LISTE DE CONTRÔLE DE PRÉPARATION À L'AUDIT GST/QST : SOYEZ PRÊT POUR L'EXAMEN

Recevoir un avis de vérification de la TPS/TVQ de Revenu Québec ou un examen combiné par l'ARC et Revenu Québec peut être stressant, même pour les entreprises qui essaient de rester conformes. Une vérification signifie que vos ventes, vos achats, votre documentation et vos déclarations seront examinés pour déterminer si vous avez correctement perçu et remis des taxes et si vous avez correctement réclamé des crédits de taxe sur les intrants. Beaucoup d'entreprises ne sont pas vraiment prêtes lorsque la lettre arrive. Les dossiers sont incomplets, les factures manquent, et les rapprochements n'ont jamais été effectués. Ce guide explique comment se préparer à une vérification de la TPS/TVQ en utilisant une liste de contrôle pratique et étape par étape afin que votre entreprise soit prête à tout moment pour l'examen.

La préparation à l'audit n'est pas quelque chose que vous faites seulement après avoir reçu un avis. La meilleure défense est un système qui garde votre documentation de TPS/TVQ prête pour l'audit tout au long de l'année. Lorsque vos dossiers sont organisés et réconciliés, une vérification devient un examen gérable plutôt qu'une crise.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

La TPS est régie par la Loi sur la taxe d'accise, et la TVQ est régie par la Loi sur la fiscalité du Québec et administrée par Revenu Québec. Ces lois confèrent aux autorités fiscales de larges pouvoirs pour vérifier les déclarations de revenus, examiner les dossiers, et demander des documents justificatifs. Les entreprises enregistrées doivent garder des dossiers complets de toutes les transactions, y compris les factures, les reçus, les contrats, les sommaires de ventes, les relevés bancaires et les livres comptables internes, généralement pendant une période minimale de six ans.

Au cours d'une vérification de la TPS/TVQ, Revenu Québec a le droit d'examiner vos livres et dossiers, d'inspecter vos locaux et de poser des questions sur vos opérations. Ils peuvent comparer vos déclarations de TPS/TVQ à vos états financiers, déclarations de revenus, dossiers de paie et dépôts bancaires. Toute divergence doit être soutenue par une documentation ou cela pourrait entraîner un ajustement.

DECISIONS DE LA COUR CLÉS

Les tribunaux au Canada et au Québec ont constamment confirmé que le fardeau de la preuve repose sur le contribuable dans les affaires de TPS/TVQ. Lorsque Revenu Québec conteste une déduction, un crédit, ou une vente déclarée, il appartient à l'entreprise de fournir la documentation et les explications. Dans de nombreux cas, les tribunaux ont confirmé les réévaluations lorsque les contribuables n'ont pas conservé des factures avec des numéros d'enregistrement de TPS/TVQ appropriés, des descriptions claires, ou une preuve de paiement.

Les tribunaux ont également affirmé que les vérificateurs sont autorisés à s'appuyer sur des méthodes d'échantillonnage, des informations de tiers et des tests indirects tels que l'analyse des dépôts bancaires lorsque les dossiers sont incomplets. Lorsque la documentation est faible, les juges tendent à se ranger du côté des autorités fiscales. Ces décisions soulignent l'importance de la préparation à l'audit et de la tenue de dossiers appropriée.

POURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC CIBLENT CES QUESTIONS

Revenu Québec et l'ARC se concentrent sur les vérifications de TPS/TVQ car la taxe sur les ventes est une source majeure de revenus pour le gouvernement et aussi l'une des zones les plus sujettes aux erreurs pour les entreprises. Les problèmes courants incluent des ventes sous-déclarées, des taux de taxe incorrects, des fournitures exonérées mal classées, des crédits de taxe sur les intrants surestimés, et une mauvaise documentation. Les entreprises ayant des opérations intensives en liquidités, des demandes de remboursements élevées, ou des modèles de déclaration incohérents sont plus susceptibles d'être auditées.

Les indicateurs d'alerte incluent des dépôts tardifs répétés, de grandes variations dans les remboursements ou les taxes à payer, des divergences entre les déclarations de TPS/TVQ et les déclarations de revenus, et des différences significatives entre les dépôts bancaires et les ventes déclarées. Un système de préparation à l'audit solide réduit le risque que ces problèmes entraînent des ajustements coûteux.

