LISTE DE VÉRIFICATION DE CONFORMITÉ GST/QST : RESPECTEZ-VOUS TOUTES LES RÈGLES ?

La conformité à la TPS/TVQ est l'une des responsabilités administratives les plus importantes pour les entreprises du Québec. Une conformité adéquate garantit une collecte de taxes précise, prévient les pénalités, évite les retards de remboursement et minimise le risque d'un audit de Revenu Québec. Pourtant, de nombreuses entreprises enfreignent involontairement les règles fiscales sur les ventes car elles s'appuient sur des systèmes manuels, confondent les transactions imposables et exonérées, ou négligent de conserver une documentation adéquate. Cette liste de contrôle complète pour la conformité TPS/TVQ vous aide à évaluer si votre entreprise est pleinement alignée sur les exigences provinciales et fédérales — et où des améliorations peuvent être nécessaires.

Un système de conformité solide protège votre entreprise, renforce les rapports financiers et maintient la crédibilité vis-à-vis des clients, fournisseurs, créanciers et autorités fiscales.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

La conformité à la taxe de vente au Québec relève de la Loi sur la taxe d'accise (TPS) et de la Loi sur la fiscalité du Québec (TVQ). Une fois une entreprise enregistrée pour la TPS et la TVQ, elle doit :
• facturer la TPS et la TVQ sur toutes les fournitures imposables
• déposer des déclarations selon la fréquence requise (mensuelle, trimestrielle ou annuelle)
• remettre le montant de la taxe perçue avant la date d'échéance
• maintenir des factures et une documentation conformes
• réclamer des crédits de taxe d'entrée uniquement lorsque cela est éligible
• conserver des dossiers pendant au moins six ans

Revenu Québec administre la TPS et la TVQ dans la province, rendant la déclaration et la documentation précises essentielles.

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Les tribunaux maintiennent de façon constante que les entreprises doivent respecter des normes de conformité strictes pour la TPS/TVQ. Dans de nombreux cas, les contribuables ont tenté de justifier des factures manquantes, des classifications incorrectes ou des déclarations inexactes. Les juges ont déterminé que les obligations en vertu de la Loi sur la taxe d'accise et de la Loi sur la fiscalité du Québec sont obligatoires et que les erreurs honnêtes ne justifient pas la non-conformité.

Dans les affaires impliquant des litiges de remboursement, les tribunaux ont soutenu le droit de Revenu Québec de retenir les remboursements jusqu'à ce que la documentation complète soit fournie. Ces décisions soulignent la nécessité de systèmes de conformité organisés.

POURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC VISENT-ILS LA NON-CONFORMITÉ

La non-conformité indique souvent des problèmes comptables plus larges. Les autorités fiscales recherchent :
• des déclarations de TPS/TVQ incohérentes
• des factures de fournisseurs manquantes
• des taux d'imposition incorrects
• des fournitures exonérées mal classées par rapport aux fournitures imposables
• des crédits de taxe d'entrée surévalués ou non justifiés
• des soldes de taxe impayés
• des dépôts tardifs répétés

Les secteurs ayant des volumes de transactions élevés ou une facturation complexe — tels que le commerce de détail, les restaurants, la construction, le conseil, le commerce électronique, les services de bien-être et les professionnels — sont particulièrement surveillés.

LISTE DE CONTRÔLE DE CONFORMITÉ TPS/TVQ : RESPECTEZ-VOUS TOUTES LES RÈGLES ?

Examinez chaque section attentivement pour évaluer votre conformité.

1. Conformité à l'enregistrement
   • Êtes-vous correctement enregistré pour la TPS/TVQ ?
   • Vous êtes-vous enregistré avant de dépasser le seuil de 30 000 $ ?
   • Vos numéros de TPS et de TVQ figurent-ils sur toutes les factures et contrats ?

2. Conformité à la facturation
   • Les factures incluent-elles les détails juridiques requis ?
   • Les montants de TPS/TVQ sont-ils présentés séparément ?
   • Les taux d'imposition sont-ils appliqués correctement sur chaque facture ou reçu de PDV ?
   • Les exceptions manuelles sont-elles évitées sauf si justifiées ?

3. Classification des produits et services
   • Toutes les fournitures sont-elles classées comme imposables, à taux zéro ou exonérées ?
   • Les exemptions sont-elles correctement documentées ?
   • Les services numériques, l'expédition et l'installation sont-ils taxés correctement ?

4. Contrôles de collecte de taxes
   • La TPS et la TVQ sont-elles perçues de manière cohérente sur toutes les ventes imposables ?
   • Votre PDV ou plateforme de commerce électronique applique-t-il automatiquement les bons taux ?
   • Les ventes hors province sont-elles traitées selon les règles de lieu de fourniture ?

