les délais de l'ARC pour les audits ou les objections.

Les règles de livraison électronique de l'ARC

L'ARC livre désormais de nombreux documents importants exclusivement en ligne, y compris les lettres d'audit, les examens de TPS/TVH, les examens de paie, les ajustements de remboursement et les demandes de documents. Les contribuables doivent activer les notifications par e-mail pour recevoir des alertes lorsqu'un nouveau message est posté. L'ARC ne prolonge pas les délais de dépôt parce qu'un contribuable « n'a pas vu le message. » Manquer un courrier numérique de l'ARC peut entraîner des réévaluations, des pénalités et des remboursements gelés.

Normes de tenue de dossiers numériques

L'ARC accepte des dossiers entièrement numériques tant qu'ils sont :
complets
lisibles
inaltérés
stockés en toute sécurité
L'ARC accepte les reçus numériques, les PDF, les factures numérisées, les relevés bancaires en ligne, les fichiers de stockage en nuage et les sauvegardes de logiciels comptables. Les photos de reçus sont acceptables si tous les détails sont lisibles. Cependant, l'ARC peut rejeter les documents qui sont flous, rognés, incomplets ou manquent d'informations essentielles comme le nom du fournisseur, la date ou la répartition de la TPS/TVH.

Exigences de stockage et de conservation

Même dans un système sans papier, l'ARC exige que les dossiers fiscaux soient conservés pendant au moins six ans après la fin de l'année fiscale. Si un dossier est sous audit, objection ou appel, les dossiers doivent être maintenus jusqu'à ce que l'affaire soit complètement résolue—parfois plus de dix ans. Les systèmes numériques doivent inclure des solutions de sauvegarde, un stockage en nuage sécurisé, et des pistes de vérification. Les dossiers doivent être accessibles sur demande de l'ARC ; « l'ordinateur a planté » n'est pas une excuse acceptable.

Signatures électroniques

L'ARC accepte des signatures électroniques pour de nombreux formulaires, y compris T183 (autorisation de déclaration électronique), formulaires de TPS/TVH, formulaires d'emploi T2200/T2200S, et réponses aux audits. Les signatures électroniques doivent être uniques au contribuable et liées à des métadonnées vérifiables. L'ARC peut rejeter les signatures qui semblent tapées, collées ou incohérentes avec les exigences de piste d'audit.

Soumission de documents par voie électronique

Les contribuables peuvent soumettre des documents par :
Mon dossier
Mon dossier d'entreprise « Soumettre des documents »
Représenter un client
Le lien de téléchargement sécurisé de l'audit de l'ARC
L'ARC exige que les documents soient dans des formats spécifiques (PDF, JPG, TIFF), respectent les limites de taille de fichier et soient soumis avant les délais. Chaque soumission est horodatée, créant une preuve légale de dépôt—une protection importante lors des audits et des litiges.

Considérations sur la vie privée et la sécurité

Passer au numérique augmente l'exposition aux risques cybernétiques. Les contribuables doivent utiliser une authentification multi-facteur, des mots de passe forts, un stockage de documents chiffré et des réseaux sécurisés lors de l'accès aux plateformes de l'ARC. L'ARC ne demandera jamais de paiement par texto, cartes-cadeaux, virement électronique, ou liens de tiers. Les entreprises doivent former le personnel à reconnaître les tentatives de phishing et vérifier les communications de l'ARC uniquement dans des portails officiels.

Erreurs les plus courantes lors du passage au numérique

ne pas vérifier régulièrement le courrier en ligne de l'ARC
égarer des fichiers numériques ou supprimer des reçus
utiliser un stockage en nuage non sécurisé sans sauvegarde
s'appuyer uniquement sur des confirmations par e-mail au lieu des téléchargements sur le portail
ne pas télécharger les évaluations de l'ARC avant leur expiration
garder des messages non lus dans Mon dossier d'entreprise
ne pas activer les alertes par e-mail
Ces erreurs entraînent souvent des déductions refusées, des délais manqués et des pénalités évitables.

Avantages de passer au numérique pour les entreprises

Les entreprises bénéficient de flux de travail fiscaux plus rapides, de réponses d'audit plus faciles, de dossiers organisés, de coûts de stockage réduits et de dépôts de TPS/TVH et de paie plus précis. Les systèmes numériques s'intègrent harmonieusement avec les logiciels comptables, les processeurs de paiements, les fournisseurs de paie et les plateformes bancaires. La conformité sans papier accélère les examens de l'ARC et réduit la probabilité de réévaluations dues à une documentation manquante.

Stratégie Mackisen

Chez Mackisen CPA Montréal, nous aidons les entreprises à mettre en œuvre des systèmes fiscaux numériques sécurisés, à organiser la tenue de dossiers électroniques, à surveiller le courrier en ligne de l'ARC, à préparer des paquets d'audit numériques et à garantir que toutes les déclarations de TPS/TVH, les dépôts de paie et les soumissions fiscales des sociétés répondent aux exigences de dépôt électronique de l'ARC. Nous formons également le personnel à éviter les risques cybernétiques et à construire des structures de conformité numérique à long terme.

Expérience réelle des clients

Un détaillant de Montréal a évité une réévaluation de la TPS/TVH en fournissant des dossiers électroniques complets par le biais de Mon dossier d'entreprise. Une société de conseil a réduit les retards d'audit en adoptant des flux de travail de documents numériques. Une startup technologique a mis en œuvre un stockage fiscal numérique sécurisé pour éviter de manquer des reçus lors d'un audit. Une pratique médicale a automatisé la surveillance de la correspondance de l'ARC et a résolu des examens de paie en quelques jours.

Questions courantes

Les reçus numérisés sont-ils acceptables? Oui, s'ils sont lisibles. Est-ce que l'ARC envoie encore du courrier papier? De moins en moins. Que se passe-t-il si je manque un avis en ligne de l'ARC? Les délais s'appliquent toujours. Les signatures électroniques sont-elles valides? Oui, selon les règles de l'ARC. Combien de temps les dossiers numériques doivent-ils être conservés? Au minimum six ans. Puis-je soumettre des documents d'audit en ligne? Oui, via des portails sécurisés de l'ARC.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience cumulée en comptabilité professionnelle, Mackisen CPA Montréal veille à ce que les entreprises s'adaptent en douceur à l'environnement fiscal sans papier de l'ARC grâce à des systèmes numériques sécurisés, une documentation prête pour les audits et des processus de conformité en ligne simplifiés.