Déposer des déclarations de TPS/TVQ est une obligation obligatoire et récurrente pour chaque entreprise opérant au Québec. Que vous déposiez chaque mois, chaque trimestre ou chaque année, préparer une déclaration propre et précise nécessite organisation, documentation et une bonne compréhension des règles de la taxe de vente. Des erreurs dans votre déclaration de TPS/TVQ peuvent entraîner des retards de remboursement, des pénalités, des intérêts et même des audits. De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés parce que leurs dossiers sont incomplets, que leurs systèmes de point de vente sont mal configurés ou qu'elles sous-estiment l'importance de rapprocher régulièrement les montants de taxes. Ce guide fournit une liste de contrôle complète en 10 étapes pour aider les entreprises à préparer une déclaration de TPS/TVQ fluide, précise et prête pour un audit à chaque fois.

L'objectif d'un système de dépôt de TPS/TVQ solide est de s'assurer que chaque dollar de taxe perçu, chaque crédit de taxe d'entrée admissible et chaque ajustement est entièrement soutenu et conforme à vos dossiers financiers. Une liste de contrôle disciplinée aide à prévenir les erreurs courantes et améliore la conformité globale.

CADRE JURIDIQUE ET RÉGLEMENTAIRE

La TPS est régie par la Loi fédérale sur la taxe d'accise, tandis que la TVQ est administrée par la Loi sur la taxation du Québec. Les entreprises enregistrées pour la TPS et la TVQ doivent percevoir, déclarer et remettre la taxe sur toutes les fournitures taxables. Les délais de dépôt dépendent de la fréquence de déclaration assignée à l'entreprise. Revenu Québec administre à la fois la TPS et la TVQ au Québec, rendant l'exactitude et la documentation essentielles. Les entreprises doivent conserver les factures, les reçus, les notes de crédit, les contrats et les documents justificatifs pendant au moins six ans en cas d'audit.

Votre déclaration de TPS/TVQ doit refléter des ventes imposables précises, des ventes exemptées, des ventes à taux nul, la taxe perçue ou à percevoir, des crédits de taxe d'entrée et des ajustements. Chaque déclaration doit s'aligner sur votre comptabilité et vos relevés bancaires, car les divergences soulèvent des préoccupations en matière de conformité.

DÉCISIONS JUDICIAIRES CLÉS

Les tribunaux maintiennent constamment que les contribuables sont responsables de déposer des déclarations de TPS/TVQ exactes et de conserver une documentation appropriée. Plusieurs décisions confirment que les factures manquantes, les détails fiscaux incomplets ou la déclaration incohérente justifient de nouvelles évaluations. Les juges ont statué que les contribuables ne peuvent pas se fier à des estimations ou à des explications verbales ; ils doivent produire des preuves claires soutenant chaque montant déclaré.

Dans les décisions liées aux remboursements, les tribunaux ont confirmé le droit de Revenu Québec de retenir les remboursements jusqu'à ce que la documentation appropriée soit fournie. Les entreprises qui n'ont pas maintenu des dossiers en ordre ou suivi les procédures de dépôt ont rencontré des retards, des crédits refusés ou des pénalités. Ces décisions soulignent l'importance d'utiliser une liste de contrôle structuré et répétable pour le dépôt.

PURQUOI L'ARC ET REVENU QUÉBEC CIBLENT CES PROBLÈMES

Revenu Québec et l'ARC examinent de près les dépôts de TPS/TVQ car les erreurs indiquent souvent des problèmes comptables plus profonds. Les déclencheurs d'audit courants incluent des remboursements élevés, des changements inexpliqués dans les modèles de vente, des crédits de taxe d'entrée importants, des discordances entre les déclarations de taxe de vente et les déclarations de revenu, ou des documents justificatifs incomplets. Les détaillants, les entrepreneurs, les vendeurs en ligne et les consultants sont souvent soumis à des examens en raison de processus manuels, de plusieurs employés traitant des transactions, ou de facturations incohérentes.

Une liste de contrôle bien entretenue réduit ces risques et garantit un processus de dépôt fluide chaque période.

LA LISTE DE CONTRÔLE DE DÉPÔT DE TPS/TVQ EN 10 ÉTAPES

1. Rapprocher le chiffre d'affaires total pour la période
   Confirmer que votre registre des ventes, vos dépôts bancaires et vos rapports de point de vente correspondent. Identifier les ventes imposables, exemptées et à taux nul séparément.

2. Vérifier la TPS et la TVQ perçues
   S'assurer que les montants de taxe perçus correspondent aux calculs du système et ont été enregistrés correctement sur chaque facture.