5. Crédits de taxe d'entrée (CTE/CTRs)
   • Avez-vous des factures de fournisseurs complètes avec des détails sur les taxes ?
   • Les dépenses personnelles ou mixtes sont-elles exclues ?
   • Les crédits sont-ils réclamés uniquement après l'enregistrement TPS/TVQ ?
   • Les dépenses d'investissement sont-elles correctement documentées et classées ?

6. Documentation et tenue de dossiers
   • Les factures, reçus, relevés bancaires et contrats sont-ils conservés pendant six ans ?
   • La documentation est-elle numérisée et organisée par mois ?
   • Maintenez-vous des dossiers de notes de crédit, de retours et de remboursements ?

7. Procédures de réconciliation
   • Réconciliez-vous la TPS/TVQ perçue et payée chaque mois ?
   • Les totaux correspondent-ils aux dépôts bancaires, aux rapports de PDV et aux soldes de livres ?
   • Les écarts sont-ils corrigés avant le dépôt ?

8. Procédures de dépôt et de remise
   • Les déclarations sont-elles déposées à temps chaque période ?
   • Les paiements fiscaux sont-ils effectués avant la date limite ?
   • Les montants déposés sont-ils en accord avec les états financiers ?

9. Préparation à la vérification de remboursement
   • Maintenez-vous des dossiers prêts à l'audit pour chaque période ?
   • Pouvez-vous fournir rapidement des documents de soutien si Revenu Québec les demande ?

10. Contrôles internes et formation
    • Le personnel est-il formé à appliquer correctement la TPS/TVQ ?
    • Les codes fiscaux du système comptable sont-ils régulièrement révisés ?
    • Les procédures sont-elles mises à jour après les changements de lois fiscales ?

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à atteindre une conformité intégrale à la TPS/TVQ en révisant les processus internes, les systèmes de documentation, le codage fiscal et les pratiques de dépôt. Nous effectuons des audits de conformité, réconcilions les comptes fiscaux, corrigeons les erreurs dans les déclarations passées et établissons des flux de travail structurés pour garantir l'exactitude continue. Notre équipe crée des listes de contrôle de conformité personnalisées, des guides de formation pour le personnel et des modèles de documentation conçus spécifiquement pour les entreprises du Québec.

Nous représentons également les clients lors des audits, des examens et des vérifications de remboursement, en veillant à ce que tous les problèmes de conformité soient résolus efficacement et professionnellement.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Une entreprise de construction a mal classé les services exonérés et imposables, entraînant une collecte insuffisante de TPS/TVQ. Mackisen a corrigé leurs pratiques de facturation, mis à jour les classifications et déposé des ajustements pour éviter les pénalités.

Un détaillant de Montréal a réclamé d'importants CTE sans documentation suffisante. Revenu Québec a retenu leur remboursement jusqu'à ce que des preuves appropriées soient fournies. Mackisen a reconstruit la documentation et obtenu le remboursement.

Un consultant autonome a déposé ses déclarations en retard à plusieurs reprises. Mackisen a mis en œuvre des rappels de conformité, un processus de réconciliation mensuel simple, et a éliminé complètement les délais manqués.

QUESTIONS COURANTES

Comment savoir si mon entreprise est entièrement conforme ?
Utilisez cette liste de contrôle. Si plusieurs sections soulèvent des préoccupations, un examen de conformité est recommandé.

Que se passe-t-il si je ne suis pas conforme ?
Vous pourriez faire face à des intérêts, des pénalités, des retards de remboursement ou un audit complet.

Puis-je corriger les problèmes de conformité passés ?
Oui. Des ajustements, des déclarations modifiées et des divulgations volontaires peuvent corriger des erreurs.

Dois-je réconcilier les comptes fiscaux même si je dépose annuellement ?
Absolument. Les déposants annuels courent le plus grand risque d'erreurs cumulatives.

Quels secteurs ont le risque de conformité le plus élevé ?
Le commerce de détail, les restaurants, la construction, le commerce électronique, les services numériques et les entreprises de bien-être.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à respecter toutes les règles de conformité de la TPS/TVQ grâce à des systèmes structurés, des examens détaillés et une surveillance proactive. Notre expertise maintient votre entreprise conforme, prête pour l'audit et protégée des pénalités.