LISTE DE CONTRÔLE DE PRÉPARATION À L'AUDIT DE TPS/TVQ

1. Confirmez l'étendue et la période de votre vérification
   Lire attentivement la lettre de vérification. Identifier les années fiscales ou les périodes qui sont sous examen, quelles taxes sont concernées (TPS, TVQ, ou les deux), et si l'audit est axé sur les remboursements, des dépenses spécifiques, des secteurs particuliers, ou la conformité générale. Notez les délais pour fournir des documents et les coordonnées de l'auditeur.

2. Rassemblez toutes les déclarations et évaluations de TPS/TVQ
   Imprimez ou téléchargez toutes les déclarations combinées FPZ-500-V déposées, les avis d'évaluation associés, et tout ajustement ou correspondance précédente de Revenu Québec ou de l'ARC pour les périodes sous audit. Organisez-les par ordre chronologique. Cela constitue la base sur laquelle vos dossiers seront testés.

3. Préparez la documentation de vente
   Assemblez vos factures de vente, sommaires de TPE, rapports Z, feuilles de ventes quotidiennes, contrats clients, et toutes les feuilles de calcul que vous utilisez pour suivre les ventes. Assurez-vous que les factures indiquent votre nom légal, les numéros d'enregistrement TPS et TVQ, les dates des factures, les informations sur les clients, les descriptions des biens ou services, les montants avant taxe, et la taxe perçue. Pour les secteurs à haut risque comme les entreprises en espèces, assurez-vous que les sommaires et les dépôts en espèces correspondent à vos livres.

4. Préparez la documentation d'achats et de dépenses
   Rassemblez toutes les factures et reçus des fournisseurs pour les périodes sous examen. Ceux-ci doivent indiquer le nom du fournisseur, son adresse, les numéros d'enregistrement TPS et TVQ le cas échéant, la date de la facture, la description des biens ou services, et les montants de taxes. Organisez-les par mois et par fournisseur ou par catégorie de compte. Signalez les dépenses importantes ou inhabituelles qui pourraient attirer l'attention de l'auditeur.

5. Réconciliez la taxe perçue et la taxe créditée
   Réconciliez la TPS et la TVQ collectées selon votre système comptable avec les totaux déclarés sur chaque déclaration. Faites de même pour les crédits de taxe sur les intrants et les remboursements de taxe sur les intrants réclamés. Toute différence doit être expliquée et documentée maintenant, avant que l'auditeur ne pose des questions. Cette étape est cruciale pour comprendre l'exposition potentielle avant le début de l'audit.

6. Faites correspondre les dépôts bancaires aux ventes
   Effectuez une réconciliation bancaire qui relie les dépôts aux dossiers de vente. Les auditeurs comparent souvent les dépôts bancaires aux ventes déclarées pour détecter un sous-déclaration. Si les dépôts incluent des prêts, des contributions d'actionnaires, des transferts ou des éléments non imposables, préparez un calendrier clair expliquant ce que chaque dépôt non lié aux ventes représente.

7. Identifiez les fournitures exonérées, à taux zéro et imposables
   Préparez un résumé de vos principaux produits et services, en indiquant s'ils sont imposables, à taux zéro ou exonérés. Assurez-vous que votre facturation et votre codage fiscal correspondent à ces classifications. Si vous faites des fournitures mixtes, préparez une brève explication écrite pour l'auditeur montrant votre compréhension des règles et comment vous les avez appliquées.

8. Revoyez les domaines à haut risque et les éléments inhabituels
   Cherchez des transactions qui pourraient déclencher des questions : des remboursements importants, de grands achats d'équipement, des ajustements, des radiations, des transactions entre parties liées, des frais de gestion, ou des écritures comptables inhabituelles. Préparez la documentation de soutien et des explications claires pour ces éléments. Anticiper les questions améliore considérablement les résultats des audits.

9. Préparez un dossier d'audit organisé
   Créez un ensemble structuré de dossiers pour l'auditeur : un pour les déclarations et évaluations, un pour les ventes, un pour les dépenses, un pour les dossiers bancaires, et un pour d'autres documents de soutien tels que contrats et rapports internes. Étiquetez tout clairement par période. Plus il est facile pour l'auditeur de vérifier vos informations, plus le processus sera fluide.

10. Désignez une personne contact pour l'audit
    Désignez une personne pour communiquer avec l'auditeur, répondre aux questions et fournir des documents. Cela évite des réponses incohérentes de la part de plusieurs membres du personnel. Informez cette personne sur les opérations de l'entreprise, les processus internes, et la documentation clé afin qu'elle puisse répondre calmement et avec précision.

