LISTE DE CONTRÔLE DE COMPTABILITÉ GST/QST POUR LES ENTREPRENEURS OCCUPÉS

Les entrepreneurs occupés jonglent avec les ventes, les opérations, le personnel, le service client et la planification, ce qui laisse peu de temps pour gérer les tâches mensuelles de GST/QST. Pourtant, les erreurs de taxe de vente figurent parmi les problèmes les plus courants entraînant des pénalités, des retards de remboursement et des audits. Un système comptable organisé pour la GST/QST aide les entrepreneurs à rester conformes sans ajouter de stress ni de surcharge administrative. Cette liste de contrôle fournit un cadre clair et pratique pour gérer la GST/QST mois après mois, même lorsque le temps est limité.

Un processus comptable solide garantit des remises de taxes précises, des dépôts plus fluides et des états financiers plus clairs. Utiliser cette liste de contrôle de manière cohérente protègera votre entreprise des erreurs de dépôt et de l'examen des autorités fiscales.

CADRAGE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

La GST est administrée en vertu de la Loi sur l'accise et la QST en vertu de la Loi de fiscalité du Québec. Les entreprises enregistrées pour ces taxes doivent :
• facturer la GST/QST sur les ventes imposables
• remettre les taxes collectées avant la date limite requise
• réclamer correctement les crédits de taxe d'entrée
• maintenir la documentation pendant au moins six ans

Au Québec, la GST et la QST sont déclarées en utilisant la déclaration combinée FPZ-500-V. Une comptabilité appropriée assure que tous les montants déclarés correspondent aux livres, aux résumés de PDV et à l'activité bancaire.

DÉCISIONS CLÉS DES TRIBUNAUX

Les tribunaux au Canada et au Québec maintiennent régulièrement les réévaluations lorsque les entreprises ne peuvent pas justifier leurs calculs de GST/QST. Dans de nombreuses décisions, les juges ont souligné que :
• les factures doivent afficher les numéros de GST/QST des fournisseurs
• les crédits de taxe d'entrée non soutenus doivent être refusés
• une mauvaise tenue de livres n'est pas une défense valide
• les estimations ne peuvent pas remplacer les transactions documentées

Ces jugements clarifient que les entrepreneurs doivent maintenir une comptabilité exacte et organisée pour rester conformes.

POURQUOI LA CRA ET REVENU QUÉBEC VISENT LES ENTREPRENEURS OCCUPÉS

Les entrepreneurs occupés comptent souvent sur des systèmes manuels ou une comptabilité partielle, ce qui crée :
• un suivi incohérent de la GST/QST collectée
• des reçus manquants
• des crédits de taxe d'entrée non réclamés ou invalides
• des dépôts bancaires et des ventes non concordants
• des dépôts tardifs ou inexacts

Ces problèmes signalent des contrôles faibles et déclenchent souvent des audits ou des examens de remboursement.

Les industries souvent signalées incluent le commerce de détail, la construction, les consultants indépendants, les services de bien-être, les salons, les entreprises en ligne et les restaurants, tous de ceux qui gèrent des volumes de transactions élevés ou une pression opérationnelle quotidienne.

LISTE DE CONTRÔLE COMPTABLE DE LA GST/QST POUR LES ENTREPRENEURS OCCUPÉS

1. Suivre les ventes quotidiennes
   Enregistrer le revenu quotidien des systèmes PDV, des plateformes en ligne ou des journaux de vente manuels. Séparer les montants imposables, à taux zéro et exonérés.

2. Enregistrer la taxe collectée sur chaque transaction
   Assurez-vous que la GST et la QST sont correctement appliquées. Vérifiez vos codes de taxe PDV et vos modèles de facturation chaque mois pour éviter les erreurs.

3. Conserver toutes les factures des fournisseurs
   Capturer les factures à l'aide de documents numérisés ou d'applications numériques. Assurez-vous que les factures affichent les montants GST/QST et les numéros d'enregistrement des fournisseurs.

4. Enregistrer les dépenses chaque semaine
   Évitez d'accumuler des mois de reçus. Enregistrez les dépenses chaque semaine pour vous assurer que les ITC/ITR sont capturés et classés correctement.

5. Réconcilier les dépôts bancaires avec les ventes
   Faire correspondre les dépôts avec les enregistrements de ventes réels. Identifier et expliquer les dépôts qui sont des prêts, des contributions d'actionnaires ou des transferts.

