Règles de la TPS/TVQ pour les dépenses à usage mixte : Comment répartir correctement les coûts professionnels et personnels

Introduction

De nombreuses entreprises du Québec — en particulier les travailleurs indépendants et les petites entreprises — utilisent les mêmes actifs à des fins professionnelles et personnelles. Les véhicules, bureaux à domicile, téléphones portables et même les abonnements logiciels tombent souvent dans cette catégorie « à usage mixte ».
Bien que ces frais puissent générer des crédits d'impôt sur les intrants de la TPS/TVQ (CTI/ITR), Revenu Québec surveille de près comment les entreprises les proratisent. Des pourcentages incorrects, des journaux manquants ou des hypothèses non soutenues figurent parmi les déclencheurs les plus courants d'audits, de réévaluations et de crédits refusés.
Ce guide explique le fonctionnement des règles d'usage mixte et comment calculer les pourcentages d'utilisation professionnelle qui résistent aux revues de l'ARC et de Revenu Québec.

Cadre légal et réglementaire

En vertu de la Loi sur la taxe d'accise (TPS) et de la Loi sur la taxation du Québec (TVQ), les entreprises ne peuvent réclamer des CTI/ITR que sur la portion des frais raisonnablement attribuable à des activités commerciales. Les inscrits doivent :

Conserver des dossiers qui soutiennent les pourcentages d'utilisation professionnelle.
Proratiser les dépenses en fonction de l'utilisation commerciale réelle.
Garder des journaux de kilométrage, des rapports d'utilisation et des preuves de paiement.
Recalculer les pourcentages lorsque l'utilisation change.
Exclure les composants à usage personnel.

Les autorités peuvent refuser des crédits en vertu de :

ETA s. 169(4) — soutien documentaire manquant ou incomplet
ETA s. 286 / QSTA s. 24 — défaut de tenir des livres adéquats
QSTA s. 39 — ITR non admissibles
Dispositions relatives aux pénalités pour déclarations fausses, négligence ou calculs erronés répétés

Décisions judiciaires clés

La jurisprudence canadienne souligne que :

Les pourcentages d'utilisation professionnelle doivent être soutenus par des preuves objectives, et non des estimations.
Les tribunaux rejettent systématiquement les « chiffres arrondis » comme 50 %, 75 % ou 90 % sans journaux détaillés.
Les journaux de kilométrage doivent être contemporains et précis.
Les déductions de véhicule sont souvent réduites lorsque l'utilisation personnelle n'est pas documentée.
Les dépenses personnelles ne peuvent pas être requalifiées en tant qu'utilisation professionnelle sans preuve.

Ces décisions clarifient que la documentation est le facteur déterminant.

Pourquoi l'ARC et Revenu Québec ciblent ces questions

Les autorités audite avec rigueur les dépenses à usage mixte car :

De nombreux contribuables surestiment l'utilisation professionnelle.
Les frais de véhicule et de téléphone portable sont à haut risque en raison de l'utilisation personnelle courante.
Les réclamations de bureau à domicile manquent souvent de calculs de superficie appropriés.
Les entreprises mettent rarement à jour les pourcentages d'utilisation d'une année à l'autre.
Les grandes demandes de CTI/ITR ou les demandes de remboursement répétées déclenchent des alertes automatisées.

Les secteurs les plus souvent audités comprennent la construction, les services de livraison, les professions créatives, le conseil et l'immobilier.

Stratégie Mackisen

Nous aidons les clients à calculer des pourcentages d'utilisation mixte précis et défendables et à maintenir des dossiers à l'abri des audits.

1. Détail de l'utilisation

Nous examinons :

Journaux de kilométrage de véhicule
Données d'utilisation des appels/textos
Superficie du bureau à domicile
Utilisation des comptes logiciels
Journaux d'équipement et d'outils

2. Allocation professionnelle vs personnelle

Nous déterminons quels composants sont uniquement à usage professionnel, lesquels sont personnels, et lesquels doivent être proratisés. Exemples :

Carburant, assurance et réparations de véhicule
Bills Internet et de téléphone portable
Utilitaires de bureau à domicile
Abonnements logiciels
Ordinateurs et équipements

3. Exigences en matière de documentation

Nous aidons à mettre en œuvre :

Journaux de kilométrage approuvés par l'ARC
Sommaires mensuels d'utilisation
Preuve du but commercial de chaque réclamation
Calculs de superficie et d'espace de travail pour le bureau à domicile

4. Revue annuelle des pourcentages

Nous vérifions que les pourcentages d'utilisation reflètent l'utilisation réelle et les mettons à jour chaque année pour éviter les alertes d'audit.

5. Défense en cas d'audit

Si Revenu Québec remet en question les allocations à usage mixte, nous préparons :

Lettres d'explication
Journaux d'utilisation
Documentation de soutien
Arguments juridiques faisant référence à l'ETA et à la QSTA

Expérience réelle d'un client

Un entrepreneur indépendant a réclamé 90 % d'utilisation professionnelle pour son véhicule sans journal de kilométrage. Revenu Québec a refusé plus de 6 500 $ en crédits de TPS/TVQ.
Mackisen a reconstruit un calendrier de kilométrage conforme basé sur des contrats, des lieux et des délais, réduisant l'évaluation de près de 60 %.
L'affaire illustre que la reconstruction crédible et la méthodologie appropriée peuvent prévenir de lourdes pénalités.

Questions fréquentes

1. Puis-je estimer l'utilisation professionnelle sans journaux ?
Non. Les estimations sans preuves sont systématiquement refusées.

2. Comment calculer l'utilisation du bureau à domicile pour la TPS/TVQ ?
Utilisez les calculs de superficie ou d'allocation basée sur le temps, en fonction de la nature de l'espace de travail.

3. Puis-je réclamer 100 % de mon téléphone portable ?
Seulement si vous avez deux lignes séparées ou pouvez prouver que le téléphone est utilisé uniquement à des fins commerciales.

4. Dois-je tenir des journaux chaque année ?
Oui. Les autorités exigent des dossiers mis à jour pour chaque période de déclaration.

Pourquoi Mackisen

Avec plus de 35 ans d'expérience combinée en CPA, Mackisen CPA Montréal aide les entreprises à rester conformes tout en récupérant les impôts auxquels elles ont droit. Que vous déposiez votre première déclaration de TPS/TVQ ou que vous optimisiez des remboursements sur plusieurs années, notre équipe d'experts garantit précision, transparence et protection contre le risque d'audit.

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Apprenez à proratiser correctement les dépenses à usage mixte pour la TPS/TVQ. Mackisen CPA Montréal explique les pourcentages d'utilisation professionnelle, les règles de documentation et les méthodes à l'abri des audits pour prévenir les refus de CTI/ITR.