93. LISTE DE CONTRÔLE PRÉ-AUDIT : ORGANISEZ VOS DOSSIERS TPS/TVQ

Préparer vos dossiers TPS/TVQ avant qu'un avis d'audit n'arrive est l'un des moyens les plus efficaces de protéger votre entreprise contre les pénalités, les réévaluations et le stress inutile. La plupart des entreprises ne réalisent pas que les audits de Revenu Québec reposent principalement sur la documentation. Si vos dossiers sont correctement organisés, accessibles et cohérents, le processus d'audit devient beaucoup plus facile — se terminant souvent rapidement et favorablement. Cette liste de contrôle pré-audit explique comment organiser vos dossiers TPS/TVQ, afin que votre entreprise soit toujours prête pour la vérification.

Un système pré-audit structuré empêche de courir après les factures, de reconstruire des dossiers et de corriger des erreurs évitables. Il soutient également une déclaration précise et renforce vos contrôles financiers.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

La Loi sur la taxe d'accise (TPS) et la Loi sur la fiscalité du Québec (TVQ) exigent que les entreprises conservent des dossiers complets pendant au moins six ans. Ces dossiers doivent justifier tous les montants déclarés dans les déclarations TPS/TVQ, y compris :
• ventes imposables
• ventes à taux zéro et exonérées
• TPS/TVQ perçue
• crédits de taxe d'entrée réclamés
• ajustements, retours et notes de crédit
• calculs et réconciliations fiscales

Revenu Québec a le pouvoir d'inspecter les livres et dossiers, de demander de la documentation et de vérifier les transactions. Le non-respect de la conservation des dossiers appropriés peut entraîner le refus de crédits, des réévaluations et des pénalités.

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Les tribunaux ont constamment statué que les contribuables portent le fardeau de la preuve lors de la vérification TPS/TVQ. Dans plusieurs cas, les entreprises ont été privées de crédits de taxe d'entrée car les factures manquaient de détails requis tels que les numéros de TPS/TVQ ou des descriptions claires de services. Les juges ont également statué que la documentation incomplète, les reçus manquants et les dossiers incohérents justifient des réévaluations.

Les tribunaux ont également confirmé des méthodes d'audit indirect — telles que l'analyse des dépôts bancaires — lorsque les dossiers d'un contribuable étaient incomplets. Ces décisions soulignent l'importance d'avoir une documentation organisée et accessible avant qu'un audit commence.

POURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC VISENT-ILS DES DOSSIERS DÉSEQUILIBRÉS ?

Des dossiers TPS/TVQ désorganisés sont souvent signes de :
• factures manquantes
• ventes non déclarées
• crédits de taxe d'entrée surévalués
• transactions mal classées
• déclarations de PDV incohérentes
• comptabilité inadéquate
Ces problèmes déclenchent souvent des audits ou mènent à des enquêtes plus approfondies une fois qu'un audit commence.

Les secteurs avec une forte activité en espèces, une facturation manuelle ou des petites dépenses fréquentes — comme le commerce de détail, les restaurants, la construction, les consultants, les cliniques de bien-être et les travailleurs autonomes — sont soumis à une surveillance accrue.

LISTE DE CONTRÔLE PRÉ-AUDIT : ORGANISEZ VOS DOSSIERS TPS/TVQ

Suivez cette liste de contrôle pour garder vos documents TPS/TVQ toujours prêts à l'audit.

1. Organisez les factures de vente mensuellement
   Triez toutes les factures par mois, puis par numéro de facture. Assurez-vous que chaque facture inclut :
   • vos numéros d'enregistrement TPS/TVQ
   • date de la facture, détails du client, description
   • montants de TPS et de TVQ indiqués séparément
   • le bon taux d'imposition et la codification

2. Conservez des résumés quotidiens/hebdomadaires de PDV
   Organisez des rapports de Z, des résumés de fin de journée, des rapports de vente en ligne et des reçus de caisse. Étiquetez chacun clairement par date.

3. Séparez les ventes imposables, exonérées et à taux zéro
   Maintenez un calendrier indiquant comment chaque type de fourniture est classé. Cela permet aux auditeurs de vérifier rapidement le traitement fiscal.

4. Organisez les factures de fournisseurs pour les CTE/CTRs
   Triez les factures par mois et par fournisseur. Vérifiez que chaque facture inclut :
   • nom et adresse du fournisseur
   • numéros TPS/TVQ
   • date et numéro de facture
   • détails fiscaux
   Les documents manquants ou incomplets doivent être remplacés par des duplicatas.

5. Suivez les dépenses de sous-traitants
   Dans les secteurs de la construction et des services, assurez-vous que les factures de sous-traitants sont complètes et incluent les détails fiscaux. Conservez les copies des contrats au besoin.

6. Maintenez un système numérique de reçus
   Numérisez chaque reçu et facture dans un dossier numérique mensuel. La documentation numérique accélère les audits et empêche la perte de documents.