11. Revoyez vos droits et obligations
    Comprenez que vous devez coopérer, fournir l'accès aux documents demandés et répondre à des questions raisonnables. En même temps, vous avez le droit de demander des clarifications, de demander du temps pour rassembler des dossiers, et de consulter votre conseiller professionnel avant de répondre à des questions complexes. Connaître vos droits aide à maintenir une relation professionnelle et maîtrisée avec l'auditeur.

12. Impliquez un conseiller professionnel tôt
    Un CPA avec de l'expérience dans les vérifications de TPS/TVQ peut revoir vos dossiers, identifier les expositions et vous aider à préparer des explications et de la documentation avant la première réunion. Une implication précoce réduit souvent les ajustements et évite des malentendus évitables avec l'auditeur.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA travaille avec des entreprises avant, pendant et après les vérifications de TPS/TVQ. Avant qu'une vérification ne commence, nous effectuons un examen préalable de vos déclarations de TPS/TVQ, réconciliations, documentation et systèmes comptables. Nous identifions les faiblesses ou expositions potentielles, vous aidons à corriger les erreurs, et préparons un dossier d'audit complet. Pendant l'audit, nous pouvons agir comme votre représentant, gérer les communications avec Revenu Québec ou l'ARC, et assurer que les questions soient répondues clairement et avec précision.

Après l'audit, si des ajustements sont proposés, nous analysons les constatations, vérifions les calculs, et conseillons si une objection ou un appel est justifié. Nous aidons également à mettre en œuvre des systèmes et des contrôles améliorés afin que les futurs audits, s'ils se produisent, soient plus faciles à gérer et moins susceptibles de donner lieu à des ajustements.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Un détaillant de Montréal a reçu un avis de vérification de la TVQ axé sur les remboursements de taxe sur les intrants. Leurs reçus étaient éparpillés à travers plusieurs lieux et leur système de TPE ne se liait pas proprement au logiciel comptable. Mackisen a consolidé leurs données, reconstruit les réconciliations, et préparé un dossier d'audit structuré. L'audit s'est terminé avec des ajustements minimes.

Une société de consulting a été soumise à une vérification combinée de la TPS/TVH et de la TVQ après avoir déclaré plusieurs gros remboursements. Mackisen a examiné leurs demandes de dépenses, a retiré quelques éléments non admissibles, et a préparé des explications pour des services spécialisés et des travaux transfrontaliers. Comme le dossier était bien documenté, l'audit a été clos rapidement et la majorité des remboursements ont été maintenus.

Une entreprise de construction a fait face à une vérification de la TPS/TVQ de plusieurs années de déclarations. La documentation pour les sous-traitants était incomplète, et Revenu Québec a proposé des ajustements significatifs. Mackisen a obtenu des factures manquantes, clarifié les structures de contrats, et corrigé les classifications erronées. L'évaluation finale a été considérablement réduite par rapport à la proposition initiale.

QUESTIONS COURANTES

Jusqu'à quelle période Revenu Québec peut-il vérifier mes déclarations de TPS/TVQ
Généralement jusqu'à quatre ans à partir de la date de l'avis d'évaluation, mais cette période peut être prolongée en cas de fausse déclaration ou de fraude.

Dois-je fournir des dossiers électroniques
Si votre système comptable est électronique, les auditeurs peuvent demander des exports numériques. Il est souvent plus efficace de fournir des fichiers électroniques organisés en plus des sommaires imprimés.

Puis-je négocier lors d'une vérification
Vous pouvez discuter de la méthodologie, de la documentation, et des hypothèses raisonnables avec l'auditeur. Cependant, les disputes formelles sont traitées par le biais du processus d'objection et d'appel après qu'une évaluation soit émise.

Devrais-je parler directement à l'auditeur ou à travers mon CPA
Pour les dossiers complexes, il est souvent préférable de laisser votre CPA gérer les communications, ce qui conduit à des réponses plus précises et moins de malentendus.

Une vérification entraîne-t-elle toujours des ajustements
Pas nécessairement. Des dossiers bien documentés et réconciliés passent souvent avec peu ou pas de changement.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en tant que CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à naviguer les vérifications de TPS/TVQ avec confiance. De la préparation préalable à l'audit et l'examen de documentation à la représentation active et la stratégie post-audit, notre équipe s'assure que vos droits sont protégés, votre exposition minimisée, et vos systèmes émergent plus solides et plus conformes.