6. Réconcilier les comptes de GST/QST chaque mois
   Confirmer que la taxe collectée et la taxe payée s'alignent avec vos soldes du grand livre. Enquêter sur toute divergence tôt.

7. Réviser la déclaration de trésorerie par rapport à la déclaration d'accumulation
   Assurez-vous que la déclaration de GST/QST correspond à votre méthode :
   • base d'accumulation : taxe déclenchée à la date de la facture
   • règles spéciales : taxe déclenchée au paiement reçu

Mélanger les méthodes crée des erreurs de dépôt.

8. Suivre les notes de crédit et les retours
   Enregistrer les retours, remboursements et crédits rapidement. Des ajustements manquants provoquent une surestimation de la GST/QST collectée.

9. Enregistrer les achats d'actifs séparément
   Des actifs tels que des équipements ou des ordinateurs peuvent générer des ITC. Conservez une documentation détaillée pour chaque actif.

10. Organiser les documents pour être prêt en cas d'audit
    Maintenir un dossier numérique pour chaque mois contenant :
    • résumés de ventes
    • factures de dépenses
    • relevés bancaires
    • rapprochements
    • notes de crédit
    • contrats
    Ceci garantit une récupération rapide si Revenu Québec demande des preuves.

11. Surveiller les dates limites de dépôt
    Fixer des rappels pour les obligations de dépôt mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Les dépôts tardifs entraînent des pénalités et des intérêts.

12. Maintenir un logiciel comptable à jour
    Mettre régulièrement à jour votre plan comptable, vos codes de taxe et votre version de logiciel pour garantir des calculs de taxe précis.

13. Effectuer des examens trimestriels
    Même si vous gérez les tâches mensuelles, révisez tous les totaux de GST/QST trimestriellement pour vous assurer que tout s'aligne avec votre déclaration FPZ-500-V.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA conçoit des systèmes comptables adaptés aux entrepreneurs occupés. Nous configurons des codes de taxe, automatisons les entrées, et mettons en place des flux de travail clairs pour réduire le travail manuel. Notre équipe peut réconcilier vos comptes de GST/QST, préparer vos déclarations, et s'assurer que votre comptabilité suit les meilleures pratiques.

Nous créons des listes de contrôle mensuelles et trimestrielles personnalisées et formons le personnel à la documentation fiscale. Pour les entrepreneurs qui ont pris du retard, Mackisen offre des services de nettoyage pour rétablir la conformité et prévenir les pénalités.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Un entrepreneur occupé a travaillé de longues heures et a enregistré les ventes manuellement. Revenu Québec a remis en question les écarts entre les ventes et les dépôts. Mackisen a reconstruit les dossiers, créé un système automatisé, et éliminé les incohérences futures.

Un praticien du bien-être gardait des reçus dans des boîtes et a raté beaucoup d'ITC. Mackisen a numérisé leurs factures, capturé des crédits manquants, et rationalisé leurs déclarations de GST/QST.

Un détaillant en ligne avait des difficultés à réconcilier Shopify, les dépôts bancaires et la comptabilité. Mackisen a aligné tous les systèmes et conçu une liste de contrôle mensuelle qui a simplifié la conformité.

QUESTIONS COURANTES

Puis-je gérer la GST/QST moi-même si je suis très occupé
Oui, mais vous avez besoin d'un système structuré et d'habitudes hebdomadaires cohérentes pour éviter les erreurs.

Ai-je besoin d'un logiciel comptable
Fortement recommandé. Les feuilles de calcul manuelles sont risquées pour le rapport de GST/QST.

Que faire si je trouve des reçus manquants après avoir déposé
Vous pouvez déposer des ajustements ou des déclarations modifiées. Un CPA peut aider.

Devrais-je réconcilier les ventes chaque semaine ou chaque mois
Chaque semaine est idéal pour les entreprises à fort volume ; chaque mois est acceptable pour d'autres.

Puis-je externaliser la comptabilité de la GST/QST
Oui. De nombreux entrepreneurs délèguent cela à des CPA pour garantir la précision et la tranquillité d'esprit.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience CPA combinée, Mackisen CPA Montréal aide les entrepreneurs occupés à rester conformes aux règles de la GST/QST grâce à des systèmes efficaces, de l'automatisation et une expertise. Nous réduisons la charge administrative et protégeons votre entreprise des pénalités et du risque d'audit.