7. Conservez les relevés bancaires pour chaque période
   Organisez les relevés mensuels par ordre chronologique. Marquez les dépôts qui sont des ventes par rapport à des prêts, contributions ou transferts.

8. Réconciliez les dépôts bancaires avec les dossiers de vente
   Préparez un calendrier montrant comment chaque dépôt correspond aux ventes enregistrées. Expliquez les dépôts qui ne sont pas un revenu.

9. Maintenez des comptes de contrôle TPS/TVQ
   Assurez-vous que votre grand livre comprend des comptes clairs pour la TPS perçue, la TVQ perçue, et la TPS/TVQ payée. Réconciliez-les mensuellement.

10. Suivez les notes de crédit, remboursements et ajustements
    Conservez un registre de toutes les notes de crédit émises pour des retours, des remises ou des corrections. Assurez-vous que les ajustements sont alignés avec vos déclarations de retour.

11. Conservez les contrats et accords
    Maintenez un dossier pour les contrats clients et fournisseurs actifs. Les contrats aident les auditeurs à vérifier le traitement fiscal, en particulier pour les projets à plusieurs phases.

12. Organisez la documentation des actifs de capital
    Conservez les factures de capital, les calendriers d'amortissement et les calculs de CTE dans un dossier dédié. Les auditeurs examinent souvent ces éléments de grande valeur.

13. Maintenez la documentation fiscale liée à la paie
    Si applicable, conservez :
    • détails de remboursement des employés
    • indemnités imposables
    • dossiers de sous-traitants
    Certaines dépenses liées à la paie affectent l'éligibilité à la TPS/TVQ.

14. Préparez un fichier maître TPS/TVQ pour chaque période
    Un fichier complet doit inclure :
    • résumé des ventes
    • résumé des achats
    • réconciliation bancaire
    • réconciliation TPS/TVQ
    • factures de soutien
    • retour FPZ-500-V
    Ce fichier devient votre dossier d'audit.

15. Conservez toute correspondance avec les autorités fiscales
    Conservez les lettres, courriels, avis et évaluations de l'ARC ou de Revenu Québec. Ces documents clarifient les positions passées et évitent les erreurs répétées.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à créer des systèmes pré-audit robustes qui maintiennent les dossiers TPS/TVQ organisés tout au long de l'année. Nous développons des structures de dépôt, des listes de contrôle mensuelles, des systèmes de documents numériques et des flux de réconciliation afin que chaque déclaration soit prête pour l'audit. Notre équipe effectue des examens de pré-audit pour identifier les lacunes, les factures manquantes ou les classifications incorrectes — et nous les corrigeons avant qu'un auditeur ne voit votre dossier.

Si une entreprise reçoit un avis d'audit, Mackisen assemble le paquet d'audit complet, communique avec Revenu Québec et représente l'entreprise lors de l'examen.

EXPÉRIENCE CLIENT RÉELLE

Un magasin de détail a gardé tous les reçus dans des boîtes sans organisation. Lorsqu'un avis d'audit est arrivé, ils ne pouvaient pas localiser la documentation. Mackisen a catégorisé des années de reçus, reconstruit des calendriers et réduit considérablement les pénalités potentielles.

Un entrepreneur autonome avait des factures de sous-traitants incomplètes. Mackisen a obtenu les documents manquants, réconcilié les comptes fiscaux et créé un système de dépôt structuré qui a empêché de futurs problèmes.

Une startup avec des ventes en ligne avait des rapports numériques incohérents provenant de Shopify et de son logiciel comptable. Mackisen a synchronisé les données et créé un fichier pré-audit qui a passé l'examen sans problème.

QUESTIONS COURANTES

Dois-je conserver des documents pendant six ans ?
Oui. La législation sur la TPS/TVQ exige six ans de documentation à partir de la fin de l'année fiscale.

La documentation numérique est-elle acceptable ?
Oui. Revenu Québec accepte les enregistrements correctement numérisés ou numériques.

Que faire si je manque des reçus ?
Demandez des duplicatas immédiatement. L'absence de documentation entraîne souvent le refus de crédits.

À quelle avance dois-je me préparer pour un audit ?
Toujours. La préparation pré-audit doit être continue.

Organiser mes dossiers réduit-il le risque d'audit ?
Oui. Des dossiers bien organisés entraînent moins de questions et une clôture plus rapide.

POURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en comptabilité, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à organiser et à maintenir des dossiers TPS/TVQ qui sont prêts pour l'audit toute l'année. Nos systèmes proactifs vous protègent contre les pénalités, les réévaluations et le stress de dernière minute.