3. Examiner la documentation des crédits de taxe d'entrée
   Vérifier que toutes les factures des fournisseurs contiennent les numéros de TPS/TVQ requis, les descriptions et les montants de taxe.

4. Séparer les dépenses admissibles et non admissibles
   Exclure les dépenses personnelles, les dépenses exemptées et les reçus incomplets de vos demandes de CTI.

5. Faire correspondre les remboursements, retours et notes de crédit
   S'assurer que les ajustements sont documentés et reflétés correctement dans votre déclaration de TPS/TVQ.

6. Vérifier les factures ou reçus manquants
   Demander des duplicatas aux fournisseurs avant le dépôt ; les documents manquants peuvent entraîner des crédits refusés.

7. Rapprocher vos comptes de contrôle de TPS/TVQ
   Faire correspondre la taxe perçue et la taxe payée avec votre grand livre général pour garantir l'exactitude.

8. Confirmer votre délai et fréquence de remise
   Les dépôts tardifs entraînent des pénalités. Aligner la planification des flux de trésorerie avec vos dates d'échéance de TPS/TVQ.

9. Examiner votre déclaration pour la cohérence
   S'assurer que votre déclaration de TPS/TVQ s'aligne avec vos états financiers et les périodes précédentes.

10. Maintenir un dossier prêt pour un audit
    Organiser les factures, résumés, grands livres et relevés bancaires pour un accès rapide si Revenu Québec demande des informations.

Suivre ces étapes chaque période aide à créer un flux de travail de dépôt prévisible et conforme.

STRATÉGIE MACKISEN

Mackisen CPA aide les entreprises à mettre en œuvre des systèmes de dépôt de TPS/TVQ structurés basés sur cette liste de contrôle en 10 étapes. Nous examinons votre comptabilité, la configuration de votre point de vente, vos codes fiscaux, vos factures et vos rapprochements bancaires pour garantir l'exactitude. Notre équipe prépare des déclarations de TPS/TVQ, identifie les divergences tôt et prévient les problèmes qui peuvent mener à des audits. Nous créons également des modèles de dépôt personnalisés et des listes de contrôle internes pour votre personnel, garantissant un reporting cohérent chaque période.

Pour les entreprises rencontrant des défis continus, Mackisen réalise des revues de conformité de TPS/TVQ, corrige les erreurs des périodes passées et gère les soumissions de remboursements. Nous aidons également les entreprises en cours d'audit de Revenu Québec en préparant la documentation et en négociant des ajustements si nécessaire.

EXPÉRIENCE RÉELLE CLIENT

Une entreprise de vente au détail a rencontré à maintes reprises des divergences de TPS/TVQ car le personnel utilisait des paramètres fiscaux incorrects dans leur système de point de vente. Mackisen a reconfiguré leur système, préparé une liste de contrôle de dépôt et formé le personnel. Leurs déclarations sont maintenant sans erreur.

Un consultant a échoué à revendiquer des crédits de taxe d'entrée admissibles car les factures étaient désorganisées. Mackisen a reconstruit leur système de dépôt, capturé des crédits manquants et optimisé les dépôts futurs.

Un entrepreneur a mal classé plusieurs activités exemptées et imposables, entraînant des dépôts incohérents. Mackisen a corrigé les classifications, mis à jour les procédures et prévenu une éventuelle nouvelle évaluation d'audit.

QUESTIONS COURANTES

Que se passe-t-il si je dépose ma déclaration de TPS/TVQ en retard ?
Revenu Québec impose des pénalités et des intérêts quotidiens. Des dépôts tardifs répétés augmentent le risque d'audit.

Ai-je besoin d'une liste de contrôle si j'utilise un logiciel de comptabilité ?
Oui. Le logiciel aide, mais une supervision humaine est nécessaire pour repérer les malclassifications et les documents manquants.

Puis-je demander un remboursement si j'ai payé trop de TPS/TVQ ?
Oui. Des ajustements peuvent être déposés si la documentation soutient la correction.

À quelle fréquence dois-je rapprocher les comptes de TPS/TVQ ?
Des rapprochements mensuels sont recommandés même pour ceux qui déposent trimestriellement ou annuellement.

Des petites erreurs entraînent-elles des audits ?
Parfois. Des incohérences mineures sur plusieurs périodes peuvent alerter les systèmes de Revenu Québec.

PURQUOI MACKISEN

Avec plus de 35 ans d’expérience combinée, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à produire des déclarations TPS/TVQ conformes, exactes et sans stress. Que vous déposiez chaque mois, chaque trimestre ou chaque année, nos systèmes structurés et notre supervision experte vous protègent des nouvelles évaluations, des pénalités et de l'exposition aux audits.